Sử dụng Creative Cloud Libraries để thu thập, sắp xếp và chia sẻ các nội dung thiết kế với nhóm sáng tạo của bạn. Creative Cloud Libraries giúp tăng tốc công việc nhờ giảm thiểu số lần nhấp chuột trong quy trình sáng tạo, giúp nhà thiết kế dễ dàng sử dụng tài nguyên thích hợp và giúp các tổ chức kiểm soát việc sử dụng tài nguyên.
Bạn chỉ sử dụng được Creative Cloud Libraries dành cho doanh nghiệp nếu tổ chức của bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ của Adobe cho doanh nghiệp, chúng tôi đang triển khai dịch vụ này trên toàn cầu theo giai đoạn.
Thư viện trong dự án cho phép bạn chia sẻ bộ sưu tập nội dung với tổ chức và cộng tác viên của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng. Trước đây, thư viện trong dự án chỉ khả dụng với Creative Cloud dành cho nhóm và Creative Cloud dành cho doanh nghiệp, nhưng hiện tại, dịch vụ này đã khả dụng cho tất cả người dùng Creative Cloud. Tìm hiểu thêm về Creative Cloud Libraries.
Các tổ chức kinh doanh có thể cho phép người dùng tạo và quản lý thư viện theo hai cách khác nhau: thư viện có thể được lưu trong dịch vụ lưu trữ cá nhân của người dùng hoặc trong dự án. Trong Creative Cloud dành cho nhóm và Creative Cloud dành cho tổ chức doanh nghiệp, dự án là một phần trong dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp của tổ chức, còn trong Creative Cloud dành cho cá nhân hoặc tài khoản miễn phí, dự án là một phần trong dịch vụ lưu trữ cho cá nhân. Khi lưu vào dịch vụ lưu trữ cá nhân, người tạo sẽ sở hữu thư viện và có toàn quyền kiểm soát việc chia sẻ cũng như quản lý thư viện. Khi người dùng tạo thư viện trong một thư mục thuộc dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp thì sẽ không có chủ sở hữu cá nhân; tổ chức chia sẻ thư viện đó và có thể kế thừa quyền của người dùng từ dự án. Thư viện trong dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp giúp đảm bảo tính liên tục dù người dùng có thay đổi vai trò, rời khỏi dự án hoặc nghỉ việc.
Bạn phải tạo dự án để cho phép người dùng tạo thư viện trong bộ nhớ lưu trữ của doanh nghiệp. Quản trị viên hệ thống hoặc dịch vụ lưu trữ có thể tạo dự án trên Adobe Admin Console hoặc nếu tổ chức cho phép, người dùng cũng có thể tự thao tác trong Adobe Express.
Sau khi tạo dự án, người dùng có thể tạo thư viện và tệp Express, cũng như lưu vào dự án có sẵn hoặc trong dịch vụ lưu trữ cho cá nhân. Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa trong dự án để có thể lưu nội dung mới tại đó.
Người dùng được chỉ định vào dự án sẽ tự động được cấp quyền đối với tất cả thư viện lưu trữ bên trong thư mục đó, và người chỉnh sửa có thể trực tiếp mời cá nhân vào thư viện.
Giống như thư viện trong dịch vụ lưu trữ cho cá nhân, người tạo thư viện có thể thiết lập quyền cho phép xem và sử dụng thư viện.
Người dùng Express có thể duyệt qua các thương hiệu và thư viện trong dự án thông qua tab Dự án được tìm thấy ở mục Nội dung của bạn trong Express. Để sử dụng thư viện trong các ứng dụng Creative Cloud khác, bạn cần Thêm các ứng dụng đó vào thư viện của mình.
Quản lý thư viện thông qua Express, ứng dụng Creative Cloud cho máy tính để bàn, bảng Thư viện trong các ứng dụng Adobe hoặc Creative Cloud trên web. Bạn có thể tìm thấy Thư viện trong dự án bằng cách tìm biểu tượng cho dự án bên cạnh thư viện.
