Identifiez les événements et les meilleures pratiques relatives à la création, l’animation et la gestion des événements et des participants.

Présentation des événements

Un événement est une réunion, un séminaire, une présentation, un cours, un curriculum, une salle de classe virtuelle ou un enregistrement déplacé vers une bibliothèque de contenu, comportant des fonctions de gestion d’avant-événement et d’après-événement. Les fonctions de gestion des événements comprennent l’inscription, les rappels, ainsi que les questionnaires de suivi d’événement et les rapports.

Vous pouvez créer un événement dans les situations suivantes :

  • Vous voulez que les participants s’inscrivent. Vous voulez également avoir la possibilité de sélectionner les participants pour l’événement en fonction des informations relatives à leur inscription.

  • Vous voulez concevoir des pages d’événements à votre marque, par exemple des listes et des descriptions qui assurent la promotion de cet événement, ainsi que des pages d’inscription et de connexion.

  • Vous souhaitez personnaliser les données recueillies auprès des participants pour vos rapports. Ces données dépendant des informations d’inscription, elles complètent les rapports liés au contenu de l’événement, par exemple les réponses à des questionnaires d’un cours ou à des sondages d’une réunion.

  • Vous voulez que des personnes extérieures à votre société puissent participer. La liste des événements étant souvent publiée sur des sites Web publics, de nombreux participants pourront les consulter et s’y inscrire.

  • Vous voulez envoyer des messages électroniques générés automatiquement, par exemple des invitations, des rappels, des confirmations d’inscription et des notes de remerciement.

  • Vous voulez effectuer le suivi de campagnes individuelles, telles que des offres électroniques, des campagnes de moteurs de recherche ou des campagnes de bandeaux publicitaires.

    Un événement comprend trois phases :

  • Les tâches préalables à l’événement comprennent la détermination du nombre de licences disponibles, la création du contenu, la définition des autorisations et l’envoi des invitations, l’inscription, et le rappel des participants.

  • La phase correspondant au déroulement de l’événement requiert des participants. Elle nécessite la présence de présentateurs pour les événements à la demande ou lorsqu’un événement comprend une réunion ou un séminaire.

  • Les tâches ultérieures à l’événement comprennent le renvoi du navigateur des participants vers une URL spécifique, la réponse aux questions en suspens des participants et la gestion des différentes activités de suivi des événements par le biais d’enquêtes et de rapports.

Tâches préalables à l’événement

Une planification soigneuse de la préparation de l’événement, associée à une bonne gestion des tâches, permet de garantir le bon déroulement des événements et une exécution rapide de leurs activités postérieures.

Déterminez le nombre de licences en votre possession.

Avant de configurer un événement, évaluez le nombre de licences que vous possédez. En fonction de la licence de votre compte, vous pouvez définir la limite d’enregistrement d’un événement lors de sa création. Vérifiez le nombre de licences disponibles auprès de votre administrateur Adobe Connect Central.

Définissez le contenu de l’événement.

Pour que vous puissiez créer un événement, son contenu doit déjà exister dans Adobe Connect Central. (Lors de la configuration de l’événement à l’aide de l’Assistant de création, vous devez désigner le contenu, la réunion, le cours, le curriculum, la classe virtuelle ou le séminaire qui constitue l’événement.) La liste suivante fournit plusieurs exemples :

  • Pour créer un événement de formation à partir d’un cours ou d’un curriculum, ces derniers doivent exister dans la bibliothèque des formations.

  • Pour présenter du contenu en tant qu’événement, stockez le contenu dans la bibliothèque de contenus.

  • Pour utiliser une réunion ou un séminaire comme événement, ces deux éléments doivent exister dans la bibliothèque de réunions ou de séminaires.

  • Pour que vous puissiez utiliser une classe virtuelle en tant qu’événement, cette classe virtuelle doit exister dans la bibliothèque des formations.

Affectez les autorisations relatives à l’événement.

Les autorisations jouent un rôle important car elles désignent les utilisateurs pouvant participer, consulter et gérer les événements. Les autorisations de participation déterminent les rôles et fonctions des participants. Un Gestionnaire des événements assigne des rôles de participant lorsqu’il paramètre l’événement dans l’onglet Gestion des participants.

Les rôles et autorisations suivants peuvent être attribués aux participants :

Invité

Personnes ayant reçu une invitation à l’événement et qui sont invitées à s’inscrire.

Refusé

Toute personne s’étant inscrite, mais à laquelle l’hôte a refusé l’accès à l’événement.

En attente d’autorisation

Personne dont l’inscription n’a pas encore été approuvée par le gestionnaire d’événements.

Participant

Personne qui peut participer à l’événement en tant qu’invité ou utilisateur enregistré de votre société. Leurs autorisations sont limitées.

Présentateur

Individu présentant le contenu aux personnes présentes. Les présentateurs se voient attribuer des autorisations Présentateur.

Hôte

Personne disposant d’un contrôle complet sur la salle de réunion ou de séminaire utilisée pour l’événement. L’hôte bénéficie de toutes les autorisations Présentateur et Gestion et peut attribuer des autorisations aux autres.

Remarque :

les rôles Présentateur et Hôte ne sont utilisés que pour des événements qui ont lieu en direct (réunions et séminaires). Pour tous les autres événements, seuls les rôles Participant, Invité et Accès refusé sont utilisés.

Les autorisations associées à la bibliothèque d’événements permettent de désigner les utilisateurs habilités à créer et modifier les événements et exécuter les tâches associées aux fichiers et dossiers de la bibliothèque d’événements, comme par exemple l’ajout et la suppression de fichiers. Les autorisations de gestion des fichiers sont Gérer et Accès refusé.

Inscription et approbation des participants

Une inscription est requise pour tous les événements, mais pas nécessairement une autorisation. Par défaut, un événement ne requiert aucune autorisation mais vous pouvez modifier ce paramètre au moment de sa création. Si aucune autorisation n’est requise, toute personne s’inscrivant est automatiquement autorisée. Dans ce cas, toutes les personnes inscrites peuvent assister à l’événement, sous réserve que vous possédiez une licence suffisante. (En tant qu’hôte d’événement, vous avez toujours la possibilité de refuser l’autorisation à toute personne avant le début de l’événement.) Le fait d’exiger une autorisation permet de contrôler les personnes assistant à l’événement. Vous pouvez également permettre à une personne d’entrer dans une réunion en direct immédiatement après son inscription.

Tâches intra-événement

Les principales tâches qu’implique la création d’un événement sont exécutées lors de la création du contenu et des étapes préalables à l’événement. Si le contenu approprié existe et que vous avez accompli toutes les tâches préparatoires, l’événement se déroule sans problèmes. Cependant, certaines tâches doivent être effectuées pendant un événement, en particulier si ce dernier se déroule en direct.

Evénements à la demande en différé

Evénements qui ne se déroulent pas en temps réel. Les participants cliquent sur un lien pour consulter une présentation ou bien un cours ou un curriculum adapté au rythme de chacun. Pour avertir les participants potentiels de l’événement, envoyez-leur une invitation par message électronique ou publiez l’événement dans la page contenant la liste des événements publics, sur le site Web de votre société. Ces deux méthodes d’information contiennent un lien qui ouvre un formulaire d’inscription pour l’événement. Souvent, les événements qui ne se produisent pas en direct ne demandent aucune tâche pendant leur déroulement.

Evénements en direct

Evénements planifiés et se déroulant en temps réel. Pendant l’événement, vous devrez peut-être assurer la coordination des différents présentateurs ou accepter des participants.

Tâches postérieures à l’événement

Au terme d’un événement, plusieurs tâches et activités administratives doivent être menées à bien.

Remercier les participants

Envoyez un message électronique de remerciement aux participants. Envisagez également d’envoyer un message électronique aux personnes qui n’ont pu participer.

Lire les rapports

Consultez les rapports d’événement afin d’obtenir des données statistiques et des informations sur les participants. Ces rapports permettent d’évaluer le succès d’un événement et d’apporter des améliorations pour les futurs événements.

Afficher le tableau de bord des événements

Reportez-vous au tableau de bord des événements afin d’obtenir une représentation graphique des données statistiques relatives aux dix derniers événements les plus actifs. Les données du tableau de bord reflètent les dix derniers événements les plus actifs au cours des six derniers mois, dans votre dossier Mes événements.

Vérifier la bibliothèque

Classez les fichiers d’événement dans votre bibliothèque.

Recommandations relatives aux événements

Voici quelques conseils et astuces concernant les tâches à effectuer pendant les événements en direct, ainsi que les réunions et séminaires associés à ces événements :

  • Créez une salle d’attente. Cette salle d’attente peut être un module de conversation où les participants se rencontrent et s’accueillent les uns les autres avant le début de l’événement.

  • Utilisez des animations PowerPoint. L’utilisation adéquate d’animations PowerPoint peut donner vie à un événement grâce à des images et du son. Cependant, n’en abusez pas car les animations peuvent devenir une distraction.

  • Intégrez des sondages dans votre événement. Les sondages fournissent des commentaires instantanés, si bien que vous savez si votre message est bien compris. Ils permettent au public de participer facilement et activement à l’événement.

  • Tirez parti des vidéos. Si vous disposez de fichiers vidéo appropriés, ajoutez-les à vos événements.

  • Coordonnez soigneusement les différents présentateurs. Choisissez la commande Réunion > Activer zone réservée aux présentateurs pour inclure des éléments tels qu’un ordre du jour avec notes et un module de Q & R modérées. Envisagez d’octroyer aux présentateurs des droits de participant supérieurs plutôt que des droits de présentateur.

  • Lorsque le contenu est préchargé, faites un essai avant l’événement, à l’heure même à laquelle l’événement est prévu (le trafic réseau varie selon les moments de la journée). Servez-vous exactement des mêmes connexions réseau et du matériel que vous envisagez d’utiliser pour le véritable événement.

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