De functie Zelfondertekening in Adobe Acrobat Sign voor Salesforce stelt gebruikers in de communityportal in staat zelfbedieningsovereenkomsten te ondertekenen. U kunt Zelfondertekening toevoegen aan elk Salesforce Experience Cloud-portal, zoals een klant, partner, werknemer en meer, zodat gebruikers hun overeenkomsten rechtstreeks vanuit het portaal kunnen initiëren en ondertekenen.
De functie Zelfondertekening is beschikbaar voor toegang vanaf de volgende portalen van een paar verschillende versies van de Salesforce-communitycloud:
Om gebruikers in staat te stellen overeenkomsten in de communityportal te ontvangen en te ondertekenen moet u de volgende stappen uitvoeren:
Opmerking: idealiter moet u de optie Sjabloonvoorbeeld voor overeenkomsten genereren selecteren terwijl u uw Acrobat Sign-account aan Salesforce koppelt.
Als u commerciële cloud gebruikt en Acrobat Sign voor Salesforce V22 of ouder gebruikt, moet u Chatter inschakelen in uw SFDC-organisatie.
Gebruikers van Acrobat Sign Government Cloud hoeven Chatter niet in te schakelen.
U moet twee vertrouwde CSP-sites (Content Security Policy) configureren om de basis-URL's voor uw Adobe Acrobat Sign-account toe te staan. Dat doet u als volgt:
De waarde van uw Acrobat Sign-accountshard wordt als volgt weergegeven:
Kijk hoe u de accountomgeving van Adobe Acrobat Sign kunt identificeren.
Gebruik de zoekbalk van de configuratiepagina, zoek naar 'Vertrouwde sites' en selecteer vervolgens in de zoekresultaten Door CSP vertrouwde sites. Selecteer op de pagina die wordt geopend Nieuwe vertrouwde site.
Ga naar Instellen > Instellingen > Beveiliging > Door CSP vertrouwde sites en selecteer Nieuwe vertrouwde site.
Op de nieuwe pagina Site Definition (Sitedefinitie) die wordt geopend, vult u de vereiste velden als volgt in:
U moet de communitygebruikers inschakelen met de machtigingenset Adobe Acrobat Sign-communitygebruiker om hen in staat te stellen de portal te gebruiken. Dat doet u als volgt:
Opmerking: U kunt de communityportal samenstellen zonder de machtigingenset voor Adobe Acrobat Sign-communitygebruikers in te schakelen.
Op de pagina 'Selecteer een vervaldatum...' die wordt geopend, kunt u indien nodig een vervaldatum selecteren voor de toegewezen gebruikers. Als u klaar bent, selecteert u Toewijzen.
Als u uw gebruikersprofielen wilt configureren om het Adobe Acrobat Sign-selfserviceportaal te gebruiken, moet u een van de standaardprofielen klonen en bewerken. Dat doet u als volgt:
Ga naar Instellen > Beheren > Gebruikers > Profielen.
Voor elk van de standaard klantprofielen selecteert u Klonen.
Er zijn vier Customer Community-profielen en u kunt ze allemaal gebruiken om een gebruikersprofiel te klonen en te maken. Houd rekening met het type van de Gebruikerslicentie van het profiel dat u kloont.
Geef een intuïtieve naam op voor uw gekloonde profiel en selecteer Opslaan.
Selecteer op de gekloonde profielpagina die wordt geopend, de optie Bewerken.
Scrol op de pagina Aangepast bewerken omlaag naar de Machtigingen voor aangepaste objecten en schakel alle Adobe Acrobat Sign-objecten in. U kunt het selectievakje Alles weergeven inschakelen of alleen de vereiste machtigingen voor extra beveiliging selecteren.
Aanvullende toegang tot records van aangepaste objecten kan worden verleend op basis van gebruikerslicenties.Gebruikers met Customer Community-licenties kunnen bijvoorbeeld toegang krijgen via gebruikersprofielen, terwijl gebruikers met Customer Community Plus-licenties toegang kunnen krijgen via regels voor delen.
U moet een account en een contactpersoon voor de community maken.
