Gebruikers toevoegen en beheren

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 2021-05-02

Met Adobe Sign kunnen beheerders snel en eenvoudig gebruikers toevoegen aan een account. U kunt ook verschillende niveaus voor gebruikersmachtigingen instellen, gebruikersprofielen bewerken en gebruikers in- en uitschakelen.

Opmerking:

Deze pagina beschrijft de processen voor het manipuleren van individuele gebruikers in accounts met de serviceniveaus Ondernemingen en Bedrijven.

Als u Adobe Sign voor kleine bedrijven hebt gekocht, gebruikt u de Adobe Admin Console om gebruikers en rechten te beheren
Als u beheerder op het serviceniveau Ondernemingen of Bedrijven bent en een groot aantal gebruikers wilt maken of bewerken, lees dan het artikel Gebruikers in bulk aanmaken of bijwerken

Foutbericht: U kunt dit e-mailadres niet aan uw account toevoegen

Wanneer u gebruikers toevoegt aan uw Adobe Sign-account, kan de volgende fout optreden: “U kunt het e-mailadres niet aan uw account toevoegen.”

Dit foutbericht wordt veroorzaakt door een van de volgende twee problemen met het opgegeven e-mailadres:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Klik op het pictogram Meer opties en selecteer Alle gebruikers weergeven

Zoek naar de naam of het e-mailadres van de gebruiker

De gebruikersstatus is de meest rechtse waarde in de gebruikersrecord

De status bepaalt wat de volgende stap wordt.

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld). Alleen de opties die betrekking hebben op de huidige status van de gebruiker worden weergegeven:

Inactief - Klik op de koppeling Gebruiker opnieuw activeren
- Niet-actieve gebruikers zijn expliciet door de beheerder uitgeschakeld in het systeem
Gemaakt - Klik op de koppeling Uitnodiging opnieuw verzenden om nogmaals een e-mail naar de gebruiker te sturen
- Deze gebruikers zijn formeel in het systeem aangemaakt, maar hebben hun wachtwoord nog niet ingesteld
Niet geverifieerd - Klik op de koppeling Wachtwoord opnieuw instellen om de verificatiemail nogmaals naar de gebruiker te verzenden
- Niet-geverifieerde gebruikers hebben hun e-mailadres gewijzigd, maar deze wijziging nog niet geverifieerd
In afwachting- Klik op het plusteken (+) en maak de gebruiker
- Gebruikers in afwachting zijn wel opgenomen in de overeenkomstprocessen (als ontvanger of CC-partij) maar zijn niet formeel gemaakt en beschikken ook niet over verificatiegegevens

Voor sommige accounts is beveiliging op domeinniveau ingesteld. Voor alle klanten met een sitelicentie en voor alle klanten die SAML gebruiken, dient dit type beveiliging te zijn ingesteld.

Beveiliging op domeinniveau is echter niet zichtbaar in de beheerdersinterface. Deze kan alleen worden bekeken aan de back-end door de Klantenondersteuning of het Customer Success-team.

Als de probleemgebruiker niet bij een van de statusniveaus in uw account wordt vermeld, is er vrijwel zeker sprake van een probleem op het gebied van domeinmachtiging. Neem contact op met de Klantenondersteuning of uw Customer Success-manager als u deze hebt.

Vergeet niet uw Accountbeheerder-e-mailadres toe te voegen en dat van de gebruiker die u wilt toevoegen.

Opmerking:

Het opeisen van domeineigendom is niet lastig, maar het vergt wel enige tijd. Als u denkt dat er problemen met het domein zijn of als u dergelijke problemen wilt voorkomen, dient u het opeisingsproces vroeg te beginnen.

Gebruikers aan uw account toevoegen

Volg de onderstaande stappen om een afzonderlijke gebruiker aan uw account toe te voegen:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Klik op het plusteken (+) in de rechterbovenhoek.

Bekijk het aantal actieve gebruikers in het account.

Voer het e-mailadres, de voornaam en de achternaam van de gebruiker in.

Geef, indien nodig, in de keuzelijst aan in welke Gebruikersgroep de gebruiker geplaatst moet worden.

Een nieuwe groep kan worden gemaakt door Nieuwe groep maken voor deze gebruiker te selecteren en een groepsnaam in te voeren

Schakel de optie Hun overeenkomsten bekijken in als u wilt dat de overeenkomsten van de gebruiker worden gedeeld op uw beheerpagina. Bestanden worden slechts in één richting gedeeld.

Nadat u hebt bevestigd dat alle informatie correct is, klikt u op Opslaan.

Bovenaan het venster wordt een succesbericht weergegeven en de nieuwe gebruiker staat in de lijst met gebruikers.

Machtigingsniveau van een gebruiker bewerken

Beheerders van een Adobe Sign-account kunnen gebruikers voor wie ze zijn gemachtigd een niveau hoger plaatsen. Dit kan tot en met het niveau waarover de beheerders zelf beschikken.

Groepsbeheerders kunnen gebruikers promoveren tot groepsbeheerders van dezelfde groep.

