Benutzerhandbuch für Adobe Sign für Microsoft Dynamics (On-Premises-Installation)

Die Integration von Adobe Sign in Dynamics bietet eine gebrauchsfertige Lösung zur Einholung von Signaturen für beliebige erforderliche Formular-/Vertragsdokumentation. Diese Integration bietet folgende Vorteile:

• Adobe Sign wird in CRM-Datensätze wie Kontakte, Konten, Leads, Opportunities, Aufträge, Rechnungen, Angebote, Verträge und andere benutzerdefinierte CRM-Entitäten integriert, die von Ihrem Administrator entwickelt werden.
• Beschleunigung der Umsetzung von Angeboten in Cash-Flow, indem Vereinbarungen – beispielsweise Verträge oder Verkaufsdokumente – mit nur einem Klick aus Dynamics versendet werden.
• Eine durch den Administrator konfigurierbare Datenzuordnung, die Daten aus Dynamics-Entitäten – beispielsweise Konten und Kontakte – in Vereinbarungen zusammenführt und Daten zurück nach Dynamics pusht, die im Rahmen des Signaturvorgangs von Unterzeichnern gesammelt wurden.
• Aktivierung auf Mobilgeräten über den Kundensupport-Hub (verfügbar in Dynamics 365 9.x und höher)
• Vereinfachung für Empfänger, sodass sie jederzeit, überall und auf jedem Gerät signieren können.
• Ermöglichen der Verfolgung von Dokumenten, die mit Dynamics zur Signatur gesendet wurden.
• Eliminierung der manuellen Schritte aus dem gesamten Prozess.

Diese Dokumentation ist ausdrücklich für Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises und höher bestimmt.
                                                           

Zugriff auf Adobe Sign

Adobe Sign wird vom Dynamics-Administrator installiert und der Zugriff erfolgt über Sicherheitsrollen.  Benötigen Sie Zugriff, wird Ihnen die Adobe Sign-Option jedoch nicht auf der Startseite angezeigt, wenden Sie sich an Ihren Dynamics-Administrator und fordern Sie Zugriff an.

Signaturen anfragen

Neue Vereinbarungen können im Kundenservice-Hub erstellt werden.

Eine neue Vereinbarung im Kundenservice-Hub kann wie folgt erstellt werden:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Datensätze (das graue Pluszeichen) und wählen Sie Vereinbarung.
• Navigieren Sie zur Menüoption Vereinbarungen und klicken Sie im oberen Menüband der Aktionen auf die Schaltfläche Neue Vereinbarung:

Die Option Signaturen anfordern ist im Menü Mehr … verfügbar.

Sie können die Option Signaturen anfordern verwenden, um Vereinbarungen aus einer Dynamics-Entität oder der Vereinbarungsseite zur Signatur zu versenden.

Senden einer Vereinbarung aus einer Entität:

• Navigieren Sie zu einem Entitätsdatensatz (z. B. Opportunity, Kunde) im CRM-System und klicken Sie darauf, um ihn zu öffnen.
• Klicken Sie auf die Schalfläche Weitere Befehle (...).
• Wählen Sie aus dem Menü die Option Signaturen anfordern.
  • Das Menü wird durch eine Liste der verfügbaren Vorlagen ersetzt.
  • Unten in der Vorlagenliste wird Neue Vereinbarung für Vereinbarungen angezeigt, die nicht auf einer Vorlage basieren

Eine neue Vereinbarungsseite wird geöffnet, und alle Feldwerte, dieinder Vereinbarungsvorlage definiert sind, werden automatisch ausgefüllt.

Zum Festlegen und Senden einer Vereinbarung benötigen Sie nur einige wenige Dinge:

• einen Empfänger – die Person oder die Liste der Personen, die das Dokument signieren oder genehmigen müssen
• einen Vereinbarungsnamen – wie die Vereinbarung in der Betreffzeile der E-Mail an den Unterzeichner und in internen Berichten genannt wird
• ein Dokument, das signiert werden muss – hierbei kann es sich um ein oder mehrere Formulare, Verträge oder andere Dokumente handeln, für die eine gültige Signatur erforderlich ist.

