Überblick
Die Seite Verwalten enthält die Datensätze der Vereinbarungen, die ein Benutzer gesendet hat, sowie alle Vereinbarungen, die ihm von einer vertrauenswürdigen Quelle gesendet oder für ihn freigegeben wurden.
Zusätzlich zu den Vereinbarungen kann der Benutzer auf Bibliotheksvorlagen, Webformulare und Massen-E-Mails zugreifen, die vom Benutzer generiert wurden bzw. ihm gehören.
Benutzer, für die Konten freigegeben wurden, können statt ihren persönlichen Daten eine Ansicht des Inhalts des freigegebenen Kontos anzeigen lassen (mit einigen Einschränkungen hinsichtlich der verfügbaren Aktionen).
Layout und Funktionalität
Die Datensatzliste in der Mitte
Vom mittleren Abschnitt der Seite Verwalten wird eine Liste der Vereinbarungen geladen, wobei jede Zeile einen Vereinbarungsdatensatz darstellt.
- Wenn Vereinbarungen auf eine Aktion des Benutzers warten, wird automatisch der Filter Warten auf dich ausgewählt.
- Der Filter In Bearbeitung wird automatisch ausgewählt, wenn keine Vereinbarungen auf den Benutzer warten.
Die Liste der Vereinbarungsdatensätze verfügt je nach ausgewähltem Filter über 4 – 5 Spalten:
- Empfänger – Der Empfängerwert ändert sich je nach Status der Vereinbarung:
- Bei Vereinbarungen In Bearbeitung steht dort der aktuelle Empfänger, der auf eine Aktion wartet.
- Bei Abgeschlossenen Vereinbarungen steht der erste für die Vereinbarung definierte Empfänger.
- Bei Abgebrochenen und Abgelaufenen Vereinbarungen steht der Empfänger, der zuletzt zugewiesen war, als die Vereinbarung abgebrochen wurde bzw. abgelaufen ist.
- Bei Vereinbarungen In Bearbeitung steht dort der aktuelle Empfänger, der auf eine Aktion wartet.
- Absender – hier steht der Name und das Unternehmen des Absenders, wenn es sich bei dem Absender nicht um den angemeldeten Benutzer handelt. Bei Vereinbarungen, die vom angemeldeten Benutzer gesendet werden, wird „Ich“ als Absenderwert angezeigt.
- Titel – Hier steht der Titel der Vereinbarung in der konfigurierten Form. Dies ist derselbe Titel, nach dem beim Generieren von Berichten gefiltert wird.
- Gruppe - Bezeichnet die Gruppe, in der die Vereinbarung verfasst wurde. Nur der ursprüngliche Absender der Vereinbarung sieht den Wert Gruppe.
- Bei Vereinbarungen in der Liste, die nicht von der angemeldeten Person verfasst wurden, steht anstelle des Gruppennamens ein Bindestrich (-).
- Bei Vereinbarungen in der Liste, die nicht von der angemeldeten Person verfasst wurden, steht anstelle des Gruppennamens ein Bindestrich (-).
- Geändert – Hier steht das Datum, an dem die Vereinbarung zuletzt durch eine Benutzeraktion geändert wurde (Signieren, Abbrechen usw.). Der Wert Geändert wird bei jeder Aktion aktualisiert, bis die Vereinbarung einen Endstatus erreicht (Abgeschlossen/Abgebrochen/Abgelaufen).
Die Vereinbarungsliste wird zunächst nach dem Geändert-Datum sortiert, wobei die zuletzt geänderte Vereinbarung oben in der Liste aufgeführt wird.
Wenn du auf eine beliebige Spaltenüberschrift klickst, wird die Liste in aufsteigender/absteigender Reihenfolge nach diesem Wert sortiert. Wenn du erneut auf die Kopfzeile klickst, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.
Schnellaktionen und Anzeigesymbole
Die Datensätze in der mittleren Liste verfügen über eine oder mehrere Schaltflächen für Schnellaktionen sowie über bis zu zwei Indikatorsymbole, die angezeigt werden, wenn du den Mauszeiger über einen einzelnen Datensatz führst.
- Aktionen sind immer ausgeblendet, bis du den Mauszeiger darüber bewegst.
- Die Anzeigesymbole sind ausgeblendet, es sei denn, die Funktion, die das Symbol darstellt, wurde für den einzelnen Datensatz konfiguriert.
- Die Anzeigesymbole sind immer sichtbar (in hellblau), wenn sie für den Datensatz konfiguriert sind.
Neben den Statusfiltern In Bearbeitung und Abgeschlossen befinden sich Auslassungspunkte, die eine Aktion zum Öffnen der Power Automate-Vorlagengalerie enthalten.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Anzeige Erinnerung: Wenn eine Erinnerung für den Datensatz aktiv ist, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol kann eine neue Erinnerung konfiguriert werden.
- Wenn eine bestehende Erinnerung vorhanden ist, wird eine Erinnerungszusammenfassung mit einem Hinweis angezeigt, der angibt, wann die letzte Erinnerung gesendet wurde.
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: Signieren: Die Schaltfläche Signieren öffnet die eSign-Seite, um die Signatur des Benutzers zu akzeptieren (entspricht der Schaltfläche Anzeigen und signieren in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: PDF herunterladen: Die Schaltfläche PDF herunterladen löst einen Download der Vereinbarungs-PDF aus (entspricht der Aktion PDF herunterladen in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: Bearbeiten: Die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Seite Erstellen (Senden) , um die Bearbeitung der Vereinbarung zu ermöglichen (entspricht der Aktion Vereinbarung bearbeiten in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: Bearbeiten: Die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Vorlage in der Authoring-Umgebung, um die Bearbeitung der Vorlagenfelder zu ermöglichen (entspricht der Aktion Vorlage bearbeiten in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: Bearbeiten: Die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Seite Webformular erstellen, um die Bearbeitung des Webformulars zu ermöglichen (entspricht der Aktion Webformular bearbeiten in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
- Schnellaktion: Öffnen: Die Schaltfläche Öffnen öffnet die Vereinbarung zur Anzeige (entspricht der Aktion Vereinbarung öffnen in der rechten Leiste).
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Halte die Befehls-/Strg-Taste gedrückt und klicke mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Öffnen, um die Vereinbarung in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
- Schnellaktion: Formulardaten herunterladen: Die Schaltfläche Formulardaten herunterladen löst einen Download der Formularfelddaten für die Transaktion Massenversand aus (entspricht der Aktion Formularfelddaten herunterladen in der rechten Leiste).
- Anzeige Anmerkungen: Wenn dem Datensatz vom Benutzer eine Anmerkung hinzugefügt wurde, wird das blaue Symbol in der Datensatzliste angezeigt.
- Durch Klicken auf das Symbol Anmerkung hinzufügen können Benutzer der Vereinbarung eine persönliche Anmerkung hinzufügen. Diese Anmerkung ist für andere Benutzer im System nicht sichtbar oder durchsuchbar.
- Wenn du den Mauszeiger über ein konfiguriertes Anmerkungs-Symbol bewegst, werden die ersten Zeichen der Anmerkung in einer Textblase über dem Symbol angezeigt.
Filter der linken Leiste
Die linke Leiste des Fensters zeigt eine Liste mit Filtern für den Vereinbarungsstatus (oben) und eine Gruppe von Vorlagenobjekten (unten).
Wenn du einen Filter auswählst, wird die mittlere Liste der Vereinbarungen/Vorlagen entsprechend ausgefüllt.
Es gibt zwei „aktive“ Status. In beiden wird nach dem Statusnamen das Volumen des Inhalts angegeben:
- In Bearbeitung (N): Vereinbarungen, die im Status In Bearbeitung zurückgegeben werden, warten darauf, dass ein Teilnehmer seine Aktion abschließt. Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden nicht zurückgegeben.
- Warten auf dich (M): Vereinbarungen, die auf den angemeldeten Benutzer warten, werden im Filter Warten auf dich erfasst.
Es gibt drei „Terminal“-Status:
- Abgeschlossen – Vereinbarungen, die erfolgreich oder vollständig aufgelöst wurden
- Abgebrochen – Vereinbarungen, die aus verschiedenen Gründen abgebrochen wurden Dazu zählen:
- vom Absender abgebrochene Vereinbarungen
- von einem Teilnehmer abgelehnte Vereinbarungen
- Vereinbarungen, die aufgrund eines wiederholten Authentifizierungsfehlers beendet wurden
- Vereinbarungen, die einem Systemfehler unterliegen, durch den die Vereinbarung nicht mehr verfügbar ist
- Abgelaufen – Vereinbarungen, die ein Ablaufdatum erreichen und automatisch geschlossen werden
Der Status Entwurf enthält alle teilweise erstellten Vereinbarungen, normalerweise solche, die auf die Feldplatzierung warten.
Die Vorlagenfilter enthalten nur die „übergeordneten“ Vorlagen, die zum Generieren von „untergeordneten“ Vereinbarungen verwendet werden. Die untergeordneten Vereinbarungen werden in den Vereinbarungsfiltern (oben) erfasst.
Übergeordnete Vorlagen sind selbst keine Vereinbarungen, aber sie werden verwendet, um hohe Volumen einzelner Vereinbarungen zu erzeugen. Diese übergeordneten Objekte beinhalten Folgendes:
- (Bibliotheks-)Vorlagen: Alle Dokument- und Feldvorlagen, die in deiner Dokumentbibliothek verfügbar sind.
- Webformulare: Webformulare (früher als Widgets bezeichnet) sind Vereinbarungsvorlagen, die als Verknüpfungen bereitgestellt oder in Webseiten eingebettet werden können. Webformulare werden vom Unterzeichner initiiert und generieren eine untergeordnete Vereinbarung für jeden Teilnehmer, der den Signaturprozess abschließt.
- Massenversand: Massenversand-Vorlagen (früher als Mega Sign bezeichnet) akzeptieren eine Liste von einzelnen Empfängern, um eine große Menge separater Vereinbarungen mit demselben oder denselben Formularen zu generieren. Bei jeder Vereinbarung handelt es sich um eine Einzeltransaktion, und den einzelnen Empfängern sind die anderen Empfänger nicht bekannt (z. B. beim Senden einer internen Kostenrichtlinie an alle Mitarbeiter).
Indikator für unzustellbare E-Mails/SMS
In der Statusspalte wird dem Status der Vereinbarung (Zum Signieren versendet, Warten auf Signatur) Nachdruck verliehen und es wird ein Warnsymbol angezeigt, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Der Indikator für unzustellbare Nachrichten wird nur angezeigt, wenn Vereinbarungen angezeigt werden. Er wird nicht auf eine übergeordnete Vorlage wie „Massenversand“ oder auf übergeordnete Webformularvorlagen angewendet.
Überprüfe die Aktivitätsliste, um die Unzustellbarkeitsereignisse anzuzeigen:
Unzustellbare E-Mails können korrigiert werden, indem die Empfängerin oder der Empfänger ersetzt wird.
Suchfunktion
Die Suchleiste und die dazugehörige Filter-Schaltfläche ermöglichen die Eingabe präziser Suchkriterien, um Vereinbarungen unter oft überwältigend vielen Transaktionen zu finden.
Kontextmenü der rechten Leiste
Wenn du einen Datensatz in der mittleren Liste auswählst (einmal darauf klicken), wird in der rechten Leiste ein Kontextmenü mit Aktionen und Metadaten angezeigt, die für das ausgewählte Objekt relevant sind.
Das Kontextmenü der rechten Leiste bietet verschiedene Optionen basierend auf der Dienstebene des Benutzers (Einzelperson, Unternehmen usw.), dem ausgewählten Objekt (Vereinbarung, Webformular usw.), dem Status des Benutzers (Administrator, Benutzer) und dem Status des Objekts (aktiv, in Bearbeitung, abgeschlossen usw.). Wenn du eine Option/Funktion nicht siehst, von der du erwartest, dass sie verfügbar ist, frage deinen Administrator, ob du aufgrund inhärenter Merkmale (Konfigurationseinstellungen, Benutzerautorisierungsebene) oder aufgrund von Verfügbarkeit (Dienstebene) eingeschränkt bist.
Selektor für freigegebene Konten (optional)
Benutzer mit Konten, für die die Kontofreigabe aktiviert ist, können auf den Titel deine Vereinbarungen klicken, um eine Liste der Konten zu öffnen, die derzeit für den Benutzer freigegeben sind. Diese Liste dient als Filter, der die Seite „Verwalten“ mit dem Inhalt des ausgewählten Benutzers oder der ausgewählten Gruppe füllt. Die Option, mit der Alle freigegebenen Vereinbarungen ausgewählt werden können, ist ebenfalls verfügbar.
Bei Auswahl einer Option geschieht folgendes:
- Der anklickbare Titel ändert sich zum Namen des Filters.
- Die Datensatzliste in der Mitte wird mit dem freigegebenen Inhalt gefüllt.
- Der Datensatzliste werden zwei neue Spalten hinzugefügt, um die Quelle des Inhalts anzugeben:
- GRUPPE: Gruppe, die den Datensatz enthält
- FREIGEGEBEN VON: der Name des Benutzers, der den Inhalt freigegeben hat
Benutzer mit Konten, für die die erweiterte Kontofreigabe aktiviert ist, können zwischen den freigegebenen Benutzerkonten wechseln, um Vereinbarungen im Namen des Benutzers anzuzeigen, zu senden und zu signieren (abhängig davon, wie die Freigabe konfiguriert ist):
- Bewege den Mauszeiger über deinen Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
- Klicke auf Konto wechseln.
