Dieser Artikel enthält Informationen zur Vorabversion. Veröffentlichungsdaten, Funktionen und andere Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
Die neue Version dieses Erlebnisses enthält die am häufigsten verwendeten Funktionen, entspricht aber noch nicht der vollständigen Funktionalität der klassischen Version. Auf der Seite Unterstützte Elemente findest du eine Liste der derzeit verfügbaren Funktionen und der Funktionen, die noch in der Entwicklung sind. Zusätzliche Funktionen werden in zukünftigen Versionen hinzugefügt.
Übersicht über den Massenversand
Die Massenversand-Funktion (SiB, Send in Bulk) ermöglicht die Erstellung einer einmaligen „übergeordneten“ Vorlage für eine Vereinbarung und die Bereitstellung einer Liste von Empfangenden. Beim Senden der Transaktion Massenversand wird für jeden Datensatz einer empfangenden Partei eine „untergeordnete“ Vereinbarung generiert. Es können bis zu 1.000 untergeordnete Transaktionen durchgeführt werden und alle untergeordneten Vereinbarungen sind separate Vereinbarungen im Hinblick auf die anderen generierten Vereinbarungen.
Da die untergeordneten Vereinbarungen jedoch alle auf Basis derselben übergeordneten Vorlage erstellt werden, können Benutzende die übergeordnete Transaktion Massenversand auf der Seite Verwalten einsehen und den Gesamtstatus der untergeordneten Vereinbarungen überprüfen.
Es gibt zwei Methoden, um die Liste mit den Datensätzen der empfangenden Parteien hinzuzufügen und die Vorlage zu konfigurieren:
- Manuelle Konfiguration: In diesem Anwendungsfall gibt der Absendende die E-Mail-Adressen des Benutzenden manuell ein (oder fügt sie ein) und wählt die Vorlagenoptionen auf der Benutzeroberfläche aus.
- Bei dieser Option wird die Anzahl der Empfangenden auf eine externe empfangende Partei pro untergeordneter Vereinbarung beschränkt.
- Die sendende Partei kann als optionale Empfangspartei hinzugefügt werden, nachdem die externe empfangende Partei signiert hat.
- Hochladen einer CSV-Datei (Comma Separated Value): Die CSV-Datei ist eine Tabelle, in der jede Zeile ein Datensatz für eine empfangende Partei ist und die verschiedenen Spalten die Eigenschaften der Vereinbarung definieren, die jeweils für die Empfangenden der Vereinbarung personalisiert werden können. Dadurch hat die sendende Partei viel mehr Kontrolle darüber, wie die Vereinbarung für die Empfangenden angepasst werden kann. Die Vorteile der CSV-Datei-Methode sind:
- Du kannst mehrere Empfangende haben. (Bis zu 100 pro Vereinbarung)
- Personalisierung je nach empfangender Person:
- Name des Empfängers
- Rolle
- Authentifizierungsmethode
- Private Nachricht für die empfangende Person
- Anpassungen auf Vereinbarungsebene:
- Vereinbarungsname
- Lokalisierung
- Globale Vereinbarungsnachricht
- Ablauffrist
- Signaturfluss
- Selbstdefinierte Zusammenführungsfelder, bei denen die CSV einen Wert in ein Feld in der Vereinbarung einfügt, sodass spezifische Details für die empfangende Person zur Vereinbarung hinzugefügt werden können, z. B. eine Postadresse, eine Liste der Waren oder Dienstleistungen, Preise und Rabatte.
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Manuelle Benutzereingabe wird unterstützt; CSV-Import wird nicht unterstützt
- Acrobat Sign Solutions: Manuelle Eingabe wird unterstützt; CSV-Import wird unterstützt
- Acrobat Sign for Government: Manuelle Eingabe wird unterstützt; CSV-Import wird unterstützt
Die Funktionen und der Prozess für den Massenversand sind über mehrere Schnittstellen verfügbar, und deine Erfahrung hängt von dem von dir erworbenen Service ab.
Konfigurationsumfang:
- Für die Stufen Acrobat Pro und Acrobat Standard ist Massenversand in Bezug auf Zugriff und verfügbare Funktionen nicht konfigurierbar. Alle Konten haben Zugriff auf eine manuell konfigurierte Version, die:
- Bis zu 50 untergeordnete Vereinbarungen zulässt.
- Das Festlegen von Erinnerungen wird ermöglicht.
