Os signatários são notificados por email e instruídos a abrir o contrato clicando no botão Revisar e assinar
Última atualização em
26 de set de 2024
O fluxo de trabalho de Assinatura digital do Adobe Acrobat Sign está disponível em todos os níveis de serviço
Visão geral das assinaturas digitais no Adobe Acrobat Sign
Assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica que usa uma ID digital baseada em certificado obtida de um provedor de serviços de confiança baseado em nuvem ou do sistema local do signatário.
Uma assinatura digital identifica a pessoa que assina um documento, como uma assinatura manuscrita convencional. Ao contrário de uma assinatura manuscrita, é difícil falsificar uma assinatura com certificado, pois ela contém informações criptografadas exclusivas do signatário. Ela pode ser facilmente verificada e informa aos destinatários se o documento foi modificado depois que o signatário o assinou inicialmente.
O Adobe Acrobat Sign oferece suporte a assinaturas digitais simplesmente colocando o campo Assinatura digital em um formulário (por meio de tags de texto, arrastando e soltando no ambiente de criação do Acrobat Sign ou criando no Adobe Acrobat com o Acroforms).
Disponibilidade:
As assinaturas digitais estão disponíveis nos planos de licença do Acrobat Standard, Acrobat Pro e Acrobat Sign Solutions.
Escopo da configuração:
Assinaturas digitais podem ser habilitadas nos níveis de conta e grupo.
As assinaturas digitais podem ser aplicadas de duas maneiras por meio do serviço do Acrobat Sign:
Carimbos de data e hora para assinatura digital
Ao aplicar assinaturas digitais, os carimbos de data e hora são um componente essencial dos padrões de conformidade de assinatura dos EUA e da UE.
O carimbo de data e hora atua como um mecanismo de bloqueio tanto para a identidade do signatário quanto para o próprio documento. A identidade pode ser estabelecida de várias maneiras (certificado, logon, documento de identidade etc.), mas o registro de data e hora deve ser fornecido por uma autoridade de registro de data e hora (TSA) confiável e autorizada.
O carimbo de data e hora garante a validade de longo prazo (LTV) do acordo assinado, bloqueando a assinatura e o documento, basicamente fornecendo um cadeado para o cadeado. Isso é essencial para a conformidade da assinatura digital porque os certificados de assinatura pessoais podem expirar, enquanto que o carimbo de data e hora com LTV pode ser renovado ao longo do tempo sem alterar a validade da assinatura. O carimbo de data e hora com LTV garante que o certificado era válido quando foi aplicado e estende a validade do contrato assinado para além do escopo de tempo do certificado do signatário.
Observação:
A evidência do carimbo de data e hora é exibida na apresentação da assinatura digital usando a notação ISO 8601.
Carimbo de data e hora qualificado para conformidade com a e-IDAS na União Europeia
Todas as contas do Acrobat Sign na instância EU1 da Europa têm os carimbos de data e hora qualificados em conformidade com e-IDAS aplicados por padrão. (Saiba em qual instância você está)
Para remetentes
Da perspectiva do remetente, tudo o que é necessário é que um campo Assinatura digital seja colocado no documento que será enviado para assinatura.
Observação:
Assinaturas digitais ocupam um espaço maior na página devido ao conteúdo adicional na assinatura. Lembre-se disso ao criar os campos de assinatura no documento.
Para autores de documentos/modelos
Quando um destinatário aplica uma assinatura na nuvem, pode inserir até 10 assinaturas digitais. Todos os campos de assinatura digital além dos 10 primeiros são convertidos para o tipo de campo de assinatura eletrônica padrão.
Se for esperado que o destinatário assine o documento baixando o arquivo e aplicando seu próprio certificado de assinatura digital usando o Acrobat, apenas um campo de assinatura digital será permitido no contrato. Se um documento tiver vários campos de assinatura digital, o destinatário não terá a opção de baixar e aplicar uma assinatura local.
