Adobe Acrobat Sign für Self Signing: Benutzerhandbuch

Übersicht

Self Sign ist eine Acrobat Sign für Salesforce-Komponente, mit der Benutzende eines Community-Portals Self-Service-Vereinbarungen signieren können. Sie können Self Sign jedem Salesforce Experience Cloud-Portal hinzufügen, etwa Kundschaft, Mitwirkende, Mitarbeitende und mehr, damit Benutzende ihre Vereinbarungen direkt über das Portal initiieren und signieren können.

Das Benutzerhandbuch für Adobe Acrobat Sign für Salesforce für Self Sign enthält Anweisungen zum Konfigurieren von Acrobat Sign für Salesforce zum Generieren von Vorlagen für Selbstsignierungsvereinbarungen. Damit Community-Portal-Benutzende Vereinbarungen im Community-Portal empfangen und signieren können, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Voraussetzungen überprüfen
  • Chatter aktivieren
  • Digitale Erfahrungen aktivieren
  • Zwei vertrauenswürdige CSP-Sites aktivieren
  • Adobe Acrobat Sign Community-Benutzenden-Berechtigungssätze für alle Community-Benutzenden
  • Community-Portal-Benutzer*in erstellen
  • Konto, Kontakt und Benutzer*in für die Community erstellen
  • SFDC-Community-Seite konfigurieren
    • Neues digitales Erlebnis starten
    • Workspace für digitale Erfahrungen konfigurieren, um Benutzende zu aktivieren
    • Portal veröffentlichen
    • Sichtbarkeit des Kontaktprofils auf „Öffentlich“ setzen
    • Adobe Self Service Sign-Komponente dem Workspace für digitale Erfahrungen hinzufügen
  • Einstellung „Senden als andere Benutzende zulassen“ aktivieren
  • Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden

Voraussetzungen

  • Während der Installation müssen Sie Muster-Vereinbarungsvorlagen generieren, indem Sie beim Verknüpfen von Salesforce mit Acrobat Sign Beispiel-Vereinbarungsvorlagen generieren auswählen.
link-accounts

  • Wenn die Vorlagen nicht während der Installation generiert wurden oder Sie ein Upgrade von einer älteren Version auf Paket V 19 durchführen, müssen Sie die Vorlagen mithilfe der folgenden Schritte generieren:
    1. Navigieren Sie zu der Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin.
    2. Wählen Sie im rechten Bedienfeld in der Liste der Ressourcen Muster der Self Sign-Vereinbarungsvorlage generieren aus.
    3. Überprüfen Sie auf der Entwurfsseite „Community-Vereinbarung prüfen“, die daraufhin geöffnet wird, Folgendes:
      • Die Registerkarte Vereinbarungstypen muss den Typ Verschwiegenheitserklärung aufweisen.
      • Die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen muss die Vorlage Community-Vereinbarung prüfen enthalten.
generate-self-sign-template

verify-nda-agreement-types

agreement-templates

Chatter aktivieren (nur für Paket V 18-21)

Wenn Sie Acrobat Sign für Salesforce in Version 22 oder älter verwenden, müssen Sie Chatter in Ihrer SFDC-Organisation aktivieren. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Chatter > Chatter-Einstellungen.
  2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktivieren.
  4. Wählen Sie Speichern aus.
edit-chatter-settings

enable-chatter-settings

Digitale Erfahrungen aktivieren

So aktivieren Sie „Digitale Erfahrungen“:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Erfahrungen > Einstellungen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Digitale Erfahrungen aktivieren.
  3. Geben Sie einen Domänennamen für Ihre digitalen Erfahrungen an. Sie können die Werte Ihrer Kontodomänen verwenden, wenn Ihr Konto über eine eingerichtete Domäne verfügt.
  4. Wählen Sie Speichern aus. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, dass Ihre Domäne nicht mehr geändert werden kann, sobald sie eingerichtet ist.
  5. Wählen Sie Ok.
enable-digital-experience-settings