- Wähle das Benutzerkonto, zu dem du wechseln möchtest, und klicke auf OK.
Wenn angemeldete Benutzer zu einem anderen Konto wechseln, können sie im Namen des Kontos, zu dem sie gewechselt sind, Vereinbarungen senden:
Nachfolgend findest du eine Liste der vereinbarungsspezifischen Funktionen und Aktionen, die Benutzer verwenden können.
Der Name oder Titel der Vereinbarung befindet sich weiterhin in der oberen rechten oberen Ecke des Seitenlayouts:
Das Erstellungsdatum befindet sich unmittelbar unter dem Namen der Vereinbarung.
Der aktuelle Status der Vereinbarung wird unter dem Namen der Vereinbarung und dem Erstellungsdatum in der rechten oberen Ecke des Fensters angezeigt.
Oben rechts erfährst du, Von wem die Vereinbarung stammt.
- Das Feld Von kann nur angezeigt werden, wenn du nicht der Absender bist.
Die globale Nachricht für die Vereinbarung befindet sich oben rechts direkt unter dem Absender.
Der aktuelle Empfänger wird in der neuen, erweiterten Teilnehmerliste identifiziert, in der alle Empfänger und ihr Status relativ zur Vereinbarung gezeigt werden.
Ein Benutzer kann eine Vereinbarung auf der Seite Verwalten signieren, indem er den Vereinbarungsdatensatz auswählt und in der rechten Leiste auf die Schaltfläche Anzeigen und signieren oder für den Datensatz in der mittleren Liste auf die Schnellaktion Signieren klickt.
Die standardmäßige Benutzeroberfläche für die Signatur der Vereinbarung wird geöffnet, um Feldeingaben und -signaturen zu ermöglichen:
In der rechten Schiene mit den Aktionen hast du die Möglichkeit, die Vereinbarung abzubrechen: Abbrechen.
Unter dem Erstellungsdatum hast du die Möglichkeit, das Ablaufdatum für die Vereinbarung festzulegen, zu bearbeiten und zu löschen: Ablaufdatum.
Klicke auf das Stiftsymbol, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen.
Das Layout der Seite „Verwalten“ bietet einen Überblick über die Teilnehmer einer Vereinbarung und stellt Folgendes bereit:
- einen kontinuierlichen Status darüber, wie viele Teilnehmer ihre Aktionen abgeschlossen haben (direkt unter der E-Mail-Adresse des aktuellen Teilnehmers)
- eine vollständige Liste aller Teilnehmer und deren Rolle in Bezug auf die Vereinbarung (in der rechten Leiste)
Du kannst den aktuellen Teilnehmer ersetzen, indem du mit der Maus auf das Symbol des aktuellen Teilnehmers zeigst und anschließend auf den Link Teilnehmer ersetzen klickst.
Je nach deinen Kontoeinstellungen gibt es zwei Optionen:
- Empfänger ersetzen – diese Option ersetzt den aktuellen Empfänger und verweigert ihm den weiteren Zugriff auf die Vereinbarung
- Alternativen Empfänger hinzufügen – das Hinzufügen eines alternativen Empfängers bezieht den neuen Empfänger mit ein, wobei der ursprüngliche Empfänger vorhanden bleibt und die Vereinbarung abschließen kann
>>Ausführliche Informationen zum Ersetzen des aktuellen Unterzeichners findest du hier
Der Absender einer Vereinbarung ist autorisiert, die Authentifizierungsmethode für jeden Teilnehmer zu ändern, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn zwar ein Kennwort verwendet, es aber verloren/vergessen wurde. Das Kennwort wird einfach zurückgesetzt.
Du kannst die Empfängerauthentifizierung bearbeiten, indem du auf das Symbol des aktuellen Teilnehmers zeigst und dann auf den Link Bearbeiten neben der Authentifizierungsmethode klickst.
Diese Einstellung betrifft nur die Kennwörter, die für die Authentifizierung des Empfängers verwendet werden.
Zum Schützen einer signierten PDF-Datei verwendete Kennwörter sind davon nicht betroffen.
Unter den Aktionen in der rechten Leiste hast du die Möglichkeit, die Dateien für eine gesendete Vereinbarung zu ersetzen: Vereinbarung ändern.
Wenn eine Vereinbarung außerhalb des Adobe Sign-Signaturprozesses signiert wird (z. B. wenn ein Empfänger das Dokument druckt und es physisch signiert), kann der Ersteller der Vereinbarung die Vereinbarung digitalisieren und wieder in Acrobat Sign hochladen.
