Gebruikers toevoegen en beheren

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 13 feb. 2023

Met Adobe Acrobat Sign kunnen beheerders snel en eenvoudig gebruikers toevoegen aan een account. U kunt ook verschillende niveaus voor gebruikersmachtigingen instellen, gebruikersprofielen bewerken en gebruikers in- en uitschakelen.

Opmerking:

Op deze pagina worden de processen beschreven voor het manipuleren van individuele gebruikers in zakelijke omgeving en zakelijke accounts binnen de eigen omgeving van Acrobat Sign.

Beheerders in de eigen omgeving die een groot aantal gebruikers moeten maken of bewerken, kunnen het artikel Gebruikers in bulk maken of bijwerken raadplegen

Accounts die gebruikers beheren via de Adobe Admin Console, kunnen het artikel Beheren van Adobe Acrobat Sign op de Admin Console raadplegen.

Beheerders in de Adobe Admin Console kunnen meerdere gebruikers beheren met bulkgewijs uploaden via CSV hier >

Foutbericht: U kunt dit e-mailadres niet aan uw account toevoegen

Wanneer u gebruikers toevoegt aan uw Acrobat Sign-account, kan de volgende fout optreden: “U kunt het e-mailadres niet aan uw account toevoegen”.

Fout: U kunt die gebruiker niet aan uw account toevoegen

Dit foutbericht wordt veroorzaakt door een van de volgende twee problemen met het opgegeven e-mailadres:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Klik op het pictogram Meer opties en selecteer Alle gebruikers weergeven
Zoek naar de naam of het e-mailadres van de gebruiker

De gebruikersstatus is de meest rechtse waarde in de gebruikersrecord
De status bepaalt wat de volgende stap wordt.

Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld). Alleen de opties die betrekking hebben op de huidige status van de gebruiker worden weergegeven:
- Inactief - Klik op de koppeling Gebruiker opnieuw activeren
  
  Niet-actieve gebruikers zijn expliciet door de beheerder uitgeschakeld in het systeem
- Gemaakt - Klik op de koppeling Uitnodiging opnieuw verzenden om nogmaals een e-mail naar de gebruiker te sturen
  
  Deze gebruikers zijn formeel in het systeem aangemaakt, maar hebben hun wachtwoord nog niet ingesteld
- Niet geverifieerd - Klik op de koppeling Wachtwoord opnieuw instellen om de verificatiemail nogmaals naar de gebruiker te verzenden
  
  Niet-geverifieerde gebruikers hebben hun e-mailadres gewijzigd, maar deze wijziging nog niet geverifieerd
- In afwachting - Klik op het plusteken (+) en maak de gebruiker
  
  Gebruikers in afwachting zijn wel opgenomen in de overeenkomstprocessen (als ontvanger of CC-partij) maar zijn niet formeel gemaakt en beschikken ook niet over verificatiegegevens

Voor sommige accounts is beveiliging op domeinniveau ingesteld. Voor alle klanten met een sitelicentie en voor alle klanten die SAML gebruiken, dient dit type beveiliging te zijn ingesteld.

Beveiliging op domeinniveau is echter niet zichtbaar in de beheerdersinterface. Deze kan alleen worden bekeken aan de back-end door de Klantenondersteuning of het Customer Success-team.

Als de probleemgebruiker niet bij een van de statusniveaus in uw account wordt vermeld, is er vrijwel zeker sprake van een probleem op het gebied van domeinmachtiging. Neem contact op met de Klantenondersteuning of uw Customer Success-manager als u deze hebt.

Vergeet niet uw Accountbeheerder-e-mailadres toe te voegen en dat van de gebruiker die u wilt toevoegen.

Opmerking:

Het opeisen van domeineigendom is niet lastig, maar het vergt wel enige tijd. Als u denkt dat er problemen met het domein zijn of als u dergelijke problemen wilt voorkomen, dient u het opeisingsproces vroeg te beginnen.

Gebruikers aan uw account toevoegen

Volg de onderstaande stappen om een afzonderlijke gebruiker aan uw account toe te voegen:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Klik op het plusteken (+) in de rechterbovenhoek.
Voer het e-mailadres, de voornaam en de achternaam van de gebruiker in.

Geef, indien nodig, in de keuzelijst aan in welke Gebruikersgroep de gebruiker geplaatst moet worden.
- Een nieuwe groep kan worden gemaakt door Nieuwe groep maken voor deze gebruiker te selecteren en een groepsnaam in te voeren
Schakel de optie Hun overeenkomsten bekijken in als u wilt dat de overeenkomsten van de gebruiker worden gedeeld op uw beheerpagina. Bestanden worden slechts in één richting gedeeld.
Nadat u hebt bevestigd dat alle informatie correct is, klikt u op Opslaan.

Boven aan het venster wordt een succesbericht weergegeven en de nieuwe gebruiker staat in de lijst met gebruikers.

Machtigingsniveau van een gebruiker bewerken

Beheerders van een Acrobat Sign-account kunnen gebruikers voor wie ze zijn gemachtigd, een niveau hoger plaatsen. Dit kan tot en met het niveau waarover de beheerders zelf beschikken.

Groepsbeheerders kunnen gebruikers promoveren tot groepsbeheerders van dezelfde groep.

Accountbeheerders kunnen het niveau als volgt verhogen:

Een gebruiker promoveren naar een groepsbeheerder voor elke groep in de account
Een gebruiker promoveren naar een accountbeheerder, zodat hij beschikt over alle machtigingen voor de account
Een accountbeheerder promoveren naar een privacybeheerder

Alle beheerders zijn gemachtigd voor het volgende:

Toestaan of weigeren dat een gebruikers-id overeenkomsten kan verzenden
Toestaan of weigeren dat een gebruikers-id overeenkomsten kan ondertekenen

De gebruikersmachtiging configureren:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Zoek de naam of het e-mailadres van de gebruiker die u wilt bewerken
Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)
Selecteer Gebruiker bewerken
Configureer de gebruikersinstellingen naar wens en klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

U kunt de volgende opties kiezen:
- Gebruiker is een accountbeheerder
- Gebruiker is een privacybeheerder
- Gebruiker is een groepsbeheerder
- Gebruiker kan documenten verzenden
- Gebruiker kan documenten ondertekenen
Opmerking:

Er is geen limiet aan het aantal beheerders (van welk type dan ook) dat u aan uw account kunt toevoegen (mits het licentieaantal niet wordt overschreden).

Als beheerder een gebruikersprofiel bewerken

Beheerders van een Acrobat Sign-account zijn gemachtigd om de veldniveaus van een gebruikersprofiel te wijzigen.

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Zoek de naam of het e-mailadres van de gebruiker die u wilt bewerken
Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)
Selecteer Gebruiker bewerken
Klik op de knop Profiel bewerken.
Bewerk de waarden naar wens en klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

Opmerking:

Er is geen limiet aan het aantal beheerders (van welk type dan ook) dat u aan uw account kunt toevoegen (mits het licentieaantal niet wordt overschreden).

Een gebruiker uitschakelen (status Inactief)

Een accountbeheerder kan een gebruikers-id in een account uitschakelen. Een inactieve gebruikers-id kan zich niet aanmelden, geen documenten ondertekenen of verzenden en neemt geen plaats op in de account.

Een inactieve gebruiker kan worden toegestaan overeenkomsten te ondertekenen, mits de inactieve gebruikers-id de bevoegdheid tot ondertekenen niet expliciet uitschakelt.

Wanneer gebruikers de organisatie verlaten, moet u hun gebruikers-ID in de beheerconsole van Acrobat Sign uitschakelen om deze gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang.

Door de gebruikers-id uit te schakelen worden alle aanmeldingsactiviteiten onmogelijk gemaakt maar dit doet geen afbreuk aan eventuele lopende overeenkomsten in. Alle transacties van het gebruikers-id worden normaal afgerond. Het uitschakelen van een gebruikers-id heeft louter en alleen betrekking op het aanmelden/de toegang en is bedoeld als beveiligingsmaatregel.

Inactieve gebruikers kunnen op elk gewenst moment opnieuw worden geactiveerd zonder dat dit invloed heeft op de gebruikers-id. De gebruiker moet wel zijn wachtwoord opnieuw instellen aan de hand van de 'Wachtwoord vergeten'-koppeling op de aanmeldingspagina.

