Konfigurera datareglering för att automatiskt radera slutförda avtal från Adobe Acrobat Sign-systemet

Som standard sparar Adobe Acrobat Sign alla kunddokument i tjänsten så länge som kontot är aktivt.

Transaktionsinformation finns kvar i systemet tills kunden vidtar åtgärder för att uttryckligen ta bort avtalen.

• Tjänsten Acrobat Sign uppfyller kraven i flera branschstandarder beträffande datasäkerhet och tillgänglighet såsom PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II och ISO 27001.

För kunder som föredrar att spara sina avtalsregister på sina egna system och som vill ta bort originaldokumenten från Acrobat Sign-systemen kan ”kvarhållningspolicy” definieras som anger hur länge Acrobat Sign får behålla transaktionen och automatiskt ta bort avtalet (och eventuellt tillhörande granskningsinformation och personuppgifter) från Acrobat Sign efter denna tidsperiod.

Lagringsregler definieras av en administratör på kontonivå i avsnittet Datareglering i menyn admin.

• Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att skapa eller inaktivera lagringsregler
• Inställningar på kontonivå ärvs av alla grupper på kontot som standardvärden
  • Grupper måste konfigureras individuellt om de ska skilja sig från inställningen på kontonivå
  • Inställningar på gruppnivå åsidosätter alltid inställningen på kontonivå

Så här fungerar det

När ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd:

• Acrobat Sign kontrollerar kvarhållningsreglerna på gruppnivå för användaren som skapade avtalet (den aktuella gruppen som användaren är i när avtalet blir slutgiltigt)
  • Om det inte finns någon regel på gruppnivå som för närvarande används kommer regeln på kontonivå att användas
  • Om regeln på kontonivå också är odefinierad, definieras inga regler för lagring och avtalet erhåller inte något borttagningsdatum
    • Avtal som inte erhåller ett borttagningsdatum när de blir slutgiltiga kan fortfarande tas bort med hjälp av GDPR-verktyg

Om en kvarhållningsregel tillämpas på avtalet:

• Avtalet är schemalagt att tas bort baserat på regelparametrarna
• Den tillämpade regelns regel-ID är associerat med transaktionen och säkerställer att rätt regel respekteras vid tidpunkten för borttagningen

Det slutgiltiga avtalet väntar till den angivna borttagningstiden.

• Antalet dagar innan borttagningen är exakt. 
  • T.ex.: om 14 dagar är definierade utlöses borttagningsåtgärden exakt 14 dagar (på sekunden) efter att avtalet har blivit slutgiltigt.

När borttagningstiden är inne kontrollerar Acrobat Sign det regel-ID som gäller för att avgöra om regeln är inaktiverad eller inte

• Om regeln är inaktiverad utförs ingen åtgärd
• Om regeln inte är inaktiverad tas avtalet bort
  • Om alternativet att ta bort revisionsrapporten och personuppgifter (PII) är aktiverat gäller samma process baserat på det tidsintervall som har definierats för dessa dokument
    • Konton som använder autentiseringsmetoden myndighets-ID tar bort undertecknarens identitetsrapport (om den samlas in) som en del av PII

Konfiguration

Konfigurera lagringsregler på kontonivå

Konfigurera eventuell lagring på kontonivå först.

Alla grupper ärver automatiskt inställningarna på kontonivå vilket innebär att om du har för avsikt att tillämpa en princip på alla grupper uppnår detta målet:

• Gå till Konto > Kontoinställningar > Datareglering
• Klicka på plus-ikonen

Överlägget Skapa lagringsregel visar:

• Definiera antalet dagar som ett avtal ska lagras efter att det har nått ett slutgiltigt tillstånd
  • 1 dag är det minsta
  • 5475 dagar (15 år) är det maximala
• Som alternativ kan du ange en lagringsperiod för avtalets granskningsspår och tillhörande personlig information för de parter som deltar i avtalet
  • Granskningen och PII måste lagras åtminstone så länge som avtalet gäller och eventuellt längre
  • Om det här alternativet inte är aktiverat behålls granskningsregistret och PII till de tas bort med någon annan metod (såsom GDPR-radering)

Den första regeln (högst upp i högen utan slutdatum) är den regel som används för närvarande. Endast en regel i taget kan användas på en grupp. 

Om en ny regel skapas:

• Den nya regeln blir den regel som används för närvarande
  • Den nya regeln placeras högst upp i listan med startdatum för när regeln skapades och inget slutdatum
• Om det finns en tidigare befintlig regel som aktivt tillämpas när den nya regeln skapas: 
  • Den tidigare befintliga regeln slutar att tillämpas på nya slutgiltiga avtal
  • Den tidigare befintliga regeln flyttas nedåt i listan till precis under den nya (aktuella) regeln
  • Den tidigare befintliga regeln tilldelas automatiskt ett värdet på sitt slutdatum som motsvarar startdatumet för den nya (aktuella) regeln

Konfigurera kvarhållningsregler på gruppnivå

Genom att konfigurera lagringsreglerna på gruppnivå åsidosätter du de ärvda reglerna på kontonivå för de användare som för närvarande finns i gruppen.