Người dùng có thể tạo dự án mới trong Express nếu quản trị viên đã bật tính năng này. Dự án chỉ đơn giản là vị trí lưu trữ dùng chung cho các thương hiệu, thư viện và tệp Express, với người dùng được chỉ định cho dự án đó. Người dùng đã được thêm vào dự án sẽ tự động thừa hưởng quyền truy cập vào những thương hiệu và thư viện nằm trong dự án. Sử dụng dự án giúp tinh giản hoạt động chia sẻ nội dung trong dự án.
Khả năng chỉ định người dùng tới một hoặc nhiều dự án mang đến cho bạn sự linh hoạt khi thiết lập cấu trúc. Bạn nên cân nhắc chỉ cấp quyền truy cập thư mục cho những nhóm làm việc cần truy cập vào tài nguyên thiết kế dùng chung. Bắt đầu bằng cách xem xét tổ chức bạn và cách các nhóm làm việc cùng nhau. Sau đó, tạo dự án phù hợp với các nhu cầu. Ví dụ:
Đối với các tình huống như hướng dẫn về phong cách doanh nghiệp, thiết lập dự án có giới hạn số lượng người chỉnh sửa. Trực tiếp mời người xem vào dự án hoặc đặt quyền truy cập dự án thành Mọi người trong <your org> có thể xem. Tạo thư viện trong dự án đó để lưu trữ tất cả tài nguyên thương hiệu như màu sắc, kiểu chữ, logo và các yếu tố khác, cũng như sử dụng cấu hình thư viện chỉ với quyền xem để duy trì quyền kiểm soát, đảm bảo tính nhất quán cho thương hiệu và an tâm rằng nhà thiết kế luôn sử dụng các tài nguyên mới nhất. Tìm hiểu thêm.
Để dễ dàng cấp quyền truy cập vào bộ sưu tập thư viện cho những người cộng tác liên quan, hãy tạo các dự án tương ứng với các phòng ban hoặc nhóm làm việc khác nhau. Mời thành viên dự án làm người chỉnh sửa, và người cộng tác có thể tải lên các nội dung thiết kế, màu sắc, kiểu chữ, ảnh Adobe Stock, cọ vẽ, video, v.v. dành riêng cho phòng ban hoặc dự án. Những mục và nội dung cập nhật này được tự động đồng bộ hóa trên tất cả người dùng.
Tổ chức bạn có thể đã có dự án tên là "Mọi người", trong đó toàn bộ công ty được chỉ định quyền truy cập ở cấp dự án. Nếu bạn có thư viện cần được chia sẻ cho tất cả người dùng, chẳng hạn như hướng dẫn về phong cách doanh nghiệp, thì dự án này có thể phù hợp. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ cần thay đổi quyền cho người dùng thành xem/bình luận. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, bạn nên đánh giá mức độ cần thiết của việc chia sẻ thư viện rộng rãi như vậy và cân nhắc tạo các dự án có phạm vi hạn chế hơn, cũng như chuyển thư viện từ dự án cho Mọi người thành các dự án có quyền truy cập giới hạn hơn.
Người dùng Creative Cloud có thể linh hoạt chuyển thư viện từ dịch vụ lưu trữ cho cá nhân sang dự án. Điều này cho phép họ nhanh chóng chia sẻ thư viện với nhóm những người dùng cần truy cập thư viện, đồng thời tận dụng những lợi ích của việc sở hữu chung.
Mở bảng Thư viện trong ứng dụng Creative Cloud cho máy tính để bàn.
Chọn biểu tượng Tùy chọn khác cho một thư viện rồi chọn Di chuyển.
Chọn vị trí lưu trữ và đặt cấp truy cập.
Chọn Lưu.
