Основні відомості про стандартний робочий процес синхронізації файлу

Докладніші відомості та інструкції можна переглянути за наведеними нижче посиланнями.

Зовнішні модулі робочого процесу Adobe InCopy LiveEdit дають змогу авторам та редакторам створювати тексти в InCopy, у той час як дизайнери готують макети в Adobe InDesign. Цей робочий процес передбачає роботу з файлами вмісту (збірками), де групуються пов’язані частини вмісту, а також з інструментами сповіщення й засобами блокування файлів, які дозволяють спільно використовувати та оновлювати файли в InCopy або InDesign через спільну мережу або пересилаючи їх електронною поштою як стиснені пакети.

В ході спільного мережевого робочого процесу користувачі InDesign експортують текст і графіку у спільну теку файлової системи, де ці файли стають доступними для користувачів InCopy, які пишуть та редагують вміст. Виділені текстові кадри та графічні фрейми експортуються або у збірку, або як окремі файли InCopy, які беруть участь у процесі синхронізації та приєднуються до документа InDesign. Ці спільні файли називаються синхронізованими файлами. Коли користувачі працюють із файлом збірки або файлом InDesign на локальному сервері, зміни до пов’язаного макета або вмісту передаються усім іншим користувачам, задіяним у пов’язаному із даним документом робочому процесі.

Кілька користувачів InCopy або InDesign можуть одночасно відкривати один і той же файл вмісту, а кілька користувачів InCopy можуть одночасно відкривати один і той же файл збірки. Однак одночасно тільки один користувач може вивести із системи файл InCopy для редагування. Для інших користувачів файл відкриватиметься лише для читання. Користувач, який вивів синхронізований файл InCopy із системи, може надати доступ до своєї роботи іншим користувачам, зберігши файл на спільному сервері або повернувши його користувачеві InDesign. Проте інші користувачі не зможуть вносити зміни у файл, доки його знову не буде введено в систему. Ця система дає змогу кільком користувачам одночасно відкривати один і той же файл, але не дозволяє перезаписувати роботу один одного.

Докладніші відомості можна знайти в посібнику «Робочий процес LiveEdit в InCopy» (у форматі PDF) за адресою www.adobe.com/go/learn_liveedit_ua.

Способи роботи із вмістом в InCopy

Вміст — це або основний текст, що проходить через один або кілька кадрів, або імпортована графіка. Наявні п’ять основних способів роботи з вмістом в InCopy: відкривання файлу збірки, відкривання пакета збірки, відкривання зв’язаного файлу InCopy, відкривання файлу InDesign, зв’язаного з файлами InCopy, або створення вмісту повністю в InCopy.

Відкриття файлів збірки, створених в InDesign

Користувачі InDesign можуть створювати файли збірки та призначати вміст для спільного використання. У такий спосіб користувач InDesign може об’єднати пов’язані компоненти (заголовок, основний текст, графіку, супровідні підписи тощо) та призначити їх різним користувачам InCopy для написання та редагування. Користувачі InCopy відкриють файл збірки та працюватимуть лише над тими компонентами, які були їм призначені. В режимі макета можна, не відкриваючи весь документ InDesign, переглянути, як редагована копія пов’язана з макетом InDesign. У випадку внесення змін до макета користувач InDesign повинен оновити збірки, щоб сповістити про ці зміни користувачів InCopy. Щоб забезпечити спільне використання файлів збірки, їх можна розмістити на сервері або переслати у пакетах збірки.

Відкриття пакетів збірки

Використання пакетів збірки стає в пригоді, коли дизайнери та автори працюють над одним проектом, але не мають доступу до локального сервера. У такому разі користувач InDesign створює один або кілька пакетів і надсилає стиснені файли призначеним користувачам InCopy за допомогою електронної пошти. Користувачі InCopy відкривають пакети збірки, редагують вміст і повертають пакети користувачеві InDesign, який відповідним чином оновлює документ.