Accountbeheerders kunnen het niveau als volgt verhogen:

Een gebruiker promoveren naar een groepsbeheerder voor elke groep in de account
Een gebruiker promoveren naar een accountbeheerder, zodat hij beschikt over alle machtigingen voor de account
Een accountbeheerder promoveren naar een privacybeheerder

Alle beheerders zijn gemachtigd voor het volgende:

Toestaan of weigeren dat een gebruikers-id overeenkomsten kan verzenden
Toestaan of weigeren dat een gebruikers-id overeenkomsten kan ondertekenen

De gebruikersmachtiging configureren:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Zoek de naam of het e-mailadres van de gebruiker die u wilt bewerken

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)

Selecteer Gebruiker bewerken

Configureer de gebruikersinstellingen naar wens en klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

U kunt de volgende opties kiezen:

Gebruiker is een accountbeheerder
Gebruiker is een privacybeheerder
Gebruiker is een groepsbeheerder
Gebruiker kan documenten verzenden
Gebruiker kan documenten ondertekenen

Opmerking:

Er is geen limiet aan het aantal beheerders (van welk type dan ook) dat u aan uw account kunt toevoegen (mits het licentieaantal niet wordt overschreden).

Als beheerder een gebruikersprofiel bewerken

Beheerders van een Adobe Sign-account zijn gemachtigd om de veldniveaus van een gebruikersprofiel wijzigen.

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Zoek de naam of het e-mailadres van de gebruiker die u wilt bewerken

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)

Selecteer Gebruiker bewerken

Klik op de knop Profiel bewerken.

Bewerk de waarden naar wens en klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

Opmerking:

Er is geen limiet aan het aantal beheerders (van welk type dan ook) dat u aan uw account kunt toevoegen (mits het licentieaantal niet wordt overschreden).

Een gebruiker uitschakelen (status Inactief)

Een accountbeheerder kan een gebruikers-id in een account uitschakelen. Een inactieve gebruikers-id kan zich niet aanmelden, geen documenten ondertekenen of verzenden en neemt geen plaats op in de account.

Wanneer gebruikers de organisatie verlaten, dient u hun gebruikers-id in de beheerconsole van Adobe Sign uit te schakelen om deze gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang.

Door de gebruikers-id uit te schakelen worden alle aanmeldingsactiviteiten onmogelijk gemaakt maar dit doet geen afbreuk aan eventuele lopende overeenkomsten in. Alle transacties van het gebruikers-id worden normaal afgerond. Het uitschakelen van een gebruikers-id heeft louter en alleen betrekking op het aanmelden/de toegang en is bedoeld als beveiligingsmaatregel.

Inactieve gebruikers kunnen op elk gewenst moment opnieuw worden geactiveerd zonder dat dit invloed heeft op de gebruikers-id. De gebruiker moet wel zijn wachtwoord opnieuw instellen aan de hand van de 'Wachtwoord vergeten'-koppeling op de aanmeldingspagina.

Accountbeheerders kunnen gebruikers op elk moment uitschakelen. Groepsbeheerders kunnen gebruikers uitschakelen als zij toestemming hebben om gebruikers toe te voegen.

Een gebruiker uitschakelen:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Zoek het e-mailadres van de gebruiker die u wilt uitschakelen

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)

Selecteer Gebruiker uitschakelen

Nadat u hebt geklikt op Gebruiker uitschakelen, wordt een bevestigingspagina weergegeven. Deze pagina bevestigt dat u begrijpt dat deze gebruiker zich niet langer kan aanmelden of overeenkomsten kan verzenden of ondertekenen. De gebruiker telt nu niet meer mee bij het bepalen van het maximale aantal 'seats' van de licentie.

U wordt ook gevraagd of u alle overeenkomsten in het uitgeschakelde account wilt bekijken. Deze optie is alleen beschikbaar als u hebt aangegeven dat het account wordt gedeeld.

Door dit vakje aan te vinken worden alle overeenkomsten van de uitgeschakelde gebruiker in één richting gedeeld op tabblad Beheer. U kunt dit delen op elk gewenst moment annuleren.

Klik op Ja

Let op:

Gebruikers-id's die zijn gemarkeerd als inactief, hebben geen enkele toegang tot Adobe Sign.

Hieronder valt ook het ondertekenen van overeenkomsten.

Een gebruiker opnieuw activeren

Inactieve gebruikers-id's kunnen worden geactiveerd voor normaal gebruik.

Als u een gebruiker opnieuw activeert, is dat niet van invloed op de status van de overeenkomsten die betrekking hebben op die gebruikers-id.

Alleen een accountbeheerder kan een gebruikers-id opnieuw activeren, en alleen als er een licentie beschikbaar is. Alle accountbeheerders hebben toestemming om gebruikers opnieuw te activeren, alsmede alle groepsbeheerders aan wie de accountbeheerders toestemming hebben verleend om gebruikers toe te voegen.

Een gebruikers-id opnieuw activeren:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu

Klik op het pictogram Meer opties en selecteer Alle gebruikers weergeven

Klik op het e-mailadres van de gebruiker die u opnieuw wilt activeren

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)

Selecteer Gebruiker opnieuw activeren. De gebruiker wordt nu weergegeven als een actieve gebruiker in de gebruikerslijst.

Opmerking:

Het wachtwoord van opnieuw geactiveerde gebruikers is verlopen, zodat ze zich mogelijk niet kunnen aanmelden.

Wanneer een gebruiker opnieuw wordt geactiveerd, wordt automatisch een e-mail met het verzoek om het wachtwoord te wijzigen naar hem of haar gestuurd

Zodra het wachtwoord is gewijzigd, kan de gebruiker zich gewoon aanmelden en krijgt hij of zij volledige toegang tot alle historische overeenkomsten/bibliotheeksjablonen/webformulieren die voorheen aan de desbetreffende gebruiker waren gekoppeld.