Adobe Acrobat Sign-Webformulare

Übersicht

Sie können ein signierbares Webformular erstellen, das auf Ihrer Website eingebettet (oder als Internetlink versendet) werden kann, sodass mehrere Personen problemlos auf Ihr Formular oder Dokument zugreifen und eine Vereinbarung erstellen können.

Sie können für ein Webformular einen oder mehrere Teilnehmer, mehrere Gegenzeichner und auch mehrere CC-Parteien einrichten. Der Signaturablauf für ein Webformular ist wie folgt:

  • Eine Vereinbarung wird erstellt, sobald der erste Teilnehmer seine Signatur/Aktion abgeschlossen und überprüft hat..
    • Wenn das Webformular mehrere Teilnehmer zulässt, führen alle Teilnehmer in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind, ihre Aktion in Bezug auf die Vereinbarung aus.
  • Nachdem die Teilnehmer ihre Aktionen abgeschlossen haben, werden die Gegenzeichner in der Reihenfolge benachrichtigt, in der sie aufgelistet sind.
  • Nach Abschluss der Vereinbarung werden alle Parteien (einschließlich CC-Parteien) über die abgeschlossene Vereinbarung informiert.
Konten, für die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, sollten eine oder mehrere spezielle Gruppen definieren, um die Signatur und E-Mail-Optionen der Webformulare zu steuern und gleichzeitig verschiedene Optionen für direkt gesendete Vereinbarungen beizubehalten.


Benutzerzugriff auf Webformulare aktivieren/deaktivieren

Die Business- und Enterprise-Dienstebenen bieten die Möglichkeit, die Webformularzugriff- und Signaturgeberoptionen zu konfigurieren.

Die Webformularzugriff- und Signaturgeberoptionen können auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden. Navigieren Sie hierzu zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Webformulare.

Optionen auf der Seite mit den globalen Einstellungen

Konfigurationsoptionen

Webformulare unterliegen mehreren allgemeinen Einstellungen, die alle Vereinbarungen in einer bestimmten Gruppe abdecken. Die praktische Verwendung eines Webformulars unterscheidet sich jedoch häufig von einer Vereinbarung, die direkt an einen bekannten Empfänger gesendet wird, und die entsprechenden Einstellungen für Authentifizierung und E-Mail-Optionen können in Konflikt stehen.

Für Kund*innen, die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert haben, ist es möglicherweise nützlich, eine neue Gruppe mit benutzerdefinierten Einstellungen für das Webformularerlebnis zu erstellen (z. B. Interne Webformulare, die eine weniger strenge Authentifizierung erfordern).

In Bezug auf Steuerelemente, die Webformulare direkt beeinflussen, gibt es mehrere Konfigurationsoptionen:

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Option Webformular veröffentlichen auf der Startseite angezeigt und somit den Benutzer*innen ermöglicht, nach Bedarf Formulare zu erstellen.

Auswirkungen von „Verwendung von Webformularen zulassen“ auf der Startseite

Wenn diese Option aktiviert ist, können E-Mail-Adressen in CC zum Webformular hinzugefügt werden. Andernfalls wird die Option zum Hinzufügen von CC-Adressen aus dem Erstellungsprozess entfernt.

CC in einem Webformular zulassen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Webformular Optionen der Link PDF herunterladen angezeigt, über den der Empfänger das leere Webformular als PDF anzeigen lassen kann.

PDF-Vorschau des Webformulars zulassen

Bei Webformularen muss jeder Teilnehmer seine E-Mail-Adresse angeben, damit die Signieraktion explizit zugeordnet und validiert werden kann.

Mit der Einstellung E-Mail-Adresse im Signaturblock erforderlich wird vorgeschrieben, wann die E-Mail erfasst wird: entweder innerhalb der Felder des Webformulars selbst oder auf einer nach dem Signiervorgang eingeblendeten Oberfläche.

Ist die Einstellung aktiviert, muss es für jeden Unterzeichner in diesem Dokument ein Feld für die E-Mail-Adresse geben. Bei diesem Feld kann es sich um ein einzeln platziertes E-Mail-Feld oder um ein integriertes E-Mail-Feld handeln, das hinzugefügt wird, wenn ein Signaturblock platziert wird.

„Erforderliche E-Mail-Adresse“ im Signaturblock, aktiviert mit einem separat platzierten E-Mail-Feld

Vom System wird automatisch ein Signaturblock für jeden Empfänger platziert, für den es im Dokument kein E-Mail-Feld gibt.

„Erforderliche E-Mail-Adresse“ im Signaturblock aktiviert, aber kein E-Mail-Feld platziert

Wenn die Einstellung deaktiviert ist, muss innerhalb der Grenzen des Formulars kein E-Mail-Feld für das Webformular vorhanden sein. Nach dem Einsetzen seiner Signatur wird der Empfänger aufgefordert, auf einer eingeblendeten Oberfläche eine E-Mail-Adresse anzugeben.

„Erforderliche E-Mail-Adresse“ im Signaturblock deaktiviert

Hinweis:

In allen Fällen muss für jeden Teilnehmer eine E-Mail-Adresse erfasst werden

Wenn Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichnende erforderlich machen aktiviert ist, müssen Empfangende ihre Signatur verifizieren, bevor die Signatur abgeschlossen wird.

Die Teilnehmenden werden per E-Mail-Link über die Anforderung zur Überprüfung ihrer Signatur informiert:

Seite und E-Mail-Link zur E-Mail-Verifizierung nach der Signierung

Mit dem Audit-Bericht wird nachgewiesen, dass die E-Mail-Adresse verifiziert wurde:

Audit-Bericht für E-Mail-Verifizierung aktiviert

Wenn Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichner erforderlich machen deaktiviert ist, muss der Teilnehmer seine E-Mail-Adresse nicht bestätigen, um den Signiervorgang abzuschließen. Die Vereinbarung erhält den Status „Abgeschlossen“ oder fährt mit dem nächsten Teilnehmer fort.

Seite nach der Signierung, wenn die Einstellung deaktiviert ist

Mit dem Audit-Bericht für nicht verifizierte E-Mail-Adressen wird angegeben, dass auf die Verifizierung verzichtet wurde:

Audit-Bericht für E-Mail-Verifizierung deaktiviert

Vorsicht:

Nicht verifizierte Signaturen werden nicht anerkannt.

Wenn Sie die E-Mail-Authentifizierung für Teilnehmende deaktivieren und eine rechtsverbindliche Signatur benötigen, achten Sie darauf, eine Authentifizierungsart zu verwenden, durch die eine eindeutige Person identifiziert wird (z. B. KBA).

Wenn der erste Unterzeichner zusätzliche Teilnehmer hinzufügt, muss zunächst die E-Mail-Verifizierung abgeschlossen werden, bevor der zweite Empfänger benachrichtigt wird (unabhängig von dieser Einstellung).

Wenn Weitere Teilnehmer zulassen aktiviert ist, wird auf der Webformular-Oberfläche der Link „Teilnehmer hinzufügen“ angezeigt, mit dem pro Klick ein zusätzlicher Teilnehmerdatensatz eingefügt wird (bis zu 25 zusätzliche Teilnehmer).

Wenn Weitere Teilnehmer zulassen deaktiviert ist, können über die Oberfläche keine weiteren Teilnehmer hinzugefügt werden und Webformulare lassen nur einen externen Unterzeichner zu.

Oberfläche „Weitere Teilnehmer zulassen“

Häufig gestellte Fragen (FAQ) und bekannte Probleme

Nur, wenn das Webformular den Status Entwurf aufweist.

Nachdem ein Webformular erstellt wurde, kann der Name des Webformulars nicht mehr aktualisiert werden.

Der Ersteller des Webformulars erhält immer die abgeschlossene Vereinbarung (es sei denn, es sind Einstellungen vorhanden, um die Benachrichtigung zu unterdrücken).

Wenn eine andere Partei nach der Signatur der Webformularvereinbarung benachrichtigt werden muss, kann das CC-Feld verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Partei automatisch einbezogen wird.

CC-Feld

Nachdem das Webformular veröffentlicht wurde, können die Gegenzeichner nur auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.

Nur die E-Mail-Adressen können bearbeitet werden. Die Anzahl der Gegenzeichner kann nicht geändert werden.

Hinweis:

Wenn der Ersteller des Webformulars den Gegenzeichnern des Webformulars hinzugefügt wurde, kann dieser Benutzer nicht bearbeitet werden

Ja.

Nachdem ein Webformular erstellt wurde, können Sie die CC-d-Parteien auf der Seite "Verwalten"bearbeiten.

Ja.

Vorlagen in der Acrobat Sign-Bibliothek können als Basis für ein Webformular verwendet werden, indem sie über den Link „Dateien hinzufügen“ angehängt werden.

Felder für digitale Signaturen in Webformularen werden derzeit nicht unterstützt.

Der Versuch, ein Webformular mit einer digitalen Signatur zu speichern, löst eine Fehlermeldung aus, die nicht unterstützte Feldtypen identifiziert.

Digitale Signaturen werden nicht unterstützt

Ja.

Anweisungen zum Deaktivieren des E-Mail-Überprüfungsprozesses finden Sie im Abschnitt zur Konfiguration.

Wenn Sie die E-Mail-Verifizierung deaktivieren, muss der Unterzeichner keine E-Mail-Adresse angeben.

Vorsicht:

Wenn Sie die E-Mail-Authentifizierung der Signatur deaktivieren und eine rechtsverbindliche Signatur benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Authentifizierungsart verwenden, die eine eindeutige Person identifiziert (z. B. KBA, Kennwort).

Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Webformular

Ja. 

Die URL zu einem Webformular ist genauso eine URL wie jede andere.

Wenn eine URL als Hyperlink zu einem Webformular hinzugefügt wird, bedeutet das nicht, dass eine vom Webformular generierte Vereinbarung logisch mit der Quellvereinbarung verknüpft ist.

Die in einem Webformular erfassten Daten sind in der Transaktions-ID der Vereinbarung enthalten. Die Daten werden nirgendwo sonst im Acrobat Sign-System erfasst. Wenn die Vereinbarung vollständig gelöscht wird, werden die Daten ebenfalls gelöscht.

Durch die Meldung der Webformulare wird der Inhalt aus den Vereinbarungen abgerufen, um den Bericht auszufüllen, die Daten werden jedoch nicht in neuen Speicherorten abgespeichert.

Der Abschnitt Aktivität der übergeordneten Webformularvorlage erfasst die wichtigsten Ereignisse wie Erstellen, Aktivieren/Deaktivieren und Ersetzen von Teilnehmern

Webformularaktivität