Aan de slag met Workday

Dit document verschaft Workday-beheerders de vereiste stappen voor de zodanige aanpassing van Workday-bedrijfsprocessen dat Adobe Sign erin wordt opgenomen als een handtekening is vereist. Dit is een configuratiegids en is niet bedoeld als een alomvattende trainingsgids voor Workday.

Als u Adobe Sign wilt gebruiken in Workday, dient u te weten of te leren hoe u Workday-items, zoals een framework voor bedrijfsprocessen, de set-up en configuratie van tenants, rapporten en Workday Studio-integratie, kunt instellen en aanpassen. 

Toegang tot Adobe Sign vanuit Workday

De elektronische ondertekeningsfunctie van Adobe Sign is toegankelijk via de actie ‘Review Document step’ (stap voor documentrevisie) vanuit het BPF (Business Process Framework) en als de taak Distribute Documents (Documentdistributie).

De stap Review Document (Document bekijken)

Adobe Sign voor Workday komt in beeld via de stap Review Document (Document bekijken) die kan worden toegevoegd aan elk van de meer dan 400 bedrijfsprocessen in Workday. Het gaat onder andere om de processen Offer (Aanbod), Distribute Documents and Tasks (Documenten en taken distribueren) en Propose Compensation (Salaris voorstellen).

Hier kunt u de uitgebreide documentatie van de Workday-gemeenschap over de stap Review Document (Document bekijken) doornemen: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Een functionele stap Review Document (Document bekijken) definiëren:

1. Voeg een stap Review Document (Document bekijken) in
2. Geef de groepen (functies) op die kunnen reageren op de stap Review Document (Document bekijken).
   
   

De stap Document Review (Document bekijken) configureren:

1. Geef bij eSignature Integration type (Type e-handtekeningintegratie) eSign by Adobe op
2. Voeg rijen toe aan het handtekeningenraster
   • Het handtekeningenraster bepaalt de volgorde waarin het document ter ondertekening wordt doorgestuurd. Elke rij kan een of meer functies bevatten en iedere rij vertegenwoordigt een stap in het ondertekeningsproces
   • Elk lid van de functie binnen een bepaalde stap ontvangt een melding dat een ondertekeningsgebeurtenis in behandeling is
   • Als één persoon met de desbetreffende functie zijn handtekening zet, is de die stap van de rij voltooid en wordt het document verplaatst naar de volgende stap in de rij
   • Wanneer alle rijen zijn ondertekend, is de stap Review Document (Document bekijken) voltooid
3. Geef het document op dat moet worden ondertekend. Als dit een Offer BP (Bedrijfsproces Aanbod) is, kunt u het document van een stap Generate Document (Document genereren) gebruiken. Als dat niet het geval is, kiest u een bestaand document of rapport.
   • Herhaal stap 3 voor zoveel documenten als nodig is

4. (Optioneel) Voeg een ‘redirect user’ (gebruiker voor doorsturen) toe om handelingen te ondervangen waarbij een gebruiker ‘decline to sign‘ (niet wil ondertekenen). Wanneer een gebruiker weigert te ondertekenen, worden de documenten ter revisie doorgestuurd naar een geconfigureerde beveiligingsgroep. 

In het actiemenu van de stap Review Documents (Documenten bekijken) selecteert u Business Process > Maintain Redirect (Bedrijfsproces > Omleiding behouden). Selecteer vervolgens:

• Send Back (Naar achteren): Hiermee kunnen leden van de beveiligingsgroep een stap achteruit plaatsen naar een eerdere stap in het bedrijfsproces. Het bedrijfsproces wordt vanaf deze stap opnieuw gestart.
• Move to Next Step (Naar de volgende stap): Hiermee kunnen leden van de beveiligingsgroep een stap vooruit gaan naar de volgende stap in het bedrijfsproces.
• Security Groups (Beveiligingsgroepen): Selecteer beveiligingsgroepen waaraan u stappen van het bedrijfsproces kunt doorsturen. De beveiligingsgroepen die hier worden getoond, zijn geselecteerd in het beveiligingsbeleid van het bedrijfsproces, en wel in de sectie Redirect (Omleiden).

Opmerkingen bij de stap voor bedrijfsprocessen

Het Business Process Framework is nogal krachtig en het gaat te ver om het hier volledig te bespreken. U dient echter het volgende te weten:

• Elk bedrijfsproces dient over een voltooiingsstap te beschikken
  • In het ideale geval bevindt deze zich aan het einde van het bedrijfsproces
• Het instellen van een voltooiingsstap wordt uitgevoerd via het verwante handelingenmenu van het zoekpictogram
  • Dit is alleen mogelijk bij het weergeven van bedrijfsprocessen, niet tijdens het bewerken ervan
• Elke stap van het bedrijfsproces wordt achtereenvolgens uitgevoerd
  • U kunt de volgorde van een stap wijzigen door de waarde voor de volgorde te wijzigen
  • Als u een stap wilt invoegen tussen items "c" en "d", geeft u een nieuw item "ca" op

Voorbeeld: Aanbod

Het bedrijfsproces Offer is een subproces van het bedrijfsproces Job Application Dynamic (Dynamische sollicitatie) dat moet worden geconfigureerd om het bedrijfsproces Offer uit te voeren. Dit wordt geactiveerd wanneer de status Job Application (Sollicitatie) wordt verplaatst van Offer naar Make Offer (Aanbieden).

In dit voorbeeld maakt een stap Review Document (Document bekijken) gebruik van een stap Dynamic Document (Dynamisch document) voor zowel Noord-Amerika als Japan.

