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Utilizzare firme digitali

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

  1. Note sulla pre-release
  2. Note sulla versione
  3. Notifiche importanti

Introduzione

  1. Guida introduttiva per gli amministratori
  2. Guida introduttiva per gli utenti
  3. Per gli sviluppatori
  4. Libreria tutorial video
  5. Domande frequenti

Amministrazione

  1. Panoramica su Admin Console
  2. Gestione degli utenti
    1. Aggiungere un utente
    2. Aggiungere più utenti alla volta
    3. Aggiungere utenti dalla directory
    4. Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
    5. Creare utenti con funzioni specifiche
      1. Account tecnici: basati su API
      2. Account di servizio: gestiti manualmente
    6. Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
    7. Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
    8. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
    9. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
    10. Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
    11. Tipi di identità utente e SSO
    12. Cambiare l’identità utente
    13. Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
    14. Autenticare gli utenti con la Federazione Google
    15. Profili di prodotti
    16. Esperienza di accesso
  3. Impostazioni account/gruppo
    1. Panoramica delle impostazioni
    2. Impostazioni generali
      1. Livello e ID account
      2. Flussi di lavoro per firma autonoma
      3. Invia in modalità collettiva
      4. Moduli Web
      5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
      6. Flussi di lavoro Power Automate
      7. Documenti libreria
      8. Raccogliere i dati modulo con gli accordi
      9. Visibilità limitata dei documenti
      10. Allegare una copia PDF dell’accordo firmato 
      11. Includere un collegamento nell’e-mail
      12. Includere un’immagine nell’e-mail
      13. Denominazione dei file allegati alle e-mail
      14. Allegare report di audit ai documenti
      15. Unire più documenti in uno solo
      16. Caricare un documento firmato
      17. Delega per utenti nel mio account
      18. Consentire la delega ai destinatari esterni
      19. Autorizzazione a firmare
      20. Autorizzazione a inviare
      21. Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
      22. Impostare un fuso orario predefinito
      23. Impostare un formato data predefinito
      24. Utenti in più gruppi
        1. Aggiornare per utilizzare la funzione Utenti in più gruppi
      25. Autorizzazioni amministratore gruppo
      26. Sostituzione del destinatario
      27. Report di audit
        1. Panoramica
        2. Consentire l’accesso non autenticato alla pagina di verifica delle transazioni
        3. Includere promemoria
        4. Includere eventi di visualizzazione
        5. Includere numero di pagine/allegati dell’accordo
      28. Messaggi e assistenza nel prodotto
      29. PDF accessibili
      30. Nuova esperienza di creazione
      31. Cliente nel settore sanitario
    3. Configurazione dell’account
      1. Aggiungere un logo
      2. Personalizzare nome host/URL dell’azienda    
      3. Aggiungere il nome dell’azienda
    4. Preferenze firma
      1. Firme formattate correttamente
      2. Consentire ai destinatari di firmare
      3. I firmatari possono cambiare il nome
      4. Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
      5. Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
      6. Guida per i destinatari ai campi del modulo
      7. Rifiuto di firmare
      8. Consentire flussi di lavoro con timbri
      9. Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
      10. Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
      11. Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
      12. Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
      13. Richiedere indirizzo IP dei destinatari
      14. Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
    5. Firme digitali
      1. Panoramica
      2. Scaricare e firmare con Acrobat
      3. Firmare con le firme cloud
      4. Includere metadati per provider dell’identità
      5. Provider per la firma cloud con restrizioni
    6. Sigilli elettronici
    7. Identità digitale
      1. Gateway di identità digitale
      2. Criterio di verifica identità
    8. Impostazioni report