- Ein Kennwort zum Schutz der Ansicht der abgeschlossenen Vereinbarung konfiguriert.
- Für Acrobat Sign Solutions und Acrobat Sign for Government
Berichterstattung für den Massenversand
Es gibt mehrere Optionen zum Generieren von Berichtsdaten für die zu einem Massenversand gehörigen Vereinbarungen. Welche Option verwendet wird, hängt von der Art der Informationen ab, die du erfassen möchtest.
Alle explizit an das übergeordnete Objekt des Massenversands gebundenen Berichte können über die Seite Verwalten aufgerufen werden, indem du den Filter Massensendungen auswählst und dann die übergeordnete Massenversand-Vorlage öffnest, die du überprüfen möchtest.
Wenn du nur die Basisabschlussrate überprüfen oder gezielt nach einer einzelnen Vereinbarung suchen möchtest, nutze die Tabelle mit der Vereinbarungsübersicht in der Aktionsliste.
Eine druckbare Tabelle aller untergeordneten Vereinbarungen kann mit der Aktion Aktivitätsbericht anzeigen generiert werden.
Eine auf einer CSV-Datei basierende Definition der Vereinbarung zusammen mit der vollständigen Eingabe auf Feldebene pro Empfangspartei ist über die Aktion Formularfelddaten herunterladen verfügbar.
In der Standardberichtsumgebung können druckbare Diagramme und Grafiken erstellt werden. Dort werden auch Daten auf Feldebene im CSV-Format bereitgestellt.
Die übergeordnete Vorlage enthält eine Übersichtstabelle in der Liste der Aktionen für alle untergeordneten Vereinbarungen. Die Tabelle gibt die Anzahl der Vereinbarungen mit jedem Status an.
Wenn du in die Übersichtstabelle klickst, wird eine sortierbare Ansicht der einzelnen untergeordneten Vereinbarungen geöffnet. Die Datensätze in der Übersichtstabelle sind aktive Verknüpfungen zu den Vereinbarungen, sodass einzelne Vereinbarungen nach Bedarf einfach bearbeitet werden können.
Die Option Aktivitätsbericht anzeigen in der Liste Aktionen bietet einen Bericht zur Dokumentausführung. Dieser Bericht enthält eine detailliertere (und druckbare) Zusammenfassung der untergeordneten Vereinbarungen nach Status.
Mit der Aktion Formularfelddaten herunterladen werden die Felddaten für alle untergeordneten Vereinbarungen heruntergeladen, die mit der übergeordneten Vorlage erstellt wurden.
Jede Zeile der CSV-Datei stellt einen Vereinbarungsdatensatz dar. Der Datensatz bietet folgende Informationen:
- Zuerst werden die Informationen zur Empfangspartei aufgeführt:
- Name der Empfangspartei (wird erfasst, wenn die Signatur angewendet wird)
- Empfänger-E-Mails
- Empfängerrolle
- Authentifizierungsmethode und -wert der Empfangspartei
- Persönliche Nachricht für Empfangspartei
- Auf die Informationen zur Empfangspartei folgen die Informationen zur Vereinbarung:
- E-Mail-Adressen der auf CC gesetzten Parteien
- Gebietsschema
- Erinnerungsinformationen
- Ablaufinformationen
- Vereinbarungsname
- Globale Vereinbarungsnachricht
- Reihenfolge der Signaturen
- Nach den Vereinbarungsfeldern werden die selbstdefinierten Felddaten aufgeführt. Dazu gehören alle Felder, die in der Dokumentvorlage enthalten sind oder in den Dokumenten erstellt wurden.
- Selbstdefinierte Felder werden alphabetisch nach ihrem Feldnamen aufgelistet.
- Die Vereinbarungs-ID ist das letzte Feld.
Standardberichte zu Vereinbarungen erfassen die untergeordneten Vereinbarungen, behandeln diese allerdings lediglich als normale Vereinbarungen. Umfassendere Beziehungen dahingehend, dass einige Vereinbarungen mit einer übergeordneten Vereinbarungsvorlage verknüpft sind, werden nicht erfasst.
Mit dem Namensfilter kannst du Berichte auf der Grundlage dieses Werts generieren, wenn du in deinen Massenversand-Kampagnen eindeutige Namenskonventionen verwendest.
Wenn du den Massenversand stark nutzt, empfiehlt es sich unter Umständen, eine Gruppe explizit für diesen Zweck zu erstellen. Dies ermöglicht eine genauere Abstimmung des Empfangendenerlebnisses sowie eine Berichterstellung mit auf Gruppenbasis gefilterten Vereinbarungen.