Zwei vertrauenswürdige CSP-Sites aktivieren

Sie müssen zwei Vertrauenswürdige CSP-Sites (Content Security Policy) konfigurieren, um die Basis-URLs für Ihr Adobe Acrobat Sign-Konto zu berücksichtigen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie den Shard-Wert für Ihr Acrobat Sign-Konto wie folgt ab:

    1. Melden Sie sich bei Ihrem Adobe Acrobat Sign-Konto an.
    2. Kopieren Sie den Parameter direkt vor dem Teil echosign.com (möglicherweise adobesign.com) aus der URL (den Shard-Wert). 
      Die URL https://caseyjones.na1.echosign.com hat beispielsweise den Shard-Wert na1.
    3. Schließen Sie die Registerkarte.

    Erfahren Sie, wie Sie die Adobe Acrobat Sign-Kontoumgebung erkennen.

    global-settings

  2. Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Vertrauenswürdige CSP-Sites und wählen Sie dann Neue vertrauenswürdige Site aus.

    csp-trusted-sites

  3. Füllen Sie auf der neuen Seite „Site-Definition“, die daraufhin geöffnet wird, die erforderlichen Felder wie folgt aus:

    1. Name der vertrauenswürdigen Site: Geben Sie einen Namen wie AcrobatSign an.
    2. URL der vertrauenswürdigen Site: Geben Sie die Site-URL https://secure ein.<shard>.adobesign.com
      Zum Beispiel: https://secure.na1.adobesign.com
      Wenn Ihr Konto nicht auf die Domäne adobesign.com aktualisiert wird, können Sie stattdessen echosign.com verwenden.
    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
    4. Kontext: Wählen Sie Experience Builder-Sites für den Kontext aus.
    5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen CSP-Richtlinie Site für Frame-src zulassen .
    6. Wählen Sie Speichern aus.
    csp-trusted-site-definition

  4. Navigieren Sie zurück zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Vertrauenswürdige CSP-Sites und wählen Sie dann Neue vertrauenswürdige Site aus.

  5. Füllen Sie auf der neuen Seite „Site-Definition“, die daraufhin geöffnet wird, die erforderlichen Felder wie folgt aus:

    1. Name der vertrauenswürdigen Site: Geben Sie einen Namen wie AcrobatSign2 an.
    2. URL der vertrauenswürdigen Site: Geben Sie die Site-URL https://secure.adobesign.com ein.
    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
    4. Kontext: Wählen Sie Experience Builder-Sites für den Kontext aus.
    5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen CSP-Richtlinie Site für Frame-src zulassen .
    6. Wählen Sie Speichern aus.
    Zweite vertrauenswürdige CSP-Site

  6. Überprüfen Sie die beiden vertrauenswürdigen CSP-Sites.

    Vertrauenswürdige CSP-Sites

Aktivieren des Adobe Acrobat Sign Community-Benutzenden-Berechtigungssatzes für alle Community-Benutzenden

Sie müssen die Community-Benutzenden mit dem Berechtigungssatz Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aktivieren, damit sie das Portal verwenden können. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Hinweis: Sie können das Community-Portal erstellen, ohne den Berechtigungssatz „Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende“ zu aktivieren.

  1. Navigieren Sie zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Berechtigungssätze.

  2. Wählen Sie in der Liste der Berechtigungssatzbezeichnungen Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aus.

    Berechtigungssätze zuweisen

  3. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite „Berechtigungssatz“ die Option Zuweisungen verwalten aus.

    permission-set-manage-assignments

  4. Wählen Sie auf der Seite „Zugewiesene Benutzende“ Zuweisung hinzufügen aus.

    permission-set-add-assignments

  5. Wählen Sie auf der Seite „Benutzende zuweisen“ alle Benutzenden aus, denen Sie den Berechtigungssatz zuweisen möchten, und wählen Sie dann Zuweisen aus.

    permission-set-assign-users

Community-Portal-Benutzer*in erstellen

Community-Benutzerprofil klonen

Um Ihre Benutzendenprofile für die Verwendung des Adobe Acrobat Sign-Self-Service-Portals zu konfigurieren, müssen Sie eines der Standardprofile klonen und bearbeiten. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Profile.

  2. Wählen Sie für ein beliebiges der standardmäßigen Kundschaftsprofile Klonen aus.

    Es gibt vier Kundschaft-Community-Profile. Sie können ein beliebiges davon zum Klonen und Erstellen eines Benutzendenprofils verwenden. Beachten Sie den Benutzendenlizenz-Typ des geklonten Profils.

    setup-profiles

  3. Geben Sie einen intuitiven Namen für Ihr geklontes Profil an und wählen Sie Speichern aus.

    cloned-profile-name

  4. Wählen Sie auf der Seite mit dem geklonten Profil, die daraufhin geöffnet wird, Bearbeiten aus.

    cloned-profile-edit

  5. Blättern Sie auf der Seite „Benutzerdefiniertes Bearbeiten“ nach unten zu der Registerkarte Benutzerdefinierte Objektberechtigungen und aktivieren Sie alle Adobe Acrobat Sign-Objekte. Sie können die Option Alle ändern auswählen oder nur die erforderlichen Berechtigungen für die zusätzliche Sicherheit auswählen.

    cloned-prodile-custom-object-permissions

Erstellen von Konto, Kontakt und Benutzer*in für Community

Sie müssen ein Konto, einen Kontakt und eine*n Benutzer*in für die Community erstellen. 

Dem Kontobesitzer muss eine Rolle zugewiesen werden, damit er Portalbenutzer aktivieren kann. Um eine Rolle mit Ihre*m/r Salesforce-Benutzer*in zu verknüpfen, navigieren Sie zu Setup > Administration > Benutzende > Benutzende. Wählen Sie dann in der Benutzendenliste für eine nutzende Person Bearbeiten aus und öffnen Sie auf der Seite, die daraufhin geöffnet wird, das Dropdown-Menü Rolle. Wählen Sie eine Rolle aus und schließlich Speichern.

So erstellen Sie ein Konto:

  1. Rufen Sie die Sales-Anwendung im App Launcher auf.

  2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Konto“ und wählen Sie +Neues Konto aus.

    sales-new-account

  3. Geben Sie auf der Seite Neues Konto, die daraufhin geöffnet wird, einen Kontonamen ein und wählen Sie Speichern aus.

    Der Kontoname sollte das Konto als Adobe Acrobat Sign-Portalkonto identifizieren. Der Kontoname ist der einzige Wert, den Sie hier angeben müssen.

    sales-new-account-details

So erstellen Sie einen Kontakt:

  1. Wählen Sie auf der Lightning-Seite in der rechten oberen Ecke das + (Pluszeichen) aus, um das Menü „Erstellen“ zu öffnen, und wählen Sie dann Neuer Kontakt aus.

    create-new-contact

  2. In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Neuer Kontakt:

    1. Geben Sie einen aussagekräftigen Namenswert ein.
    2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse für den Kontakt ein. Sie sollten vorzugsweise die E-Mail eines Admins hinzufügen, der die Inhalte des Community-Portals verwaltet.
    3. Weisen Sie den Kontakt dem Konto des Adobe Acrobat Sign-Community-Portals zu, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
    4. Wählen Sie Speichern aus.
    new-contact-details

  3. Öffnen Sie die neue Seite Kontakt, die Sie gerade erstellt haben.

  4. Wählen Sie oben rechts auf der Seite Setup (Zahnradsymbol) > Objekt bearbeiten aus.
    Das Kontaktobjekt wird im Objekt-Manager geöffnet.

    new-contact-edit

  5. Wählen Sie im linken Bedienfeld der Seite „Objekt-Manager“ Seitenlayouts aus.

  6. Öffnen Sie das Dropdown-Menü für das Element „Kontaktlayout“ und wählen Sie dann Bearbeiten aus.

    edit-contact-layout

  7. Wählen Sie im Abschnitt „Kontaktlayouts“ in den Objektoptionen Mobile- und Lightning-Aktionen aus.

  8. Ziehen Sie die Schaltfläche Kundschaftbenutzer*in aktivieren in den Abschnitt Aktionen für die mobile und Lightning-Erfahrung von Salesforce.

    drag-enable-customer-user

  9. Ziehen Sie die Schaltfläche Als Benutzer*in bei Experience anmelden in den Abschnitt Salesforce Mobile- und Lightning Experience-Aktionen.

    drag-login-to-experience-user

  10. Wählen Sie Speichern aus.

  11. Kehren Sie zu der Seite „Community-Kontakt“ zurück und öffnen Sie das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie im Menü Kundschaftbenutzende aktivieren aus.

    Daraufhin wird die Seite Neue*r Benutzer*in geöffnet, welche die importierten Kontaktinformationen enthält.

    contact-page-enable-customer-user

  12. Konfigurieren Sie auf der daraufhin angezeigten Seite Neue*r Benutzer*in die nutzende Person wie folgt:

    • Legen Sie die Benutzungslizenz des Profils fest, das Sie zuvor geklont haben.
    • Legen Sie als Profil das geklonte Profil fest.
    • Wählen Sie Speichern aus.

    Die Seite Benutzer*in einrichten wird aktualisiert und zeigt die Details dieser nutzenden Person an.

    new-user-edit

  13. Bewegen Sie auf der aktualisierten Seite den Mauszeiger über die Berechtigungssatzzuweisungen und wählen Sie Zuweisungen bearbeiten aus.

    contact-permission-set-edit

  14. Auf der daraufhin für die nutzende Person geöffneten Seite Berechtigungssatzzuweisungen:

    1. Wählen Sie im Feld Verfügbare Berechtigungssätze die Option Adobe Acrobat Sign Community-Benutzer*in aus.
    2. Wählen Sie Hinzufügen aus.
      Der ausgewählte Berechtigungssatz wird im Feld für aktivierte Berechtigungssätze angezeigt.
    3. Wählen Sie Speichern aus.
    permission-set-add-contact

SFDC-Community-Seite konfigurieren

Neues digitales Erlebnis starten

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.

  2. Wählen Sie Neu aus.

    digital-all-sites-new

  3. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite Service-Erfahrung aus.

    Das Erlebnis Service ist für die Self-Service-Komponenten erforderlich.

    choose-customer-service-experience

  4. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite Service die Option Erste Schritte aus.

    customer-service-get-started

  5. In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld:

    1. Geben Sie einen Namen für die Site ein.
    2. Sie können auch einen Site-spezifischen Namen zur URL hinzufügen, der nützlich sein kann, wenn Sie über mehrere Sites verfügen.
    3. Wählen Sie Erstellen aus.
    enter-name-customer-service-portal

    Während die Community erstellt wird, wird eine Grafik angezeigt. Anschließend wird die Community-Seite angezeigt, wobei der Name der Community oben im Fenster angezeigt wird (gelb hervorgehoben). Die Site-spezifische Zeichenfolge in der URL wird in der Adressleiste angezeigt.

    new-community-portal

Workspace für digitale Erfahrungen konfigurieren, um Benutzende zu aktivieren

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.