Der Abschnitt „Empfänger“

Einer oder mehrere Unterzeichner müssen im Abschnitt Empfänger festgelegt werden.  Geben Sie die Empfänger in der Reihenfolge ein, in der sie das Dokument signieren sollen. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie das Feld Empfängerreihenfolge auf der linken Seite der Empfängerliste bearbeiten.

Festlegen eines Empfängers:

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bedienfelds Empfänger auf Empfänger hinzufügen:

Hier wird ein Overlay aufgeklappt, aus dem der Typ des Unterzeichners/Genehmigers ausgewählt werden kann:

1. Wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Liste der Empfängertypen aus.

• Neu – Der Empfänger ist in Dynamics noch nicht bekannt.
• Kontakt – Empfänger, die in Dynamics bereits als Kontakte definiert wurden
• Lead – Empfänger, die in Dynamics als Leads gekennzeichnet sind
• Benutzer – beschreibt die internen Benutzer Ihrer Dynamics-Umgebung

2(a). Wählen Sie Neu aus, wird das Overlay so geändert, dass Sie einen vollen Namen und eine E-Mail-Adresse eingeben können.

Bei diesem Vorgang wird kein neuer Kontakt/Lead in Dynamics gespeichert, Name und E-Mail-Adresse werden ausschließlich für diese Transaktion verwendet.

2(b).  Wählen Sie Kontakt, Lead oder Benutzer aus, ändert sich das Overlay so, dass nach der ausgewählten Entität gesucht wird. Geben Sie einen Namen (oder einen Teil davon) ein und klicken Sie dann auf das Suchsymbol, um den gewünschten Empfänger auszuwählen.

Da Dynamics ebenfalls mit diesen Entitätstypen arbeitet, wird die E-Mail-Adresse aus der Datenbank importiert.

3. Für jeden Empfänger muss eine Empfängerrolle definiert werden.  Die Rollen sind:

• Unterzeichner (Standard) – Die Unterzeichner müssen mindestens eine Signatur leisten.
• Genehmiger – Genehmiger müssen die Vereinbarung nicht signieren (sie können jedoch, wenn für sie Signaturfelder eingerichtet werden), sie müssen die Vereinbarung jedoch aktiv „genehmigen“, was ebenfalls protokolliert wird.
• CC – Alle Empfänger einer Kopie (auf CC gesetzt) werden beim Benachrichtigungsprozess der Vereinbarung mit berücksichtigt, interagieren jedoch nicht in der Vereinbarung oder im Signaturzyklus.

4. Für jeden Empfänger muss die Identitätsprüfung definiert werden. Die Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden durch die vom Administrator aktivierten Authentifizierungen bestimmt.

• Der Standardwert ist E-Mail. Bei dieser Methode muss der Empfänger über den E-Mail-Link auf die Vereinbarung zugreifen.
• Bei der Adobe Sign-Verifizierung muss sich der Empfänger beim Adobe-Identitätssystem authentifizieren.
  
  • Für alle Vereinbarungen, die nur vom Absender signiert werden, muss Identitätsprüfung auf Adobe Sign gesetzt werden.
  • Für externe Empfänger wird die Verwendung von Adobe Sign als Verifizierungsmethode nicht empfohlen, es sei denn, Sie sind sicher, dass diese Empfänger bereits über ein Adobe-Konto verfügen, um sich zu authentifizieren.
• Die Telefonverifizierung sendet dem Empfänger eine Nachricht mit einem Code, den er eingeben muss.
  • Der Absender muss die Telefonnummer des Empfängers bei der Konfiguration des Empfängers angeben.
    
• Die Kennwortüberprüfung erfordert, dass der Absender den Empfänger (gesondert) über das Kennwort informiert, damit die Identität überprüft werden kann.
  
• Bei der Wissensbasierten Verifizierung werden die öffentlichen Informationen eines Empfängers (und optional die US-Sozialversicherungsnummer) herangezogen, um eine Reihe von Fragen zu stellen.
  
  • Die wissensbasierte Verifizierung ist nur für Empfänger in den USA sinnvoll.
    

