瞭解基本受管理的工作流程

如需詳細資訊和指示，請按下列連結。

Adobe InCopy LiveEdit Workflow 增效模組可讓設計師在 Adobe InDesign 中準備版面時，同時讓作者和編輯們在 InCopy 中開發拷貝。這個工作流程包含稱為工作的容器檔案，用來分組相關內容，以及檔案鎖定和通知工具，用來共用和更新在共用網路上或可透過電子郵件傳遞之壓縮封裝的 InCopy 或 InDesign 檔案。

在共用網路的工作流程中，InDesign 使用者將文字和圖形轉存至檔案系統上的共用位置，在此檔案便可供 InCopy 使用者編寫內容。選取的文字框和圖形框可轉存為工作或個別的 InCopy 檔案，而成為所管理程序的一部分，並且會連結至 InDesign 文件。這些共用檔案稱為受管理檔案。當使用者在工作檔案或本機伺服器上的 InDesign 檔案中作業時，對相關版面或內容的變更會傳達至該文件之工作流程的所有相關使用者。

多位 InCopy 或 InDesign 使用者可同時開啟相同的內容檔案，多位 InCopy 使用者也可以同時開啟相同的工作檔案。但是，每次只有一名使用者可以取出 InCopy 檔案進行編輯，其他人只能以唯讀方式檢視檔案。取出受管理 InCopy 檔案的使用者可將檔案儲存至共用伺服器或將檔案傳回給 InDesign 使用者，與其他使用者共用檔案。但是在檔案存回之後，其他使用者才能變更檔案。此系統可讓多位使用者存取相同的檔案，但是會防止使用者覆寫彼此的工作。

如需詳細資訊，請參閱「InCopy LiveEdit 工作流程手冊」(PDF)，網址為 www.adobe.com/go/learn_liveedit。

在 InCopy 中使用內容的方式

內容是排流至一或多個框架中的內文，或讀入的圖形。在 InCopy 中處理內容的基本方式有五種：開啟工作檔案、開啟工作封裝、開啟連結的 InCopy 檔案、開啟已連結至 InCopy 檔案的 InDesign 檔案，或完全在 InCopy 中撰寫內容。

開啟在 InDesign 中建立的工作檔案

InDesign 使用者可建立工作檔案並指定共用內容。這個方法可讓 InDesign 使用者針對相關元件 (標題、內文、圖形等等) 產生關聯，然後將其指定給不同的 InCopy 使用者進行編寫。InCopy 使用者接著開啟工作檔案，並且只針對指定的元件作業。即時版面檢視會顯示其編輯的拷貝與 InDesign 版面之間的關聯，而不需開啟整份 InDesign 文件。但在版面變更時，InDesign 使用者必須更新工作，以便通知 InCopy 使用者相關變更。您可以在伺服器上或透過工作封裝來共用工作檔案。

開啟工作封裝

當設計師和作者使用相同的專案但無法存取本機伺服器時，工作封裝的工作流程特別有用。在此情況下，InDesign 使用者可建立一或多個封裝，並透過電子郵件將壓縮檔案傳給指定的 InCopy 使用者。InCopy 使用者可開啟工作封裝、編輯內容，並將封裝傳回 InDesign 使用者，再由其更新文件。

開啟從 InDesign 轉存的連結 InCopy 檔案

在特定工作流程中，InDesign 使用者可能會將文字和圖形轉存為不同檔案，而不封裝在工作檔案中。如果處理不相關的圖形或內文，適合轉存為不同檔案。不過，InCopy 使用者無法得知內容在 InDesign 版面中的符合狀況。

開啟已連結至 InCopy 檔案的 InDesign 文件

如果要在完整版面的上下文查看所有頁面項目，InCopy 使用者可使用 InCopy 來開啟並編輯 InDesign 文件。如果查看整體版面很重要，或要編輯文件的多數內文 (而非少數)，這個方法對於編輯和組排文字很有用。在 InCopy 使用者編輯內文之後，InDesign 使用者隨即可以更新已修改檔案的連結。如果 InDesign 使用者變更版面，InCopy 使用者會在 InDesign 文件儲存時受到告知。