      1. Nuova esperienza per i report
      2. Impostazioni per report Classic
    9. Impostazioni di protezione
      1. Impostazioni Single Sign-on
      2. Impostazioni Ricordami
      3. Criterio password di accesso
      4. Forza password di accesso
      5. Durata sessione Web
      6. Tipo cifratura PDF
      7. API
      8. Accesso a informazioni su utenti e gruppi
      9. Intervalli IP consentiti
      10. Condivisione account
      11. Permessi di condivisione account
      12. Controlli di condivisione accordi
      13. Verifica identità firmatario
      14. Password per firma accordo
      15. Forza password del documento
      16. Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
      17. Autenticazione tramite telefono
      18. Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
      19. Consentire estrazione pagina
      20. Scadenza del link del documento
      21. Caricare un certificato client per webhook/richiamata
      22. Marca temporale
    10. Impostazioni di invio
      1. Mostrare la pagina Invia dopo l’accesso
      2. Richiedere il nome del destinatario all’invio
      3. Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
      4. Ruoli destinatario consentiti
      5. Gruppi di destinatari
      6. Campi obbligatori
      7. Creazione di documenti allegati
      8. Appiattisci i campi
      9. Modificare gli accordi
      10. Nome dell’accordo
      11. Lingue
      12. Messaggi privati
      13. Tipi di firma consentiti
      14. Promemoria
      15. Protezione con password di documenti firmati
      16. Opzioni di identificazione firmatari
        1. Panoramica
        2. Password per firma
        3. Password monouso tramite e-mail
        4. Autenticazione Acrobat Sign
        5. Autenticazione tramite telefono
        6. Firma digitale basata su cloud
        7. Autenticazione basata su conoscenza
        8. Documento di identità
        9. Report identità firmatario
      17. Protezione contenuti
      18. Abilitare transazioni Notarize
      19. Scadenza documento
      20. Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
      21. Ordine di firma
      22. Liquid Mode
      23. Controlli per flusso di lavoro personalizzato
      24. Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
      25. Reindirizzamento URL di conferma post-firma
    11. Modelli messaggio
    12. Impostazioni Bio-Pharma
      1. Panoramica
      2. Richiedere l’autenticazione dell’identità
      3. Motivi di firma
    13. Integrazione flusso di lavoro
    14. Impostazioni autenticazione
    15. Integrazione per pagamenti
    16. Messaggi per firmatari
    17. Impostazioni SAML
      1. Configurazione SAML
      2. Installare Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installare Okta
      4. Installare OneLogin
      5. Installare Oracle Identity Federation
    18. Governance dei dati
    19. Impostazioni marca temporale
    20. Archivio esterno
    21. Lingue account
    22. Impostazioni e-mail
      1. Immagini di intestazione/piè di pagina e-mail
      2. Consentire piè di pagina e-mail per singoli utenti
      3. Personalizzare l’e-mail Richiesta di firma
      4. Personalizzare i campi A e Cc
      5. Modelli e-mail personalizzati
      6. Abilita notifiche senza collegamento
    23. Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
    24. Configurare le opzioni per i destinatari
  4. Linee guida per i requisiti normativi
    1. Accessibilità
      1. Conformità alle norme di accessibilità
      2. Creare moduli accessibili con Acrobat desktop
      3. Creare moduli AcroForm accessibili
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Panoramica sul GDPR
      2. Redigere un utente
      3. Redigere gli accordi di un utente    
    4. 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
      1. Pacchetto di convalida 21 CRF parte 11
      2. Manuale 21 CFR ed EudraLex Annex 11
      3. Analisi delle responsabilità condivise
    5. Clientela del settore sanitario
    6. Supporto IVES
    7. eOriginal vaulting for chattel paper
    8. Considerazioni UE/Regno Unito
      1. Operazioni transfrontaliere UE/Regno Unito e eIDAS
      2. Requisiti HMLR per atti firmati elettronicamente
      3. L’impatto della Brexit sulle leggi relative alla firma elettronica nel Regno Unito
  5. Download di accordi in modalità collettiva
  6. Richiedere il proprio dominio 