Observe que o fato de um signatário utilizar uma assinatura digital não significa que todos os outros signatários também sejam obrigados a usar uma. É perfeitamente válido que apenas seus signatários internos apliquem assinaturas digitais enquanto os signatários externos usam o tipo de campo de assinatura eletrônica (ou vice-versa).
Observação:
Quando várias assinaturas são aplicadas a um único destinatário, cada campo deve ter um nome exclusivo.Por exemplo, digsig1_:signer1: digitalsignature, digsig2_:signer1: digitalsignature e assim por diante.
Se um nome de tag de texto de assinatura digital for duplicado, o Acrobat Sign renomeará automaticamente os campos adicionando um apêndice “-n”, onde “n” é um número que começa em 1 e é incrementado para cada nome de campo duplicado encontrado. Por exemplo, will become digsig1-1_es_:signer1:digitalsignature e digsig1-2_es_:signer1:digitalsignature e assim por diante.
Uso do recurso de arrastar e soltar no ambiente de criação.
Criadores de modelos encontrarão o campo Assinatura digital na seção Campos de assinatura do ambiente de Criação.
Abaixo é possível ver o campo de assinatura eletrônica à esquerda e o campo de assinatura digital à direita.
Sintaxe das tags de texto
A sintaxe para um campo de assinatura digital usa o argumento :digitalsignature
Por exemplo, digsig1_es_:signer1:digitalsignature
Criar formulários no Acrobat
Como todos os outros tipos de campo, você pode replicar a funcionalidade de uma Tag de texto ao criar documentos no Acrobat, renomeando o campo para conter toda a tag de texto com todos os argumentos (mas não os pares de chave nas extremidades).
A experiência do signatário
Como as assinaturas digitais são baseadas em certificados, os signatários precisam obter uma Identificação digital antes de aplicar sua assinatura. Esta ID digital pode ser obtida de um dos vários provedores de assinatura em nuvem ou aplicando a assinatura usando o Adobe Acrobat ou o Acrobat Reader, usando uma ID digital local.
A solução do Acrobat Sign guia o signatário pelo processo:
- Abra o contrato e preencha todos os campos obrigatórios
- Escolha as uma das IDs digitais ou criar uma nova
- Aplique a assinatura
Após a assinatura, o ciclo de assinatura continua normalmente.
Abrir o contrato e preencher os campos...
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Com o documento aberto, o signatário pode lê-lo e preencher todos os campos necessários. Todos os campos obrigatórios precisam ser preenchidos antes que o signatário possa prosseguir com o processo de assinatura.
Ao passar o mouse sobre o campo de assinatura digital, é exibido um balão de texto com instruções adicionais.
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Clicar no campo abre uma sobreposição solicitando que o signatário selecione um dos dois caminhos:
- Assinatura em nuvem
- Baixar e assinar com o Acrobat
Selecione Assinatura em nuvem e, em seguida, clique em Avançar.
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Uma nova sobreposição é apresentada, solicitando que o signatário selecione um provedor de identidade de uma lista suspensa.
- Apenas os provedores listados na lista suspensa podem ser usados
- Os signatários que não possuem uma ID digital autorizada podem clicar em Clique para adquirir uma nova ID digital e serão direcionados para obter uma nova ID digital de um dos vários provedores de assinatura em nuvem.
- Depois de conseguirem uma nova ID digital, eles poderão retornar ao processo de assinatura.
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O provedor de identidade contesta o signatário para autenticar o serviço
Uma vez autenticado com êxito, o signatário recebe uma lista de IDs digitais válidas para escolha.
- Selecione a ID digital
- Clique em Avançar.
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Uma visualização da assinatura é apresentada.
- Clique em Editar assinatura para:
- Assinar manualmente por meio do teclado de toque ou do mouse
- Fazer o upload de uma imagem de assinatura
- Clique em OK quando estiver pronto para continuar.