Accountbeheerders kunnen gebruikers op elk moment uitschakelen. Groepsbeheerders kunnen gebruikers uitschakelen als zij toestemming hebben om gebruikers toe te voegen.

Een gebruiker uitschakelen:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Zoek het e-mailadres van de gebruiker die u wilt uitschakelen
Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)
Selecteer Deactiveren
Nadat u op Deactiveren hebt geklikt, ziet u een bevestigingspagina. Deze pagina bevestigt dat u begrijpt dat deze gebruiker zich niet langer kan aanmelden en overeenkomsten verzenden. De gebruiker telt nu niet meer mee bij het bepalen van het maximale aantal licenties.

In het scherm met de verificatievraag worden twee opties weergegeven:
- Klik hier om alle overeenkomsten in het account van <gebruiker> te reviseren: het wordt aanbevolen om deze optie in te schakelen als de gebruiker nog steeds een werknemer is die mogelijk een overeenkomst moet ondertekenen (bijv. intern beleid). Als deze optie niet is ingeschakeld, mag de gebruiker geen overeenkomsten meer ondertekenen met Acrobat Sign.
- Toestaan dat de uitgeschakelde gebruiker overeenkomsten kan ondertekenen: het wordt aanbevolen om deze optie in te schakelen als de gebruiker overeenkomsten heeft die online moeten worden gereviewd. Hiermee worden bestanden in één richting gedeeld waardoor de beheerder de overeenkomsten van de gebruiker kan bekijken. De deelfunctie kan op elk moment worden uitgeschakeld.
Nadat u de gewenste opties hebt ingeschakeld, selecteert u Ja.
Let op:

Gebruikers-ID's die zijn gemarkeerd als inactief, hebben geen enkele toegang tot Acrobat Sign.

Inactieve gebruikers kunnen nog steeds overeenkomsten ondertekenen, op voorwaarde dat de gebruikers-ID niet expliciet is geconfigureerd om ondertekening te weigeren.

Een gebruiker opnieuw activeren

Inactieve gebruikers-id's kunnen worden geactiveerd voor normaal gebruik.

Als u een gebruiker opnieuw activeert, is dat niet van invloed op de status van de overeenkomsten die betrekking hebben op die gebruikers-id.

Alleen een accountbeheerder kan een gebruikers-id opnieuw activeren, en alleen als er een licentie beschikbaar is. Alle accountbeheerders hebben toestemming om gebruikers opnieuw te activeren, alsmede alle groepsbeheerders aan wie de accountbeheerders toestemming hebben verleend om gebruikers toe te voegen.

Een gebruikers-id opnieuw activeren:

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Klik op het pictogram Meer opties en selecteer Alle gebruikers weergeven
Klik op het e-mailadres van de gebruiker die u opnieuw wilt activeren
Klik eenmaal op de gebruiker om de beschikbare handelingen weer te geven (net onder het zoekveld)
Selecteer Gebruiker opnieuw activeren. De gebruiker wordt nu weergegeven als een actieve gebruiker in de gebruikerslijst.

Opmerking:

Het wachtwoord van opnieuw geactiveerde gebruikers is verlopen, zodat ze zich mogelijk niet kunnen aanmelden.

Wanneer een gebruiker opnieuw wordt geactiveerd, wordt automatisch een e-mail met het verzoek om het wachtwoord te wijzigen naar hem of haar gestuurd

Zodra het wachtwoord is gewijzigd, kan de gebruiker zich gewoon aanmelden en krijgt hij of zij volledige toegang tot alle historische overeenkomsten/bibliotheeksjablonen/webformulieren die voorheen aan de desbetreffende gebruiker waren gekoppeld.

Een gebruikerslijst exporteren

Meld u aan als beheerder en ga naar de sectie Gebruikers van het beheermenu
Klik op het pictogram Gebruikerslijst exporteren (het vak met een pijl) in de rechterbovenhoek:
Het CSV-bestand wordt automatisch naar uw systeem gedownload.

Open het CSV-bestand om de lijst met uw gebruikers te bekijken.
- Sorteer op Status om de actieve gebruikers bij elkaar te plaatsen
Boven aan het venster wordt een succesbericht weergegeven en de nieuwe gebruiker staat in de lijst met gebruikers.