Salas de grupos de trabajo en reuniones de Adobe Connect

Las salas de grupo de trabajo son salas secundarias que se pueden crear dentro de una reunión o sesión de formación. Resultan útiles para dividir un grupo de gran tamaño en grupos más reducidos que pueden hablar o colaborar unos con otros. Las salas de grupo de trabajo se pueden utilizar en reuniones y sesiones de formación con 200 personas o menos en la sala de reuniones. Los anfitriones pueden crear hasta 20 salas de grupo de trabajo para una sola reunión o sesión de formación.

Por ejemplo, si tiene 20 usuarios en una sesión, puede crear cuatro salas de grupos de trabajo y distribuir cinco asistentes en cada sala. En las salas de grupo de trabajo, los asistentes pueden hablar entre sí según la configuración de audio. Pueden utilizar el pod de chat, colaborar en una pizarra y compartir sus pantallas. El anfitrión puede visitar todas las salas de grupo de trabajo para proporcionar ayuda y responder a las preguntas.

• Se pueden crear hasta 20 salas de grupo de trabajo.
• Máximo de 200 participantes en todas las salas de grupo de trabajo
• El número máximo de usuarios permitidos en una única sala de grupo de trabajo varía según el proveedor de conferencia de audio utilizado. El número máximo de usuarios en una sola sala para sesiones solo de VoIP es de 200.

Una vez que se termina el trabajo en las salas de grupo de trabajo, el anfitrión puede finalizar la sesión de grupo de trabajo y devolver a los asistentes a la sala principal. Los anfitriones pueden compartir lo sucedido en las salas de grupo de trabajo con todo el mundo. Si lo considera necesario, el anfitrión puede devolver a los asistentes a las mismas salas de grupo de trabajo. Si se utiliza de nuevo la sala, se podrá volver a usar el diseño y el contenido de la sala de grupo de trabajo. (Sin embargo, no se conserva la asignación de los asistentes a las salas de grupo de trabajo).

Adobe recomienda

Cuando una conferencia de audio está en curso, el número de salas de grupo de trabajo no puede superar el número de salas admitidas por el proveedor de audio. Si en cualquiera de las salas de grupo de trabajo el número de usuarios supera al número máximo admitido por el proveedor de audio, no se podrán iniciar las salas de grupo de trabajo.

Solo salas de telefonía

Cada sala de grupo de trabajo de Adobe Connect se convierte en una conferencia de audio independiente si un proveedor de telefonía integrada es compatible con este tipo de salas. Todos los asistentes vuelven automáticamente a la línea de la conferencia de audio principal cuando se cierran las salas de grupo de trabajo.

Cuando se utilice un proveedor de telefonía no integrada que admita grupos de trabajo de audio, configure manualmente los grupos de trabajo de telefonía (mediante puentes de audio privados) para asignarlos a las salas de grupo de trabajo en línea.

Solo salas VoIP

Se crea un canal de audio de VoIP independiente para cada sala de grupo de trabajo, de manera de contar con conversaciones separadas en cada una. A los participantes de las salas de grupo de trabajo se les asigna automáticamente la función de presentador, que les otorga derechos de VoIP completos. Cuando un anfitrión finaliza una sesión de grupo de trabajo, todos los usuarios vuelven a la sala de reuniones principal y al mismo canal de audio de VoIP.

Salas con audio mixto o Universal Voice

Universal Voice o el audio mixto es un medio que permite tender un puente entre la comunicación de telefonía y la comunicación VoIP para que los usuarios conectados a VoIP puedan comunicarse con los usuarios conectados a la telefonía y viceversa.

La creación de subconferencias de Universal Voice para salas de grupo de trabajo puede tardar aproximadamente un minuto en completarse. Al configurar una subconferencia para una sala de grupo de trabajo, puede verla cargándola en el pod de asistentes, junto al nombre de la sala de grupo de trabajo.

Una vez que se haya configurado la sala de grupo de trabajo, el pod de asistentes se actualizará para mostrar un icono verde que indica que los participantes en la sala de grupo de trabajo pueden comunicarse ahora entre sí.

Vídeo en las salas de grupo de trabajo

En las salas de grupos de trabajo, el pod de vídeo tiene el comportamiento siguiente:

• La opción Forzar la vista del presentador no está disponible en una sala de grupo de trabajo.

• Se mantienen los ajustes de Forzar la vista del presentador antes y después de que se utilice una sala de grupo de trabajo.