完全在 InCopy 中撰寫內容

您可以在 InCopy 中建立與 InDesign 檔案無關聯的內容。在這些獨立文件中，您可以輸入文字、指定字體和樣式，以及從其他應用程式 (例如 Adobe Illustrator 和 Adobe Photoshop) 讀入圖形來增強內文。您也可以指定標記供未來 XML 使用。在內容比設計提前發生的編輯工作流程中，適合選擇這個方法。此外，對於獨立的 InCopy 文件，您也可以設定和修改文字區域、頁面大小和方向。隨後當內文連結至 InDesign 文件時，InDesign 設定會覆寫 InCopy 中使用的設定。

受管理檔案

如果要管理某個檔案，就必須將它加入至工作檔案、從 InDesign 轉存為 InCopy 內容，或做為 InCopy 內容置入 InDesign 中。受管理的檔案會傳達內容狀態和擁有權。使用受管理檔案，您可以：

• 鎖定和解除鎖定內文，有助於保留檔案完整性。

• 通知 InCopy 使用者，相關 InDesign 版面已經過期。

• 識別正在使用檔案的使用者。

• 通知使用者 InCopy 內容檔案已經過期、正由某人使用中，或可供編輯。通知方法包含警告訊息、框架圖示、「連結」面板中的狀態圖示，以及「工作」面板中的狀態圖示。

唯讀檔案

一旦內容檔案變成受管理檔案，除了取出檔案的使用者之外，它對工作流程中的所有使用者一定都是唯讀。當使用者取出內容檔案時，軟體會建立鎖定檔案 (*.idlk)，提供該使用者獨佔式編輯控制。唯讀檔案有下列特性：

• InCopy 使用者無法手動設定其文字格式。不過，如果文字有指定的字元或段落樣式，InDesign 使用者就可以變更這些樣式的定義，即使其他人取出檔案，也可以變更文字的格式設定。一旦 InDesign 使用者更新檔案時，這些樣式定義的變更就會反映在文字中。

• 一般而言，InCopy 或 InDesign 使用者都無法變更已鎖定 InCopy 內容中的物件，例如文字和套用的樣式。有些物件 (如字元和段落樣式) 只由內容使用。例如，您無法變更已鎖定內容中字元樣式套用至物件的方式，但可以變更字元樣式本身，藉此變更文字外觀。

• InDesign 使用者可以變更文字內容的邊界和欄，以及內文佔用的文字框形狀、位置和數目。

• InDesign 使用者在不取出圖形的情況下，可以變更圖形框的幾何和格式設定。InCopy 使用者無法變更圖形框或框架的任何格式設定。不過，InDesign 和 InCopy 使用者都必須取出圖形框，才能修改圖形本身 (例如旋轉或縮放)。

使用受管理檔案的最佳作法

請依照下列作法，確保您使用最新內容，而且不會覆寫別人的工作：

• 將工作檔案儲存在所有小組成員都可存取的伺服器上。如果小組成員無法存取伺服器，您可以建立並散佈工作封裝。

• 當您建立工作時，會建立特殊檔案夾，容納工作檔案和內容。請使用這些工作檔案夾來維護工作和內容檔案。它們會簡化工作群組的共用檔案管理，並且有助於確保使用者開啟正確檔案。

• 請在 InCopy 中開啟工作檔案，而不要開啟個別 InCopy 內文。如此一來，您可以在「校稿」和「版面」檢視中檢視組排文字和版面資訊。如果轉存內容而不使用工作檔案，只能藉由開啟 InDesign 檔案來檢視組排文字和版面資訊。

• 一旦開啟工作檔案、開啟 InDesign 文件，或取出 InDesign 或 InCopy 中的內容時，請確定框架邊緣是否顯示 (「檢視 > 其他> 顯示框架邊緣」)，以便於框架圖示出現時進行檢視。

• 在 InDesign 中，如果必須從工作流程中移除檔案 (例如因為生產最後期限)，您可以解除連結或取消工作封裝。

受管理檔案工作流程範例

當您在 InCopy 和 InDesign 之間建立工作流程管理時，在設計師準備版面的同時，作者和編輯們也可以撰寫、重寫、擴充和編輯文件。一般工作流程包含在本機伺服器上管理檔案、透過電子郵件封裝共用檔案，或使用這兩個方法的組合。

這些工作流程會假設您有包含版面幾何、樣式和預留位置文字的基本 InDesign 範本。版面幾何包含頁面大小，以及文字和圖形框。InCopy 會使用這些項目顯示適當的組排文字資訊。

本機伺服器工作流程

1. 在 InDesign 中建立工作，並將內容加入至工作中。

這個步驟會將轉存文字和圖形框併入受管理的程序中，將其提供給 InCopy 使用者進行編寫。

2. 將工作檔案提供給 InCopy 使用者使用。

將檔案儲存至所有工作流程使用者都可存取的伺服器上。

3. 在 InCopy 中，開啟工作檔案，取出並編輯內文或圖形。

在 InCopy 中，指定給您的內容檔案會出現在「工作」面板中。每次您在本機伺服器上儲存檔案時，都會在檔案系統上儲存變更，並且在該文件 (InDesign 版面或文件中的另一個受管理內容檔案) 上作業的任何人都會收到變更通知。這些使用者可以更新內容，檢視最新變更。內容會保持被您取出的狀態，直到存回為止。

4. 在 InDesign 中處理版面。

不論內容檔案是否正在 InCopy 中進行編輯，InDesign 使用者都可以處理文件版面，而不必取出文件。每次 InCopy 使用者儲存取出的內容時，InDesign 使用者可在版面中更新該內容，查看最新修訂。

5. 在 InCopy 中持續作業。

完成編輯時，存回內容。接著其他使用者就可以取出內容，進行作業。如果使用者同時在 InDesign 中修改版面，您可在作業中更新並檢視版面幾何。

6. 在 InDesign 中，確定已存回所有內容。

受管理的工作流程可讓您得知取出檔案的使用者。在已存回所有內容檔案之後，InDesign 使用者必要時可取出檔案，完成版面。

電子郵件封裝工作流程

1. 在 InDesign 中，建立並傳送工作封裝。

建立工作封裝，將內容指定給適當 InCopy 使用者，然後將封裝傳送給 InCopy 使用者。封裝檔案會自動取出，有助於避免編輯衝突。

2. 在 InCopy 中，開啟工作封裝，取出並編輯內文或圖形。

如果您收到電子郵件中的工作封裝，請按兩下封裝，在 InCopy 中開啟。您對檔案所做的修改只會儲存在本機。當您進行變更時，其他使用者並不會收到通知。

3. 在 InDesign 中處理版面。

不論內容檔案是否已封裝，InDesign 使用者都可以處理文件版面，而不必取出文件。如果您必須更新版面或工作，可將更新的封裝傳送給 InCopy 使用者。

4. 在 InCopy 中，傳回已編輯的封裝。

完成編輯時，請存回內容並傳回修改的封裝。接下來，其他使用者就可以取出內容、檢視最新修訂版本及處理該檔案。

5. 在 InDesign 中，確定已存回所有內容。

受管理的工作流程可讓您得知取出檔案的使用者。傳回工作封裝之後，會自動存回工作封裝中的內文。InDesign 使用者在必要時可以取出檔案，完成版面。

輸入使用者識別

工作流程中的所有使用者都必須有使用者名稱。此識別會顯示取出特定檔案的使用者，並提供此資訊給其他使用者。此外，取出檔案進行編輯也需要此識別。

如果您已指定使用者名稱而且要變更它，必須先存回已取出的任何內容。否則，在編輯工作階段期間變更使用者識別，您會喪失編輯已取出內容的能力，因為內容是以不同名稱取出的。

使用者識別是應用程式特定的；對於每個應用程式，任何使用者都不能有多個使用者識別。

如果您忘記使用這個方式指定使用者名稱，系統會在您嘗試第一個工作流程動作時提示輸入。

工作流程圖示

圖示可能顯示在文字和圖形框、「工作」面板和內文列 (僅限 InCopy) 中。編輯狀態圖示會顯示在「連結」面板和「工作」面板中受管理檔案旁，並傳達內容狀態。圖示會顯示在包含連結的 InCopy 內文 (在 InDesign 和 InCopy 的「版面」檢視中) 的框架上。這些圖示也會傳達內容狀態，並且可用來區別受管理和不受管理的內容。相關工具提示會指出編輯狀態和擁有權。若要檢視框架圖示，請確定 InDesign 和 InCopy 中會顯示框架邊緣 (「檢視 > 其他 > 顯示框架邊緣」)。