Wenn dein Konto für die Empfängervalidierung einen amtlichen Lichtbildausweis verwendet und du die Option zur Speicherung der Anmeldedaten ausgewählt hast, kannst du den Identitätsbericht des Unterzeichners herunterladen.
Der Ereignisverlauf für die Vereinbarung befindet sich in der rechten Leiste am unteren Rand der Aktionen: Aktivität.
Wenn du auf die Option Aktivität klickst, werden die Steuerelemente in der rechten Leiste durch den vollständigen Ereignisverlauf (in chronologischer Reihenfolge) der Vereinbarung ersetzt, wobei die neuesten Ereignisse oben aufgeführt sind.
Den Inhalt (Dateien) einer Vereinbarung anzeigen:
- Klicke auf die Vereinbarung, um sie auszuwählen und die rechte Leiste zu öffnen
- Klicke auf die Aktion Vereinbarung öffnen
Die Vereinbarung wird zur Überprüfung geöffnet. Die Steuerelemente der rechten Leiste bleiben an ihrem Platz.
In der rechten Leiste mit den Aktionen hast du die Möglichkeit, Erinnerungen zu erstellen oder zu löschen: Erinnerung.
Bei Bibliotheksvorlagen und Webformularen können Administratoren die Eigentümer der Vorlage ändern. Damit die Aktion angezeigt wird, muss der Administrator über die Berechtigung für die Vorlage verfügen.
Wenn du die Option Neuer Eigentümer auswählst, wird ein Eingabefeld angezeigt, in dem du die E-Mail-Adresse des neuen Eigentümers angeben kannst.
In der rechten Schiene mit den Aktionen hast du die Möglichkeit, die Vereinbarung freizugeben: Freigeben.
Nachdem eine Vereinbarung freigegeben wurde:
- Es wird eine E-Mail an den gesendet, für den du die Vereinbarung freigegeben hast.
- Die E-Mail enthält eine PDF-Anlage der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status.
- Der Vereinbarungsdatensatz ist auf der Verwaltungsseite des Benutzers (E-Mail-Adresse) verfügbar, für den sie ihn freigegeben haben.
- Dieser Benutzer kann die Vereinbarung einsehen, als hätte er die Vereinbarung in Kopie erhalten.
In der rechten Leiste mit den Aktionen hast du die Möglichkeit, die Vereinbarung und/oder den Audit-Bericht für die Vereinbarung herunterzuladen: PDF herunterladen bzw. Audit-Bericht herunterladen.
Wenn mehrere Dateien zum Erstellen der Vereinbarung verwendet werden und der Benutzer nicht die gesamte PDF in einer verketteten Datei herunterladen möchte, ermöglicht diese Option das Herunterladen der einzelnen Dateien (wie ursprünglich hochgeladen).
Wenn du diese Option auswählst, wird eine Benutzeroberfläche geöffnet, über die die einzelnen Dateien nacheinander angeklickt werden können, um eine PDF-Version der betreffenden Datei herunterzuladen.
Die „übergeordneten“ Vorlagenobjekte bieten die Möglichkeit, die Formularfelddaten aller Vereinbarungen herunterzuladen, die aus der Vorlage generiert wurden.
Wenn du diese Option auswählst, wird ein Download einer CSV-Formatdatei auf dein lokales System ausgelöst, bei dem alle Feldinhalte für alle untergeordneten Vereinbarungen, die aus der übergeordneten Vorlage generiert wurden, ebenfalls heruntergeladen werden.
Der Inhalt kann auf der Seite „Verwalten“ ausgeblendet werden. Dieser Inhalt wird nicht gelöscht, der Status wird nicht geändert und die Vereinbarung kann den Signaturzyklus normal durchlaufen. In der Benutzeransicht der Seite „Verwalten“ ist die Vereinbarung schlichtweg nicht sichtbar.
Um die Inhalte einzublenden, musst du zunächst eine Suche mit dem Filter Nur ausgeblendete Vereinbarungen anzeigen durchführen.
Bekannte Probleme
Problem: Wenn du zur neuen Seite „Verwalten“ wechselst, ist die Seite vollständig leer, ohne Vertragsinhalte.
Test: Versuche, diese Seite zu laden: https://documentcloud.adobe.com/de/de/.
- Wenn du die Seite https://documentcloud.adobe.com/de/de/ nicht laden kannst, wende dich an deine interne Netzwerkverwaltung und arbeite mit dieser zusammen, um die Sperre der Domäne documentcloud.adobe.de/de aufzuheben.
- Wenn du auf den obigen Link zugreifen kannst, wende dich an den Support.
Die Seiten Start und Vereinbarung anzeigen sind in ähnlicher Weise betroffen.