Відкривання зв’язаних файлів InCopy, що були експортовані з InDesign

У деяких випадках користувачі InDesign замість вставлення тексту й графіки у файл збірки можуть експортувати їх як окремі файли. Експорт окремих файлів є корисним під час роботи з непов’язаною графікою або основним текстом. Проте в цьому випадку користувачі InCopy не зможуть дізнатися, яким чином даний вміст співвідноситься з макетом InDesign.

Відкриття документів InDesign, що містять пов’язані файли InCopy

Щоб побачити всі елементи сторінки в контексті повного макета, користувачі InCopy можуть відкрити та редагувати документ InDesign в InCopy. Такий спосіб є дуже зручним для редагування та розміщення тексту згідно заданого формату, коли важливо бачити увесь макет, або для редагування більшості матеріалу документа. Після того як користувач InCopy відредагує матеріал, користувач InDesign оновить зв’язки на змінені файли. Якщо користувач InDesign змінить макет, користувач InCopy дізнається про це, коли документ InDesign буде збережено.

Створення вмісту безпосередньо в InCopy

В InCopy можна створювати вміст, не пов’язаний із файлом InDesign. У таких автономних документах можна вводити текст, призначати шрифти та стилі, а також імпортувати графіку з інших програм (наприклад, з Adobe Illustrator та Adobe Photoshop) для покращення тексту. Також цим документам можна призначати теги для подальшого використання XML. Цей підхід є корисним для редакторського робочого процесу, коли вміст створюється раніше, ніж оформлення. Для автономних документів також можна встановлювати та змінювати область друку, розмір сторінки та орієнтацію. Проте, якщо матеріал згодом буде з’єднаний із документом InDesign, параметри InDesign замінять параметри, що використовувалися в InCopy.

Синхронізовані файли

Щоб відбулася синхронізація файлу, його необхідно додати до файлу збірки, експортувати з InDesign як вміст InCopy або помістити в InDesign як вміст InCopy. Синхронізовані файли передають як інформацію про стан вмісту, так і відомості про власника. За допомогою синхронізованих файлів можна:

• Блокувати та розблоковувати матеріали для збереження цілісності файлу.

• Сповіщати користувачів InCopy, коли зв’язаний макет InDesign застаріває.

• Ідентифікувати користувача, який працює над файлом.

• Сповіщати користувачів про стан файлу вмісту InCopy: файл застарів, кимось використовується або доступний для редагування. Методи сповіщення включають: попереджувальні повідомлення, значки кадру, значки стану на панелі «Зв’язки» та значки стану на панелі «Збірки».

Файли лише для читання

Як тільки файл вмісту стає синхронізованим, він набуває статусу лише для читання для всіх користувачів, задіяних у робочому процесі, крім користувача, який вивів файл із системи. Коли користувач виводить із системи файл вмісту, програма створює файл блокування (*.idlk), надаючи таким чином користувачеві можливість монопольного редагування вмісту. Файли лише для читання мають наступні характеристики:

• Користувач InCopy не має змоги вручну форматувати в ньому текст. Однак, якщо для тексту були призначені стилі символів чи абзаців, користувач InDesign може змінювати визначення цих стилів, таким чином змінюючи форматування тексту навіть у випадку, коли файл був виведений із системи кимось іншим. Зміни, внесені у визначення стилів, відобразяться у тексті, як тільки користувач InDesign оновить файл.

• Як правило, ані користувач InCopy, ані користувач InDesign не можуть змінювати в заблокованому вмісті InCopy такі об’єкти, як текст та застосовані стилі. Деякі об’єкти, наприклад стилі символів та абзаців, використовуються тільки вмістом. Приміром, ви не можете змінити спосіб застосування стилю символів до об’єктів заблокованого документа, але можете змінити сам стиль символів, змінюючи таким чином вигляд тексту.

• Користувач InDesign може змінювати поля та стовпці текстового вмісту, а також форму, розміщення та кількість текстових кадрів, які займає матеріал.

