Översikt

Workday-administratörer får i detta dokument reda på vilka steg som krävs för anpassning av Workday Business Processes så att Adobe Sign inkluderas när en signatur krävs. Det här är en konfigurationshandbok och den är inte avsedd att vara en omfattande användarhandbok för Workday.

Om du vill använda Adobe Sign tillsammans med Workday måste du besitta kunskaper och ha förståelse för hur du skapar och ändrar Workday-objekt såsom: Business Process Framework, Tenant Set-up and configuration, Reporting och Workday Studio Integration.  

Steget Granska dokument

Adobe Sign för Workday öppnas via steget Granska dokument som kan läggas till i någon av de över 400 affärsprocesser som finns i Workday. Dessa är bland annat ”Erbjudande”, #”Distribuera dokument och uppgifter” och ”Föreslå kompensation”.

Ett mer omfattande Workday-communitydokument om steget Granska dokument finns här: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definiera ett funktionellt steg för Granska dokument:

  1. Infoga ett steg för Granska dokument
  2. Ange grupperna (roller) som kan agera på steget Granska dokument.

Affärsprocesstegen

Konfigurera dokumentgranskningssteget:

  1. Ange att integreringstypen för e-signatur ska vara eSign by Adobe
  2. Lägg till rader i signaturrastret
    • Med signaturrastret anges i vilken ordning som dokumentet dirigeras för signering. Varje rad kan innehålla en eller flera roller, och varje rad representerar ett steg i signeringsprocessen
    • Varje rollmedlem inom ett visst steg meddelas om att en signeringshändelse väntar
    • När en person i en roll signerar, är radsteget avslutat och dokumentet flyttas till nästa radsteg
    • När alla rader har signerats är steget Granska dokument slutfört
  3. Ange vilket dokument som ska signeras. Om detta är ett affärsprocesserbjudande, kan du använda dokumentet från ett genereringsdokumentsteg. I annat fall ska du välja ett befintligt dokument eller en rapport.
    • Upprepa steg 3 för de dokument som du behöver
Konfigurera steg för Granska dokument

Noteringar om affärsprocessteg

Business Process Framework är mycket kraftfullt och kan inte enkelt beskrivas här. Det finns dock några saker du bör tänka på:

  • Varje affärsprocess måste ha ett slutförandesteg
    • I idealfallet ska det ligga i slutet av affärsprocessen
  • Ställa in ett slutförandesteg är inaktiverat på den relaterade åtgärdsmenyn för sökikonen
    • Det är endast möjligt medan affärsprocessen ”visas”, inte medan den ”redigeras”
  • Varje steg i affärsprocessen körs i sekvens
    • Du kan ändra stegordningen genom att ändra ordningsvärdet
    • Ange ett nytt objekt som ”ca” om du vill infoga ett steg mellan objekten ”c” och ”d”

Exempel: Erbjudande

Affärsprocesserbjudande är en underprocess till Job Application Dynamic BP som måste konfigureras för att det ska gå att utföra affärsprocesserbjudandet. Det aktiveras när Job Application-läget flyttas till ”Erbjudande” eller ”Gör erbjudande”.

I det här exemplet används ett dynamiskt steg för Granska dokument i ett granskningsdokumentsteg för både Nordamerika och Japan.

Exempel på en affärsprocess i Workday

Den här affärsprocessen gör följande:

  • Initieraren av affärsprocessen ombeds att föreslå en kompensation för kandidaten (steg b).
  • Använd ett stegvillkor för att testa om det aktuella landet INTE är Japan
    • Om det är ”sant” ska steg ”ba” utföras där ett engelskt dokument används
    • Om det är ”falskt” ska steg ”bb” utföras där ett japanskt dokument används
  • Steget ”bc” är dokumentgranskningssteget
    • Det är här som signeringsprocessen definieras
  • Steg ”d” är beslutspunkten för att göra ett erbjudande
    • Det här är slutförandesteget och det är obligatoriskt

Det dynamiska dokumentet som skapas i steget ”ba” kallas Erbjudandebrev och innehåller ett textblock med namnet Snabberbjudande. Du kan lägga till flera textblock beroende på vilket behov som finns, till exempel för sidhuvud, hälsningsfras, kompensation, aktier, avslut och villkor.