5. Wurden die Empfänger festgelegt, klicken Sie auf Speichern.

6. Wiederholen Sie die Schritte 1–5 für alle erforderlichen Unterzeichner/Genehmiger.

Signierreihenfolge

Für die Signierreihenfolge gibt es zwei Workflows: sequenziell und parallel. Diese Option wird durch das Kontrollkästchen Nacheinander signieren am unteren Rand des Bereichs Empfänger gesteuert.

Wenn die Option Nacheinander signieren aktiviert ist, erhalten die Empfänger die Vereinbarung in der Reihenfolge, in der die Empfänger im Abschnitt Empfänger aufgeführt sind. Der erste Empfänger wird über die Vereinbarung informiert und andere Parteien werden erst benachrichtigt, wenn der erste Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat.  Dann wird der zweite Empfänger benachrichtigt usw., bis die Vereinbarung abgeschlossen ist.

Wenn die Option „Nacheinander signieren“ deaktiviert ist, wird die Vereinbarung zur parallelen Signatur gesendet. Alle Empfänger werden sofort benachrichtigt und die Vereinbarung wird abgeschlossen, nachdem alle Empfänger ihre Aktion abgeschlossen haben.

Ändern der Empfängerreihenfolge

Klicken Sie auf die Zahl links neben dem Empfängernamen. Daraufhin kann der Zahlenwert bearbeitet werden. Ändern Sie ihn in die Zahl, die der Stelle entspricht, an der der Empfänger im Signaturprozess erscheinen soll. Die anderen Empfänger werden entsprechend angepasst.

Bearbeiten der Empfängerwerte

Sie können alle nicht gesperrten Empfängerwerte (dies wird anhand des Schlosssymbols deutlich) bearbeiten, indem Sie auf das Feld klicken.

Daraufhin wird das zu bearbeitende Feld geöffnet, oder sie können einen neuen Listenwert auswählen.

Nachdem die Änderung vorgenommen wurde, klicken Sie im Empfängerbereich auf das Symbol Speichern.

Der Abschnitt Dateien

Um Ihrer Vereinbarung ein Dokument hinzuzufügen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Abschnitts Dateien auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen.

Nachdem Sie auf Dateien hinzufügen geklickt haben, können Sie in einem Popup-Fenster zwei Quellen auswählen, um Dateien hochzuladen:

• Mein Computer: Ermöglicht das Suchen und Hochladen einer Datei von Ihrem lokalen System oder einem Netzlaufwerk (z. B. SharePoint).
  
• Vorlagen: Die Option Vorlagen bietet Zugriff auf die Vorlagen, die in Ihr Adobe Sign-Konto hochgeladen wurden.
  • Die Option Datei aus Adobe Sign-Bibliothek anhängen ist nur beim Erstellen eines neuen Vereinbarungsdokuments verfügbar, nicht aber beim Erstellen einer Vorlage.
    
  • Nur der Administrator kann der Bibliothek Dokumente hinzufügen.

Der Abschnitt Nachricht

Der Abschnitt Nachricht enthält den Vereinbarungsbetreff (der auch als der Vereinbarungsname verwendet wird) und die globale Nachricht an die Empfänger.

• Betreff: Der Betreff wir im Benachrichtigungsvorgang verwendet und taucht in der E-Mail-Betreffzeile, in Fettschrift im Haupttext der E-Mail sowie in kleiner Schrift in der Kurzfassung auf (unten gelb hervorgehoben).
• Benachrichtigung – Im Benachrichtigungsfeld können beliebige Nachrichten oder Anweisungen für den Unterzeichner eingegeben werden (unten grün hervorgehoben).

Der Abschnitt Optionen

Der Abschnitt Optionen enthält diverse Konfigurationsoptionen, die nur für die betreffende Transaktion zutreffen:

• Signaturen vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und positionieren – Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Vereinbarung automatisch in der Bearbeitungsumgebung geöffnet, sodass der Absender Formularfelder platzieren kann.
• Ausfülltermin: Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein Enddatum für die Vereinbarung definiert, an dem diese abläuft.
• Tage bis zum Vereinbarungsablauf: Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Tage die Vereinbarung signiert werden kann, wenn die Funktion Vereinbarungsablauf aktiviert ist.
• Persönliches Signieren erforderlich – Muss der Unterzeichner im lokalen System oder auf dem Tablet des Absenders signieren, ohne das Dokument per E-Mail zu erhalten, kann die Signatur mithilfe dieser Option gehostet werden.
• Zielseite nach Signatur hinzufügen – Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie angeben, an welche URL der Empfänger weitergeleitet werden soll, nachdem seine Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen ist.
• Zielseite nach Signatur – Dieses Feld enthält die URL für die Seite, an die Sie Empfänger umleiten möchten, wenn die Option Zielseite nach Signatur hinzufügen aktiviert ist.
• Umleitungsverzögerung in Sekunden – Dieser Wert ist erforderlich, wenn eine Zielseite nach Signatur definiert wurde. Diese Einstellung bestimmt, wie lange nach der Signatur gewartet wird, bevor der Empfänger auf die angegebene Zielseite umgeleitet wird
• Erinnerung an Empfänger: Definiert einen Erinnerungszyklus für die Transaktion.  Erinnerungen können täglich oder wöchentlich an den aktuellen Empfänger gesendet werden.
  
• Signaturtyp: Gibt den Signaturtyp an, der in der Vereinbarung erwartet wird:
  
  • Elektronisch: Fordert die Empfänger auf, eine elektronische Signatur zu verwenden.
    
    • Mit dieser Option kann der Empfänger den Workflow in eine handschriftliche Signatur ändern, wenn diese Möglichkeit von Ihrem Administrator aktiviert wurde.
      
  • Schriftlich: Der Empfänger muss das Dokument herunterladen, physisch signieren und anschließend ein gescanntes Bild des signierten Dokuments hochladen.
    
    • Schriftliche Signaturen dürfen nicht in elektronische Signaturen umgewandelt werden.
      
• Sprache des Empfängers: Diese Option legt die Sprache fest, die in der E-Mail- und Weboberfläche für den Empfänger verwendet wird.
  
• Kennwortschutz: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das finale Dokument durch ein Kennwort schützen möchten, um unzulässige Zugriffe zu verhindern.

Sind die Empfänger festgelegt, die Dateien angehängt und alle Felder ausgefüllt, klicken Sie auf Vereinbarung senden oben im Menü:

Signaturen aus einer beliebigen Entität mithilfe einer Vorlage anfordern

Dynamics-Administratoren haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Vorlagen für eine beliebige Dynamics-Entität (Kontakt, Opportunity, Konto) zu erstellen, die die Vereinbarung vorkonfiguriert und den Aufwand der manuellen Konfiguration für den Absender reduziert.

Auf Vorlagen kann über das Symbol Mehr Befehle (…) in der Multifunktionsleiste zugegriffen werden.

Schnelle Vereinbarungserstellung über das Menü „Neu (+)“

Wenn Sie den Entitätstyp kennen, der die Grundlage für die Erstellung einer Vorlage bildet, können Sie im Menü „Neu“ eine neue Vereinbarung erstellen:

• Klicken Sie in der oberen Multifunktionsleiste auf das Symbol „Neu“ (+).
• Wählen Sie unter den Optionen im Bereich Datensätze den Eintrag Vereinbarung aus.
  • Daraufhin wird der Bereich Schnellerstellung: Vereinbarung geöffnet.

• Wählen Sie die Entität aus, die der zu verwendenden Vorlage zugeordnet ist.
  • Nach der Auswahl werden zwei Nachschlagemöglichkeiten angezeigt, mit deren Hilfe Sie das mitderVereinbarung zu verknüpfende Objekt und die gewünschte Vorlage auswählen können.

• Wenn Sie auf das Feld „Auswählen {Entität}“ klicken, wird eine Liste mit Objekten für den entsprechenden Typ der Entität angezeigt. Wählen Sie Ihr Objekt aus.
  • Wenn Sie einen Teil des Entitätsnamens eingegeben haben, wird das Menü auf die Objekte beschränkt, die Ihrer Zeichenfolge entsprechen.
• Wenn Sie auf das Feld Vorlage auswählen klicken, erscheint ein kleines Menü mit den Vorlagen, die der von Ihnen ausgewählten Entität zugeordnet sind.  Auswählen der Vorlage
• Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern geklickt haben, wird die Vorlage basierend auf den Vorlagenwerten erstellt:

• Wenn an die Vorlage keine Empfänger oder keine Datei angehängt ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
• Wenn an die Vorlage zwar ein Empfänger und eine Datei angehängt sind, für die Vorlage jedoch nicht die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung mit dem Status Entwurf erstellt.
• Wenn an die Vorlage ein Empfänger und eine Datei angehängt sind und für die Vorlage die Option Senden mit einem Klick aktiviert ist, wird die Vereinbarung automatisch zum Signieren versendet.