- Clique em Editar assinatura para:
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O signatário é retornado ao contrato e solicitado a Clique para assinar
-
O provedor de identidade pode, então, solicitar uma autenticação adicional de dois fatores.
Exemplo: o provedor abaixo requer um PIN estático, definido ao configurar a ID digital, e uma senha de uso único.
- Insira os valores necessários e clique em OK
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Quando a autenticação de dois fatores é adicionada com sucesso, o documento é assinado e uma mensagem de êxito é exibida.
Configuração
Para revisar e editar os controles de recurso:
- Faça logon com a função de administrador e navegue até o menu Configurações da conta.
- Selecione a guia Assinaturas digitais.
As opções configuráveis são:
Permite que signatários importem as assinaturas digitais a partir de uma ou mais origens:
- Baixar e Assinar com o Acrobat: permite que a pessoa signatária use uma assinatura autocertificada.
- Se você tiver um requisito para uma assinatura digital no processo, consulte com a equipe legal para garantir que um certificado autoassinado seja aceitável antes de ativar essa opção.
- Assinaturas da nuvem - habilita a opção que permite aos seus signatários usarem assinaturas digitais da nuvem, o que torna possível a assinatura digital em dispositivos móveis
- Se as assinaturas digitais forem importantes para o seu processo de assinatura, é fortemente recomendado ativar a opção da nuvem.
Quando Assinaturas na nuvem estão habilitadas, a lista de provedores de assinaturas é ativada na página. Um ou mais provedores devem ser selecionados, e os fornecedores selecionados são as únicas opções entre as quais o signatário pode escolher.
Se houver um fornecedor que sua empresa prefira que os signatários utilizem, as opções do Provedor de assinatura na nuvem preferencial selecionarão esse fornecedor automaticamente quando o destinatário for solicitado a assinar. O destinatário ainda tem a opção de selecionar um fornecedor diferente da lista permitida.
A opção de enviar as informações do contrato de volta para o Provedor de assinatura na nuvem permite que o provedor de assinaturas associe seus contratos ao consumo das assinaturas adquiridas pela sua empresa.
Os clientes que desejam ter uma compreensão detalhada de como os provedores de assinatura estão rastreando o uso podem achar valioso que o provedor vincule diretamente o uso a contratos identificáveis. A opção Enviar informações do contrato para o Provedor de assinatura na nuvem fornece três elementos de dados ao provedor de assinatura quando o aplicativo de assinatura é usado:
- A AccountID: o identificador geral da conta no Sistema Acrobat.
- A GroupID: o grupo específico do qual o contrato foi enviado. Isso é útil se diferentes grupos tiverem diferentes provedores disponíveis ou a accountID não estiver configurada para habilitar todos os grupos com os mesmos provedores.
- A TransactionID : o identificador individual no nível do contrato que fornece mais granularidade para entender como as assinaturas são consumidas.
Os signatários externos são definidos a partir de qualquer endereço de email que não esteja dentro de sua conta do Acrobat Sign.
- Signatários internos são todos os usuários definidos na sua conta do Acrobat Sign
Se você quiser criar uma experiência de assinatura diferente para signatários externos versus internos, é possível habilitar um segundo conjunto de opções que se aplicam somente aos signatários externos.
Por exemplo, você pode ser mais permissivo em relação a fornecedores de assinatura para signatários externos, ou fornecer instruções diferentes para signatários internos sobre como obter uma assinatura.
Observação:
Exibir motivo da assinatura
Alguns requisitos de conformidade exigem que um motivo para a aplicação de uma assinatura digital seja especificado pelo signatário. Exemplo: Título 21 CFR parte 11 e conformidade com SAFE-BioPharma.
Se as assinaturas digitais forem usadas para atender uma demanda de conformidade, consulte sua equipe jurídica para determinar se você também deve exigir um motivo de assinatura no processo de assinatura.