Sidan Visa dokument i Workday

Det dynamiska erbjudandebrevet nedan skapades i RTF-redigeraren i Workday.

Objekt som är gråmarkerade är objekt från Workday som refererar till sammanhangsberoende data.

Objekt inom {{hakparenteser}} är Adobe-texttaggar.

Exempel på ett dynamiskt formulär

I steget Granska dokument refereras det dynamiska dokumentet från det föregående steget och den sekventiella signeringsprocessen definieras via två signeringsgrupper.

Det som visas nedan kommer att dirigera det dynamiskt genererade dokumentet först till personalchefen och sedan till kandidaten.

 

Signeringsgrupper för Workday definieras

Exempel: Distribuera dokument

Affärsprocessen Distribuera dokument eller uppgifter innehåller ett obligatoriskt steg, Åtgärd för granskning av dokumentdistribution. Den här affärsprocessen aktiveras av Distribuera dokument eller uppgifter.

Du kan lägga till ett Granska dokument-steg till den här affärsprocessen så att ett dokument skickas till flera personer för individuell signering, men du kan inte ta bort steget Åtgärd för granskning av dokumentdistribution.

Om du vill undertrycka beteendet för den här affärsprocessen, kan du lägga till ett stegvillkor som alltid utvärderas som ”falskt” för Granska distributionen av dokument.

Det dokument som ska distribueras för massignering, är det dokumentet eller den rapport som anges i steget Granska dokument.

Obs!

När du startar en uppgift, anger du vilket dokument som ska skickas. Det här dokumentet dirigeras endast till Granska distributionen av dokument och inte till steget Granska distribution

Granska distribution för Workday av affärsprocess för dokument

Exempel: Rapporter

Workday har en omfattande rapportstruktur. Kontrollera elementen för granskningsdokumenthändelsen för att se detaljer i Adobe Sign-processen.

Här nedan visas en enkel rapport som kan köras i alla affärsprocesser som söker efter Adobe Sign-transaktioner och deras status.

 

Exempel på en anpassad Workday-rapport

Följande rapport genererades genom att titta på affärsprocesserna Erbjudande, Komma igång och Föreslå kompensation inom en implementeringsklient.

Du kan se:

  • Dokumenten som skickas ut för signering
  • Det associerade affärsprocessteget
  • Nästa person som väntar på att signera
Exempel på en Workday-rapport med tre objekt

Signerade dokument

Signeringscykeln i Workday undertrycker alla e-postaviseringar från Adobe Sign. Användare informeras om väntande åtgärder inom respektive Workday-inkorg.

När ett dokument har signerats av alla signeringsgrupper, distribueras en kopia av det signerade dokumentet via e-post till alla medlemmar i signeringsgruppen.

Det här beteendet kan undertryckas, om så önskas, (kontakta din Sign Success Manager eller Adobe Signs kundtjänstteam).

I Workday hittas signerade dokument i den fullständiga processposten.

  • Worker-dokument finns på Worker-profilen
  • Kandidatdokument (erbjudandebrev) finns på kandidatprofilen

Nedan visas ett signerat erbjudandebrev för kandidaten Chris Foxx. 

Exempel på erbjudandebrev i Workday

Support

Workday-support

Workday är integreringsägaren och bör vara den första kontaktpunkten för eventuella frågor om omfattningen av integreringen, funktioner eller problem med det dagliga integreringsarbetet.

I Workday-communityen finns flera bra artiklar om hur du felsöker integreringen och skapar dokument:

Felsöka e-signeringsintegreringar

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Steget Granska dokument
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Skapa dynamiska dokument

https://community.workday.com/node/176443

Tips angående konfiguration för att skapa dokument

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign-support

Adobe Sign är integreringspartnern och ska kontaktas om integreringen inte kan hämta signaturer eller om meddelanden med väntande signeringar misslyckas.

Adobe Sign-kunder bör kontakta sin Customer Success Manager (CSM) för att be om hjälp. Det går även att ringa till Adobes tekniska support på 1-866-318-4100, vänta på produktlistan och sedan ange 4 sedan ange 2 (enligt anvisningarna).

Lägg till Adobe-texttaggar i dokument

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy