Přehled
Odstranění uložené dohody ve službě Adobe Sign je přísně monitorovaný proces, který musí být povolen správcem na úrovni účtu.
Odstranění dohody ze systému neznamená, že by dohoda byla neplatná (pokud byla právoplatně uzavřena), ani že by strany dohody byly zbaveny svých povinností.
Prohlášení smlouvy za neplatnou je právní akt mezi smluvními stranami, stejně jako bylo její vytvoření. A permanentní odstranění dohody by mělo být učiněno pouze tehdy, je-li si společnost jistá, že platnost smlouvy již vypršela.
Odstranění dohody na úrovni uživatele – Skrytí
Služba Adobe Sign neumožňuje uživatelům bez administrátorských práv dohodu ze systému skutečně odstranit.
Uživatel dohodu může pouze skrýt.
Skrytá dohoda se nezobrazuje ve výsledcích hledání a hlášeních. Je kompletně skryta z prostředí daného uživatele. (Bude-li to potřeba, dohodu je možné znovu odkrýt!)
Pokud si uživatel přeje dohodu opravdu odstranit, musí se obrátit na správce na úrovni účtu, který operaci může provést.
Správa dat:
Odstranění dohody po nastaveném časovém období
Správci na úrovni účtu mohou nakonfigurovat zásady pro uchovávání dat na úrovni účtu a skupiny.
Zásady pro správu dat se vztahují na dohody, u kterých došlo k dosažení závěrečného stavu (dokončeno, platnost vypršela, ukončeno).
Na skupinu je možné uplatnit pouze jednu zásadu. Tato zásada určí, jak dlouho bude dohoda ve službě Adobe Sign uchována po tom, co dosáhne závěrečného stavu, a zda bude s dohodou PDF vymazána i zpráva o auditu/SIR.
Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění měnit zásady pro správu dat. Změnu zásad na úrovni skupiny může provést pouze správce na úrovni účtu
Odstranění na základě GDPR
Správci soukromí jsou oprávněni kompletně odstranit dohodu způsobem ad-hoc.
Správce soukromí je správce na úrovni účtu s dalšími oprávněními. Kterýkoli ze správců účtu může být povýšen na úroveň správy soukromí.
Správci soukromí mohou pomocí nástrojů GDPR nalézat a odstraňovat jednotlivé dohody.
Smazání prostřednictvím API
Lze zapnout funkci smazání dohody prostřednictvím rozhraní API, kde mají správci zákaznických účtů možnost použít rozhraní API služby Adobe Sign, které umožňuje odstraňovat dokumenty po jednom.
Toto je kódované řešení:
- Používá se tento příkaz rozhraní API: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
O povolení této možnosti požádejte tým podpory.