Thư viện có hai cài đặt về quyền - "Xem và sử dụng" và "Chỉnh sửa". Để các nhà sáng tạo sử dụng nội dung trong thư viện – kéo và thả đồ họa, áp dụng màu sắc, phông chữ, kiểu ký tự, v.v. – tối thiểu, họ phải có quyền "Xem". Quyền này cho phép họ truy cập nhiều hơn đôi chút so với quyền "Xem" cũ, cụ thể là họ cũng có thể sử dụng thư viện.
Người dùng có quyền "Chỉnh sửa" có thể thực hiện các thao tác quản lý thư viện nâng cao hơn – chỉnh sửa nội dung thư viện (xóa, đổi tên, thêm), tạo và sửa đổi các nhóm trong thư viện, chia sẻ thư viện với người dùng khác và thậm chí là xóa toàn bộ thư viện.
Trong trường hợp hướng dẫn về phong cách doanh nghiệp, chỉ một số ít thành viên trong nhóm thương hiệu cần được cấu hình là người chỉnh sửa, tất cả người cộng tác khác trong thư viện có thể chỉ cần được cấp quyền "Xem".
Để tận dụng tối đa dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp, quản trị viên có thể sử dụng cài đặt ở cấp dự án để cấp quyền truy cập vào tất cả thư viện bên trong dự án đó. Ví dụ: nếu bạn có thư viện riêng cho bộ phận Tiếp thị tăng trưởng, thì quản trị viên có thể tạo dự án cho phòng ban đó và chỉ định người dùng ở cấp dự án, chỉ cần thực hiện một lần. Sau đó, đối với mỗi thư viện mới được tạo trong thư mục đó, quyền truy cập sẽ tự động được cấp cho tất cả người dùng đã được chỉ định cho thư mục đó.
Khi bạn tạo thư viện trong dự án, thư viện đó sẽ tự động khả dụng cho người cộng tác được chỉ định ở cấp thư mục. Bạn có thể hạn chế hơn nữa quyền của người cộng tác bằng cách giữ nguyên cài đặt bật "Hạn chế chỉnh sửa". Tắt cài đặt này sẽ cho phép người chỉnh sửa của dự án chỉnh sửa thư viện, còn người bình luận của dự án vẫn có thể xem và sử dụng nội dung.
Đối với mỗi thư viện, ngoài việc kế thừa người dùng từ dự án, bạn luôn có thể chọn mời thêm người dùng cá nhân hoặc nhóm người dùng. Số lượng người cộng tác trong thư viện không bị giới hạn.
Cá nhân: Người dùng đơn lẻ có thể là người dùng trong hoặc ngoài tổ chức (tùy thuộc vào chính sách chia sẻ tài nguyên).
Nhóm: Các nhóm đồng bộ với Azure Active directory do quản trị viên tạo trong Azure Active Directory của tổ chức và được đồng bộ thông qua Admin Console tới Danh bạ của tổ chức.
Tìm hiểu cách thêm người chỉnh sửa và người xem để cộng tác.
Cài đặt quyền truy cập rộng hơn
Các dự án hiện khả dụng cho tất cả người dùng Creative Cloud. Tuy nhiên, lợi ích của các dự án trong dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp chỉ khả dụng cho Creative Cloud dành cho nhóm và Creative Cloud dành cho doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ lưu trữ Adobe cho doanh nghiệp.
Hiện tại, người dùng cuối không thể tạo và quản lý thư mục. Họ phải dựa vào quản trị viên lưu trữ hoặc hệ thống.
Hãy tìm hiểu cách liên hệ với quản trị viên của mình.
Số lượng thư viện bạn có thể tạo là không giới hạn. Bạn chỉ bị giới hạn bởi dung lượng lưu trữ Creative Cloud của mình.
Kích thước tệp tối đa cho mọi tài nguyên là 1 GB. Tài nguyên trong thư viện phải đồng bộ hóa với đám mây và tệp lớn mất nhiều thời gian để tải lên. Lưu ý rằng những người sáng tạo khác cũng có thể đang sử dụng thư viện này. Kích thước tệp của các thành phần như bảng màu, văn bản, kiểu đoạn văn và ký tự thì không đáng kể, trong khi các tài nguyên như nội dung Photoshop nhiều lớp có độ phân giải cao lại là những tệp nặng.
Số lượng người cộng tác trong một thư viện không bị giới hạn.
Tùy chọn Mời thành viên cho phép nhiều người cùng làm việc theo cách bảo mật và chỉ với những người đã được mời. Tùy chọn Lấy liên kết sẽ tạo ra một liên kết chia sẻ công khai, cho phép người có liên kết đó tải về một bản sao các tài nguyên trong thư viện. Bản sao này là độc lập và không liên kết với thư viện gốc.
Thư viện cá nhân sẽ được áp dụng hạn mức dung lượng người dùng vào năm 2021. Thư viện trong dịch vụ lưu trữ cho doanh nghiệp được tính vào hạn mức của nhóm. Chúng không được tính vào hạn mức trong dịch vụ lưu trữ của người dùng. Nếu thư viện được chia sẻ với 10 người dùng, thì hạn mức chỉ được tính dựa trên tổng dung lượng của nhóm, chứ không tính cho từng người dùng riêng lẻ.
Adobe Bridge là một ứng dụng dành cho máy tính, giúp bạn dễ dàng định vị và xem một lượng tệp lớn với nhiều định dạng hình ảnh khác nhau được lưu trữ trên ổ cứng hoặc máy chủ lưu trữ của bạn. Một số người tạo các "thư viện" tài nguyên bao gồm các thư mục trên ổ cứng, và sử dụng Adobe Bridge để nhanh chóng truy cập những thư mục đó rồi làm việc với các tài nguyên. Quy trình này giống với quy trình của Creative Cloud Libraries ở một số khía cạnh, nhưng tài nguyên của Creative Cloud Libraries được lưu trữ trên đám mây, xuất hiện trong một bảng trên các ứng dụng cho máy tính để bàn, và được tích hợp chặt chẽ hơn với chức năng của các ứng dụng Creative Cloud. Creative Cloud Libraries còn hoạt động chặt chẽ với các ứng dụng di động Creative Cloud và một số ứng dụng của bên thứ ba theo những cách mà Adobe Bridge không làm được.
Tiện ích Creative Cloud cho Microsoft Word và PowerPoint cho phép bạn truy cập thư viện của mình trong Word và PowerPoint. Đưa tài nguyên thiết kế vào bản trình bày, báo cáo, tài liệu quảng cáo và tài liệu tiếp thị khác. Để biết chi tiết, hãy đọc bài viết Tiện ích Adobe Creative Cloud cho Word và PowerPoint.
Tạo quy trình làm việc tự động được gọi là zap bằng cách kết nối Creative Cloud Libraries với Google Trang tính, Slack hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong hơn 1.500 ứng dụng khác có sẵn trên Zapier. Để biết chi tiết, hãy đọc bài viết Creative Cloud Libraries cho Zapier.
Adobe Creative Cloud for Gmail cho phép bạn chia sẻ các liên kết tới nội dung được lưu trữ trong Creative Cloud Files, Libraries và Mobile Creations trực tiếp trong thư Gmail của bạn.
Creative Cloud Libraries không thay thế cho hệ thống DAM (Quản lý tài nguyên kỹ thuật số). Hệ thống DAM chủ yếu nhằm mục đích duy trì nhiều tài nguyên hình ảnh đã được phê duyệt. Creative Cloud Libraries phù hợp nhất cho các thành phần thiết kế giúp tăng tốc các tác vụ trong ứng dụng, chẳng hạn như tạo và áp dụng màu sắc, kiểu đoạn văn, các thành phần trang và tài nguyên. Creative Cloud Libraries được đồng bộ với máy tính để bàn của mỗi người dùng. Ngược lại, DAM chỉ chạy trên một máy chủ hoặc trong đám mây.