Inviare, firmare e gestire gli accordi

  1. Inviare gli accordi  
    1. Panoramica sulla pagina Invia
    2. Inviare un accordo solo a se stessi
    3. Inviare un accordo agli altri
    4. Firme manuali
    5. Ordine di firma del destinatario
    6. Invia in modalità collettiva
      1. Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
      2. Invia in modalità collettiva - Destinatari manuali
      3. Invia in modalità collettiva - Caricamento CSV
      4. Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
      5. Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
      6. Reporting per Invia in modalità collettiva
  2. Authoring dei campi nei documenti
    1. Ambiente di authoring in-app
      1. Rilevamento automatico dei campi
      2. Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
      3. Assegnare i campi modulo ai destinatari
      4. Ruolo di precompilazione
      5. Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
      6. Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
      7. Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
    2. Creare moduli e tag di testo
    3. Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
      1. Creazione di AcroForm
      2. Creazione di file PDF accessibili
    4. Campi
      1. Tipi di campi
        1. Tipi di campi comuni
        2. Immagini in linea
        3. Immagini del timbro
      2. Aspetto del contenuto dei campi
      3. Convalide dei campi
      4. Valori dei campi nascosti
      5. Impostazione delle condizioni Mostra/Nascondi
      6. Campi calcolati
  1. Domande frequenti sull’authoring
  2. Firmare gli accordi
    1. Firmare gli accordi ricevuti
    2. Compila e firma
    3. Firma autonoma
  3. Gestire gli accordi 
    1. Panoramica della pagina Gestisci
    2. Delegare gli accordi
    3. Sostituire i destinatari
    4. Limitare la visibilità del documento
    5. Annullare un accordo
    6. Creare nuovi promemoria
    7. Revisione dei promemoria
    8. Annullare un promemoria
    9. Altre azioni...
      1. Come funziona la ricerca
      2. Visualizzare un accordo
      3. Creare un modello da un accordo
      4. Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
      5. Caricare un accordo firmato
      6. Modificare i file e i campi di un accordo inviato
      7. Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
      8. Aggiungere o modificare una data di scadenza
      9. Aggiungere una nota a un accordo
      10. Condividere un singolo accordo
      11. Annullare la condivisione di un accordo
      12. Scaricare un singolo accordo
      13. Scaricare i singoli file di un accordo
      14. Scaricare il report di audit di un accordo
      15. Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
  4. Report di audit
  5. Rapporti ed esportazioni di dati
    1. Panoramica
    2. Concedere agli utenti l’accesso al reporting
    3. Grafici del report
      1. Creare un nuovo report
      2. Report degli accordi
      3. Report sulle transazioni
      4. Impostazioni report di attività
      5. Modificare un report
    4. Esportazioni di dati
      1. Creare una nuova esportazione di dati
      2. Modificare un’esportazione di dati
      3. Aggiornare il contenuto dell’esportazione di dati
      4. Scaricare l’esportazione di dati
    5. Rinominare un report o un’esportazione
    6. Duplicare un report o un’esportazione
    7. Pianificare un report o un’esportazione
    8. Eliminare un report o un’esportazione
    9. Verificare l’utilizzo delle transazioni

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

  1. Moduli web
    1. Creare un modulo web
    2. Modificare un modulo web
    3. Abilitare/Disabilitare un modulo web
    4. Nascondere/Mostrare un modulo Web
    5. Trovare l’URL o il codice script
    6. Precompilare i campi dei moduli web con i parametri URL
    7. Salvare un modulo Web da completare in un secondo momento
    8. Ridimensionare un modulo web
  2. Modelli riutilizzabili (Modelli libreria) 
    1. Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
    2. Creare un modello libreria
    3. Modificare il nome di un modello libreria
    4. Modificare il tipo di un modello libreria
    5. Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
    6. Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
    7. Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
  3. Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
  4. Flussi di lavoro Power Automate
    1. Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
    2. Abilitare l’integrazione di Power Automate
    3. Tracciare l’utilizzo di Power Automate
    4. Creare un nuovo flusso (esempi)
    5. Trigger utilizzati per i flussi
    6. Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
    7. Gestire i flussi
    8. Modificare i flussi
    9. Condividere i flussi
    10. Disabilitare o abilitare i flussi
    11. Eliminare i flussi
    12. Modelli utili
      1. Solo per l’amministratore
        1. Salvare tutti i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare tutti i documenti completati in OneDrive for Business
        3. Salvare tutti i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare tutti i documenti completati in DropBox
        5. Salvare tutti i documenti completati in Box
      2. Archiviazione dell’accordo
        1. Salvare i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare i documenti completati in One Drive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti completati in Dropbox
        5. Salvare i documenti completati in Box
      3. Archiviazione del modulo web dell’accordo
        1. Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
        2. Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
      4. Estrazione dati dall’accordo
        1. Estrarre i dati del campo modulo dal documento firmato e aggiornare un foglio Excel
      5. Notifiche per l’accordo
        1. Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
        2. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
        3. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
        4. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
      6. Generazione degli accordi
        1. Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
        2. Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
        3. Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
  5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
    1. Panoramica del flusso di lavoro di invio personalizzato
    2. Creazione di un nuovo flusso di lavoro di invio
    3. Modificare un flusso di lavoro di invio
    4. Attivare o disattivare un flusso di lavoro di invio
    5. Inviare un accordo con un flusso di lavoro di invio
  6. Condividere utenti e accordi
    1. Condividere un utente
    2. Condividere gli accordi

Integrazione con altri prodotti

  1. Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign per Salesforce
  3. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
    2. Acrobat Sign per Outlook
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign per Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Connettore Acrobat Sign per Microsoft Search
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint
  4. Altre integrazioni
    1. Acrobat Sign per ServiceNow
    2. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign per Workday
    5. Acrobat Sign per NetSuite
    6. Acrobat Sign per VeevaVault
    7. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
  5. Integrazioni gestite dai partner
  6. Come ottenere una chiave di integrazione

Acrobat Sign per sviluppatori

  1. API REST 
    1. Documentazione sui metodi
    2. SDK/Guida per gli sviluppatori
    3. Domande frequenti sulle API
  2. Webhook
    1. Panoramica del webhook
    2. Configurare un nuovo webhook
    3. Visualizzare o modificare un webhook
    4. Disattivare o riattivare un webhook
    5. Eliminare un webhook
    6. Certificati SSL bidirezionali
    7. Webhook nell’API

Supporto e risoluzione dei problemi

  1. Risorse di Assistenza clienti
  2. Risorse per Enterprise Customer Success

Il flusso di lavoro Firma digitale di Adobe Acrobat Sign è disponibile per tutti i livelli di servizio

Descrizione della funzione

Le firme digitali sono un tipo di firma elettronica che utilizza un ID digitale basato su certificato, ottenuto da un fornitore di servizi fiduciari basato su cloud o dal sistema locale del firmatario.

Una firma digitale, come una normale firma a mano libera, consente di identificare la persona che firma un documento. A differenza tuttavia della firma a mano, quella basata su certificato è difficile da falsificare poiché contiene informazioni cifrate che sono associate in modo univoco al firmatario. Essa può essere facilmente verificata e segnala ai destinatari se il documento è stato modificato dopo la prima firma apportata dal destinatario sul documento.

Adobe Acrobat Sign supporta le firme digitali con il semplice inserimento del campo Firma digitale in un modulo (tramite tag di testo, trascinamento nell’ambiente di authoring di Acrobat Sign o creazione in Adobe Acrobat con Acroforms).

Timestamp

I timestamp (indicatori di data e ora, o marche temporali) sono fondamentali per gli standard di conformità della firma in vigore sia nell’Unione Europea che negli Stati Uniti. 

Il timestamp agisce da meccanismo di blocco sia per l’identità del firmatario che per il documento stesso.  L’identità può essere impostata in vari modi (ad esempio tramite certificato, dati di accesso o scheda ID) ma l’indicatore della data e dell’ora effettiva della firma deve essere fornito da una authority ufficiale e affidabile (TSA, Time Stamping Authority). 

Il timestamp garantisce la validità a lungo termine (LTV, Long-Term Validity) dell’accordo firmato bloccando sia la firma che il documento.  e fornendo in pratica un “blocco del blocco”.  Tutto questo è fondamentale per la conformità della firma digitale: i certificati di firma personali possono infatti scadere, mentre la LTV del timestamp può essere rinnovata nel tempo senza cambiare la validità della firma.  Un timestamp con LTV garantisce che il certificato era valido al momento della sua applicazione ed estende la validità dell’accordo firmato oltre la scadenza del certificato del firmatario.

Nota:

La prova di data e ora (timestamp o marca temporale) viene visualizzata nell’aspetto della firma digitale secondo la notazione ISO 8601


Timestamp qualificati per conformità e-IDAS nell’Unione Europea

Per impostazione predefinita, a tutti gli account registrati sull’istanza EU1 di Acrobat Sign in Europa vengono applicati i timestamp qualificati conformi ai requisiti e-IDAS. (Scopri l’istanza del tuo account.)

Come utilizzare questa funzione

Per i mittenti

Dal punto di vista dei mittenti, tutto ciò che è richiesto è un campo Firma digitale inserito nel documento da inviare.


Per gli autori del modello/documento

Ogni destinatario può avere, al massimo, dieci campo per la firma digitale che devono essergli assegnati all’interno di un accordo. Tutti i campi firma aggiuntivi necessari possono essere campi firma elettronica standard.

Tieni presente che il fatto che un firmatario usi una firma digitale non implica che tutti gli altri firmatari siano obbligati a fare altrettanto. È perfettamente consentito che solo i propri firmatari interni applichino firme digitali e che invece i firmatari esterni utilizzino il campo della firma elettronica (o viceversa).

Nota:

Se il destinatario deve firmare il documento scaricando il file e applicando il proprio certificato di firma digitale, è consentito un solo campo di firma digitale.

Se in un documento sono presenti più campi di firma digitale, l’opzione per scaricare e applicare una firma locale non è disponibile per il destinatario.

Le firme digitali applicate online richiedono al destinatario di utilizzare una firma cloud rilasciata da un TSP di supporto

Quando vengono applicate più firme per un destinatario, ogni campo deve avere un nome univoco. Ad esempio, {{digsig1_:signer1: digitalsignature}}, {{digsig2_:signer1: digitalsignature}} e così via.

Se il nome di un tag di testo della firma digitale viene duplicato, Acrobat Sign rinomina automaticamente i campi aggiungendo un’appendice “-n”, dove “n” è un numero che inizia da 1 e viene incrementato per ogni nome di campo duplicato trovato. Ad esempio, {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}} diventerà {{digsig1-1_es_:signer1:digitalsignature}} e {{digsig1-2_es_:signer1:digitalsignature}} e così via.

Creazione con trascinamento della selezione

I creatori del modello troveranno il campo Firma digitale nella sezione Campi per firma dell'ambiente di creazione.

Di seguito, puoi visualizzare il campo della firma elettronica a sinistra e il campo della firma digitale a destra.

Campo di firma digitale

Sintassi del tag di testo

La sintassi per un campo di firma digitale utilizza l'argomento :digitalsignature

Ad esempio: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}


Creazione di moduli in Acrobat

Come tutti gli altri tipi di campi, puoi replicare la funzionalità di un tag di testo durante la creazione dei documenti in Acrobat rinominando il campo affinché contenga il tag di testo completo con tutti gli argomenti (ma non le coppie di parentesi graffe a sinistra e a destra).

Esperienza del firmatario

Poiché le firme digitali sono basate su certificato, i firmatari devono ottenere un ID digitale per poter applicare la loro firma. Tale ID digitale può essere ottenuto da uno dei diversi provider di firma cloud oppure applicando la firma con Adobe Acrobat o Acrobat Reader, utilizzando un ID digitale locale.

La soluzione Acrobat Sign accompagna il firmatario nel corso del processo:

  • Apri l’accordo e compila i campi obbligatori.
  • Seleziona un ID digitale esistente o creane uno nuovo.
  • Applicare la firma

Una volta applicata la firma, il ciclo di firma continua normalmente.


Apri l’accordo e compila i campi.

I firmatari ricevono una notifica tramite e-mail che richiede di aprire l’accordo facendo clic sul pulsante Rivedi e firma.

E-mail “Rivedi e firma”

 

Una volta che il documento è aperto, il firmatario può leggerlo e compilare tutti i campi necessari. Tutti i campi obbligatori vanno completati prima che il firmatario possa passare al processo di firma.

Quando passi il cursore del mouse sul campo della firma digitale, viene visualizzato un testo con ulteriori istruzioni.

 

Quando fai clic sul campo, viene aperto un messaggio in sovrapposizione che ti chiede di scegliere uno di due possibili percorsi:

Scegli l’opzione appropriata e fai clic su Avanti.

 

A questo punto viene chiesto di selezionare da un elenco a discesa un provider di servizi per la verifica dell’identità.

  • È possibile utilizzare solo i provider inclusi in questo elenco a discesa. 
  • I firmatari che non dispongono di un ID digitale idoneo possono fare clic sul collegamento Fai clic per ottenere un nuovo ID digitale e richiedere un nuovo ID digitale da uno dei provider di firma cloud autorizzati
  • Una volta definito un nuovo ID digitale, possono riprendere il processo di firma.

 

Il provider di identità chiede al firmatario di autenticarsi al servizio.

 

Dopo l’autenticazione, al firmatario viene proposto un elenco di ID digitali validi tra cui scegliere.

  • Seleziona l’ID digitale.
  • Fai clic su Avanti.

 

Viene visualizzata un’anteprima della firma.

  • Fai clic su Modifica firma per:
    • Firmare manualmente con il mouse o il touch pad
    • Caricare un’immagine della firma
  • Quando sei pronto per procedere, fai clic su OK.

 

Il firmatario torna all’accordo e gli viene chiesto di Clicca per firma

 

Il provider di identità potrebbe richiedere un secondo fattore di autenticazione.

Esempio: Il provider di seguito richiede un PIN statico, definito al momento dell’impostazione dell’ID digitale, e una password monouso.

  • Immetti i valori richiesti e fai clic su OK.

 

Dopo la corretta immissione del secondo fattore di autenticazione, il documento viene firmato e viene visualizzato un messaggio di esito positivo.

Firma Aadhaar

.

Nota:

Per le firme digitali applicate tramite “Scarica e firma con Acrobat” è necessario utilizzare Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader XI versione 11.0.7 o successiva.

Dopo aver selezionato Scarica e firma con Acrobat, compare una sovrapposizione che descrive il processo.

  • Fai clic su OK.

 

Una volta compilati tutti i campi obbligatori, nella parte inferiore della finestra viene visualizzato il pulsante blu Continua per firmare.

  • Fai clic su Continua per firmare.


Scaricare e aprire il PDF in Acrobat o Adobe Reader

Quando si fa clic sul pulsante Continua per firmare viene visualizzata la pagina di download.

Nota:

Se non si dispone di Acrobat o Adobe Reader, è necessario scaricarlo e installarlo. In fondo alla pagina è presente un collegamento (> Scaricalo da qui) per Adobe Reader, un visualizzatore PDF gratuito.

 

Fai clic sul pulsante Scarica documento e Acrobat (o Reader, a seconda dell'applicazione installata) aprirà il PDF.

Nella parte superiore della finestra di Reader è presente un banner blu che informa che è necessaria una firma digitale.

Una scheda gialla indica il punto in cui fare clic e inserire la firma.


Creare un nuovo ID digitale

Quando si fa clic sull'area della firma si apre una finestra di dialogo che mostra tutti i certificati disponibili. 

Se è già disponibile un ID Digitale valido:

  • Selezionane uno da utilizzare per la firma.
  • Fai clic su Continua.
  • Passa a Applica la firma

Se non è presente alcun certificato, sono disponibili solo i pulsanti Configura nuovo ID digitale.

 

Dopo aver fatto clic sul pulsante per creare un nuovo ID digitale, viene visualizzato il pannello di configurazione. Sono presenti tre opzioni:

  • Usa un dispositivo per la creazione della firma: questa opzione viene utilizzata quando si dispone di un dispositivo fisico collegato al sistema locale.
  • Usa un ID digitale da un file: questa opzione viene utilizzata per importare un ID digitale esistente da un file di rete.
  • Crea un nuovo ID digitale: questa opzione viene utilizzata quando non si dispone di un ID digitale esistente a cui poter accedere.

Seleziona Crea un nuovo ID digitale e fai clic su Continua.

 

Viene richiesta la posizione in cui memorizzare l’ID digitale:

  • Salva su file: questa opzione memorizza l’ID digitale nel sistema locale in uso e rende l’ID digitale disponibile per le firme basate su Adobe.
  • Salva nell'archivio certificati di Windows: salvando l’ID digitale nell’Archivio certificati di Windows, l’ID digitale viene salvato in modo da essere disponibile anche ad altre applicazioni diverse da Adobe Reader/Acrobat.

Seleziona Salva su file e fai clic su Continua.

 

Il pannello si aggiorna per mostrare i dettagli dell’ID digitale.

Accertati che tutti i campi siano stati compilati correttamente e fai clic su Continua.

 

Il pannello successivo chiede di immettere una password per l’ID digitale.

È necessario inserire questa password ogni volta che si tenta di applicare la propria firma digitale.

Dopo aver immesso la password, fai clic su Salva per completare la creazione dell’ID digitale.

 

Si torna quindi al primo pannello che mostra tutti gli ID digitali.

Seleziona l’ID digitale da utilizzare e fai clic sul pulsante Continua.


Applicare la firma

Dopo aver fatto clic su Continua, il pannello si aggiorna per mostrare la rappresentazione visiva dell'oggetto firma.

Puoi usarlo così com'è, oppure puoi personalizzare ulteriormente l'aspetto dell'oggetto.

Per personalizzarlo, fai clic sul pulsante Modifica nel pannello in alto a destra, si caricherà il pannello Personalizza.

Nella parte superiore del pannello Personalizza, vi sono le stesse opzioni di firma presenti nell'App.  Puoi scegliere di sostituire il font predefinito con una firma a mano libera o un'immagine.

Apporta le modifiche desiderate, quindi fai clic su Salva per salvare il nuovo formato.

 

Ritornerai così alla schermata precedente in cui ti è richiesta la password dell’ID digitale.

 

Digita la password per l’ID digitale scelto nel campo Immetti il PIN o la password dell’ID digitale e fai clic su Firma.

Il pannello dell’ID digitale scompare e il PDF si aggiorna e mostra un nuovo banner blu nella parte superiore, a indicare che la firma è valida.  Inoltre, viene visualizzata una piccola finestra a comparsa che conferma l'esito positivo della firma digitale.

 

Fai clic su OK e chiudi il PDF, il processo di firma per questo destinatario è stato completato.

Di seguito è riportato un esempio di un campo di firma elettronica normale e di una firma digitale, rispettivamente a sinistra e a destra.

Report di cronologia e audit

La scheda Cronologia e il report di audit relativo sono leggermente diversi da un report di una firma elettronica standard, in quanto c'è un evento aggiuntivo: Documento con firma digitale apposta.

Nell'esempio riportato di seguito, noterai che il primo firmatario dispone di un evento “firmato elettronicamente” ed è tutto.

Il secondo firmatario dispone sia un evento firmato elettronicamente sia un evento firmato digitalmente.

Il motivo di ciò è che il processo di firma digitale viene eseguito in due parti.  La parte nel browser Web (in cui si compilano i campi) e la parte sul computer desktop locale (in cui si applica il certificato di firma digitale).

Quando il firmatario ha completato la parte del campo e fa clic su Invia e continua per apporre la firma, il contenuto dell'input viene caricato e viene immesso nel PDF. Questo è ciò che indica l'evento firmato elettronicamente.

Quando la firma digitale viene applicata, viene inviato un evento firmato digitalmente.

 

Visualizzando le informazioni della Cronologia, puoi vedere che il report di audit rispecchia anche le due fasi del processo di firma.

Configurazione

Il flusso di lavoro Firma digitale può essere attivato a livello di Account dall’amministratore dell’account di Acrobat Sign.

  • Le impostazioni a livello di Gruppo sono consentite e sovrascrivono i valori del livello Account.

Per accedere alle impostazioni a livello di account, seleziona: Account > Impostazioni account > Firme digitali

Scheda Firma digitale

Per gestire l’esperienza di firma è possibile configurare diverse opzioni:

Consenti ai firmatari di importare la loro firma digitale da una o più origini:

  • Scarica e firma con Acrobat: il firmatario potrà utilizzare una firma autocertificata.
  • Firme cloud: il firmatario potrà utilizzare una firma digitale basata su cloud, abilitando anche la firma digitale da dispositivo mobile.
    • Se le firme digitali sono importanti per il processo di firma, si consiglia di abilitare l’opzione basata su cloud.

Seleziona i provider di firme digitali consentiti.  I firmatari avranno accesso solo alle opzioni che avrai selezionato.

Puoi definire un provider preferito, che verrà impostato come provider predefinito.

  • Se è consentito un solo provider, durante il processo di firma verrà saltato il passaggio di selezione del provider.
Nota:

Firme Aadhaar

Le firme Aadhaar sono disponibili per gli account enterprise a un costo aggiuntivo per firma, che deve essere configurato prima dell’utilizzo.

I clienti che devono ottenere le firme Aadhaar possono contattare il proprio Success Manager o il rappresentante commerciale per discutere del volume e avviare il processo di configurazione.

Per “firmatari esterni” si intendono gli indirizzi e-mail che non rientrano nel tuo account Acrobat Sign.

  • Per “firmatari interni” si intendono tutti gli utenti definiti nel tuo account Acrobat Sign.

Se desideri creare un’esperienza di firma diversa per i firmatari esterni (rispetto a quella dei firmatari interni), puoi abilitare un secondo set contenente le opzioni applicabili solo ai firmatari esterni.

Ad esempio, puoi voler includere più provider di firma per i firmatari esterni, o fornire ai firmatari interni istruzioni diverse su come ottenere una firma.

Mostra Motivo firma

Alcuni requisiti di conformità richiedono che il firmatario fornisca un motivo per la firma digitale applicata. Ad esempio questo è richiesto per conformità Title 21 CFR Part 11 e SAFE-BioPharma.

Se le firme digitali vengono utilizzate per soddisfare una richiesta di conformità, rivolgiti al tuo team legale per determinare se è necessario includere anche un motivo della firma nel processo di firma.

Per accedere ai controlli, fai clic sul collegamento Impostazioni Bio-Pharma.