  2. Wählen Sie in Ihrer Community-Aufgliederung Workspaces aus.

    digital-experiences-workspaces

  3. Wählen Sie auf der daraufhin geöffneten Seite Meine Workspaces die Option Administration aus.

    Die Verwaltungsseite für Ihre Community wird geöffnet.

    test-portal-administration

  4. Wählen Sie bei im linken Bedienfeld ausgewählten Einstellungen die Option Aktivieren aus.

    portal-administration-activate

  5. Wählen Sie im linken Bedienfeld „Mitglieder“ aus und konfigurieren Sie die Felder wie folgt:

    • Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Suche“ und wählen Sie „Alle“ aus.
    • Wählen Sie in der Liste Verfügbare Profile das von Ihnen erstellte selbstdefinierte Profil aus.
    • Wählen Sie Hinzufügen aus, um das Profil der Liste Ausgewählte Profile hinzuzufügen.
    • Wählen Sie Speichern aus.

Portal veröffentlichen

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.

  2. Wählen Sie in Ihrer Community-Aufgliederung Builder aus.

    digital-experiences-builder

  3. Auf der daraufhin geöffneten Seite Builder:

    1. Wählen Sie das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Seite aus, um die Seite „Einstellungen“ zu öffnen.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gastbenutzende können die Site sehen und mit ihr interagieren, ohne sich anzumelden.
    3. Schließen Sie das Einstellungsfenster.
    experience-builder-settings

  4. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke der Seite das Symbol „Veröffentlichen“ aus. Wählen Sie im dann angezeigten Dialogfeld erneut Veröffentlichen aus, um die Auswahl zu bestätigen.

    Veröffentlichen

    experience-builder-settings-publish-confirm

    In einer Meldung wird angezeigt, dass die Site-Updates veröffentlicht werden. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Änderungen live sind.

Hinzufügen der Adobe Self Service Sign-Komponente zum Workspace für digitale Erfahrungen

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Funktionseinstellungen > Digitale Erfahrungen > Alle Websites.

  2. Wählen Sie in Ihrer Community-Aufgliederung Workspaces aus.

    recipients-send-on-behalf-of

  3. Wählen Sie im Abschnitt Meine Workspaces die Option Builder aus.

    workspaces-builder

  4. Wählen Sie im linken Bedienfeld das Symbol Komponenten aus und dann:

    1. Führen Sie einen Bildlauf an das Ende des Menüs durch.
    2. Ziehen Sie die Option Adobe Self Service Sign und legen Sie sie im Seitenlayout ab.
      Sie können die Komponente dort ablegen, wo die Acrobat Sign-Vereinbarungen angezeigt werden sollen.
    drag-self-service-sign

    Die Seite wird aktualisiert, um die hinzugefügte Komponente im Seitenlayout anzuzeigen, und zeigt oben rechts den Verwaltungsbereich für die Komponente an.

    adobe-self-service-sign

    Sie können die Portal-Einstellungen über den Verwaltungsbereich in der rechten oberen Ecke des Fensters steuern. Die Einstellungen werden auf alle Vereinbarungen angewendet, die in der Komponente angezeigt werden.

    Hinweis: Keine der Einstellungen ist erforderlich. Sie sollten nur verwendet werden, wenn die Einstellungen global angewendet werden sollen.

    Der Verwaltungsbereich verfügt über die folgenden Steuerelemente:

    • Vereinbarungsvorlage: Dies ist die Vorlage, mit der die im Portal aufgeführten Vereinbarungen gesteuert werden.
    • Vereinbarungsumfang: Durch diese Einstellung wird bestimmt, welches Maß an Interaktion von der unterzeichnenden Person erforderlich ist. Es gibt zwei Einstellmöglichkeiten:
      • Benutzer*in: Mit der Einstellung Benutzer*in ist die Vereinbarung für alle Benutzenden in einem Konto verfügbar und alle müssen sie signieren.
      • Konto: Mit der Einstellung Konto wird die Vereinbarung für alle Benutzenden in einem Konto verfügbar gemacht, muss aber nur von einer Person signiert werden. Sobald sie signiert wurde, ist die Vereinbarung nicht mehr für andere Kontobenutzer verfügbar.
    • Frist für Signatur: Ein statisches Datenfeld, das den Zeitraum beschränkt, in dem die Vereinbarung signiert werden kann. Wenn die Frist verstrichen ist, wird die Schaltfläche Unterschreiben neben der Vereinbarung entfernt, sodass Benutzer die Vereinbarung nicht mehr abschließen können.
    • Tage bis zur nächsten Verlängerung: Hier können Sie einen beliebigen Zahlenwert eingeben, der festlegt, wann die Vereinbarung nach dem Signieren wieder verfügbar sein wird. Wenn eine Vereinbarung alle 90 Tage unterschrieben werden muss, können Sie die Vereinbarung automatisch 90 Tage, nachdem die vorherige Vereinbarung unterschrieben wurde, erneut veröffentlichen.
    • Kopfzeilentitel: Der oberste Titel in der Self-Service-Komponente, direkt rechts neben dem Adobe Acrobat Sign-Logo im obigen Bild.
    • Kopfzeilenlogo ausblenden: Blendet das Adobe Acrobat Sign-Logo links neben dem Kopfzeilentitel aus. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Logo ausgeblendet.