• Користувач InDesign може змінювати геометричні параметри та форматування графічного фрейму, не виводячи графіку із системи. Користувач InCopy не має змоги змінювати графічний фрейм або будь-яке його форматування. Однак для зміни самої графіки (наприклад, для її обертання чи масштабування), як користувачеві InDesign, так і користувачеві InCopy необхідно вивести із системи відповідний графічний фрейм.

Правила роботи із синхронізованими файлами

Слідуйте наведеним нижче правилам, щоб мати впевненість у тому, що ви працюєте з найновішим вмістом і не перезаписуєте роботу когось іншого:

• Зберігайте файли збірки на сервері, до якого мають доступ всі учасники команди. Якщо учасники команди не мають доступу до сервера, ви можете створити та розповсюдити пакети збірки.

• Під час створення збірки також створюється спеціальна тека, в якій зберігатиметься файл збірки та вміст. Використовуйте ці теки для керування файлами збірки та вмісту. Теки збірки значно спрощують управління спільними файлами в робочій групі та дозволяють забезпечити роботу користувачів із належними файлами.

• У InCopy відкривайте файл збірки, а не окремий матеріал InCopy. Відкриваючи файл збірки ви зможете побачити у вікнах «Гранки» та «Макет» інформацію щодо макета і розміщення тексту згідно заданого формату. Якщо ви експортуєте вміст, не використовуючи файли збірки, інформацію щодо макета і розміщення тексту згідно заданого формату можна буде переглянути лише відкривши файл InDesign.

• Одразу після відкриття файлу збірки відкрийте документ InDesign або виведіть вміст за допомогою InDesign чи InCopy, потім переконайтеся, що відображаються краї кадру («Перегляд» > «Допоміжні елементи» > «Показати краї кадру»), щоб можна було бачити значки кадру, коли вони з’являться.

• У InDesign, якщо виникне потреба вилучити файли з робочого процесу (наприклад, у разі досягнення терміну здачі роботи), можна видалити їхній зв’язок або скасувати пакет збірки.

Приклади робочого процесу із синхронізованими файлами

Коли для InCopy та InDesign буде настроєно синхронізацію правки файлів у мережі, автори та редактори зможуть створювати, переписувати, розширювати та редагувати документи у той час, як дизайнери будуть зайняті підготовкою макета. Спільні робочі процеси передбачають управління файлами на локальному сервері, обмін файлами у вигляді пакетів за допомогою електронної пошти, а також поєднання цих двох способів.

Ці робочі процеси передбачають, що ви маєте стандартний шаблон InDesign з геометричними параметрами макета, стилями та шаблонним текстом. До геометричних параметрів макета входять розміри сторінки, а також розміри текстових кадрів та графічних фреймів. Ці об’єкти використовуються в InCopy для відображення належної інформації щодо розміщення тексту згідно заданого формату.

Робочий процес з використанням локального сервера

1. В InDesign створіть збірки та додайте до них вміст.

На цьому кроці експортовані текстові кадри та графічні фрейми об’єднуються в єдиний робочий процес і стають доступними користувачам InCopy для написання та редагування.

2. Створіть файли збірки, доступні для користувачів InCopy.

Збережіть файли на сервері, до якого мають доступ усі користувачі, що приймають участь в робочому процесі.

3. В InCopy відкрийте файл збірки, перевірте та відредагуйте матеріал або графіку.

В InCopy файли, що містять призначений вам вміст, з’являться на панелі «Збірки». Коли ви збережете файл на локальному сервері, зміни будуть збережені у файловій системі та інші користувачі, які працюють над тим самим документом (над макетом InDesign або іншим синхронізованим файлом вмісту), отримають відповідне оповіщення про внесені зміни. Інші користувачі можуть оновити вміст, щоб переглянути останні внесені зміни. Вміст залишатиметься виведеним із системи, доки ви його знову не введете.

4. Працюйте над макетом в InDesign.

Незалежно від того, чи редагуються файли вмісту в InCopy, користувачі InDesign можуть працювати над макетом документа. Для цього їм не потрібно виводити документ із системи. Коли користувач InCopy зберігає виведений із системи вміст, користувач InDesign може оновити цей вміст у макеті, щоб переглянути останні виправлення.

5. Продовжуйте роботу в InCopy.

По завершенні редагування введіть вміст у систему. Після цього інші користувачі матимуть змогу вивести вміст із системи та працювати над ним далі. Якщо інший користувач одночасно з вашим процесом роботи змінює макет в InDesign, ви можете оновити вміст і переглянути геометричні параметри макета.

6. В InDesign переконайтеся, що весь вміст перевірено.

Синхронізований робочий процес дозволяє дізнатися, хто з користувачів вивів із системи файли. Після того, як файли вмісту будуть введені в систему, користувачі InDesign можуть вивести ці файли із системи, якщо необхідно завершити роботу над макетом.

Робочий процес надсилання пакета електронною поштою

1. В InDesign створіть та розішліть пакети збірки.

Створіть пакети збірки, потім призначте вміст та надішліть пакети відповідним користувачам InCopy. З метою уникнення конфліктів редагування упаковані файли автоматично виводяться із системи.

2. В InCopy відкрийте пакет збірки, потім перевірте та відредагуйте матеріал або графіку.

Якщо ви отримали пакет збірки електронною поштою, двічі клацніть пакет, щоб відкрити його в програмі InCopy. Зміни, внесені вами у файл, зберігаються лише локально. Інші користувачі не знатимуть про зроблені вами зміни.

3. Працюйте над макетом в InDesign.

Незалежно від того, чи запаковані файли вмісту, користувачі InDesign можуть працювати над макетом документа. Для цього їм не потрібно виводити документ із системи. Якщо необхідно оновити макет або збірки, ви можете надіслати оновлені пакети користувачам InCopy.

4. В InCopy поверніть відредагований пакет.

По завершенню редагування введіть вміст у систему та поверніть змінений пакет. Після цього інші користувачі можуть перевіряти вміст, переглядати останні редакції та працювати з файлом.

5. В InDesign переконайтеся, що весь вміст перевірено.

Синхронізований робочий процес дозволяє дізнатися, хто з користувачів вивів із системи файли. Після повернення пакетів вмісту матеріали, що містяться в цих пакетах, будуть введені в систему. Користувачі InDesign можуть вивести файли із системи, щоб завершити роботу над макетом.

Введення ідентифікатора користувача

У кожного користувача, який приймає участь у робочому процесі, має бути ім’я користувача. Цей ідентифікатор дозволяє визначити, хто вивів із системи певний файл, та надає ці відомості іншим користувачам. Ідентифікатор також необхідний, щоб вивести файл із системи для редагування.

Якщо ви бажаєте змінити вже вказане ім’я користувача, спершу необхідно ввести в систему весь виведений вами вміст. Якщо цього не зробити, зміна ідентифікатора користувача під час сеансу редагування позбавить вас можливості редагувати виведений із системи вміст. Цей вміст буде виведений для вас під іншим іменем.

Ідентифікатор користувача надається лише для роботи в певній програмі; жоден користувач не може мати кілька ідентифікаторів для однієї програми.

Якщо під час використання цього методу ви не вкажете ім’я користувача, відповідний запит на введення цього імені з’явиться під час спроби виконати першу дію робочого процесу.

Значки робочого процесу

Значки можуть з’являтися на текстових кадрах, графічних фреймах, панелі «Збірки» та у полі матеріалу (тільки для InCopy). Значки стану редагування з’являються біля синхронізованого файлу на панелях «Зв’язки» та «Збірки» і позначають стан вмісту. Значки з’являються на кадрах, які містять зв’язаний матеріал InCopy (в перегляді макета в InDesign та InCopy). Ці значки також позначають стан вмісту і можуть використовуватись для розмежування синхронізованого та несинхронізованого вмісту. Підказка щодо відповідного інструмента позначає стан редагування та власника. Щоб мати змогу переглядати значки кадрів, переконайтеся, що в InDesign та InCopy відображаються краї кадрів («Перегляд» > «Допоміжні елементи» > «Показати краї кадру»).