Se hai bisogno di controlli avanzati sulla firma, consulta la pagina sulle funzioni BioPharma >

Provider per la firma cloud con restrizioni

Alcuni provider limitano l’accesso al servizio ai soli clienti pre-autorizzati. Il servizio diventa quindi disponibile solo dopo che il provider ne avrà autorizzato l’uso per l’account in questione.

Durante il processo di attivazione, tali provider richiedono al cliente che si abbona di fornire l’ID gruppo o account per la configurazione del servizio. Una volta autorizzati dal provider, gli utenti potranno utilizzare il servizio con restrizioni.

Nota:

L’ID account è una proprietà a livello di account. Tutti i gruppi di un account condividono lo stesso ID account. Se il provider con restrizioni è autorizzato per un account, diventa autorizzato per tutti i gruppi di tale account.

Se il provider è autorizzato per un gruppo che utilizza l’ID gruppo, solo il gruppo identificato è autorizzato a utilizzare il servizio.


Opzioni del formato della firma digitale

PKCS#7 è il formato predefinito che regola la firma digitale per la maggior parte degli account Acrobat Sign (non UE).

Gli account sull’istanza europea EU1 utilizzano per impostazione predefinita il formato PAdES (ETSI EN 319142), in conformità con i requisiti eIDAS.

Chiunque abbia il ruolo di amministratore dell’account può richiedere la modifica di questa impostazione da un formato all’altro inviando una richiesta al team di assistenza di Acrobat Sign.

Questa funzione può essere attivata e configurata a livello di gruppo o account.


RSA-PSS

RSA-PSS è uno schema di firma che si basa sul sistema di crittografia RSA e fornisce maggiore garanzia di sicurezza rispetto al precedente schema RSA-PKCS#1 v.1.5. 

L’implementazione RSA-PSS di Acrobat Sign non richiede alcuna configurazione da parte dell’amministratore dell’account.

  • Quando si sceglie il comando “Firma cloud” e l’ID digitale del firmatario supporta sia RSA-PSS sia RSA-PKCS#1, per impostazione predefinita viene utilizzato lo schema di firma RSA-PSS.
  • Quando si scegli “Firma con Acrobat”, l’utilizzo di RSS-PSS o RSA-PKCS#1 dipende dalle impostazioni del firmatario nella sua applicazione Acrobat.
  • Acrobat Sign supporta appieno le risposte CRL e OCSP firmate con lo schema RSA-PSS.
  • L’utilizzo dello schema RSA-PSS è necessario per rispettare requisiti specifici vigenti in Germania per firme elettroniche qualificate.


Aspetti da considerare

Il flusso di lavoro con firma digitale forza l'accordo in un processo univoco. A causa della gestione speciale richiesta per ottenere la firma, sono presenti numerose limitazioni a cui prestare attenzione.

  • Durante il download del documento e la firma con Acrobat, a ogni firmatario può essere assegnato un solo campo di firma digitale. Le firme basate su cloud possono supportare fino a 10 campi di firma digitale per destinatario. (Aadhaar e Singpass non sono supportati.)
  • I moduli web non supportano firme digitali.
  • Invia in modalità collettiva non supporta l’opzione Scarica e firma con Acrobat. Le firme digitali basate su cloud funzionano come previsto.
  • Le firme digitali non sono supportate nelle app desktop di Microsoft Office, in quanto vengono progettate per funzionare all’interno di un ambiente browser. In alternativa, puoi utilizzare le app Web di Office dal browser.
  • Le firme digitali disattivano la Visibilità limitata dei documenti. Tutti i destinatari potranno visualizzare tutte le pagine.
  • I firmatari che usano un dispositivo mobile possono applicare solo una firma digitale basata su cloud.
  • I metodi di autorizzazione OAuth con ID digitale basati su cloud non sono supportati nella funzione Compila e firma.
  • La funzionalità Compila e firma non supporta la firma con il fornitore di servizi Aadhaar.
  • Gli utenti che condividono contenuto o account con condivisione avanzata non possono utilizzare le firme digitali.
  • eVaulting non può essere usato con le firme digitali.
  • Gli allegati possono essere applicati solo dal primo firmatario. Se un firmatario successivo allega nuovi file, tutte le firme digitali precedenti vengono invalidate.
  • I campi Numero transazione convertono una firma digitale in firma elettronica.
  • Al momento l’impostazione facoltativa Mantieni separati i documenti (quando si utilizzano più documenti per creare l’accordo) non è supportata. Il documento può essere restituito solo come un unico file completo.

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