    In der Community-Benutzenden-Ansicht finden Sie Beispiele für die oben genannten Einstellungen.

  5. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um die Portal-Updates verfügbar zu machen.

    Jedes Mal, wenn Sie die Portaleinstellungen ändern oder Aktualisierungen vornehmen, müssen Sie das Portal erneut veröffentlichen.

Einstellung „Senden als andere Benutzende zulassen“ aktivieren

Sie können die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ für Benutzende aktivieren, die nicht über eine Adobe Acrobat Sign-Lizenz verfügen. Durch diese Einstellung können Community-Benutzende Vereinbarungen mit der Lizenz einer anderen nutzenden Person erstellen.

Führen Sie dazu die folgenden Konfigurationsschritte aus:

Schritt 1: Aktivieren Sie in den selbstdefinierten Einstellungen mithilfe der folgenden Schritte die Option Senden im Namen anderer zulassen:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Wählen Sie auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“, die daraufhin geöffnet wird, Adobe Sign-Einstellungen aus.

    custom-settings

  3. Wählen Sie Verwalten aus.

    adobe-sign-settings-manage

  4. Wählen Sie Neu (oder Bearbeiten aus, falls Sie bereits Einstellungen konfiguriert haben).

  5. Wählen Sie in der daraufhin geöffneten Seite Adobe Sign-Einstellungen die Option Senden im Namen anderer zulassen aus und anschließend Speichern.

    adobe-sign-settings-edit

Schritt 2: Aktivieren Sie wie folgt Senden im Namen anderer zulassen für lizenzierten Benutzende:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

  2. Wählen Sie Benutzer*in aus.

  3. Wählen Sie im linken Bedienfeld Benutzer*in-Seitenlayouts aus.

  4. Wählen Sie bei aktiver Feldauswahl Senden als andere Benutzende zulassen und ziehen Sie das Element in den Abschnitt Zusätzliche Informationen (Kopfzeile nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.

    drag-allow-sending-as-other-users

    dragged-allow-sending-as-other-users

  5. Wählen Sie Speichern aus.

Schritt 3: Vereinbarungsvorlage mit Admin-Benutzer*in konfigurieren

Jede Vereinbarungsvorlage kann nur über einen Benutzer verfügen, in dessen Namen die Vereinbarungen gesendet werden. Die ausgewählte nutzende Person muss in der Lage sein, Vereinbarungen über Adobe Acrobat Sign zu senden. Dies ist die einzige Voraussetzung.

Sie müssen die Vereinbarungsvorlage mit der Salesforce-ID einer nutzenden Person der Community mit Adobe Acrobat Sign-Lizenz konfigurieren. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Verwaltung > Benutzende > Benutzende.

    setup-users.png

  2. Wählen Sie den Link Vollständiger Name der nutzenden Person aus.

    Dadurch wird die Seite Benutzende einrichten geöffnet, wobei die UserID in der URL der Seite zu finden ist(gelb hervorgehoben).

    users-user-id-url

    Die oben aufgeführte URL lautet (die ID ist fett markiert): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1

  3. Kopieren und speichern Sie die UserID.

    Achten Sie darauf, die Zeichen %2F auszulassen.