Beim erstmaligen Hochladen einer CSV-Datei zum Importieren der Empfangenden lösen alle Formatierungsfehler von Elementen, die von Acrobat Sign verwaltet werden, auf der Vorlagenkonfigurationsseite einen Fehler-Link aus.
Wähle den Fehler-Link aus, um die Fehlerliste anhand der Zeilennummer der CSV-Datei anzuzeigen:
Alle CSV-Formatierungsfehler müssen korrigiert werden, bevor die Transaktion Massenversand gesendet und die Generierung untergeordneter Vereinbarungen gestartet werden kann.
Einige Fehler werden während des CSV-Uploads nicht als Probleme erkannt, aber während der Generierung der untergeordneten Vereinbarungen. Dazu gehört z. B. das Zuweisen einer Rolle oder Authentifizierungsmethode zu einer Empfängerin oder einem Empfänger, die bzw. der mit den Gruppeneinstellungen in Konflikt steht. Diese Laufzeitfehler werden in einem Fehlerbericht protokolliert, den du von der Seite Verwalten herunterladen kannst, indem du die Aktion Fehlerbericht herunterladen für die übergeordnete Vorlage auswählst:
Vom System wird dem Fehlerprotokoll eine Zeile mit den Zeileninformationen von Empfangenden hinzugefügt, wenn Fehler erkannt werden.
Die Verarbeitung der CSV-Datei wird fortgesetzt. Dabei wird eine untergeordnete Vereinbarung für jede Zeile der CSV-Datei generiert, die keinen Fehler auslöst.
Empfangenden, die im Fehlerbericht identifiziert wurden, muss die Vereinbarung in einer neuen Transaktion erneut zugestellt werden.
Absendende erhalten keinen offenkundigen Warnhinweis für Laufzeitfehler.
Absendende sollten immer den herunterladbaren Bericht für die übergeordnete Vorlage prüfen, sobald die Generierung der untergeordneten Vereinbarungen abgeschlossen ist.
Herunterladen untergeordneter Vereinbarungen von der Seite Verwalten (nur Acrobat Sign Solutions)
Du kannst direkt von der Seite Verwalten alle abgeschlossenen untergeordneten Vereinbarungen aus einer Massenversand-Transaktion herunterladen. Auf diese Weise kannst du in einer einzelnen ZIP-Datei auf finalisierte Vereinbarungen zugreifen.
- Jede Download-Anforderung unterstützt bis zu 100 MB an Daten.
- Wenn der totale angeforderte Datensatz 100 MB Daten überschreitet, ist die Aktion Abgeschlossene Vereinbarungen herunterladen nicht verfügbar.
- Es sind nur Vereinbarungen enthalten, die als Abgeschlossen gekennzeichnet sind. Vereinbarungen, die in Bearbeitung oder abgelaufen sind, abgebrochen oder abgelehnt wurden, sind ausgeschlossen.
- Bei Bedarf kannst du erneut versuchen, Vereinbarungen herunterzuladen, um zu gewährleisten, dass alle abgeschlossenen Vereinbarungen enthalten sind.
Herunterladen abgeschlossener Vereinbarungen
- Navigiere zur Seite Verwalten.
- Wähle die Transaktion Massenversand aus, um die Leiste Aktionen zu öffnen.
- Wähle die Aktion Abgeschlossene Vereinbarungen herunterladen aus.
- Vom System wird eine ZIP-Datei generiert, die nur Vereinbarungen mit dem Status Abgeschlossen enthält.
- Sobald der Download bereit ist, speichere die ZIP-Datei auf deinem lokalen System.
- Du kannst den Bildschirm verlassen und andere Sachen machen, sobald der Download losgeht. Der Download-Manager deines Browsers meldet dir, wenn die Datei auf deinem Computer angekommen ist.
- Für die heruntergeladenen Vereinbarungen gibt es derzeit keine Berichte. Wenn du erfährst, dass einige Vereinbarungen nicht heruntergeladen wurden, starte den Download erneut.
