ANSVARSFRISKRIVNING: Den här handboken är avsedd att vara en vägledning, INTE juridisk rådgivning. Fråga er varumärkeskonsult om kraven som måste uppfyllas i de regioner där ni verkar.
Adobe Acrobat Sign har stöd för den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för alla användare.
Baserat på GDPR-kravet om att erhålla användarens samtycke innan data lagras på användarens enhet kan vissa användare få en eller flera uppmaningar om att aktivera cookies:
ANSVARSFRISKRIVNING: Den här handboken är avsedd att vara en vägledning, INTE juridisk rådgivning. Fråga er varumärkeskonsult om kraven som måste uppfyllas i de regioner där ni verkar. |
Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är EU:s nya integritetslagstiftning som harmoniserar och moderniserar dataskyddskraven. Även om det finns många nya eller förbättrade krav förblir de underliggande principerna desamma. De nya reglerna har en bred definition av personuppgifter och ett brett omfång som påverkar alla företag som samlar in personuppgifter om personer inom EU. En del av förordningen kräver att enskilda personer har rätt att förstå vilka personuppgifter som samlats in och att dessa data tas bort vid behov.
I den här artikeln hänvisar termen Användare till en medlem i ett företag som skickar avtal för signering. Termen signerare avser en person som tar emot och antingen signerar eller avvisar avtalet. En sekretessadministratör är en Acrobat Sign-kontoadministratör med behörighet att ta bort personuppgifter från tjänsten på begäran av en avsändare eller signerare.
Användarens unika ställning baseras på den e-postadress som används för att identifiera personen. En person som har flera e-postadresser kan ha flera användar-ID:n i systemet. Alla GDPR-funktioner i Acrobat Sign använder e-postadressen för att hitta och hantera personuppgifter. Det finns inga kopplingar mellan de unika e-postadresserna och en administratör hittar bara data för den e-postadress som anges.
Acrobat Sign erbjuder funktioner som hjälper kunder att efterleva GDPR. Mer information om hur Adobe skyddar din integritet finns på www.adobe.com/privacy.
Enligt GDPR har individer utökade rättigheter att begära åtkomst, korrigering och borttagning av personuppgifter.
När det gäller Acrobat Sign-verktygen finns det tre funktioner:
Alla användare kan begära en logg över aktiviteter i Acrobat Sign-systemet som innehåller privat information från Adobes sekretesscenter.
Informationen returneras i form av en CSV-fil som innehåller:
Gäller endast avtal som skickas av användare under sekretessadministratörens överinseende.
När en signerare begär att få information borttagen från Acrobat Sign-systemet kan kontosekretessadministratören söka efter användarens e-postadress och returnera alla avtal som e-postadressen deltar i och som har skapats på administratörens konto.
Om sekretessadministratören avgör att avtalet inte längre behövs kan administratören ta bort det helt och hållet från tjänsten.
Mottagare som kontaktar Acrobat Sign dirigeras till fliken Hantera och ska kontakta det företag som ursprungligen skapade transaktionen för att ta bort avtalet.
Acrobat Sign som personuppgiftsbiträde för kunden tar aldrig bort ett avtal på begäran av en mottagare.
Gäller endast användare som sekretessadministratören ansvarar för
När en anställd begär att deras information ska tas bort från era system, tar det här verktyget bort alla användaruppgifter från Acrobat Sign-servrarna.
Användarna måste göra begäran till sekretessadministratören för kontot. Endast sekretessadministratören har behörighet att ta bort användare.
Acrobat Signs support kan inte ta bort användare från ett konto och hänvisar kontoadministratören om de tar emot en begäran om detta.
Individuella och kostnadsfria konton
Användare som är den enda personen på ett konto eller som bara har ett kostnadsfritt konto kan inte ta bort sig själva. I det här fallet måste användaren kontakta Adobes sekretesscenter.
Användaren måste ange sin e-postadress och en uttrycklig instruktion om att användaren som är kopplad till e-postadressen ska tas bort från Acrobat Sign-systemen. Adobes sekretesscenter vidtar sedan lämpliga åtgärder för att säkerställa att användaren tas bort.
Om personlig information tas bort från Acrobat Sign-systemet måste användarens resurser hanteras korrekt. Den här processen varierar beroende på vilken typ av användare/konto som berörs, vilket kan delas in i fyra kategorier:
Signerare är unika eftersom alla deras avtal har skapats av en annan användare.
Det första steget för att ta bort innehåll från Acrobat Sign-systemet är att registrera din e-postadress och granska innehållet som är kopplat till din e-postadress.
Du kan registrera din e-postadress här
När din e-postadress har registrerats:
Om det inte finns något innehåll på sidan kontaktar du Adobes sekretesscenter och begär att din användare (e-postadress) ska tas bort från Acrobat Sign-systemet.
Om du vill att avtalsinnehållet ska tas bort måste du kontakta avtalets ursprungliga avsändare.
Endast det ursprungliga sändningskontot har behörighet att granska avtalet och ta bort det.
Obs! Sekretessadministratören för det avsändande kontot avgör när ett avtal kan tas bort.
Avgöra vem som är den ursprungliga avsändaren:
Upprepa ovanstående för alla avtal som listas på sidan Hantera i kategorierna Slutfört och Pågår
Avtal i avsnittet Väntar på dig ska avvisas:
När alla öppna avtal har avvisats och avsändarna för slutförda avtal har kontaktats kontaktar du Adobes Sekretesscenter och begär att din användare (e-postadress) ska tas bort från Acrobat Sign-systemet.
Kostnadsfria och enskilda tjänster har en registrerad e-postadress och bör kunna logga in på kontot för att granska innehållet.
Om du har problem med att logga in klickar du på länken Jag har glömt mitt lösenord under inloggningsfälten och återställer lösenordet.
När du kan logga in på tjänsten:
Klicka på fliken Hantera överst i fönstret.
På den här sidan visas allt återstående Acrobat Sign-innehåll som innehåller din e-postadress.
Om du vill att avtal som skickats av andra användare ska tas bort måste du kontakta avtalets ursprungliga avsändare.
Endast det ursprungliga sändningskontot har behörighet att granska avtalet och ta bort det.
Obs! Avtal som fortfarande har laglig kraft behöver inte raderas enligt GDPR. Det avgörs av den sekretessadministratören för det avsändande kontot.
Avgöra vem som är den ursprungliga avsändaren:
Upprepa ovanstående för alla avtal som listas på sidan Hantera i kategorierna Slutfört och Pågår
När alla signerade avtal har tagits bort kontaktar du Adobes sekretesscenter och begär att din användare (e-postadress) ska tas bort från Acrobat Sign-systemet.
Användare som hanteras av en konto-/sekretessadministratör behöver bara kontakta administratören och begära att de raderas från systemet.
Sekretessadministratören har behörighet att granska ditt innehåll/ användare, och ta bort allt lämpligt innehåll.
För att ta bort en användare från Acrobat Sign måste du först ha systembehörighet över användarens användar-ID. Om användaren inte finns i ditt konto har du inte behörighet att ta bort användaren.
Om du vill avgöra om du har behörighet att ta bort användaren:
Navigera till användargränssnittet: Konto > Användare
Klicka på ikonen Alternativ (tre streck längst till höger)
Välj Visa alla användare
Sök efter användarens e-postadress
Om e-postadressen inte finns på kontot, visas Inga användare tillgängliga med det aktuella filtret på skärmen.
Om användaren finns kommer du bara att se en post (eftersom e-postadresser är unika).
Kontrollera att e-postadressen är korrekt och att du håller på att ta bort rätt användar-ID.
När ett användar-ID har tagits bort är det oåterkalleligt.
Klicka på användarposten för att markera den. Detta visar åtgärdslänkarna precis ovanför användarposten
Om användaren har en annan status än Inaktiv, klickar du på länken Inaktivera användare
Klicka på länken Ta bort användarinformation
Fönstret Ta bort användare öppnas med information om vilka följder din tänkta åtgärd kommer att få.
Att ta bort en användare kommer att:
Precis under varningarna finns det tre alternativ.
Välj det alternativ som passar situationen och klicka på Ta bort användarinformation (eller Avbryt om du ändrat dig):
När alternativet Bevara avtal är markerat:
Ett sista fönster visas:
Ett meddelande visas som indikerar att användar-ID:et har tagits bort från databasen.
GDPR fastställer att användare (vanligtvis signerare) har rätt att få alla poster som innehåller deras personuppgifter borttagna från system när ett företag inte längre behöver dem.
Inom ramen för Acrobat Sign innebär det att användaren måste kontakta det företag som de har signerat dokument med för att utvärdera dokumenten i systemet och ta bort dem vid behov.
En sekretessadministratör måste anges bland kontoadministratörerna på kontot vilket ger denne behörighet att visa alla avtal och ta bort dem efter behov.
Processen för att följa GDPR är enkel och beslutet att ta bort eller behålla avtalen fattas enbart av sekretessadministratören för kontot.
Så här granskar du och tar bort användarinnehåll:
Logga in som sekretessadministratör på ditt konto
Navigera till Konto > Sekretess
Skriv e-postadressen till den begärande parten i det övre fältet och tryck på Enter
Alla avtal som har skapats av användare på ditt konto och som innehåller den angivna e-postadressen returneras
Enkelklicka på varje post och klicka sedan på länken Hämta avtal överst i avtalslistan
Du behöver inte radera avtal som fortfarande är juridiskt giltiga enligt GDPR.
Du tillfrågas om du verkligen vill ta bort avtalet
Ett meddelande visas om att borttagningen pågår.
Alla /agreements-slutpunkter som har en avtals-ID-sökväg i v6 REST API returnerar nu en 404 AGREEMENT_DESTROYED-felkod om avtalet har tagits bort via GDPR-verktygen.
Åtkomst till sekretessidan begränsas till sekretessadministratörer.
Endast användare som flaggats som sekretessadministratörer har åtkomst.
Om du vill aktivera en sekretessadministratör:
Logga in som kontoadministratör
Navigera till Konto > Användare
Klicka på den användare som du vill befordra till sekretessadministratör
Välj Redigera i menyn ovanför användarlistan
När användarpanelen öppnas:
Alla förfrågningar om åtgärder som inte stöds av verktygen i användargränssnittet eller frågor om GDPR-kompatibilitet måste skickas till Adobes sekretesscenter.
Support- och Success-representanter har inte tillgång till de verktyg som tar bort innehåll från servrarna.
Logga in på ditt konto