Uppfylla kraven i GDPR

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är EU:s nya integritetslagstiftning som harmoniserar och moderniserar dataskyddskraven. Även om det finns många nya eller förbättrade krav förblir de underliggande principerna desamma. De nya reglerna har en bred definition av personuppgifter och ett brett omfång som påverkar alla företag som samlar in personuppgifter om personer inom EU. En del av förordningen kräver att enskilda personer har rätt att förstå vilka personuppgifter som samlats in och att dessa data tas bort vid behov.

I den här artikeln hänvisar termen Användare till en medlem i ett företag som skickar avtal för signering. Termen signerare avser en person som tar emot och antingen signerar eller avvisar avtalet. En sekretessadministratör är en Acrobat Sign-kontoadministratör med behörighet att ta bort personuppgifter från tjänsten på begäran av en avsändare eller signerare.

Användarens unika ställning baseras på den e-postadress som används för att identifiera personen. En person som har flera e-postadresser kan ha flera användar-ID:n i systemet. Alla GDPR-funktioner i Acrobat Sign använder e-postadressen för att hitta och hantera personuppgifter. Det finns inga kopplingar mellan de unika e-postadresserna och en administratör hittar bara data för den e-postadress som anges.

Funktioner som stöder GDPR

Acrobat Sign erbjuder funktioner som hjälper kunder att efterleva GDPR. Mer information om hur Adobe skyddar din integritet finns på www.adobe.com/privacy.

Enligt GDPR har individer utökade rättigheter att begära åtkomst, korrigering och borttagning av personuppgifter.

• Åtkomst – de flesta personuppgifter om en användare eller signerare kan nås direkt av den personen via Acrobat Sign-gränssnittet. Det finns en liten mängd aktivitetsinformation som inte är tillgänglig direkt. En enskild kontoinnehavare måste kontakta Adobes sekretessavdelning på Adobe.com/privacy för att begära åtkomst till denna information. Ett exempel på rapporten visas senare i den här artikeln.
• Korrigering – Alla personuppgifter som samlas in för användare eller signerare är tillgängliga via användargränssnittet. Om det krävs ändringar kan användaren eller signeraren göra ändringarna direkt utan att kontakta Adobe eller administratören.
• Ta bort – Det finns olika åtgärder beroende på användarens roll i signeringsprocessen. Användare som skickar avtal måste göra begäran till företaget där de är anställda. Adobe kan inte delta i denna interaktion och styr inte de data som arbetsgivaren har samlat in i sin verksamhet.  Signeringsprocessen samlar in den minsta möjliga mängden information om en signerare. Det inkluderar namn, e-postadress, IP-adress, eventuellt telefonnummer och OTP-kod. Denna information lagras tillsammans med avtalet och signaturen och styrs av det företag som skickade avtalet. Om en signerare behöver information om personuppgifter som samlas in med ett avtal måste hen kontakta avsändaren av avtalet. Adobe, som personuppgiftsbiträde, kan inte tillhandahålla någon information till signeraren om avtalet eller det företag som skickade avtalet till signeraren. Eftersom den enda informationen som sparas om signeraren finns i avtalet tas signerarens personuppgifter bort om du tar bort avtalet. Om avsändaren godkänner att signerarens information tas bort använder avsändaren integritetsmenyn för att hitta och ta bort de avtal där signeraren är deltagare.

När det gäller Acrobat Sign-verktygen finns det tre funktioner:

• Loggar på användarnivå – en logg över de olika händelser (som omfattar personuppgifter) som utlöses i Acrobat Sign-miljön
• Borttagning av avtal – sekretessadministratörer har behörighet att visa och ta bort avtal som skapats av användare på deras konton.
• Borttagning av användare – Sekretessadministratörer har behörighet att radera användare i sina konton.

Loggar på användarnivå

Alla användare kan begära en logg över aktiviteter i Acrobat Sign-systemet som innehåller privat information från Adobes sekretesscenter.

Informationen returneras i form av en CSV-fil som innehåller:

• Datum för händelse
• Händelsetyp
• IP-adressen som händelsen utlöstes från

Ta bort avtal

Gäller endast avtal som skickas av användare under sekretessadministratörens överinseende.

När en signerare begär att få information borttagen från Acrobat Sign-systemet kan kontosekretessadministratören söka efter användarens e-postadress och returnera alla avtal som e-postadressen deltar i och som har skapats på administratörens konto.

Om sekretessadministratören avgör att avtalet inte längre behövs kan administratören ta bort det helt och hållet från tjänsten.

Mottagare som kontaktar Acrobat Sign dirigeras till fliken Hantera och ska kontakta det företag som ursprungligen skapade transaktionen för att ta bort avtalet.

Acrobat Sign som personuppgiftsbiträde för kunden tar aldrig bort ett avtal på begäran av en mottagare.

Ta bort användare

Gäller endast användare som sekretessadministratören ansvarar för

När en anställd begär att deras information ska tas bort från era system, tar det här verktyget bort alla användaruppgifter från Acrobat Sign-servrarna. 

Användarna måste göra begäran till sekretessadministratören för kontot. Endast sekretessadministratören har behörighet att ta bort användare.

Acrobat Signs support kan inte ta bort användare från ett konto och hänvisar kontoadministratören om de tar emot en begäran om detta.

Så här kan användare begära att deras data ska tas bort från Acrobat Sign

Om personlig information tas bort från Acrobat Sign-systemet måste användarens resurser hanteras korrekt. Den här processen varierar beroende på vilken typ av användare/konto som berörs, vilket kan delas in i fyra kategorier:

Ta bort en användares information

För att ta bort en användare från Acrobat Sign måste du först ha systembehörighet över användarens användar-ID. Om användaren inte finns i ditt konto har du inte behörighet att ta bort användaren.

Om du vill avgöra om du har behörighet att ta bort användaren:

Ta bort en användares avtal

Kontrollera att e-postadressen är korrekt och att du håller på att ta bort rätt användar-ID. 

När ett användar-ID har tagits bort är det oåterkalleligt.

Ta bort en användares avtal

GDPR fastställer att användare (vanligtvis signerare) har rätt att få alla poster som innehåller deras personuppgifter borttagna från system när ett företag inte längre behöver dem.

Inom ramen för Acrobat Sign innebär det att användaren måste kontakta det företag som de har signerat dokument med för att utvärdera dokumenten i systemet och ta bort dem vid behov.

En sekretessadministratör måste anges bland kontoadministratörerna på kontot vilket ger denne behörighet att visa alla avtal och ta bort dem efter behov.

Processen för att följa GDPR är enkel och beslutet att ta bort eller behålla avtalen fattas enbart av sekretessadministratören för kontot.

Så här granskar du och tar bort användarinnehåll:

Aktivera en administratör som sekretessadministratör

Åtkomst till sekretessidan begränsas till sekretessadministratörer. 

Endast användare som flaggats som sekretessadministratörer har åtkomst.

Om du vill aktivera en sekretessadministratör:

Adobes sekretesscenter

Alla förfrågningar om åtgärder som inte stöds av verktygen i användargränssnittet eller frågor om GDPR-kompatibilitet måste skickas till Adobes sekretesscenter.

Support- och Success-representanter har inte tillgång till de verktyg som tar bort innehåll från servrarna.