Konfigurationsüberlegungen in Bezug auf Datennutzungsrechte (nur Acrobat Sign Solutions)
Der Massenversand verfügt über eine Eigenschaft namens „Sammeln“, mit der bestimmt wird, wie viele Benachrichtigungen Sendende in Bezug auf die Anzahl der untergeordneten Vereinbarungen erhalten, die durch die SiB-Vorlage erstellt werden. Der Standardwert lautet drei, d. h. Sendende werden nur benachrichtigt, wenn drei oder weniger untergeordnete Vereinbarungen generiert werden. Die Sammel-Einstellung ist für Kundschaft nicht sichtbar und kann nur vom Acrobat Sign-Supportteam geändert werden.
Mit den Datennutzungsrechten wird festgelegt, wie schnell eine Vereinbarung aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird, nachdem sie einen endgültigen Status erreicht hat (Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgelaufen).
Kundschaft, die mit abgeschlossenen Vereinbarungen interagieren muss, die per Massenversand versendet werden, möchte den Sammelwert möglicherweise ausweiten (womöglich auf einen „unbegrenzten“ Wert). Dadurch soll gewährleistet werden, dass sie die „Abgeschlossen“-Benachrichtigungen von untergeordneten Vereinbarungen erhält, bevor diese aufgrund der Datennutzungsrechte automatisch vom System gelöscht werden.
Dateidetails
- Der Name der ZIP-Datei basiert auf dem Namen der Massenversand-Transaktion, wobei am Ende eine Transaktionsnummer angehängt wird.
- Jede abgeschlossene Vereinbarung innerhalb der ZIP-Datei wird nach ihrer Transaktions-ID benannt.
- In den Downloads, die auf der Seite Verwalten ausgelöst werden, sind keine Audit-Berichte enthalten. Sie können jedoch beim Herunterladen über die API einbezogen werden.
Best Practices
Verwende bewährte Vorlagen für deine Basisdokumente. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn du mehrere Empfangende hast. Einige Testrunden in der Praxis, um sicherzustellen, dass die Felder ordnungsgemäß zugewiesen sind und der richtige Inhalt mit sinnvollen Validierungen erfasst wird, nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als Hunderte von Einzelvereinbarungen zu stornieren.
Verwende beim Erstellen deiner Vorlagen aussagekräftige Feldnamen, damit deine Berichte aussagekräftige Spaltenüberschriften enthalten.
Es könnte ratsam sein, zu untersuchen, ob alle Aktivitäten nach Abschluss der Vereinbarung mit der Power Automate-Integration automatisiert werden sollten. So könnte sowohl die manuelle Arbeit der Benutzenden reduziert als auch Lücken geschlossen werden, bei denen eine Vereinbarung aufgrund von Datennutzungsrechten verloren gehen könnte.
Wissenswertes
- Die neue Massenversand-Oberfläche befindet sich noch in der Entwicklung und in zukünftigen Versionen werden weitere Optionen erwartet (z. B. zusätzliche Authentifizierungsmethoden sowie in der Vereinbarung definierte CC-Parteien und Erinnerungen).
- Die Option Sendende Partei signiert zuerst aus der klassischen Version der Funktion Massenversand ist derzeit nicht in der neuen Version enthalten, wird aber in einer zukünftigen Version für den manuellen Prozess erwartet. Kundinnen und Kunden, die die CSV-Upload-Methode verwenden, müssen die sendende Person in jedem Datensatz, bei dem die sendende Person signieren muss, als Empfangspartei zur CSV-Datei hinzufügen.
- Wenn du die Gruppenauswahl änderst, wird das Logo auf der Seite der sendenden Partei nicht geändert. Nachfolgende E-Mails und Signiererlebnisse verwenden allerdings das richtige Logo für die Gruppe, von der die Vereinbarung gesendet wird.
- Das Abbrechen aller untergeordneten Vereinbarungen einer Massenversand-Transaktion auf Ebene der (übergeordneten) Vorlage ist nur möglich, wenn keine untergeordneten Vereinbarungen signiert wurden. Wenn untergeordnete Vereinbarungen signiert werden, wird die Aktion Abbrechen aus der Oberfläche der Vorlage entfernt und vorhandene Vereinbarungen müssen auf Vereinbarungsebene abgebrochen werden.
- Die CSV-Datei-Option verfügt über viele optionale Felder, es ist jedoch nur eine E-Mail-Adresse erforderlich. Wenn du dich mit dem CSV-Prozess vertraut machst, werden die erweiterten Feldoptionen (z. B. Zusammenführungsfelder) weniger abschreckend, und du lernst die interessanteren Möglichkeiten kennen, die das CSV-Verfahren bietet.