  4. Um die UserID auf die Vorlage anzuwenden, navigieren Sie zu App Launcher > Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungsvorlagen und wählen Sie den Namen der Vereinbarungsvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.

    agreement-templates

  5. Wählen Sie die Registerkarte Empfangende aus und fügen Sie dann unter Senden im Namen von, die Salesforce-Benutzer-ID in das Feld ein. Wählen Sie schließlich Speichern aus.

    recipients-send-on-behalf-of

Schritt 4: Profilsichtbarkeit des Kontakts auf „Öffentlich“ setzen

Sie müssen die E-Mail-Einstellung der nutzenden Person der Community festlegen, um das Profil zu veröffentlichen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Seite Kontakt für die nutzende Person, in deren Namen Sie Vereinbarungen senden.

  2. Wählen Sie Als Benutzer*in bei Experience anmelden aus.

    Als Benutzer bei Experience anmelden

  3. Auf der daraufhin geöffneten Portalseite:

    1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke der Community-Seite den Namen der nutzenden Person aus, um das Dropdown-Menü zu öffnen. 
    2. Wählen Sie im Menü Meine Einstellungen aus.

  4. Setzen Sie auf der Seite Meine Einstellungen im Abschnitt Profilsichtbarkeit den Wert E-Mail auf Öffentlich und wählen Sie
    Speichern
    aus
    .

Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden

Sie können eine der beiden folgenden Methoden verwenden, um im Community-Portal Vereinbarungen an Benutzende zuzustellen:

  • Direktes Senden: Wenn Sie eine Vereinbarung an einen Salesforce-Kontakt senden, werden die Vereinbarungen in der persönlichen Portalansicht des Benutzers angezeigt.
  • Kontovorlage: Wenn Sie Unterschriften von einem Konto einholen müssen, können Sie eine Vorlage erstellen und diese den Benutzern zur Verfügung stellen. Aus Benutzersicht ändert sich hierdurch nichts, jedoch generiert diese Methode nur dann eine neue Vereinbarung, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „Unterschreiben/Genehmigen“ klickt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vereinbarungsvorlage.

Voraussetzungen

  • Um Vereinbarungen mit einer der beiden oben genannten Methoden zu senden, müssen Sie:
    • Das Portal konfigurieren
      • Es muss aktiv sein.
      • Es muss das richtige Profil zulassen, damit der Benutzer darauf zugreifen kann.
      • Die Adobe Acrobat Sign-Komponente muss installiert sein
    • Benutzer für die Community konfigurieren
      • Der Benutzer muss in der Community aktiviert sein.
      • Er muss mit der richtigen Benutzerlizenz und dem richtigen Profil konfiguriert sein.
  • Um eine Vereinbarung direkt an eine nutzende Person zu senden, muss der/die Empfänger*in ein Kontakt sein. Wenn Sie einen E-Mail-Wert verwenden, wird die Vereinbarung nicht im Portal angezeigt.

Konfigurierte Vereinbarung

Eine Vorlage auf Kontoebene muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Sie muss mit einer Vereinbarungsvorlage erstellt worden sein, die einen Vereinbarungstyp referenziert.
  • Über einen Master-Objekttyp verfügen, der auf Kontakt festgelegt ist.
  • Über einen Dateianhang verfügen.
  • Optional muss Senden im Namen von konfiguriert sein.


Die Community-Benutzer-Ansicht

Wenn Benutzer und Portal richtig konfiguriert wurden, werden Vereinbarungen, die an den Kontakt gesendet werden, im Portal angezeigt, sodass Benutzer eigenständig darauf zugreifen und sie signieren können.

