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Vorlagenbibliotheken ermöglichen Benutzern, wiederverwendbare, interaktive Dokumente zu erstellen. Bei diesen Dokumenten kann es sich um einfache Formen wie ein einzelnes Signaturfeld (z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung) oder um hoch komplexe Formulare handeln (z. B. Steuer-/Onboarding-Dokumente).
Überall dort, wo Sie dieselbe Datei zur Festlegung einer Vereinbarung verwenden, können Sie eine Vorlage erstellen, welche die Bereitstellung des Dokuments an den Unterzeichner beschleunigt, die Konsistenz in der endgültigen unterzeichneten Vereinbarung gewährleistet und auf passive Weise sicherstellt, dass Ihr Team immer mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet.
Vorlagen können auf zwei Arten definiert werden: Formularfeld-Ebenen und Dokumente.
- Formularfeld-Ebenen sind nur die Felder, die auf die hochgeladene Datei angewendet werden. Die ideale Wahl für Unternehmen, die Vereinbarungen mit benutzerdefiniertem Inhalt, aber standardisiertem Format, dynamisch erstellen. Laden Sie die Datei einfach hoch und wenden Sie die Feldebene an, um alle Felder mit ein paar Mausklicks zu platzieren.
- Dokumente beinhalten die Stammdatendatei zusätzlich zu den Feldern. Dokumente mit Standardformulierungen, in denen keine dynamischen Inhalte vorkommen, sind hierfür am besten geeignet, z. B. Steuerformulare, Bewerbungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Hinweis:
Der Benutzer, der die Vorlage erstellt, ist der Eigentümer des Objekts. Nur der Eigentümer kann die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene anpassen.
Die Eigentümerschaft einer Vorlage kann nicht an einen anderen Benutzer übertragen werden.
In diesem Artikel wird Folgendes beschrieben:
- Erstellen einer Vorlage in der Adobe Sign-Anwendung
- Umbenennen einer Bibliotheksvorlage auf der Seite „Verwalten“
- Bearbeiten des Vorlagentyps
- Ändern der Zugriffsberechtigungen für die Vorlage
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Konfigurieren Sie den Vorlagentyp:
- Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
- Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
- Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
Hinweis:
Sie können den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem Sie die Vorlageneigenschaften bearbeiten.
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Konfigurieren Sie Wer kann diese Vorlage verwenden?
Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:
- Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar.
- Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage.
- Den Benutzer, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe zu verschieben hebt diese Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht auf.
- Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
Hinweis:
In jedem Fall kann nur der hochladende Benutzer die Vorlage bearbeiten oder löschen.
Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Unterschrift hinzufügen wählen. Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.
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Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehen Sie Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.
Hinweis:
Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Sie können ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem Sie die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger ändern.
Sie können den Namen einer Vorlage einfach in nur wenigen Schritten ändern. Benennen Sie alte Vorlagen um, um mit Revisionen Schritt zu halten, oder kennzeichnen Sie veraltete Vorlagen, die Sie beibehalten möchten.
Hinweis:
Nur der Benutzer, der eine Vorlage erstellt hat, kann diese bearbeiten oder löschen.
Der Vorlagentyp legt fest, ob Ihre Vorlage das Stammdatendokument beinhaltet oder nur aus Feldern besteht.
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Erweitern Sie den Abschnitt Eigenschaften der Vorlage:
Im Abschnitt Vorlagentyp können Sie den Typ der Vorlage definieren.
- Wiederverwendbare Formularfeld-Ebene: enthält nur die Felder (als Ebene), die auf ein hochgeladenes Dokument angewendet werden können.
- Wiederverwendbares Dokument: enthält ein Dokument jeglicher Art, auf das die Feldebene angewendet wurde.
- Es ist auch möglich, keine Felder zu platzieren.
Die Berechtigungsebene der Vorlage legt fest, welche anderen Benutzer in Ihrem Konto auf diese Vorlage zugreifen und sie verwenden können.
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Konfigurieren Sie Wer kann diese Vorlage verwenden?
Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:
- Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar.
- Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage.
- Den Benutzer, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe zu verschieben hebt diese Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht auf.
- Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
- Da der Ersteller der Vorlage der Eigentümer ist und die Eigentümerschaft nicht auf einen anderen Benutzer übertragen werden kann, wird empfohlen, dass Sie möglichst einen Benutzer als Vorlagenadministrator nominieren. Dadurch können Sie die Vorlagen weitaus effektiver verwalten.
- Speichern Sie Ihre Vorlage regelmäßig, vor allem, wenn sie viele Felder enthält! Durch Speichern kehren Sie zwar wieder zur Verwaltungsseite zurück, aber das ist immer noch besser, als die Arbeit zu verlieren!
- Geben Sie Ihren Dokumentfeldern aussagekräftige Namen. Sie sparen sich dadurch auf weite Sicht viel Mühe. Falls Sie beabsichtigen, die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten zu exportieren, können Sie diese Informationen durch geeignete Feldnamen gut strukturieren und später wieder leichter identifizieren.
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