Para acessar os controles, clique no link Configurações do Bio-Pharma
Se precisar de controles avançados de assinatura, consulte a página do Biopharma >
RSA-PSS
O RSA-PSS é um esquema de assinatura baseado no sistema criptográfico RSA e oferece garantia de segurança aprimorada em relação ao esquema RSA-PKCS#1 v.1.5 mais antigo.
A implementação do RSA-PSS do Acrobat Sign não requer configuração por parte do Administrador da conta.
- Quando a “Assinatura em nuvem” for selecionada, e a ID digital do signatário for compatível tanto com o RSA-PSS quanto com o RSA-PKCS#1, o esquema de assinatura RSA-PSS é usado por padrão.
- Quando o “Assinar com o Acrobat” for escolhido, o uso do RSS-PSS ou do RSA-PKCS#1 depende das configurações do signatário no seu aplicativo do Acrobat
- O Acrobat Sign é totalmente compatível com as respostas do CRL e do OCSP, que são assinadas com o esquema RSA-PSS.
- O uso do esquema RSA-PSS é necessário para estar em conformidade com os requisitos específicos da Alemanha para assinaturas eletrônicas qualificadas.
Opções de formato da assinatura digital
PKCS#7 é o formato padrão que rege a assinatura digital para a maioria (fora da UE) das contas do Acrobat Sign.
- Contas no segmento europeu (EU1) usam o formato PAdES (ETSI EN 319142) por padrão para estar em conformidade com a eIDAS.
- Qualquer administrador em nível de conta pode solicitar a alteração desta configuração de um formato para outro, enviando uma solicitação à equipe de suporte do Acrobat Sign.
- Esse recurso pode ser ativado e configurado no nível de grupo ou de conta.
O fluxo de trabalho da assinatura digital força o contrato a seguir um processo único. Devido ao gerenciamento especial necessário para inserir a assinatura, há várias limitações que devem ser consideradas.
- Cada signatário pode ter apenas um campo de assinatura digital atribuído a ele ao baixar e assinar o documento com o Acrobat. As assinaturas baseadas na nuvem podem conter até 10 campos de assinatura digital por destinatário. (assinaturas Aadhaar e Singpass não são compatíveis.)
- Formulários web não são compatíveis com assinaturas digitais.
- O Envio em massa não é compatível com assinaturas Baixar e assinar do Acrobat. As assinaturas digitais na nuvem funcionam como esperado.
- As assinaturas digitais não são compatíveis com os aplicativos de desktop do Microsoft Office, pois são desenvolvidas para funcionar em um ambiente de navegador. Como alternativa, é possível usar os aplicativos do Office Web no seu navegador.
- As assinaturas digitais desabilitam a visibilidade limitada do documento. Todos os destinatários verão todas as páginas.
- Assinantes em dispositivos móveis só podem aplicar uma assinatura digital baseada na nuvem.
- IDs digitais em nuvem que usam o modo de autorização OAuth não são compatíveis com o recurso Preencher e assinar.
- O recurso Preencher e assinar não oferece suporte à assinaturas do provedor de serviços Aadhaar.
- Usuários que estiverem compartilhando conteúdo, ou contas que possuam o compartilhamento avançado habilitado, não podem usar assinaturas digitais.
- O eVaulting não pode ser usado com assinaturas digitais.
- Somente o primeiro signatário pode anexar arquivos. Os signatários subsequentes que anexarem novos arquivos invalidam todas as assinaturas digitais anteriores.
- Se o Relatório de auditoria for anexado a um contrato assinado digitalmente, um portfólio de PDF será criado, utilizando os dois documentos.
- Os campos de número de transação converterão uma assinatura digital em uma assinatura eletrônica.
- Se a opção para anexar o relatório de auditoria estiver habilitada, um portfólio PDF será criado (contendo o contrato e um PDF separado para o relatório de auditoria, ambos integrados no portfólio PDF, ou seja, o envelope PDF) assim que uma assinatura digital for aplicada, e nenhuma modificação poderá ser feita no contrato.