Vereinbarungen, bei denen die Signatur des Benutzers erforderlich ist, werden oben aufgeführt. Die Schaltfläche rechts neben dem Vereinbarungsnamen gibt an, ob eine Signatur oder Genehmigung erforderlich ist.

Immer wenn ein Benutzer eine Vereinbarung erfolgreich unterschreibt oder genehmigt, wird oben im Komponentenbereich eine entsprechende Nachricht angezeigt.

Vereinbarungen, die zuvor vom Benutzer unterschrieben wurden, aber bei denen noch Aktionen anderer Empfänger erforderlich sind, werden als Nächstes aufgeführt.

Unten im Komponentenbereich finden sich die abgeschlossenen Vereinbarungen, einschließlich der E-Mail-Adresse des Unterzeichners/Genehmigers und des Ausführungsdatums.

Beispielportal

Vereinbarungsvorlage

Vereinbarungsvorlagen können über den Komponenten-Verwaltungsbereich für die Community zum Portal hinzugefügt werden.

Verwaltungsbereich

Nachdem sie hinzugefügt wurde, wird die Vorlage im Abschnitt Warten auf ... angezeigt, ganz wie eine direkt an den Benutzer gesendete Vereinbarung.

Der Unterschied liegt darin, dass die Vereinbarung erst nach Klick auf die Schaltfläche Senden/Genehmigen aus der Vorlage erstellt und dann im Portal gehostet wird.  Die Vereinbarungen werden der Vereinbarungsliste des Benutzers also erst dann hinzugefügt, wenn er den Signaturprozess initiiert.

Es kann immer nur eine Vorlage verwendet werden und diese Vorlage wird von den anderen Einstellungen im Verwaltungsbereich (siehe unten) bestimmt.

Vereinbarungsumfang

Der Vereinbarungsumfang beschränkt die Liste der Benutzer, die die Vorlage auslösen können:

  • Wenn der Vereinbarungsumfang auf Benutzer festgelegt ist, steht die Vorlage allen Benutzern mit Zugriff auf das Portal zur Verfügung. Jeder Benutzer kann eine eigene Kopie der Vereinbarung signieren.. Wenn Benutzer*in ausgewählt wurde, wird jede signierte Kopie der Vorlage im Portal im Abschnitt Abgeschlossene Vereinbarungen angezeigt.
  • Die Option Konto ermöglicht es nur einem Benutzer, die Vereinbarung zu signieren (der erste Benutzer, der auf die Schaltfläche klickt und die Vereinbarung erstellt). Nachdem der erste Unterzeichner die Vereinbarung abgeschlossen hat, wird der Link aus der Ansicht aller anderen Benutzer entfernt..

Frist für Signatur

Wenn eine Frist für Unterschrift im Verwaltungsbereich der Komponente eingegeben wird, müssen Vereinbarungen bis zu diesem Zeitpunkt unterschrieben werden. Die Frist wird deutlich unter dem Vereinbarungsnamen angezeigt.

Frist definiert

Sobald das festgelegte Datum verstrichen ist, wird die Schaltfläche Unterschreiben entfernt und die Frist wird in roter Schrift angezeigt.

inactive-after-deadline


Tage bis zur nächsten Verlängerung

Der Wert Tage bis zur nächsten Verlängerung wird der Kundschaft nicht angezeigt. Er sorgt dafür, dass der Vorlagenlink wieder verfügbar wird, nachdem die angegebene Anzahl von Tagen verstrichen ist.

Beispiel: Wird ein Wert von 360 eingegeben, wird die Vereinbarungsvorlage 360 Tage, nachdem die Vorlage zuletzt signiert wurde, erneut angezeigt.

Kopfzeilentitel und -Logo

Der Kopfzeilentitel ist ein offenes Textfeld und der Wert kann beliebig geändert werden.

Das Kopfzeilenlogo lässt sich lediglich aktivieren oder deaktivieren, um das Adobe Acrobat Sign-Logo anzuzeigen oder auszublenden.

Adobe-Logo

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