• Todos los usuarios abandonan el modo de pantalla completa cuando se inicia o finaliza una sala de grupo de trabajo.

Acerca de los diseños de salas de grupo de trabajo

Los anfitriones pueden utilizar el diseño predeterminado de las salas de grupo de trabajo o crear un diseño nuevo específico para estas salas. Cree un diseño de sala de grupo de trabajo personalizado si desea realizar un trabajo de preparación antes de enviar el contenido y los usuarios a las salas de grupo de trabajo. La creación de diseños personalizados ayuda a que las reuniones sean más rápidas y estén mejor organizadas.

En algunas ocasiones, es posible que desee disponer de diferentes diseños para las distintas salas de grupo de trabajo. Por ejemplo, las distintas salas de grupo de trabajo pueden incluir contenido o ejercicios para los asistentes diferentes. En ese caso, debe crear diseños independientes para las salas de grupo de trabajo y asegurarse de que el diseño deseado se encuentra activo antes de hacer clic en Iniciar grupos de trabajo.

Puede crear una sala de grupo de trabajo durante el modo Preparación, mientras se celebra una reunión, sin que el diseño de los participantes se vea afectado. Cuando se inicia una sesión de grupo de trabajo, se utiliza el diseño creado en el modo Preparación.

Si desea disponer de un contenido diferente en cada sala de grupo de trabajo, pero no necesita diseños distintos, prepare las salas antes de que los asistentes entren en la reunión o sesión de formación. En primer lugar, configure el número de salas de grupo de trabajo necesarias. A continuación, haga clic en Iniciar grupos trab. y desplácese por las salas para cargar el contenido adecuado en cada pod para compartir.A continuación, finalice los grupos de trabajo. Cuando los asistentes se unan a la reunión y vuelva a hacer clic en Iniciar grupos de trabajo, el contenido estará listo. (Si fuera necesario, puede modificar el diseño y el contenido de las salas de grupo de trabajo durante una reunión).

Si el área Anfitrión y presentador está abierta durante una sesión de Adobe Connect, esta no se cierra cuando se abre una sesión de grupo de trabajo. De este modo, los anfitriones pueden hacer que los pods sigan disponibles en el área exclusiva del presentador. Por ejemplo, los anfitriones pueden seguir administrando a los asistentes y sus derechos en las salas grupos de trabajo desde el pod de asistentes.

Crear y gestionar salas de grupos de trabajo

Definición de las salas de grupo de trabajo y asignación de miembros

Durante una reunión o sesión de formación, los anfitriones pueden crear salas de grupo de trabajo y enviar asistentes a las salas.

Rotar las salas de grupo de trabajo

Cuando los asistentes están asignados a salas de grupo de trabajo, puede utilizar el botón Girar para rotar a los participantes entre las salas de grupo de trabajo con un solo clic. Adobe Connect asigna cada asistente a la siguiente sala de grupo de trabajo de la lista.

Gestionar derechos y permisos de participantes en las salas de grupos de trabajo

En la sala de grupo de trabajo, los participantes necesitan permisos para utilizar los pods a fin de efectuar su trabajo y conectarse con todos los que utilizan los pods. Estos permisos, denominados derechos mejorados en Adobe Connect, están disponibles de forma predeterminada en el pod Compartir, el pod de notas y la pizarra, el pod para compartir archivos y para el uso compartido de audio y vídeo cuando se inicia una sesión de sala de grupo de trabajo. Los permisos se restauran a su estado anterior cuando concluye una sala de grupo de trabajo y todos se unen en la sala de reuniones principal.

Los anfitriones pueden cambiar estos derechos mejorados antes o en el transcurso de una sesión de grupo de trabajo. En el segundo caso, para otorgar derechos mejorados, traslade el participante a la reunión principal, otorgue los derechos y coloque el participante en su sala de grupo de trabajo. El área Anfitrión y presentador se conserva después de que se inicie una sala de grupo de trabajo. Los anfitriones pueden seguir utilizando los pods que movieron al área Anfitrión y presentador.

Para otorgar derechos de participante mejorados en una sesión de grupo de trabajo, siga estos pasos.

Inicio de una sesión de grupo de trabajo

En las salas de grupo de trabajo, los asistentes reciben automáticamente la función de presentador. Los asistentes pueden compartir el audio, compartir contenido en el pod Compartir, modificar pizarras y añadir texto al pod de notas. Cuando se devuelve a los asistentes a la sala principal, vuelven a la función que tenían asignada.

