Dokumentvorlagen erstellen und verwalten


Überblick

Vorlagenbibliotheken ermöglichen Benutzern, wiederverwendbare, interaktive Dokumente zu erstellen.  Bei diesen Dokumenten kann es sich um einfache Formen wie ein einzelnes Signaturfeld (z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung) oder um hoch komplexe Formulare handeln (z. B. Steuer-/Onboarding-Dokumente).

Überall dort, wo du dieselbe Datei zur Festlegung einer Vereinbarung verwendest, kannst du eine Vorlage erstellen, welche die Bereitstellung des Dokuments an den Unterzeichner beschleunigt, die Konsistenz in der endgültigen signierten Vereinbarung gewährleistet und auf passive Weise sicherstellt, dass dein Team immer mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet.

Vorlagen können auf zwei Arten definiert werden: Formularfeld-Ebenen und Dokumente.

  • Formularfeld-Ebenen sind nur die Felder, die auf die hochgeladene Datei angewendet werden. Die ideale Wahl für Unternehmen, die Vereinbarungen mit benutzerdefiniertem Inhalt, aber standardisiertem Format, dynamisch erstellen. Lade die Datei einfach hoch und wende die Feldebene an, um alle Felder mit ein paar Mausklicks zu platzieren.
  • Dokumente beinhalten die Stammdatendatei zusätzlich zu den Feldern. Dokumente mit Standardformulierungen, in denen keine dynamischen Inhalte vorkommen, sind hierfür am besten geeignet, z. B. Steuerformulare, Bewerbungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Hinweis:

Der Benutzer, der die Vorlage erstellt, ist der Eigentümer des Objekts.

Nur der Eigentümer kann die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene anpassen, es sei denn, die Vorlage wird für seine Gruppe oder Organisation freigegeben.

  • Wenn die Vorlage für die Organisation freigegeben wurde, haben Administratoren auf Kontoebene die Berechtigung, die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs zu bearbeiten.
  • Wenn die Vorlage für die Gruppe freigegeben ist, haben die Administratoren dieser Gruppe die Berechtigung, die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs zu bearbeiten.
    • Administratoren auf Kontoebene haben ebenfalls Zugriff auf alle Dokumente, die für Gruppen freigegeben sind

Die Eigentümerschaft einer Vorlage kann nicht an einen anderen Benutzer übertragen werden.

Bibliotheksvorlage erstellen

  1. Um eine Bibliotheksvorlage zu erstellen, klicke auf die Registerkarte Start und wähle dann Wiederverwendbare Vorlage erstellen aus.

    Vorlage über die Startseite hinzufügen

  2. Die Konfigurationsseite Bibliotheksvorlage erstellen wird geladen.

    Gib den Namen der Vorlage in das Feld Vorlagenname ein.

    Wenn du nicht explizit einen Namen für die Vorlage eingibst, erhält das Feld den Namen des ersten zugefügten Dokuments.

  3. Verschiebe deine Dateien per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicke auf den Link Dateien hinzufügen in der oberen rechten Ecke des Felds Dateien, um dein System zu durchsuchen.

    Auf Wunsch können mehrere Dateien beigefügt werden, um eine größere Vorlage zu erstellen.

  4. Konfiguriere den Vorlagentyp:

    • Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
    • Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
    • Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
    Hinweis:

    Du kannst den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem du die Vorlageneigenschaften bearbeitest.

  5. Konfiguriere Wer kann diese Vorlage verwenden?

    Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:

    • Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar..
    • Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage..
      • Durch Verschieben des Benutzers, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe wird die Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht aufgehoben.
      • Administratoren auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe des Benutzers können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
      • Für Konten, bei denen die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, wird ein Dropdown-Feld zur Auswahl der Gruppe angezeigt, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
    Gruppe für die Vorlage auswählen

    • Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
    Hinweis:

    Der Eigentümer einer Vorlage kann die Vorlage immer löschen.

    Nur der Eigentümer der Vorlage und Gruppen-/Kontoadministratoren können Vorlagen bearbeiten.

    Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Signatur hinzufügen wählen.  Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.

  6. Klicke auf Vorschau und Signatur hinzufügen, um die Vorlage in die Authoring-Umgebung zu senden. 

    Vorlage konfigurieren

  7. Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehe Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.

    Hinweis:

    Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Du kannst ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem du die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger änderst.

  8. Klicke, nachdem du die gewünschten Felder hinzugefügt hast, auf Speichern.


Namen einer Bibliotheksvorlage ändern

Du kannst den Namen einer Vorlage einfach in nur wenigen Schritten ändern. Benenne alte Vorlagen um, um mit Revisionen Schritt zu halten, oder kennzeichne veraltete Vorlagen, die du beibehalten möchtest.

  1. Navigiere zu deiner Vorlage, indem du die Registerkarte Verwalten auswählst.

  2. Wähle in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.

  3. Klicke auf die Vorlage, die du auswählen möchtest, und klicke dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.

    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  4. Erweitere den Abschnitt Eigenschaften der Vorlage:

    • Klicke auf das Feld Vorlagenname.
    • Gib den gewünschten Namen ein.
    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  5. Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.


Typ einer Bibliotheksvorlage ändern

Der Vorlagentyp legt fest, ob deine Vorlage das Stammdatendokument beinhaltet oder nur aus Feldern besteht.

  1. Navigiere zu deiner Vorlage, indem du die Registerkarte Verwalten auswählst.

  2. Wähle in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.

  3. Klicke auf die Vorlage, die du auswählen möchtest, und klicke dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.

    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  4. Erweitere den Abschnitt Eigenschaften der Vorlage:

    Im Abschnitt Vorlagentyp kannst du den Typ der Vorlage definieren:

    • Wiederverwendbare Formularfeld-Ebene: enthält nur die Felder (als Ebene), die auf ein hochgeladenes Dokument angewendet werden können.
    • Wiederverwendbares Dokument: enthält ein Dokument jeglicher Art, auf das die Feldebene angewendet wurde.
      • Es ist auch möglich, keine Felder zu platzieren..
    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  5. Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.


Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage ändern

Die Berechtigungsebene der Vorlage legt fest, welche anderen Benutzer in deinem Konto auf diese Vorlage zugreifen und sie verwenden können.

  1. Navigiere zu deiner Vorlage, indem du die Registerkarte Verwalten auswählst..

  2. Wähle in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.

  3. Klicke auf die Vorlage, die du auswählen möchtest, und klicke dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.

    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  4. Konfiguriere Wer kann diese Vorlage verwenden?

    Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:

    • Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar..
    • Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage..
      • Durch Verschieben des Benutzers, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe, wird die Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht aufgehoben.
      • Administratoren auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe des Benutzers können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
      • Wenn du die Gruppenbeziehung der Vorlage änderst, kann von der vorherigen Gruppe nicht mehr auf die Vorlage zugegriffen werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Vereinbarungen, die bereits mit der Vorlage gesendet wurden.
    • Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
    Klicke auf den Link „Bearbeiten“ der jeweiligen Vorlage.

  5. Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.

  • Speichere deine Vorlage regelmäßig, vor allem, wenn sie viele Felder enthält! Durch Speichern kehrst du zwar wieder zur Verwaltungsseite zurück, aber das ist immer noch besser, als die Arbeit zu verlieren!
  • Gib deinen Dokumentfeldern aussagekräftige Namen. Du sparst dir dadurch auf weite Sicht viel Mühe. Falls du beabsichtigst, die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten zu exportieren, kannst du diese Informationen durch geeignete Feldnamen gut strukturieren und später wieder leichter identifizieren.


Admin-Berechtigung zum Bearbeiten von Vorlagen der freigegebenen Bibliothek

Administratoren haben die Berechtigung, alle Bibliotheksvorlagen zu bearbeiten, die (über Vorlagenberechtigungen) für ihre jeweilige Gruppe oder ihr Konto freigegeben wurden.

  • Dies gilt nur für Bibliotheksvorlagen.  Nicht für Webformulare.
  • Dies gilt nur für Bibliotheksvorlagen, die über Vorlagenberechtigungen freigegeben werden.
  • Administratoren auf Gruppenebene können alle Bibliotheksvorlagen bearbeiten, die von Mitgliedern ihrer Gruppe für ihre Gruppe freigegeben wurden.
  • Administratoren auf Kontoebene können alle Bibliotheksvorlagen bearbeiten, die für ihre Gruppe oder Organisation freigegeben wurden.
    • Administratoren auf Kontoebene werden die freigegebenen Vorlagen aus allen Gruppen angezeigt.

Ein Administrator kann auf die Liste der freigegebenen Bibliotheken zuzugreifen, indem er zu Konto > Freigegebene Bibliotheken navigiert

Navigiere zum Menüelement „Freigegebene Bibliotheken“

Der Seiteninhalt umfasst:

  • Name der Vorlage – Der formale Name der Bibliotheksvorlage, wie auf der Verwaltungsseite aufgeführt.
  • Typ – Typ der Vorlage. Entweder Bibliotheksdokument, Formularfeldebenenvorlage oder Dokument- und Formularfeldvorlage.
  • Eigentümer – Der Benutzer, der die Vorlage ursprünglich erstellt hat. Der formale Name und die E-Mail-Adresse des Benutzers werden angegeben.
  • Freigegeben für – Dies entspricht den Berechtigungseinstellungen der Vorlage. Der Wert ist entweder das Konto oder die Gruppe (mit angehängtem Gruppennamen).
  • Zuletzt geändert – Das Datum, an dem die Vorlage zuletzt im System gespeichert wurde.

 

So bearbeitest du eine Vorlage:

  • Doppelklicke auf die Vorlage.
    • Oder klicke einmal darauf und wähle die Aktion Bearbeiten aus.
Vorlage bearbeiten

 

Die Formularerstellungsumgebung von Adobe Acrobat Sign wird geöffnet, in der du die Eigenschaften, den Typ, den Namen und die Feldplatzierung/Feldzuweisungen der Vorlage bearbeiten kannst.

  • Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke anschließend auf Speichern.
Verfassen

Vorsicht:

Administratoren haben die Berechtigung, die Vorlagenberechtigungen zu ändern.

Das Ändern der Vorlagenberechtigungen erlaubt, die Vorlage aus der Liste der freigegebenen Bibliotheken zu entfernen, sodass sie aus dem Berechtigungsbereich des Administrators entfernt wird.

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