Überprüfen des Vereinbarungsstatus

Der Status einer Vereinbarung gibt den aktuellen rechtlichen Stand an und wird regelmäßig in Dynamics aktualisiert. Die Statuswerte sind:

• Entwurf – eine Vereinbarung, die erstellt, doch noch nicht gesendet wurde
• Zur Signatur versandt – eine Vereinbarung, die derzeit aktiv signiert wird
• Signiert/Genehmigt – Vollständig von allen Parteien ausgefüllt
• Abgebrochen – eine Vereinbarung, deren Signaturvorgang abgebrochen wurde, bevor alle Signaturen geleistet werden konnten
• Abgelaufen – eine Vereinbarung, die nicht vor dem konfigurierten Ablaufdatum abgeschlossen wurde
  

Die einfachste Möglichkeit zum Auffinden einer Vereinbarung ist, Entitäten zu prüfen, die derjenigen primären Entität zugewiesen sind, mit der die Vereinbarung ursprünglich erstellt wurde.

Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mithilfe eines Kontakts erstellt haben, können Sie überprüfen, welche Entitäten damit verknüpft sind, indem Sie zum Kontakt navigieren, auf die Registerkarte Verwandt klicken und im Menü die Option Vereinbarungen auswählen:

Wenn Sie das Beziehungsfenster öffnen, wird das Vereinbarungsobjekt angezeigt. Beim Klicken auf diese Option wird die vollständige Liste aller Vereinbarungen geöffnet, die mit der Entität verknüpft sind.

Eine weitere Möglichkeit, den Status eines Vertrags anzuzeigen, ist, die vollständige Liste der Vereinbarungen zu überprüfen:

• Navigieren Sie zu Adobe Sign > Vereinbarungen.

Alle Vereinbarungen werden unabhängig von der Entität in der Vereinbarungsliste auf der Vereinbarungsseite aufgeführt.

• Für signierte Vereinbarungen werden der Name, der Vereinbarungsstatus und die Daten der Vereinbarung angezeigt.
• Vereinbarungen im Status Abgelehnt, Zur Signatur versandt und Entwurf enthalten kein Datum für Unterzeichnet am, da sie noch nicht abgeschlossen wurden.
  • Der Wert Signiert amspiegelt wider, wann die Vereinbarung abgeschlossen und rechtsgültig signiert wurde. Inkrementelle Signaturen während des Signaturprozesses werden nicht wiedergegeben.
    

Statusaktualisierung, Versenden von Erinnerungen und Abbrechen von Vereinbarungen

An nicht signierten Vereinbarungen können die folgenden drei Aktionen vollzogen werden:

• aktualisieren – aktive Abfrage des Adobe Sign-Servers, um den aktuellen Status zu bestimmen
• Erinnerung senden – sofortiges Versenden einer Erinnerungs-E-Mail an die aktuellen Unterzeichner der Vereinbarung
• Vertrag abbrechen – Abbruch des Vertrags im System und Versenden einer entsprechenden Benachrichtigung an die Unterzeichner

Jede dieser Aktionen kann innerhalb der Vereinbarung mithilfe der Schaltflächen oben im Fenster initiiert werden.

Adobe Sign im Kundenservice-Hub

Wenn Ihr Unternehmen Adobe Sign für Dynamics Version 9.2 oder höher implementiert hat, haben Sie auch Zugriff auf die Adobe Sign-Funktionalität im Kundenservice-Hub von Dynamics.

Der Kundenservice-Hub bietet dieselben Funktionen mit verbesserter Formatierung und ermöglicht den direkten Zugriff auf Smartphones, Tablets und andere Mobilgeräte.