Skapa och hantera dokumentmallar

Sök

Senast uppdaterad den Apr 06, 2022 04:40:32 AM GMT

Översikt

Med biblioteksmallar kan användarna skapa återanvändbara, interaktiva dokument. Dessa dokument kan vara enkla med bara ett signaturfält (till exempel ett sekretessavtal) eller mycket komplexa (som formulär för skatt/onboarding).

Du kan skapa en mall för att snabba på leveransen av dokumentet till signeraren, garantera enhetlighet i de slutgiltiga, signerade avtalen och passivt säkerställa att ditt team alltid använder den aktuella dokumentversionen.

Mallar kan definieras på två sätt: med formulärfältslager och dokument.

Formulärfältslager är bara de fält som tillämpas på den överförda filen. Passar för företag som dynamiskt skapar avtal med anpassat innehåll, men i ett standardiserat format. Ladda bara upp filen och använd fältlagret för att placera alla fält med några få musklick.
Dokument inkluderar basfilen förutom fälten. Malldokument som inte har dynamiskt innehåll fungerar bäst i det här fallet, till exempel skatteformulär, ansökningar och sekretessavtal.

Obs!

Användaren som skapar mallen är ägare till objektet.

Endast ägaren kan redigera mallen eller justera behörighetsnivån om inte mallen delas med gruppen eller organisationen.

Om mallen delas med organisationen har administratörer på kontonivå behörighet att redigera mallen i avsnittet Delade bibliotek via administratörsmenyn
Om mallen delas med gruppen har administratören för gruppen behörighet att redigera mallen i avsnittet Delade bibliotek via administratörsmenyn.
- Administratörer på kontonivå har också tillgång till alla dokument som delas med grupper

Ägarskap av en mall kan inte överföras till en annan användare.

Den här artikeln beskriver hur du:

Så här skapar du en biblioteksmall i Adobe Acrobat Sign-applikationen
Byter namn på en biblioteksmall på sidan Hantera
Redigerar malltypen
Ändrar åtkomstbehörigheterna för mallen
Så här kan administratörer redigera mallar som delas med en grupp eller ett konto

Skapa en biblioteksmall

Om du vill skapa en biblioteksmall klickar du på fliken Hem och väljer Skapa en återanvändbar mall

Konfigurationssidan Skapa biblioteksmall öppnas.

Ange namnet på mallen i fältet Mallnamn.

Om du inte uttryckligen anger ett namn på mallen kommer fältet att få samma namn som det första dokumentet som läggs till.

Dra och släpp filer i avsnittet Filer eller klicka på länken Lägg till filer överst till höger i fältet Filer när du vill bläddra i systemet.

Flera filer kan bifogas för att skapa en större mall vid behov.

Konfigurera Malltyp:

Återanvändbart dokument – Det här alternativet sparar hela dokumentet, dess innehåll och formulärfält
Återanvändbart formulärfältslager – Det här alternativet sparar bara formulärfältslagret som kan användas i ett annat dokument (olika innehåll men samma layout)
Båda – Båda malltyperna är tillgängliga

Obs!

Du kan när som helst ändra malltypen genom att redigera mallegenskaperna.

Konfigurera Vilka kan använda den här mallen?

Den här inställningen beviljar åtkomst till mallen baserat på användaren som överför den:

Endast jag – Det här alternativet gör att mallen endast är tillgänglig för den som överför den.
Alla användare i min grupp – När mallen ställs in på gruppnivå skapas en logisk koppling mellan mallen och gruppen som användaren som överför mallen tillhör. Alla medlemmar i gruppen har tillgång till mallen.
- Om användaren som överförde mallen flyttas till en annan grupp kommer kopplingen mellan gruppen och mallen inte att brytas – gruppassociering.
- Administratörerna på kontonivå och gruppnivå kan redigera mallen via användargruppen på menyn Delade bibliotek.
- Konton som har Användare i flera grupper aktiverat har ett listrutefält för att välja den grupp som mallen ska vara relaterad till.

Alla användare i min organisation – Alla användare på kontot har tillgång till mallen.
- Administratörerna på kontonivå kan redigera mallen via menyn Delade bibliotek

Obs!

Den ägande användaren av en mall kan alltid ta bort mallen.

Ägaren och administratörerna på grupp-/kontonivå kan redigera mallen.

Andra användare kan ändra mallen när den har tillämpats på ett avtal genom att välja Förhandsvisa och lägg till signaturfält under sändningen. Det redigerar mallens egenskaper för det specifika avtalet, men ändrar inte det ursprungliga avtalet.

Klicka på Förhandsvisa och lägg till fält när du vill skicka mallen till redigeringsmiljön

Dra och släpp-redigeringsmiljön öppnas. Dra fält från den högra listen till önskade platser i dokumentet.

Obs!

Alla placerade fält tilldelas som standard till den första mottagaren. Du kan ändra vem som tilldelas de placerade fälten genom att öppna den nedrullningsbara listan Mottagare och ändra den markerade mottagaren.

När du är klar med att lägga till fält klickar du på Spara.

Ändra namnet på en biblioteksmall

Att byta namn på en mall är enkelt och utförs med några få steg. Byt namn på gamla mallar för att hålla dig uppdaterad med ändringar eller för att beteckna inaktiva mallar som du vill ha kvar.

Navigera till mallen genom att välja fliken Hantera

Markera filtret Mallar i den vänstra listen

Klicka en gång på mallen för att markera den och klicka sedan på länken Redigera mall i den högra listen för att öppna mallen i dra och släpp-redigeringsmiljön

Expandera avsnittet Mallegenskaper:

Klicka i fältet Mallnamn
Skriv önskat namn

Klicka på Spara när du är klar

Ändra malltypen för en biblioteksmall

Malltypen definierar om mallen innehåller basdokumentet eller bara består av fält.

Navigera till mallen genom att välja fliken Hantera

Markera filtret Mallar i den vänstra listen

Klicka en gång på mallen för att markera den och klicka sedan på länken Redigera mall i den högra listen för att öppna mallen i dra och släpp-redigeringsmiljön

Expandera avsnittet Mallegenskaper:

I avsnittet Malltyp kan du definiera typ av mall:

Återanvändbart formulärfältslager – innehåller bara fälten (som ett lager) som kan tillämpas på ett uppladdat dokument.
Återanvändbart dokument – innehåller ett dokument av något slag med fältlagret tillämpat.
- Du behöver inte placera några fält.

Klicka på Spara när du är klar

Ändra behörighetsnivån för en biblioteksmall

Behörighetsnivån för mallen avgör vilka andra användare på ditt konto som kan öppna och använda mallen.

Gå till mallen genom att välja fliken Hantera.

Markera filtret Mallar i den vänstra panelen.

Klicka en gång på mallen för att markera den och klicka sedan på länken Redigera mall i den högra panelen för att öppna mallen i dra och släpp-redigeringsmiljön.

Konfigurera Vilka kan använda den här mallen?

Den här inställningen beviljar åtkomst till mallen baserat på användaren som överför den:

Endast jag – det här alternativet gör att mallen endast är tillgänglig för den som laddar upp den.
Alla användare i min grupp – när mallen ställs in på gruppnivå skapas en logisk koppling mellan mallen och gruppen för användaren som laddade upp mallen. Alla medlemmar i gruppen har tillgång till mallen.
- Om användaren som laddade upp mallen flyttas till en annan grupp kommer kopplingen mellan gruppen och mallen inte att brytas.
- Administratörerna på kontonivå och gruppnivå kan redigera mallen via användargruppen på menyn Delade bibliotek.
- Om du ändrar relationen Grupp för mallen tas åtkomsten bort från den föregående gruppen, men påverkar inte avtal som redan har skickats med mallen.
Alla användare i min organisation – Alla användare på kontot har tillgång till mallen.
- Administratörerna på kontonivå kan redigera mallen via menyn Delade bibliotek

Klicka på Spara när du är klar

Spara ofta om mallen innehåller många fält. När du klickar på Spara kommer du tillbaka till sidan Hantera, men det är bättre än att förlora arbete.
Tänk efter och ge fälten i dokumentet smarta namn, så underlättar det i det långa loppet. Om du tänker exportera data som signerarna har fyllt i blir det lättare att hålla ordning på informationen om fälten har namn.

Administratörsbehörighet för att redigera delade biblioteksmallar

Administratörer har behörighet att redigera biblioteksmallar som har delats (via mallbehörigheter) med respektive grupp eller konto.

Gäller endast biblioteksmallar. Gäller inte webbformulär.
Endast biblioteksmallar som delas via mallbehörigheter inkluderas.
- Användarkontodelning (inklusive avancerad delning) fyller inte i listan.
Administratörer på gruppnivå kan redigera alla biblioteksmallar som har delats av gruppmedlemmar i gruppen.
Administratörer på kontonivå kan redigera alla biblioteksmallar som har delats med gruppen eller organisationen.
- Administratörer på kontonivå kan se delade mallar i alla grupper.

En administratör kan komma åt listan med delade bibliotek genom att navigera till: Konto > Delade bibliotek

Navigera till menyalternativet Delade bibliotek

Sidan innehåller:

Mallens namn – det formella namnet på biblioteksmallen som visas på hanteringssidan.
Typ – typ av mall. Antingen Biblioteksdokument, Mall med formulärfältslager eller Både dokument- och formulärfältsmall.
Ägare – mallens ursprungliga skapare. Användarens formella namn och e-postadress anges.
Delas med – visar inställningen för mallbehörighet. Värdet är antingen Konto eller Grupp (med gruppnamn).
Senast ändrad – det datum då mallen senast sparades i systemet.