Guia de instalação do Workday para uma conta de avaliação no Adobe Sign

Visão geral

Este documento fornece aos clientes do Workday as etapas necessárias para ativar uma conta de avaliação do Adobe Sign e integrá-la ao inquilino do Workday. O documento é um guia de instalação e não deve ser utilizado como um manual de treinamento detalhado para o Workday.

Se você tiver uma conta do Adobe Sign, não é necessário iniciar uma versão de avaliação. Entre em contato com o Gerenciador de sucesso do cliente para solicitação a integração do Workday.

Para utilizar o Adobe Sign no Workday você deve compreender ou desenvolver um entendimento sobre como criar e modificar itens do Workday como: Estrutura de processo corporativo, Configuração e definição de inquilino, Relatórios e integração com o Workday Studio.

As etapas de alto nível para concluir a integração são:

  • Ativar a conta de avaliação com o Adobe Sign
  • Gerar uma Chave de integração no Adobe Sign
  • Instalar uma Chave de integração no inquilino do Workday

Ativar a conta de avaliação do Adobe Sign

Para solicitar uma avaliação de 30 dias do Adobe Sign, preencha o formulário em:

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

 

Observação:

Observação: é altamente recomendado que o endereço de email utilizado para criar a avaliação seja um endereço funcional (ex: HRAdmin@meudomínio.dom) e não um email pessoal. É necessário acessar a caixa de emails para verificar a conta, portanto, o endereço deve ser válido.

O formulário de solicitação de avaliação

Em até um dia útil, um especialista de integração do Adobe Sign fornecerá sua conta (no Adobe Sign) para o Workday. Após a integração, você receberá um email de confirmação:

O email de Boas-vindas do Adobe Sign

Siga as instruções no email para inicializar a conta e abrir o painel do Adobe Sign.

O painel do Adobe Sign

Gerar uma Chave de integração

Novas instalações exigem uma chave de integração gerada no Adobe Sign e inserida no Workday. Essa chave autentica os ambientes do Adobe Sign e Workday para demonstrar confiança e compartilhar conteúdo. 

Para gerar uma Chave de integração no Adobe Sign:

  • Faça logon como administrador no Adobe Sign
  • Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso
  • Clique no ícone de círculo com sinal positivo no lado direito da janela
Imagem da navegação até a página de Tokens de acesso

A interface Criar chave de integração é carregada:

  • Forneça um nome intuitivo para a chave (ex: Workday)

A Chave de integração deve ter os seguintes elementos habilitados:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
O painel Criar chave de integração
  • Clique em Salvar.

 

 

A página Tokens de acesso é exibida, mostrando as chaves criadas para sua conta.

  • Clique na definição da chave criada para Workday
    • O link da Chave de integração está exposto na parte superior da definição
  • Clique no link da Chave de integração
O link da Chave de integração

A Chave de integração é exibida.

  • Copie a chave e salve-a em um local seguro para a próxima etapa
  • Clique em OK
O painel da Chave de integração

Configuração do inquilino do Workday

Instalar a Chave de integração

A instalação da Chave de integração no inquilino do Workday estabelece a relação de confiança com o Adobe Sign. Depois que o relacionamento é estabelecido, qualquer Processo corporativo pode ter uma etapa de Revisão de documento adicionada, possibilitando o processo de assinatura.

 

Observação: o Adobe Sign é reconhecido como “Adobe Document Cloud” no ambiente do Workday.

 

Para instalar a Chave de integração:

  • Faça logon no Workday como um administrador de conta
  • Procure por Editar configuração de inquilino - Processos corporativos

 

A página Editar configuração de inquilino - Processos corporativos é carregada. 

Existem quatro campos relacionados à integração do Adobe Sign:

Reconhecimento da Adobe Document Cloud – Um reconhecimento de texto fixo da integração.

Chave de API da Adobe Document Cloud – Local no qual a chave de integração é instalada

Endereço de email do remetente da Adobe Document Cloud – O endereço de email do administrador de nível do grupo no Adobe Sign

Remover documentos que aguardam a eSignature quando o documento é cancelado – Uma configuração opcional que remove os documentos do ciclo de assinatura se um documento é cancelado no Workday.

Os campos da Chave de integração do Adobe Sign

Termine a instalação:

  • Cole a Chave de integração no campo Chave de integração da API do Adobe Sign
  • Insira o endereço de email do administrador do Adobe Sign no campo Endereço de email do remetente da Adobe Document Cloud
  • Clique em OK
Campos da Chave de integração e campo de email do detentor da chave

A funcionalidade do Adobe Sign agora pode ser adicionada a qualquer Processo corporativo ao adicionar a etapa de Revisão de documento e configurá-la para utilizar “eSign by Adobe” como o tipo de eSignature.

Configurar a etapa de Revisão de documento

O documento da etapa de Revisão de documento pode ser um documento estático; um documento gerado por uma etapa de Geração de documento no mesmo processo corporativo; ou um relatório formatado criado com o Criado de relatórios do Workday. Todos esses casos podem ser aumentados com Tags de texto da Adobe para controlar o visual e a posição de componentes específicos do Adobe Sign. A fonte do documento deve ser especificada na definição do processo corporativo. Não é possível carregar um documento ad-hoc enquanto o processo corporativo está em execução.

A capacidade de utilizar Grupos de signatários serializados e a etapa de Revisão de documento é exclusiva do Adobe Sign. Isso permite que você especifique grupos com base em funções que assinam em sequência. Não há suporte para grupos de assinatura paralelos.

Para obter assistência ao configurar a etapa de Revisão de documento, consulte o guia de Inicialização rápida aqui:
https://helpx.adobe.com/br/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Suporte

Suporte do Workday

O Workday é o proprietário da integração e deve ser o seu primeiro ponto de contato em caso de dúvidas sobre o escopo da integração, solicitações de recursos ou problemas nas funções diárias da integração.

A comunidade do Workday contém diversos artigos úteis sobre como solucionar problemas de integração e gerar documentos:

Solução de problemas de integrações de eSignature

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Etapa de revisão de documentos
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Geração dinâmica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Dicas de configuração de geração do documento de proposta

https://community.workday.com/node/183242

Suporte do Adobe Sign

O Adobe Sign é o parceiro da integração e deve ser contatado em caso de falha da integração ao obter assinaturas, ou em caso de falha de notificação de assinaturas pendentes.

Os clientes do Adobe Sign devem entrar em contato com o Gerenciador de sucesso do cliente (CSM) para obter suporte. Como alternativa, o Suporte técnico da Adobe pode ser contatado por telefone: 1-866-318-4100. Aguarde a lista de produtos e digite: 4, em seguida, 2 (como solicitado).

Adicionar Tags de texto da Adobe aos documentos
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Analise as configuração do documento e os exemplos
https://helpx.adobe.com/br/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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