Cambiar el nombre de una sala de grupo de trabajo

Visita de las salas de grupo de trabajo

Mientras se están usando las salas de grupo de trabajo, los anfitriones pueden visitar las diferentes salas, incluida la principal.

Envío de un mensaje a todos los asistentes de las salas de grupo de trabajo

Los anfitriones pueden enviar mensajes a todas las salas de grupo de trabajo. Esta función puede resultar útil si ha observado que en dos o más salas se ha planteado una pregunta similar. Se aconseja enviar a los asistentes un mensaje de advertencia unos minutos antes de finalizar las sesiones de grupos de trabajo y devolverlos a la sala principal. Este mecanismo permite a los asistentes finalizar sus conversaciones y terminar de cargar los archivos o trabajar en la pizarra antes de que finalice la sesión de grupo de trabajo.

Notificación del estado de los asistentes en las salas de grupo de trabajo

Independientemente de si el anfitrión está presente o no, utilice las opciones de la vista de estado del pod de asistentes. Por ejemplo, haga una pregunta y pida a los asistentes que respondan mediante las opciones de estado Aceptar o Rechazar.

Para obtener más información, consulte Comunicación con asistentes a formaciones o reuniones.

Los anfitriones de la sala de reuniones principal pueden ver los cambios de estado de cualquier usuario de una sala de grupo.

Realización de encuestas en salas de grupo de trabajo

Para realizar encuestas independientes para cada sala de grupo de trabajo, los anfitriones se sitúan en la sala y abren un pod de encuesta.

Para obtener información general sobre la realización de encuestas, consulte Encuestar a los asistentes.

Preguntas y respuestas en las salas de grupo de trabajo

Los asistentes de las salas de grupo de trabajo pueden hacer preguntas en cualquier momento, independientemente de si el anfitrión se encuentra en la sala o no.

• Para hacer una pregunta verbalmente a un anfitrión en la misma sala de grupo de trabajo, utilice el audio suministrado (VoIP o telefonía).
• Para escribir una pregunta para los anfitriones de la misma sala de grupo de trabajo, utilice el menú del pod de chat para enviar un mensaje al anfitrión. A continuación, el anfitrión puede responder solo al asistente o a todos los usuarios en el pod de chat.
• Para hacer una pregunta a todos los anfitriones de la reunión, escriba en el cuadro Enviar un mensaje a los anfitriones y, a continuación, haga clic en el botón Enviar . La pregunta se muestra a todos los anfitriones de la reunión en un cuadro de mensaje pequeño con el nombre del asistente. Los anfitriones pueden responder con el pod de chat, accediendo a la sala de grupo de trabajo del asistente.

chat en las salas de grupo de trabajo

Si el pod de chat está disponible en la sala de grupo de trabajo, utilice el chat para comunicarse con otros usuarios de su sala. No se puede usar el chat con los asistentes de las demás salas de grupo de trabajo.

Para obtener información general sobre el uso del pod de chat, consulte Chat en reuniones.

Finalización de una sesión de grupo de trabajo

Únicamente los anfitriones pueden finalizar una sesión de grupo de trabajo. Cuando se cierran las salas de grupo de trabajo, se devuelve a todos los asistentes a la sala de reuniones principal.

Uso compartido del contenido de una sala de grupo de trabajo en la sala principal

Después de finalizar una sesión de grupo de trabajo, los anfitriones pueden compartir el contenido de una sala de grupo de trabajo con todos los participantes en la sala principal.

Reapertura de las salas de grupo de trabajo cerradas

Una vez que ha finalizado una sesión de grupo de trabajo, puede devolver otra vez a los asistentes a las salas de grupo de trabajo. La configuración de las salas y los usuarios asignados se mantiene para toda la reunión.

Quitar salas de grupo de trabajo

• Para quitar todas las salas, elija Quitar todas las salas en el menú de opciones  de la esquina superior derecha. Para almacenar contenido del pod, seleccione Guardar información del pod para referencia futura e introduzca un nombre de sesión. (Puede acceder a los pods guardados en Pods de grupo de trabajo).
• Para eliminar una sala de grupo de trabajo, incluidos todos sus pods y su contenido, haga clic en el botón X situado a la derecha del nombre de la sala. La numeración de las salas siguientes se ajusta para asegurar la continuidad.