Om en användare flyttas mellan grupper med avtal som pågår gäller den nya gruppens lagringsregler för alla avtal som försätts i ett slutgiltigt tillstånd när de befinner sig i den gruppen.

Slutgiltiga avtal med en lagringsregler som har tillämpats innan den skapande användaren flyttades till en ny grupp respekterar borttagningsdatumet för den regel som används, förutsatt att den inte är inaktiverad före borttagningsåtgärden.

Med tanke på ovanstående finns det bara två sätt att konfigurera lagringsregler på gruppnivå:

Status för kvarhållningsregel

Aktiverad – regler som fortfarande är giltiga för avtal som övergick till ett slutgiltigt tillstånd när regeln tillämpades

• Regeln som används för närvarande finns alltid överst i listan och innehåller inget slutdatum

Inaktiverad – inaktiverade regler tillämpas inte längre. Om ett avtal har nått ett slutgiltigt tillstånd under en inaktiverad regel tas det inte bort på den definierade borttagningsdagen

• Inaktiverade regler gråtonas
• Inaktiverade regler kan inte återaktiveras

Utgångna – utgångna regler har inga slutgiltiga avtal som väntar på att tas bort

• t.ex.: om du har en regel på 14 dagar som har slutdatumet 10 mars upphör regeln att gälla vid slutet av 24 mars eftersom alla avtal som omfattas av regeln redan har tagits bort

Äldre – kunder som hade en lagringsprincip styrd av den äldre serverdelsinställningen ser en återgivning av den principen som en äldre lagringsregel. 

• Avtal som redan har schemalagts att tas bort enligt den äldre regeln (innan de nya reglerna har införts) följer borttagningstiden för den äldre regeln

Filtrera reglerna efter status

Du kan filtrera listan med lagringsregler genom att klicka på ”hamburger”-ikonen i tabellens övre högra hörn.

Med den här uppsättningen alternativ kan du filtrera per:

• Alla regler – standardvärdet
• Endast aktiverade regler
• Endast inaktiverade regler
• Endast utgångna regler

Du kan också returnera 15, 30 eller 50 poster per sida.

Inaktivera en regel

Om du inaktiverar en regel kommer alla återstående avtal som omfattas av regeln inte längre att ha ett borttagningsdatum som uppehålls.

Dessa avtal måste sedan tas bort med GDPR-verktygen.

Så inaktiverar du en regel:

• Markera regeln
• Klicka på länken Inaktivera.

Borttagna grupper

Lagring baseras på inställningar på gruppnivå (antingen uttryckligen angivna eller ärvda från inställningarna på kontonivå).

Framtida granskningar av lagringsregler som har tillämpats kräver att en historik över reglerna finns kvar.

Därför tas inte ett grupp-ID bort helt. I stället bevaras nödvändiga inställningarna och kan granskas/redigeras genom att administratören på kontonivå får åtkomst till grupper.

Borttagna grupper kan visas på sidan grupper genom att klicka på ”hamburger”-ikonen och välja visa endast borttagna grupper

Klicka en gång på gruppen som du vill redigera och klicka på länken Gruppinställningar.

• Regler kan skapas och inaktiveras på samma sätt som när gruppen var aktiv

API-baserad borttagningsåtgärd

Kvarhållning på begäran kan aktiveras där kundadministratörer har alternativet att använda API:et i Acrobat Sign för att ta bort enskilda dokument.

• Det API-anrop som används är: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
  

Kontakta supportteamet för att aktivera det här alternativet.

Saker att komma ihåg

• Endast en regel kan tillämpas när avtal når ett slutgiltigt tillstånd
  
  • Flera regler kan vara Aktiverade eftersom en regel förblir aktiverad så länge det finns avtal som har ett målborttagningsdatum (enligt regelns omfattning)
• Inaktiverade regler kan inte återaktiveras. De inaktiveras för alltid
• Lagringsregler tillämpas när ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd och inte när avtalet skapas
• Den lagringsregel som tillämpas baseras på gruppen som den skapande användaren för närvarande är i när avtalet försätts i ett slutgiltigt läge
• Vad gäller väntetiden finns det inget sätt att redigera de lagringsregler som tillämpas på ett avtal efter att det har försatts i ett slutgiltigt läge
  • Du kan inaktivera en regel för att förhindra att avtalet tas bort men det skulle förhindra borttagningen av alla avtal som antog regeln och inte har tagits bort ännu
• Du kan avgöra vilken regel som gäller för ett avtal genom att kontrollera granskningsrapporten för avtalet och jämföra datumet då det slutfördes med datumintervallen för dina olika lagringsregler
• 5475 dagar är den längsta lagringsperiod du kan installera