Guida all'installazione di Workday per un account di prova in Adobe Sign

Panoramica

Questo documento illustra ai clienti di Workday i passaggi necessari per l'attivazione di un account di prova con Adobe Sign e la successiva integrazione nel titolare di Workday. Il documento è una guida all'installazione e non un manuale di formazione completo per Workday.

Se disponi già di un account Adobe Sign esistente, non è necessario avviare una versione di prova. Contatta il tuo Customer Success Manager (CSM) per richiedere l'integrazione di Workday.

Per utilizzare Adobe Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del titolare, creazione di report e integrazione di Workday Studio.

I principali passaggi per completare l'integrazione sono:

  • Attivazione dell'account di prova con Adobe Sign
  • Creazione di una chiave di integrazione in Adobe Sign
  • Installazione della chiave di integrazione nel titolare di Workday

Attivazione dell'account di prova Adobe Sign

Per richiedere una versione di prova di 30 giorni di Adobe Sign, compila il modulo seguente:

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

 

Nota:

Nota: per la creazione della versione di prova, si consiglia vivamente di utilizzare un indirizzo e-mail professionale (ad esempio HRAdmin@MyDomain.dom) e non personale. È necessario accedere a questa casella e-mail per verificare l'account, pertanto l'indirizzo deve essere valido.

Modulo di richiesta della versione di prova

Un esperto delle procedure di on-boarding di Adobe Sign ti fornirà il tuo account per Workday (in Adobe Sign) entro un giorno lavorativo. Una volta completata la procedura, riceverai un'e-mail di conferma:

E-mail di benvenuto da Adobe Sign

Seguendo le indicazioni riportate nell'e-mail potrai inizializzare il tuo account e verrai indirizzato al dashboard di Adobe Sign.

Dashboard di Adobe Sign

Creazione di una chiave di integrazione

Per le nuove installazioni è necessario creare una chiave di integrazione in Adobe Sign che dovrà essere inserita in Workday. La chiave autentica il collegamento e abilita la condivisione tra gli ambienti Adobe Sign e Workday. 

Per generare una chiave di integrazione in Adobe Sign:

  • Accedi alla pagina di amministrazione di Adobe Sign.
  • Passa ad Account > Preferenze personali > Token di accesso
  • Fai clic sull'icona con il simbolo più (+) racchiuso in un cerchio sul lato destro della finestra.
Immagine del percorso per accedere alla pagina Token di accesso

Viene aperta l'interfaccia Crea chiave di integrazione:

  • Fornisci un nome intuitivo per la chiave (ad esempio Workday).

È necessario che i seguenti elementi della chiave di integrazione siano abilitati:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Riquadro Crea chiave di integrazione
  • Fai clic su Salva.

 

 

Viene visualizzata la pagina Token di accesso in cui sono riportate le chiavi definite per il tuo account.

  • Fai clic sulla definizione della chiave creata per Workday.
    • Il collegamento Chiave di integrazione viene visualizzato sopra la descrizione.
  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione.
Collegamento Chiave di integrazione

Viene visualizzata la chiave di integrazione.

  • Copia la chiave e salvala in un luogo sicuro per il passaggio successivo.
  • Fai clic su OK.
Riquadro Chiave di integrazione

Configurazione del titolare di Workday

Installazione della chiave di integrazione

L'installazione della chiave di integrazione nel titolare di Workday consente di stabilire l'affidabilità del collegamento con Adobe Sign. Una volta stabilito il collegamento, per ogni processo aziendale è possibile aggiungere il passaggio Rivedi documento che consente di abilitare il processo di firma.

 

Nota: Adobe Sign è indicato come "Adobe Document Cloud" nell'ambiente di Workday.

 

Per installare la chiave di integrazione:

  • Accedi a Workday come amministratore di account.
  • Cerca Modifica configurazione titolare - Processi di business.

 

Viene aperta la pagina Modifica configurazione titolare - Processi di business.

Sono disponibili quattro campi relativi all'integrazione di Adobe Sign:

Accettazione di Adobe Document Cloud - Testo di accettazione non modificabile sull'integrazione.

Chiave API di Adobe Document Cloud - Percorso di installazione della chiave di integrazione.

Indirizzo e-mail mittente di Adobe Document Cloud - Indirizzo e-mail dell'amministratore a livello di gruppo in Adobe Sign.

Rimuovi documenti in attesa di firma elettronica se il documento viene cancellato - Configurazione facoltativa che consente di rimuovere i documenti dal ciclo di firma in caso di cancellazione di un documento in Workday.

Campi relativi alla chiave di integrazione di Adobe Sign

Completamento dell'installazione:

  • Incolla la chiave di integrazione nel campo Chiave di integrazione API di Adobe Document Cloud
  • Inserisci l'indirizzo e-mail dell'amministratore di Adobe Sign nel campo Indirizzo e-mail mittente di Adobe Document Cloud.
  • Fai clic su OK.
Campi relativi alla chiave di integrazione e all'indirizzo e-mail del titolare della chiave

È ora possibile usufruire della funzionalità Adobe Sign per qualsiasi processo aziendale aggiungendo il passaggio Rivedi documento e configurando per quest'ultimo il tipo di firma elettronica eSign by Adobe (Firma elettronica Adobe).

Configurazione del passaggio Rivedi documento

Il documento da sottoporre alla procedura Rivedi documento può essere un documento statico, un documento creato tramite un passaggio Generate Document (Genera documento) all'interno dello stesso processo aziendale o un report formattato creato con Workday Report Designer. Per ognuno dei casi riportati è possibile usufruire dei tag di testo di Adobe per controllare l'aspetto e la posizione di specifici componenti di Adobe Sign. È necessario specificare l'origine del documento nella definizione del processo aziendale. Non è possibile caricare un documento ad hoc durante l'esecuzione del processo aziendale.

Una caratteristica esclusiva dell'utilizzo di Adobe Sign con una procedura Rivedi documento è la possibilità di disporre di gruppi di firmatari serializzati. Ciò consente di specificare gruppi basati su ruoli per la firma in sequenza. I gruppi di firma paralleli non sono supportati.

Per assistenza durante la configurazione del passaggio Rivedi documento, consulta la seguente Guida introduttiva:
https://helpx.adobe.com/it/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Supporto

Supporto di Workday

Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell'integrazione.

La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all'integrazione e alla generazione di documenti:

Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Passaggio Rivedi documenti
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generazione di documenti dinamici

https://community.workday.com/node/176443

Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

https://community.workday.com/node/183242

Supporto di Adobe Sign

In quanto partner dell'integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Sign se l'integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti Adobe Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all'elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).

Aggiunta di tag di testo Adobe ai documenti
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Esempi e configurazione dell'opzione Rivedi documento
https://helpx.adobe.com/it/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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