Dit bedrijfsproces doet het volgende:

• De initiator van het bedrijfsproces wordt gevraagd een salaris voor te stellen voor de kandidaat (stap b).
• Gebruik een stapvoorwaarde om te testen of het huidige land NIET Japan is
  • Indien waar (true), voert u stap "ba" uit die gebruikmaakt van een Engelstalig document
  • Indien niet waar (false), voert u stap "bb" uit die gebruikmaakt van een Japans document
• Stap "bc" is de stap Document Review (Document bekijken)
  • Tijdens deze stap wordt het ondertekeningsproces gedefinieerd
• In stap "d" wordt besloten of de vacature wordt aangeboden
  • Dit is de voltooiingsstap en is verplicht

Het dynamische document dat in stap "ba" wordt gegenereerd, krijgt de naam Offer Letter (Werkaanbod) en bevat één tekstblok met de naam Rapid Offer (Snel aanbod). U kunt desgewenst meerdere tekstblokken toevoegen, zoals koptekst, aanhef, salaris, aandelen, vervaldatum, voorwaarden, enz.

De dynamische brief met het werkaanbod hieronder is gemaakt in de Rich Tekst-editor van Workday.

De grijs gemarkeerde items zijn door Workday verschafte objecten die naar contextuele gegevens verwijzen.

Items in {{brackets}} zijn Adobe-tekstlabels.

Binnen de stap Review Document (Document bekijken) wordt vanuit de vorige stap naar het dynamische document verwezen en wordt het opeenvolgende ondertekeningsproces gedefinieerd via twee ondertekeningsgroepen.

Het hieronder geïllustreerde gedrag stuurt het dynamisch gegenereerde document eerst naar de rekruteringsmanager en vervolgens naar de kandidaat.

Voorbeeld: Documenten distribueren

De taak voor de Mass Distribute Documents or Tasks (massale distributie van documenten of taken) werd geïntroduceerd in Workday 30. Hiermee kan een enkel document naar een grote groep (meer dan 20.000) afzonderlijke ondertekenaars worden verzenden. Dit is beperkt tot één handtekening per document. Het maken van een distributie wordt uitgevoerd door de actie ‘Create Distribute Documents or Tasks’ (Distributiedocumenten of -taken maken) te openen vanuit de zoekbalk.

Voorbeeld: Stuur een formulier voor werknemersopties naar alle managers bij Global Modern Services. Dit kan worden doorgefilterd naar individuele managers, indien nodig.

U kunt ook het rapport View Distribute Documents or Task (Distributiedocumenten of -taken) bekijken om de voortgang van de distributie te volgen.

Voorbeeld: Rapporten

Workday heeft een veelzijdige infrastructuur voor rapporten. Als u de details van het Adobe Sign-proces wilt bekijken, controleert u de elementen van de Review Document Event (Gebeurtenis Document bekijken).

Hieronder ziet u een eenvoudig aangepast rapport dat kan worden uitgevoerd voor alle bedrijfsprocessen die Adobe Sign-transacties en hun status zoeken.

Het volgende rapport is gegenereerd door te kijken naar de bedrijfsprocessen Offer (Aanbod), Onboarding (Inductie) en Propose Compensation (Salaris voorstellen) in een implementatie-tenant.

U ziet het volgende:

• De documenten die ter ondertekening zijn verzonden
• De gekoppelde stap in het bedrijfsproces
• De volgende persoon die wacht op ondertekening

Ondertekende documenten

De ondertekeningscyclus van Workday onderdrukt alle e-mailmeldingen door Adobe Sign. Gebruikers worden via het postvak in van Workday op de hoogte gesteld van handelingen in afwachting.

Als een document volledig door alle ondertekeningsgroepen is ondertekend, wordt via e-mail een kopie van het ondertekende document naar alle leden van de ondertekeningsgroep gedistribueerd.

Dit gedrag kan desgewenst worden onderdrukt (neem contact op met uw Adobe Sign Success Manager of het ondersteuningsteam van Adobe Sign).

In Workday zijn ondertekende documenten toegankelijk via de volledige procesrecord.

• Worker-documenten staan in het Worker-profiel
• Kandidaatdocumenten (brieven met werkaanbod) staan in het kandidaatprofiel

Hieronder ziet u een ondertekende brief met een werkaanbod voor de kandidaat Chris Foxx. 

Ondersteuning

Workday-ondersteuning

Workday is de eigenaar van de integratie en fungeert als uw eerste contactpunt voor vragen over het bereik van de integratie, voor verzoeken om functies of in geval van problemen met het dagelijks functioneren van de integratie.

De Workday-gemeenschap heeft verschillende goede artikelen over het oplossen van integratieproblemen en over het genereren van documenten:

Problemen met de integratie van e-handtekeningen oplossen

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

De stap Review Documents (Documenten bekijken)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisch documenten genereren

https://community.workday.com/node/176443

Configuratietips voor het genereren van documenten met een werkaanbod

https://community.workday.com/node/183242

Ondersteuning voor Adobe Sign

Adobe Sign is de integratiepartner en u dient contact op te nemen met Adobe Sign als de integratie geen handtekeningen kan verkrijgen of als de kennisgeving voor handtekeningen in de wachtrij mislukt.

Klanten van Adobe Sign dienen contact op te nemen met hun CSM (Customer Success Manager) voor ondersteuning. U kunt ook de technische ondersteuning van Adobe bellen: 1-866-318-4100, wachten tot de lijst met producten wordt opgesomd en bij de aanwijzingen eerst op 4 en dan op 2 drukken.

Adobe-tekstlabels toevoegen aan documenten

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf