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Zuletzt aktualisiert am 9. April 2024

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Überblick

Beim Ausfüllen eines Webformulars sind die Werte im Eingabefeld nur in der Browsersitzung der Benutzenden vorhanden. Daher müssen Webformular-Unterzeichnende alle Eingabefelder in der ersten Sitzung ausfüllen und das Formular im Ganzen senden. Wenn Sie die Browsersitzung aus irgendeinem Grund verlassen, werden alle Eingabewerte verworfen und die Unterzeichnenden müssen neu beginnen.

Acrobat Sign-Gruppen, die komplexe Webformulare erstellen, möchten es Benutzenden vielleicht ermöglichen, das Webformular im unvollständigen Status zu speichern, um es später fortzusetzen und auszufüllen.

Bedienelemente zum Speichern von Webformularen

Nach der Aktivierung haben Unterzeichnende folgende Möglichkeiten:

Sie können das Webformular jederzeit speichern, indem sie das Menü Optionen öffnen und Speichern auswählen.
- Optional können Unterzeichnende aufgefordert werden, das Webformular zu speichern, indem sie ihre E-Mail-Adresse validieren, bevor sie Zugriff auf das Webformular erhalten.
- Optional können Unterzeichnende ihre Instanz des Webformulars unter einem neuen Vereinbarungsnamen speichern, den sie angeben.
Unterzeichnende werden aufgefordert, das Webformular zu speichern, wenn sie versuchen, das Formular zu verlassen.

Nach der Aktivierung werden Unterzeichnende aufgefordert, ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und eine kurze Beschreibung des Formulars zur Verwendung als Formular-/Vereinbarungsnamen anzugeben. Auf diese Weise kann das Webformular im Acrobat Sign-System als separate Vereinbarung gespeichert werden.

Das Erlebnis für Unterzeichnende

Wenn der Speichervorgang ausgelöst wird, müssen Unterzeichnende einen kurzen Fragebogen ausfüllen, um ihre eigene Instanz des Formulars zu speichern.

Unterzeichnende müssen sich zuerst authentifizieren (wenn für das Webformular Authentifizierung konfiguriert ist).
Stimmen Sie den Adobe-Nutzungsbedingungen zu, indem Sie auf Weiter klicken.
Sobald der Zugriff auf das Webformular gewährt wurde, können Unterzeichnende den Speichervorgang jederzeit auslösen, indem sie das Menü Optionen öffnen und dann Speichern auswählen.
Unterzeichnende müssen ein kurzes Formular ausfüllen, um ihre Instanz des Webformulars als Vereinbarung in Bearbeitung zu speichern. Die erforderlichen Felder sind:
- Name
- E-Mail-Adresse (zweimal)
- Formularname (optional; einstellungsabhängig)
Wählen Sie Weiter oder Speichern aus, wenn Sie fertig sind.

Wird die Option Weiter angezeigt, können weitere Empfangende der*dem ersten Unterzeichner*in folgen und es wird eine neue Überlagerung angezeigt, die die*der Unterzeichner*in nach Bedarf konfigurieren kann. (Zusätzliche Teilnehmende, die auf dem Webformular als Erforderlich gekennzeichnet sind, müssen abgeschlossen sein.)
Wählen Sie Speichern aus, wenn Sie fertig sind.

Durch Speichern des Webformulars wird das Webformular-Erlebnis für die Unterzeichnenden beendet und auf ein normales Vereinbarungserlebnis umgestellt.
- Alle ausgefüllten Feldwerte werden in die Vereinbarung importiert.
- Für die Unterzeichnenden wird eine E-Mail mit einem Link zum Überprüfen und signieren generiert.
Die Unterzeichnenden werden benachrichtigt, dass sie per E-Mail-Link auf die Vereinbarung zugreifen müssen, um den Vorgang fortzusetzen.
Die Unterzeichnenden können jederzeit auf den Link Überprüfen und signieren in der E-Mail klicken, um das Ausfüllen und Senden der Vereinbarung fortzusetzen.

Wenn zusätzliche Empfangende konfiguriert werden, wird die Vereinbarung an die*den zweiten Teilnehmer*in des normalen Vereinbarungsprozesses weitergeleitet.

So aktivieren/konfigurieren Sie die Funktion

Zum Aktivieren der Option Empfangenden erlauben, ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Webformulare.

Markieren Sie die Option Empfangenden erlauben, ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren und Speichern Sie die Seitenkonfiguration.

Diese Einstellung kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.
- Die Einstellung ist nur für Konten der Enterprise- und Business-Ebene verfügbar.
Die Einstellung gilt auch für alle vorhandenen Webformulare, die die Einstellung betrifft.
- Einstellungen auf Kontoebene werden anfänglich von allen Gruppen im Konto übernommen.
- Einstellungen auf Gruppenebene setzen die von der Kontoebene übernommene Einstellung außer Kraft.
Wenn Sie die Einstellung ändern, wird das Erlebnis für Unterzeichnende in Echtzeit für neu begonnene Instanzen der Webformulare aktualisiert.
- Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird die Option hinzugefügt, neue Webformulare entweder nach Wahl der Unterzeichnenden oder optional durch Einstellung erzwungen zu speichern.
- Wenn Sie die Einstellung deaktivieren, wird die Option für Unterzeichnende, die Instanz ihres Webformulars zu speichern, entfernt.
  - Die Deaktivierung der Einstellung wirkt sich nicht auf bereits gespeicherte Vereinbarungen aus.

Optionen zum Speichern von Webformularen

Wenn das Speichern von Webformularen aktiviert ist, können drei Optionen konfiguriert werden, um das Erlebnis für Empfangende weiter zu verbessern:

Wenn diese Option aktiviert ist, löst Erstunterzeichnende müssen ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor sie auf Webformulare zugreifen den Speichervorgang aus, sobald die Erstunterzeichnerin bzw. der Erstunterzeichner das Webformular öffnet und den Adobe-Nutzungsbedingungen zustimmt. Den Unterzeichnenden wird ein Eingabebereich angezeigt, in dem sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und (optional) den Namen der mit dem Webformular verknüpften Vereinbarung bearbeiten können.

Den Unterzeichnenden wird dann eine E-Mail mit einem Link gesendet, über den sie Webformular öffnen können, um damit zu interagieren. Sobald der E-Mail-Link verwendet wird, wird die Vereinbarung auf der Seite Verwalten angezeigt.

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren/deaktivieren, wird der Effekt auf alle Webformulare (auf Konto- oder Gruppenebene) angewendet, die die Einstellung betrifft und gilt sofort für alle neu geöffneten Sitzungen des Webformulars.

Wenn die in der Gruppe erstellten Webformulare klein bzw. schnell und leicht verständlich/auszufüllen sind, kann diese Einstellung im Vorfeld zu mehr Komplikationen führen, als im Verhältnis gerechtfertigt sind. Wenn Ihre Webformulare jedoch in der Regel lang und kompliziert sind oder viele Felder enthalten, schützt die Aktivierung dieser Option zuverlässig vor dem Ablaufen der Unterzeichnendensitzung mitten in der Bearbeitung, wodurch Signierende den Prozess von vorne beginnen müssten.

Konten, für die die Option Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, können einmalige Gruppen für Webformulare erstellen, die außergewöhnlich kompliziert sind, selbst wenn das Konto im Allgemeinen für einfachere Webformulare konfiguriert ist, für die das Speichern von Webformularen normalerweise nicht nötig ist.

Die Option Erneute Authentifizierung von Unterzeichnenden beim Zugriff auf das Webformular über einen per E-Mail erhaltenen Link deaktivieren ermöglicht es Empfangenden den Authentifizierungsprozess für das Webformular zu umgehen, wenn sie die Vereinbarung über den E-Mail-Link öffnen.

Das Aktivieren/Deaktivieren dieser Einstellung gilt für alle Vereinbarungen, die gespeichert werden, nachdem die Einstellung gespeichert wurde.

Diese Option sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei den Unterzeichnenden und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese den Signaturprozess abschließen.

Bei Webformularen, die den wissensbasierten Authentifizierungsprozess nutzen, sollte ernsthaft in Betracht gezogen werden, ob die Nutzung einer weiteren Premium-Authentifizierungstransaktion beim Zugriff auf ein gespeichertes Webformular gerechtfertigt ist.

Hinweis:

Wenn die Option Erstunterzeichnende müssen ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor sie auf Webformulare zugreifen ausgewählt ist, ist diese Option deaktiviert. Die Anforderung, dass Erstunterzeichnende ihre E-Mail-Adresse bestätigen müssen, erfordert, dass die Authentifizierung über den E-Mail-Link aktiviert ist.

Wenn diese Option aktiviert ist, können Empfangende den Namen der Vereinbarung in einen beliebigen Wert ändern.

Das Aktivieren/Deaktivieren dieser Einstellung gilt für alle Vereinbarungen, die gespeichert werden, nachdem die Einstellung gespeichert wurde.

Wenn Empfangende eine Vereinbarung umbenennen, wird der Namenswert auf die Vereinbarung, den Audit-Bericht und alle zugehörigen Dokumente/Eigenschaften angewendet. Dies wirkt sich direkt auf die Möglichkeit aus, auf der Seite Verwalten nach dem Namen der Vereinbarung zu suchen.

Die Vereinbarung ist jedoch weiterhin direkt mit dem übergeordneten Webformular verknüpft und in allen Berichten enthalten, die mit dem übergeordneten Webformular durchgeführt werden.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird empfohlen, klare Anweisungen dazu, wie Empfangende die Vereinbarung benennen sollen, an Unterzeichnende zu übermitteln.

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