Adobe Acrobat Sign voor Self Sign: gebruikershandleiding

Self Sign is een Acrobat Sign voor Salesforce-component waarmee gebruikers van het community-portaal zelfbedieningsovereenkomsten kunnen ondertekenen. U kunt Self Sign toevoegen aan elk Salesforce Experience Cloud-portaal, zoals een klant, partner, werknemer en meer, zodat gebruikers hun overeenkomsten rechtstreeks vanuit het portaal kunnen initiëren en ondertekenen.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: Self Sign-gebruikershandleiding bevat instructies over het configureren van Acrobat Sign voor Salesforce om zelfondertekenende overeenkomstsjablonen te genereren. Om gebruikers van het community-portaal in staat te stellen overeenkomsten op het community-portaal te ontvangen en te ondertekenen moet u de volgende stappen uitvoeren:

• Vereisten verifiëren
• Chatter inschakelen
• Digitale ervaringen inschakelen
• Twee door CSP vertrouwde sites activeren
• Schakel de machtiging Adobe Acrobat Sign-communitygebruiker in voor alle communitygebruikers
• Maak een Gebruiker van communityportaal
• Maak een account, contactpersoon en gebruiker voor de community
• Configureer SFDC-communitypagina
  • Start een nieuwe digitale ervaring
  • Configureer de werkruimte Digitale ervaringen om gebruikers in te schakelen
  • Het portaal publiceren
  • Stel de zichtbaarheid van het contactprofiel in op Openbaar
  • Adobe Self Service Sign-component toevoegen aan de werkruimte voor Digitale ervaringen
• Instelling Verzenden als andere gebruikers toestaan inschakelen
• Community Portal gebruiken voor het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten

• U moet ervoor kiezen om sjabloonvoorbeeld voor overeenkomsten te genereren tijdens de installatie door het selecteren van Sjabloonvoorbeeld voor overeenkomsten genereren bij het koppelen van Salesforce aan Acrobat Sign.
  

• Als de sjablonen niet zijn gegenereerd tijdens de installatie, of als u een upgrade hebt uitgevoerd van een oudere versie naar pakket V 19, moet u de sjablonen genereren met behulp van de onderstaande stappen:
  1. Ga naar het tabblad Adobe Acrobat Sign beheerder.
  2. Selecteer in de lijst met bronnen in het rechterpaneel Sjabloonvoorbeeld Self Sign-overeenkomst genereren.
  3. Controleer het volgende op de conceptpagina Test community-overeenkomst die wordt geopend:
     • Het tabblad Types overeenkomstenis van het NDA-type.
     • Het tabblad Overeenkomstsjablonen is van het sjabloontype Test communityovereenkomst.

Chatter inschakelen (alleen voor pakket V 18-21)

Als u Acrobat Sign voor Salesforce V22 of ouder gebruikt, moet u Chatter inschakelen in uw SFDC-organisatie. Dat doet u als volgt:

1. Navigeer naar Instellingen > Platformtools > Functie-instellingen > Chatter > Chatter-instellingen.
2. Selecteer Bewerken.
3. Schakel het selectievakje Inschakelen in.
4. Selecteer Opslaan.

Digitale ervaringen inschakelen

Digitale ervaringen inschakelen:

1. Navigeer naar Instellingen >  Platformtools > Functie-instellingen > Digitale ervaringen > Instellingen.
2. Selecteer het selectievakje Digitale ervaringen inschakelen.
3. Geef een domeinnaam op voor uw Digitale ervaringen. U kunt de domeinwaarden van uw account gebruiken als uw account een vastgesteld domein heeft.
4. Selecteer Opslaan. Dit toont een waarschuwing in een dialoogvenster dat uw domein niet kan worden veranderd zodra het is ingesteld.
5. Selecteer OK.

Twee door CSP vertrouwde sites activeren

U moet twee CSP's (Content Security Policy) Vertrouwde sites configureren om de basis-URL's voor uw Adobe Acrobat Sign-account toe te staan. Dat doet u als volgt:

De machtigingenset Adobe Acrobat Sign-communitygebruiker inschakelen voor alle communitygebruikers

U moet de communitygebruikers inschakelen met de machtigingenset Adobe Acrobat Sign-communitygebruiker om hen in staat te stellen de portal te gebruiken. Dat doet u als volgt:

Opmerking: U kunt de communityportal samenstellen zonder de machtigingenset voor Adobe Acrobat Sign-communitygebruikers in te schakelen.

Maak een Gebruiker van communityportaal

Het gebruikersprofiel voor de community klonen

Als u uw gebruikersprofielen wilt configureren om het Adobe Acrobat Sign-selfserviceportaal te gebruiken, moet u een van de standaardprofielen klonen en bewerken. Dat doet u als volgt:

Een account, contactpersoon en gebruiker maken voor Community

U moet een Account, een Contact en een Gebruiker voor de Community maken. 

Een accounteigenaar moet worden gekoppeld aan een rol om portalgebruikers in te schakelen. Als u een rol aan uw Salesforce-gebruiker wilt koppelen, gaat u naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers. Selecteer vervolgens in de lijst met gebruikers Bewerken voor een gebruiker en open vervolgens op de pagina die wordt geopend, het vervolgkeuzemenu Rol > selecteer een rol > selecteer Opslaan.

Account maken:

Een contactpersoon maken:

Configureer SFDC-communitypagina

Start een nieuwe digitale ervaring

Configureer de werkruimte Digitale ervaringen om gebruikers in te schakelen

De portal publiceren

De Adobe Self Service Sign-component toevoegen aan de Werkruimte voor digitale ervaringen

Instelling Verzenden als andere gebruikers toestaan inschakelen

U kunt de instelling Verzenden namens anderen toestaan inschakelen voor gebruikers die geen Adobe Acrobat Sign-licentie hebben.Met deze instelling kan een communitygebruiker een overeenkomst genereren met de licentie van een andere gebruiker.

Als u deze instelling wilt uitvoeren, moet u de volgende configuratiestappen uitvoeren:

Stap 1: schakel de functie Verzenden namens anderen toestaan in de aangepaste instellingen in met behulp van de onderstaande stappen:

Stap 2: schakel de functie Verzenden namens anderen toestaan in voor de gelicentieerde gebruiker:

Stap 3: overeenkomstsjabloon configureren met beheerder-gebruikers-ID

Bij elke overeenkomst kan aan slechts één gebruiker worden toegestaan om overeenkomsten uit zijn of haar naam te laten verzenden. De gekozen gebruiker moet overeenkomsten kunnen verzenden via Adobe Acrobat Sign, maar er zijn geen andere beperkingen.

U moet de overeenkomstsjabloon configureren met de Salesforce-ID van een communitygebruiker met een Adobe Acrobat Sign-licentie. Dat doet u als volgt:

Stap 4: Profielzichtbaarheid van contactpersoon instellen op Openbaar

U moet de e-mailinstelling van de communitygebruiker instellen om het profiel openbaar te maken. Dat doet u als volgt:

De communityportal gebruiken voor het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten

U kunt een van de twee onderstaande methoden gebruiken om overeenkomsten aan gebruikers te leveren in de communityportal:

• Direct verzenden: als u een overeenkomst verzendt naar een Salesforce-contactpersoon, worden de overeenkomsten voor deze gebruiker weergegeven in zijn of haar persoonlijke portalweergave.
  
• Accountsjabloon: wanneer u handtekeningen van een account moet krijgen, kunt u een sjabloon maken en die sjabloon vervolgens beschikbaar maken voor de gebruikers. Vanuit het gebruikersperspectief is er geen verschil tussen beide methoden, maar met de laatste methode wordt alleen een nieuwe overeenkomst gegenereerd wanneer de gebruiker op de knop Ondertekenen/Goedkeuren klikt. Bekijk de sectie Overeenkomstsjabloon voor meer informatie.

Vereisten

• Om overeenkomsten op een van de twee bovenstaande methoden te verzenden doet u het volgende:
  
  • De portal configureren
    • De portal moet actief zijn
    • De portal moet het juiste profiel toestaan, zodat de gebruiker toegang krijgt
    • De Adobe Acrobat Sign-component moet geïnstalleerd zijn
  • Gebruikers voor de community configureren
    • Ingeschakeld in de community
    • Geconfigureerd met de juiste gebruikerslicentie en het juiste profiel
• Om een overeenkomst rechtstreeks naar een gebruiker te verzenden moet de Ontvanger een contactpersoon zijn. Als u een e-mailwaarde gebruikt, wordt de overeenkomst niet in de portal geladen.
  

Een sjabloon op accountniveau moet aan de volgende vereisten voldoen:

• Gemaakt met een Overeenkomstsjabloon die is gekoppeld aan een Overeenkomsttype.
• Is van een Hoofdobjecttype dat is ingesteld op Contactpersoon.
• Bevat een bijgevoegd bestand.
  
• Verzenden namens kan geconfigureerd zijn.

De weergave Communitygebruikers

Als de gebruikers en de portal op de juiste manier zijn geconfigureerd, worden de overeenkomsten die naar de contactpersoon zijn verzonden, automatisch in de portal geïmporteerd, zodat gebruikers deze kunnen bekijken en ondertekenen wanneer het ze uitkomt.

De overeenkomsten die wachten op ondertekening door de gebruiker staan bovenaan. De knop rechts van de overeenkomstnaam geeft aan of de overeenkomst moet worden ondertekend of goedgekeurd.

Wanneer een gebruiker een overeenkomst ondertekent of goedkeurt, wordt dit bovenaan het deelvenster van de component via een bericht getoond

Direct onder de overeenkomsten die nog moeten worden ondertekend, staan de overeenkomsten die eerder door de gebruiker zijn ondertekend, maar die wachten tot de andere ontvangers hun handelingen voltooien.

Onderaan het deelvenster van de component staan de voltooide overeenkomsten. Hier vindt u ook het e-mailadres van de ondertekenaar/fiatteur en de uitvoeringsdatum.

Overeenkomstsjabloon

Een overeenkomstsjabloon kan worden ingevoegd in de communityportal via het deelvenster van de community voor onderdeelbeheer.

Nadat de sjabloon is toegevoegd kan deze worden bekeken in de sectie Wachtend op u. Deze ziet er net zo uit als een overeenkomst die rechtstreeks naar de gebruiker is verzonden.

Het verschil is dat de sjabloon bij het klikken op de knop Verzenden/Goedkeuren wordt geactiveerd om een nieuwe overeenkomst te genereren en deze vervolgens te hosten binnen de portal. Op deze manier wordt de lijst met overeenkomsten pas gevuld met potentiële overeenkomsten wanneer de gebruiker het ondertekeningsproces start.

U kunt slechts één sjabloon tegelijkertijd gebruiken, en die sjabloon is onderhevig aan de andere instellingen op het beheerdeelvenster (hieronder beschreven).

Omvang van de overeenkomst

Het overeenkomstbereik bepaalt wie de sjabloon kan activeren met betrekking tot het volume:

• Wanneer het bereik is ingesteld op gebruiker, is de sjabloon beschikbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot de portal. Iedere gebruiker kan zijn of haar eigen kopie van de overeenkomst ondertekenen. Als Gebruiker is geselecteerd, is elke ondertekende kopie van de sjabloon zichtbaar in de portal onder het gedeelte Voltooide overeenkomsten.
• Met de optie Account kan slechts één gebruiker zich aanmelden (dit is de eerste gebruiker die op de knop klikt en de overeenkomst genereert). Nadat de eerste ondertekenaar de overeenkomst heeft voltooid, wordt de koppeling verwijderd uit de weergave van alle andere gebruikers.

Deadline voor ondertekening

Wanneer een deadline voor ondertekening is opgegeven in het beheerdeelvenster van de component, moeten overeenkomsten op of voor die datum zijn ondertekend. De deadline wordt duidelijk aangegeven onder de naam van de overeenkomst.

Wanneer deze datum is gepasseerd, wordt de knop Ondertekenen verwijderd en wordt de deadline in het rood weergegeven.

Aantal dagen tot verlenging

De waarde voor Aantal dagen tot verlenging is niet expliciet zichtbaar voor de klant, maar zorgt er wel voor dat de koppeling van de sjabloon weer beschikbaar wordt nadat het ingestelde aantal dagen is verstreken.

Bij de waarde 360 wordt bijvoorbeeld de koppeling van de overeenkomstsjabloon precies 360 dagen nadat de sjabloon is ondertekend, weer zichtbaar.

Titel en logo van koptekst

De titel van de koptekst is een open tekstveld dat kan worden gewijzigd in elke waarde.

Het logo van de koptekst biedt een aan/uit-optie waarmee het Adobe Acrobat Sign-logo wordt weergegeven of verborgen.