Een accounteigenaar moet worden gekoppeld aan een rol om portalgebruikers in te schakelen. Als u een rol aan uw Salesforce-gebruiker wilt koppelen, gaat u naar Instellingen > Beheer > Gebruikers > Gebruikers. Selecteer vervolgens in de lijst met gebruikers Bewerken voor een gebruiker en open vervolgens op de pagina die wordt geopend de vervolgkeuzelijst Rol > selecteer een rol > selecteer Opslaan.
Digitale ervaringen inschakelen:
Als u de SFDC-communityportalpagina wilt configureren, moet u de volgende stappen uitvoeren:
U kunt de instelling Verzenden namens anderen toestaan inschakelen voor gebruikers die geen Adobe Acrobat Sign-licentie hebben. Met deze instelling kan een communitygebruiker een overeenkomst genereren met de licentie van een andere gebruiker.
Als u deze instelling wilt uitvoeren, moet u de volgende configuratiestappen uitvoeren:
De aangepaste objecten van ons pakket zijn standaard op 'persoonlijk' ingesteld voor externe gebruikers. Met machtigingensets voor communitygebruikers hebt u toegang tot aangepaste objecten en hun velden, maar niet tot records die door andere gebruikers zijn gemaakt (zowel intern als extern).
Binnen communityportals hebben beheerders de volgende twee opties voor het instellen van flows voor elektronisch ondertekenen:
In beide gevallen gebruiken beheerders vaak overeenkomstsjablonen waardoor communitygebruikers flows voor elektronisch ondertekenen kunnen starten of eraan kunnen deelnemen. Dit werkt alleen als communitygebruikers alleen-lezen toegang hebben tot overeenkomstsjablonen en verwante bronnen zoals samenvoegings- en gegevenstoewijzingsobjecten, die doorgaans door interne gebruikers worden gemaakt.
Het type communitygebruikerslicentie bepaalt hoe de toegang kan worden verleend:
Communitygebruikers kunnen alleen overeenkomsten maken met behulp van overeenkomstsjablonen als ze toegang hebben tot de Overeenkomstsjablonen en de bijbehorende objecten.
Gegevenstoewijzing (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)
Als Acrobat Sign Document Builder-sjablonen worden gebruikt met een overeenkomstsjabloon als bestandsbijlage, moeten de onderstaande objecten toegang krijgen tot communitygebruikers:
Sjabloon van Document Builder (adobesign__Document_Template__c)
Objectveldtoewijzing (adobesign__Object_Field_Mapping__c)
Raadpleeg de volgende onderwerpen om de communityportal te gebruiken voor het verzenden en ondertekenen van overeenkomsten:
Als u overeenkomsten wilt verzenden of ondertekenen via de communityportal, moet u ervoor zorgen dat:
Een sjabloon op accountniveau moet aan de volgende vereisten voldoen:
U kunt een van de twee onderstaande methoden gebruiken om overeenkomsten aan gebruikers te leveren in de communityportal:
Een overeenkomstsjabloon kan worden ingevoegd in de communityportal via het deelvenster van de community voor componentbeheer. Nadat de sjabloon is toegevoegd kan deze worden bekeken in de sectie Wachtend op u. Deze ziet er net zo uit als een overeenkomst die rechtstreeks naar de gebruiker is verzonden.
Het verschil is dat de knop Verzenden/goedkeuren de sjabloon activeert om een nieuwe overeenkomst te genereren op het moment dat erop wordt geklikt en vervolgens de overeenkomst binnen de portal host. Op deze manier wordt de lijst met overeenkomsten pas gevuld met potentiële overeenkomsten wanneer de gebruiker het ondertekeningsproces start.
U kunt slechts één sjabloon tegelijkertijd gebruiken, en die sjabloon is onderhevig aan de andere instellingen op het beheerdeelvenster (hieronder beschreven).
Om een overeenkomst rechtstreeks naar een gebruiker te verzenden moet de ontvanger een contactpersoon zijn. Als u een e-mailwaarde gebruikt, wordt de overeenkomst niet in de portal gemaakt.
Zodra gebruikers en de portal correct zijn ingesteld, worden de overeenkomsten die naar de contactpersoon worden verzonden, weergegeven in de portal. Gebruikers kunnen deze overeenkomsten op hun gemak openen en ondertekenen. Dit is wat gebruikers zien in de communityportal:
