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Benutzer zu mehreren Gruppen zuweisen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Wenn Benutzer Vereinbarungen von mehr als einer Gruppe senden können, können Administratoren Bibliotheksvorlagen, Empfängerauthentifizierung und Signaturanforderungen eng mit einer Gruppe verknüpfen. So wird die Art der Gruppe durch den Workflow und nicht durch die Benutzer in der Gruppe definiert.

Übersicht

Wenn eine Vereinbarung erstellt wird, sind es die Einstellungen auf Gruppenebene, die weitgehend die verfügbaren Assets (Vorlagen/Workflows) und die vom System bestimmten Eigenschaften der Vereinbarung (Branding, Rollen für Empfängerinnen und Empfänger, Authentifizierungsmethoden, PDF-Sicherheit/Aufbewahrung usw.) festlegen.

Durch die Zugehörigkeit zu nur einer Gruppe sind Benutzer auf einen Satz von Standardvorgaben, eine Reihe von Vorlagen und Workflows und ein Konzept der Signatur-Compliance beschränkt.

Wenn Benutzern der Zugriff auf mehrere Gruppen gewährt wird, können Administratoren Gruppen als mehr als eine Sammlung von Benutzern betrachten. Gruppen können als Umgebung für spezifische Anforderungen an das Signieren von Dokumenten gesehen werden, auf die Benutzer Zugriff erhalten.

So kann beispielsweise eine Gruppe für Inhalte mit sehr strengen Compliance-Regeln hinsichtlich Signatur und Verteilung erstellt werden und eine andere für interne Workflows und Vorlagen mit einem geringen Maß an Authentifizierung. Ein Benutzer, der beiden Gruppen zugewiesen ist, kann auf alle Ressourcen für jede Gruppe zugreifen.

Administratoren auf Gruppenebene können auch mehr als eine Gruppe verwalten, was die praktische Benutzerfreundlichkeit dieser Administratorrolle verbessert.

Hinweis:

Dieses Dokument hebt Änderungen an der Benutzeroberfläche und an Funktionen hervor, die sich durch UMG (Benutzer in mehreren Gruppen) für Benutzer ergeben. Außerdem werden Überlegungen aufgeführt, die von Administratoren bei einer Migration zu UMG beachtet werden sollten.

Voraussetzungen

  • Nur Enterprise- und Business-Konten können nutzende Personen in mehreren Gruppen aktivieren.
  • Stelle sicher, dass deine Netzwerksicherheit den Zugriff auf Acrobat Sign-Endpunkte explizit zulässt
  • Die aktuelle Version der Seiten Benutzerdefinierte Workflows, Start und Verwalten muss für das Konto aktiviert sein.
    • Wenn du das Konto änderst, um Benutzer in mehreren Gruppen zuzulassen, werden automatisch die neuen Seitenversionen aktiviert (falls dies nicht bereits der Fall ist) und die Optionen zum Zurückkehren zur alten Schnittstelle werden deaktiviert.  Dazu gehören auch die Links zum Wechseln.
      • Ältere Versionen der Seiten Workflow/Start/Verwalten unterstützen keine Benutzer in mehreren Gruppen.
      • Durch Deaktivierung von UMG wird deine Start/Verwalten-Seite nicht zurückgesetzt.
  • Prüfe alle von Acrobat Sign unterstützten Integrationen, benutzerdefinierten API-Entwicklungen und/oder Integrationen von Drittanbietern in einem Entwicklerkonto, um ihre Funktionalität sicherzustellen.

Primäre Gruppe

Allen Benutzern unter den UMG-Regeln wird eine „primäre Gruppe“ zugewiesen.  Die primäre Gruppe ist:

  • die Standardgruppe, die der Benutzer beim Aufrufen der Seite Senden lädt;
  • die Gruppe, die Berechtigungen zum Signieren und Parameter von Benutzern definiert, wenn eine Vereinbarung an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird;
  • die Gruppe, auf die verwiesen wird, wenn eine Einstellung auf Gruppenebene erforderlich ist und UMG der anfragenden Quelle nicht bekannt ist.
    • Beispiel: Acrobat Sign-Integrationen können mehrere Versionen umfassen. Ältere Versionen, denen UMG nicht bekannt ist, benötigen einen Standardwert, auf den verwiesen wird, und das wäre die primäre Gruppe.

Objekte und Vererbung (über- und untergeordnete Objekte)

„Objekt“ ist ein Begriff, der verwendet wird, um eine Sammlung von Eigenschaften zu beschreiben, die eine Idee darstellt. Ein Konto ist ein Objekttyp, ebenso wie der Benutzer.

Innerhalb einer Anwendung wie Acrobat Sign können Objekte als Vorlagen zum Erstellen anderer Objekte verwendet werden. Wenn ein Objekt aus einem „Vorlagen“-Objekt erstellt wird, werden diese beiden Objekte als über-/untergeordnete Objekte bezeichnet.

Da ein untergeordnetes Objekt eine direkte Kopie des übergeordneten Objekts ist, sind die Einstellungen identisch.  Das untergeordnete Objekt erbt die Eigenschaftswerte des übergeordneten Objekts. Wenn sich ein übergeordneter Wert ändert, wird diese Änderung auch vom untergeordneten Wert übernommen.

Eine Objektstruktur in Acrobat Sign ist die Eigenschaftengruppe Konto > Gruppe > Benutzende.

  • Jede Gruppe erbt automatisch die Eigenschaften des dazugehörigen Kontos, da Gruppen untergeordnete Objekte des Kontos sind.
  • Jeder Benutzer erbt die Eigenschaften der dazugehörigen Gruppe, da er ein untergeordnetes Objekt der Gruppe ist.

Wenn du die Objektkette Konto > Gruppe > Benutzer betrachtest, kannst du leicht sehen, wie sich durch Verschieben eines Benutzers in eine neue Gruppe die „Standardfunktionen“ des Benutzers aufgrund der von der neuen Gruppe geerbten Parameter ändern.

Du kannst Eigenschaftswerte von untergeordneten Objekten ändern. Diese explizite Änderung hebt im Allgemeinen die Erbung der Werte vom übergeordneten Objekt auf. Wenn der Wert für eine solche Eigenschaft im übergeordneten Objekt geändert wird, übernimmt das untergeordnete Objekt nicht den neuen Wert, da der explizit festgelegte Wert Vorrang hat.

Dies lässt sich am besten erkennen, wenn Gruppenadministratoren Einstellungen für ihre Gruppe auf Kontoebene überschreiben. Und da die Benutzer in der Gruppe untergeordnete Objekte dieser Gruppe sind, wird das Benutzererlebnis entsprechend geändert.

Bei Benutzern, die Zugriff auf mehrere Gruppen haben, ändern sich die geerbten Eigenschaften, wenn sie die aktive Gruppe wechseln. Wenn ein Benutzer seine Gruppe auf der Seite Senden ändert, wird die Seite aktualisiert, um die neuen Eigenschaften auf Gruppenebene zu laden. Dies ist besonders deutlich, wenn du eindeutige Logo-Brandings für Gruppen verwendest.

 

Objekt IDs

Jedes Objekt hat hinter den Kulissen eine eindeutige Identifizierungsnummer.  Mit dieser eindeutigen ID unterscheidet die Anwendung Objekte eines ähnlichen Typs und verknüpft die Objekte miteinander.

Die Bedeutung von Benutzer- und Gruppen-IDs ist unter den UMG-Regeln deutlicher, insbesondere im Hinblick auf die Berichterstattung. Wenn ein Benutzer ein Asset im System erstellt (Vereinbarung, Vorlage, Webformular), werden die Benutzer-ID des Erstellers und die Gruppen-ID, mit der das Asset erstellt wurde, in dem Asset codiert.

Wenn ein Benutzer einen Bericht für seine Vereinbarungen ausführt, gibt die Anwendung die Daten zurück, die mit seiner Benutzer-ID verknüpft sind. Die Gruppen-ID ist für die Suche nicht relevant (es sei denn, es wird ein Filter angewendet).

Wenn jedoch ein Gruppenadministrator einen Bericht für eine Gruppe ausführt, gibt die Anwendung die Daten zurück, die sich auf die Gruppen-ID beziehen (unabhängig davon, mit welcher Benutzer-ID Assets erstellt wurden).

Wenn Benutzer nur zu einer Gruppe gehören, wäre im Allgemeinen kein Unterschied zu erkennen. Wenn Benutzer aber Assets in mehreren Gruppen erstellen, ist es möglich, dass sich ihre Inhalte über Gruppen erstrecken, die von verschiedenen Gruppenadministratoren verwaltet werden.

Administratoren auf Gruppenebene können nur auf Inhalte zugreifen, die innerhalb der Gruppe generiert wurden, für die sie eine Berechtigung haben (mit Ausnahme der Inhalte, die sie persönlich erstellen). Wenn ein Gruppenadministrator einen Bericht für den Inhalt einer Benutzer-ID ausführt, enthält der zurückgegebene Datensatz nur Inhalte (erstellt durch die Benutzer-ID) von Gruppen, die er verwaltet.

Gruppenzugehörigkeit von Elementen

Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse, die vor der Aktivierung von UMG erstellt wurden, sind nur mit der ID des erstellenden Benutzers verknüpft.

Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse, die nach der Aktivierung von UMG erstellt wurden, sind außer mit der ID des erstellenden Benutzers auch mit der ID der Gruppe verknüpft, die die Elemente erstellt hat.

In der Praxis bedeutet dies, dass die vor der Aktivierung von UMG erstellten Elemente mit dem Benutzer verschoben werden, wenn du die primäre Gruppe des Benutzers änderst. Benutzer, die die Gruppe (über die Kontofreigabe) anzeigen, sehen diese Elemente nicht mehr, wenn der Benutzer aus der freigegebenen Gruppe entfernt wird.

Elemente, die nach der Aktivierung von UMG erstellt werden, bleiben mit der Gruppe verknüpft. Benutzer, die die Gruppe anzeigen, sehen weiterhin die in der Gruppe erstellten Elemente, nachdem der erstellende Benutzer in eine neue primäre Gruppe verschoben wurde.

Aktivieren der Option für Benutzer mit mehreren Gruppen

Die Aktivierung oder Deaktivierung von UMG kann nur über einen Administrator auf Kontoebene erfolgen. Anweisungen zum Upgrade deines Kontos findest du in diesem Artikel.

Das Zurücksetzen von UMG ist möglich, hat aber die folgenden erwähnenswerten Auswirkungen:

  • Alle Admin-Markierungen auf der Ebene Gruppe werden gelöscht.
    • Admin-Markierungen auf Kontoebene sind nicht betroffen.
    • Administratoren auf Gruppenebene können wieder Berechtigungen für ihre dedizierten Gruppen erhalten.
  • Für alle Benutzer gilt ausschließlich ihre primäre Gruppe.
Hinweis:

Ein Benutzer kann maximal 100 Gruppen angehören.

Unterschiede auf Benutzerebene

Änderungen auf Benutzerebene sind allgemein. Alle Benutzer, die sich bei Acrobat Sign anmelden können, sehen die folgenden Änderungen:

Was ist anders?

Das Profil des Benutzers zeigt alle Gruppen, zu denen der Benutzer gehört, vollständig an und markiert speziell die primäre Gruppe.

Bei UMG aktiviert:

  • Alle Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sind aufgeführt.
  • Die erste aufgeführte Gruppe ist immer die primäre Gruppe.

Benutzerprofil einrichten

Mein Profil

Was ist anders?

Da der Benutzer Zugriff auf mehrere Gruppen hat, werden dem Benutzer verfügbare Vorlagen und Workflows nach der Gruppe gruppiert, mit der die Vorlage/der Workflow verknüpft ist.

  • Vorlagen und Workflows können nur mit einer Gruppe oder dem Konto als Ganzes verknüpft werden.
  • Vorlagen/Workflows auf Kontoebene werden auch in einem eigenen Abschnitt unten in der Gruppenliste angezeigt.
  • Wenn du eine Vorlage/einen Workflow über dieses Menü startest, wird die Seite Senden (Erstellen) automatisch mit dem zugehörigen Gruppenwert geladen.
    • Die Auswahl Senden von ist an den Wert der Gruppe gebunden, der die Vorlage/der Workflow zugeordnet ist
Vorlage oder Workflow von der Startseite starten

Wenn du eine Vorlage auf Gruppenebene verwendest, wird die Gruppe auf der Seite Senden eingefügt und die Option zum Bearbeiten der Gruppe wird unterdrückt:

Vorlage auf Gruppenebene

 

Wenn du eine Vorlage auf Kontoebene verwendest, kann die Gruppe ausgewählt werden (aus den Gruppen, in denen der Benutzer Mitglied ist):

Vorlage auf Kontoebene

Was ist anders?

Oben auf der Seite Senden gibt es eine Dropdown-Liste: Senden von
. Über diese Liste kann der Absender die Gruppe (und alle zugehörigen Eigenschaften auf Gruppenebene) auswählen, die die Eigenschaften und Optionen für die Transaktion regelt. 

  • Benutzer können in der Dropdown-Liste Senden von nur Gruppen auswählen, denen sie explizit hinzugefügt wurden und für die eine Berechtigung zum Senden besteht.
  • Die primäre Gruppe ist immer der standardmäßige (geladene) Wert für die Gruppe, wenn Benutzer zur Seite Senden gelangen.

 

Zu berücksichtigende Faktoren:

Lege zuerst die Auswahl Senden von fest.

  • Das Ändern der Auswahl wirkt sich auf Einstellungen auf Gruppenebene aus, einschließlich:
    • Branding
    • Zulässige Authentifizierungstypen
    • Signaturbeschränkungen
    • Vorlage für freigegebene Bibliotheken und Workflow-Optionen
    • Nachrichtenvorlagen
  • Da die Änderung der Auswahl Senden von ein erneutes Laden der Webseite mit den neuen Gruppeneinstellungen erzwingt, gehen hinzugefügte Inhalte auf Feldebene bei der Aktualisierung verloren.
  • Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, darf die Gruppe, von der sie gesendet wurde, nicht mehr geändert werden.
Von Gruppe senden

Was ist anders?

Ähnlich wie bei der Seite Senden wird auch oben auf der Seite Selbstsignatur die Dropdown-Auswahlliste Gruppe auswählen angezeigt.

Über diese Liste kann der Absender die Gruppe (und alle zugehörigen Eigenschaften auf Gruppenebene) auswählen, die die Eigenschaften und Optionen für die Transaktion regelt. 

  • Benutzer haben nur Zugriff auf die Gruppen, denen sie explizit hinzugefügt wurden.
  • Die primäre Gruppe ist immer der standardmäßige (geladene) Wert für die Gruppe, wenn Benutzer zur Seite Senden gelangen.

 

Zu berücksichtigende Faktoren:

Lege zuerst die Auswahl Senden mit fest.

  • Das Ändern der Auswahl wirkt sich auf Einstellungen auf Gruppenebene aus, einschließlich:
    • Branding
    • Zulässige Authentifizierungstypen
    • Signaturbeschränkungen
    • Vorlage für freigegebene Bibliotheken und Workflow-Optionen
  • Da die Änderung der Auswahl Senden mit ein erneutes Laden der Webseite mit den neuen Gruppeneinstellungen erzwingt, gehen hinzugefügte Inhalte auf Feldebene bei der Aktualisierung verloren.
Selbstsignatur

Was ist anders?

Dem Kontextmenü von Vereinbarungen wurde eine ID-Bezeichnung hinzugefügt, die angibt, von welcher Gruppe eine Vereinbarung gesendet wurde.

 

Zu berücksichtigende Faktoren:

Einige Funktionen sind stark mit der Gruppe verknüpft (z. B. Berichtsparameter und Aufbewahrungsregeln).

Wert „Gesendet von“ für eine Vereinbarung

Was ist anders?

Der Tabelle mit Vereinbarungen, die auf der Seite Verwalten erstellt wird, wurde eine Spalte hinzugefügt.

  • Die Kopfzeile Gruppe in der Tabelle ist nicht anklickbar. Verwende zum Sortieren des Datensatzes einen Filter.

 

Gruppenzugehörigkeit auf der Seite „Verwalten“

Was ist anders?

Ein neuer Filter ist verfügbar, um Daten auf der Seite Verwalten nach Gruppe zu filtern.

  • Es kann nur jeweils ein Gruppenfilter aktiv sein.
    • Wie bei anderen Filtern wird links neben der Schaltfläche Filter ein kleines Tag angezeigt, wenn der Gruppenfilter aktiv ist.
    • Der Gruppenfilter umfasst Vorlagen, die für die Gruppe freigegeben wurden.
    • Explizite Gruppenfilter umfassen auf Kontoebene freigegebene Vorlagen.
  • Benutzer können Filter nur für Gruppen verwenden, denen sie derzeit angehören.
    • Die Option Alle Gruppen ist der einzige „Filter“, der Vereinbarungen von Gruppen umfasst, in denen der Benutzer derzeit nicht Mitglied ist.
Inhalte auf der Seite „Verwalten“ nach Gruppe filtern

Was ist anders?

Beim Erstellen einer Bibliotheksvorlage kann der Ersteller Vorlagenzugriff festlegen und die Vereinbarung mit jeder Gruppe teilen, der er angehört.

  • Vorlagen können auch nur für eine Gruppe freigegeben werden.
  • Wenn eine Vorlage auf diese Weise freigegeben wird, besteht eine enge Beziehung zwischen Vorlage und Gruppe. Bedeutung:
    • Administratoren mit Zugriff auf die Gruppe können die Vorlage über die Registerkarte Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
    • Wenn der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird, bleibt die Vorlage als Asset der Gruppe erhalten (es sei denn, sie wird ausdrücklich mit einer neuen Gruppe verknüpft).
    • Vorlagen, die nur für eine Gruppe freigegeben sind, können ausschließlich von Mitgliedern der Gruppe (und dem Ersteller der Vorlage) verwendet werden.
      • Wenn der Ersteller einer Vorlage die Gruppe verlässt, für die die Vorlage freigegeben ist:
        • kann der Ersteller der Vorlage die Vereinbarung weiterhin senden (als Eigentümer der Vorlage), obwohl er nicht mehr mit der Gruppe verknüpft ist;
          • behält der Ersteller der Vorlage die Berechtigung/den Zugriff zum Bearbeiten der Eigenschaften der Vereinbarung auf der Seite Verwalten;
        • hat die Gruppe weiterhin Zugriff auf die Vorlage.
    • Wenn der Ersteller aus der Anwendung gelöscht wird (über DSGVO-Löschaktion), können die Vereinbarungen als Asset der Gruppe beibehalten werden.

 

Zu berücksichtigende Faktoren:

Ein Benutzer mit Zugriff auf alle Gruppen kann als zentraler Dokumentenadministrator verwendet werden.

Vorlageneigenschaften – Gruppenauswahl

Ein Benutzer mit der Berechtigung zum Erstellen von Webformularen kann seine Formulare jeder Gruppe zuordnen, der er angehört.

  • Ein Webformular kann nur mit einer Gruppe verknüpft werden.
    • Die zugehörige Gruppe kann nach der Erstellung des Webformulars nicht mehr geändert werden.
  • Webformulare werden nicht auf der Registerkarte Freigegebene Bibliotheken angezeigt.
  • Wenn der Ersteller die Gruppenmitgliedschaft verliert, behält das Webformular seine Gruppenbeziehung bei.
Webformular erstellen

Was ist anders?

Der Seite Berichte wurde ein Filter hinzugefügt, damit der Bericht auf Vereinbarungen beschränkt werden kann, die mit einer oder mehreren Gruppen verknüpft sind.

  • Der Benutzer muss Zugriff auf die Gruppe haben, um den Filter anzuwenden.
Berichtsfilter für Gruppen

 

Der CSV-Bericht verfügt weiterhin über dieselbe Spalte Absendergruppe und verfolgt die Gruppen ordnungsgemäß, wenn ein Absender zwischen Gruppen wechselt:

Berichtsspalte für Absendergruppe

Hinweis:

Wenn ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt wird, aus der er zuvor Vereinbarungen gesendet hat, kann er keine Berichte zu diesen Transaktionen erstellen. 

Unterschiede für Administratoren auf Gruppenebene

Diese Schnittstellenänderungen sind nur für die Administratoren des Kontos beobachtbar (wie von den Admin-Kontrollen auf Kontoebene zugelassen):

Die Rolle des Administrators auf Gruppenebene wurde erheblich verbessert. Ein Benutzer kann der Administrator für mehrere Gruppen sein und er muss nicht der Administrator aller Gruppen sein, denen er angehört.

Administratoren auf Gruppenebene in mehreren Gruppen können Dokumente und Workflows für größere Teams besser verwalten und Berichte zu den Inhalten mehrerer Gruppen erstellen, ohne dass sie Zugriff auf den vollständigen Datensatz für das Konto haben.

Was ist anders?

Wenn der Benutzer ein Administrator von mehr als einer Gruppe ist, wurden Workflows und freigegebene Bibliotheken von der obersten Ebene der Menüoptionen des Gruppenadministrators in Untermenüs für jede einzelne Gruppe verschoben:

Administratormenü auf Gruppenebene

 

Wenn UMG aktiviert ist, musst du zuerst die Gruppe auswählen und die Gruppeneinstellungen öffnen, um auf die gruppenspezifischen Menüpunkte und Einstellungen zuzugreifen:

Gruppeneinstellungen unter UMG

Was ist anders?

Wenn ein Gruppenadministrator über Administratorrechte für mehr als eine Gruppe verfügt, muss der Administrator zuerst auswählen, welche Gruppe konfiguriert werden soll:

  • Wähle Gruppen aus der linken Menüleiste aus.
  • Klicke einmal auf die Gruppe, die du bearbeiten möchtest (um den Link Gruppeneinstellungen anzuzeigen).
  • Klicke auf den Link Gruppeneinstellungen.
Gruppenmenü

Was ist anders?

Der Administrator auf Gruppenebene hat nicht mehr die Möglichkeit, eine Ansicht der Vereinbarungen für neu erstellte Benutzer zu erzwingen.

  • Administratoren auf Kontoebene verfügen noch über diese Berechtigung.
Deine Verträge anzeigen

Was ist anders?

Um deinem Konto einen Benutzer hinzuzufügen, musst du zunächst eine Gruppe auswählen, um Zugriff auf die Menüoption Benutzer in Gruppe zu erhalten.

Hinweis:

Beim Erstellen einzelner Benutzer definiert die ausgewählte Gruppe die primäre Gruppe für den Benutzer.

Administratoren auf Gruppenebene sind nicht berechtigt, die primäre Gruppe zu bearbeiten, nachdem der Benutzer erstellt wurde.

Zugriff auf Benutzer über Gruppen

Der Prozess zum Erstellen eines Benutzers ist identisch, ohne die Option zum Erzwingen einer Ansichtsfreigabe für die Benutzervereinbarungen (siehe oben).

 

Zu berücksichtigende Faktoren:

Wenn Benutzer einzeln erstellt werden, ist es nicht möglich, den Benutzer als Teil des Erstellungsprozesses in mehrere Gruppen aufzunehmen.

Nachdem der Benutzer erstellt wurde, kann der Gruppenadministrator das Benutzerprofil bearbeiten, um den Benutzer in weitere Gruppen aufzunehmen und seine Sendeberechtigungen zu bearbeiten.

Was ist anders?

Die Berechtigung, zu bestimmen, ob eine Benutzer-ID Vereinbarungen signieren kann, und die Möglichkeit, eine automatische Delegationsregel für eine Benutzer-ID zu installieren, wurden aus der Admin-Oberfläche auf Gruppenebene entfernt.

  • Diese Optionen stehen nur Administratoren auf Kontoebene unter den UMG-Regeln zur Verfügung.
Aus „Benutzerprofil bearbeiten“ entfernte Elemente

Administratoren auf Gruppenebene können über das Benutzerprofil die Mitgliedschaft eines Benutzers zu von ihnen verwalteten Gruppen zulassen oder verweigern.

  • Der Benutzer muss dem Gruppenadministrator zugänglich sein (durch Erstellung oder Admin-Berechtigung), damit der Benutzer in der Liste mit Benutzern angezeigt wird.

Gruppenmitgliedschaft hinzufügen:

  • Navigiere zur Seite [Gruppe] > Benutzer in Gruppe.
  • Doppelklicke auf den Benutzer, um das Benutzerprofil zu öffnen.
  • Klicke auf das Pluszeichen rechts neben der Kopfzeile „Gruppenmitgliedschaft“.
    • Das Dialogfeld „Gruppenmitgliedschaft hinzufügen“ wird geöffnet.
  • Wähle die Gruppe aus, der du den Benutzer hinzufügen möchtest.
    • Nur die Gruppen, bei denen der Administrator ein Administrator ist, sind auswählbar.
  • Klicke auf Hinzufügen
  • Wiederhole den Vorgang für alle hinzuzufügenden Gruppen.
  • Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.
Gruppenmitgliedschaft hinzufügen

Benutzer, die einer Gruppe neu zugeordnet wurden, übernehmen zwei Berechtigungswerte:

  • Gruppenadministrator: Hat die Benutzer-ID Administratorrechte auf Gruppenebene?
    • Der Standardwert ist false.
  • Kann senden: Hat die Benutzer-ID die Berechtigung, auf Vorlagen/Workflows zuzugreifen und Vereinbarungen unter dem Eigenschaftsprofil der Gruppe zu senden?
    • Der Standardwert ist true.

Aktiviere oder deaktiviere die Werte pro Gruppe nach Bedarf.

  • Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.
Hinweis:

Admins auf Gruppenebene sind nicht berechtigt, die primäre Gruppe für eine Benutzer-ID zu bearbeiten, es sei denn, sie verfügen über Administratorrechte in beiden Gruppen, also sowohl in der ursprünglichen primären Gruppe als auch in der neuen Gruppe.

Bearbeitete Benutzermitgliedschaft

Gruppenmitgliedschaft löschen

So entfernst du die Gruppenmitgliedschaft für einen Benutzer:

  • Navigiere zur Seite [Gruppe] > Benutzer in Gruppe.
  • Doppelklicke auf den Benutzer, um das Benutzerprofil zu öffnen.
  • Klicke einmal auf die Gruppe, die du entfernen möchtest, um die Aktion Gruppenmitgliedschaft löschen anzuzeigen.
  • Klicke auf den Link Entfernen.
  • Wiederhole diesen Vorgang für alle weiteren Mitgliedschaften, die entfernt werden sollen.
  • Klicke auf Speichern.
Hinweis:

Wenn einem Benutzer die Gruppenmitgliedschaft für alle Gruppen entzogen wurde:

  • Die Benutzer-ID wird der Gruppe Standard hinzugefügt.
  • Als primäre Gruppe für den Benutzer wird Standard festgelegt.
Gruppenmitgliedschaft löschen

Administratoren auf Gruppenebene, die Webhooks erstellen, können jede Gruppe auswählen, deren Administrator sie sind, wenn sie den Wert für das Gruppenfeld festlegen:

Webhook erstellen

Was ist anders?

Das Format für die hochgeladene CSV-Datei, die zum Erstellen/Aktualisieren mehrerer Benutzer verwendet wird, wurde geändert, um Benutzer mit mehreren Gruppen und gruppenspezifischen Berechtigungen zu berücksichtigen.  Zu diesem Zweck wurden drei Spalten aus dem UMG-Erlebnis entfernt:

  • Gruppenname – entfernt; wurde durch die Spalte Gruppen ersetzt
  • Ist Gruppenadministrator*in – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
  • Kann senden – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
Klassische Vorlage für das Hochladen von Benutzern über CSV-Datei

Eine Spalte wurde hinzugefügt: Gruppen.

Vorsicht:

Administratoren auf Gruppenebene sind nicht berechtigt, Benutzer über die Spalte Gruppen zu bearbeiten.

  • Nur Administratoren auf Kontoebene sind berechtigt, gruppenübergreifende Eigenschaften/den Zugriff über die Funktion Benutzer in großen Mengen erstellen/hochladen zu nutzen.

Wenn ein Administrator auf Gruppenebene neue Benutzer per Massen-Upload erstellt:

  • Jeder Benutzer wird in der Gruppe erstellt, aus der der Administrator den Prozess initiiert hat.
    • Die primäre Gruppe für den Benutzer ist standardmäßig die Gruppe, in der er erstellt wird.
  • Jeder Benutzer kann signieren, unabhängig von den Einstellungen auf Gruppenebene für den Standardwert.

 

Der folgende Inhalt dient zu deiner Information, da die Upload-Vorlage die Spalte Gruppen enthält.

Die Spalte Gruppen enthält mindestens eine Gruppendefinition. Jede Gruppendefinition enthält den Namen einer Gruppe, gefolgt von einem oder mehreren Statuswerten in eckigen Klammern. Beispiel: Gruppenname[Status]

  • Der Gruppenname ist eine wortgetreue Übereinstimmung mit einem tatsächlichen Gruppennamen, einschließlich Leerzeichen. Beispiel: Standardgruppe
  • Eine Gruppendefinition kann mehrere Statuswerte enthalten. Beispiel: Gruppenname[Status1 Status2]
    • Statuswerte sind in eckigen Klammern eingeschlossen.
      • Gruppennamen können auch eckige Klammern enthalten. In diesem Fall müssen die Statuswerte in der letzten Zeichenfolge in eckigen Klammern enthalten sein. Beispiel: Vertrieb [Norden][Status1 Status2]
      • Zwischen dem Gruppennamen und der öffnenden eckigen Klammer mit den Statuswerten ist kein Leerzeichen vorhanden.
    • Statuswerte werden durch ein einzelnes Leerzeichen zwischen den Werten begrenzt.
  • Mehrere Gruppendefinitionen können mit einem Semikolon als Trennzeichen (keine Leerzeichen) angegeben werden.
    • Beispiel: Gruppenname[Status];andere Gruppe[Status1 Status2 Status3];Letzte Gruppe[StatusA StatusB]
  • Verfügbare Statuswerte für eine Gruppendefinition sind:
    • Primär: definiert die Gruppe als primäre Gruppe für den Benutzer
    • Senden: ermöglicht dem Benutzer das Senden von Vereinbarungen aus der Gruppe
    • KeinSenden: verhindert, dass der Benutzer Vereinbarungen aus der Gruppe sendet
    • Admin: definiert den Benutzer als Administrator auf Gruppenebene für die Gruppe
    • Entfernen – entfernt den Benutzer aus der Gruppe
      • Wenn ein Benutzer aus allen Gruppen entfernt wird, befindet er sich in der Gruppe Standard.
Neues CSV-Format für Massen-Upload

Im obigen Beispiel:

  • John@here.com ist mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Default Group ist seine primäre Gruppe. Er ist ein Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
    • Die Gruppe Engineering definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
  • Fred@here.com ist auch mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Die Gruppe Procurement definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene. Er kann jedoch keine Vereinbarungen senden.
    • Fred wird auch aus der Gruppe Sales entfernt.

Was ist anders?

Die Aktion zum Deaktivieren einer Benutzer-ID wurde für Administratoren auf Gruppenebene eingeschränkt, um sicherzustellen, dass sie keine Benutzer in Gruppen ohne Berechtigung deaktivieren.

Gruppenadministratoren können nur Benutzer deaktivieren, die Mitglieder in den Gruppen des Administrators und/oder der Standardgruppe sind.

  • Wenn der Benutzer eine Mitgliedschaft außerhalb der Berechtigung des Gruppenadministrators hat, ist die Option Benutzer deaktivieren für die entsprechenden Gruppen nicht verfügbar.
Entferntes Element – Benutzer deaktivieren

Unterschiede für Administratoren auf Kontoebene

Nur Administrierende auf Kontoebene haben Zugriff auf die folgenden Elemente:

Was ist anders?

Beim Erstellen eines einzelnen Benutzers heißt das Feld Benutzergruppe jetzt Primäre Gruppe.

Benutzer erstellen – Primäre Gruppe

Was ist anders?

Wie im Abschnitt zu Administratoren auf Gruppenebene angemerkt, wurde das Format für die hochgeladene CSV-Datei, die zum Erstellen/Aktualisieren mehrerer Benutzer verwendet wird, geändert, um Benutzer mit mehreren Gruppen und gruppenspezifischer Berechtigung zu berücksichtigen.  Zu diesem Zweck wurden drei Spalten aus dem UMG-Erlebnis entfernt:

  • Gruppenname – entfernt; wurde durch die Spalte Gruppen ersetzt
  • Ist Gruppenadministrator*in – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
  • Kann senden – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
Klassische Vorlage für das Hochladen von Benutzern über CSV-Datei

Eine Spalte wurde hinzugefügt: Gruppen.

Die Spalte Gruppen enthält mindestens eine Gruppendefinition. Jede Gruppendefinition enthält den Namen einer Gruppe, gefolgt von einem oder mehreren Statuswerten in eckigen Klammern. Beispiel: Gruppenname[Status]

  • Der Gruppenname ist eine wortgetreue Übereinstimmung mit einem tatsächlichen Gruppennamen, einschließlich Leerzeichen. Beispiel: Standardgruppe
  • Eine Gruppendefinition kann mehrere Statuswerte enthalten. Beispiel: Gruppenname[Status1 Status2]
    • Statuswerte sind in eckigen Klammern eingeschlossen.
      • Zwischen dem Gruppennamen und der öffnenden eckigen Klammer ist kein Leerzeichen vorhanden.
    • Statuswerte werden durch ein einzelnes Leerzeichen zwischen den Werten begrenzt.
  • Mehrere Gruppendefinitionen können mit einem Semikolon als Trennzeichen (keine Leerzeichen) angegeben werden.
    • Beispiel: Gruppenname[Status];andere Gruppe[Status1 Status2 Status3];Letzte Gruppe[StatusA StatusB]
  • Verfügbare Statuswerte für eine Gruppendefinition sind:
    • Primär: definiert die Gruppe als primäre Gruppe für den Benutzer
    • Senden: ermöglicht dem Benutzer das Senden von Vereinbarungen aus der Gruppe
    • KeinSenden: verhindert, dass der Benutzer Vereinbarungen aus der Gruppe sendet
    • Admin: definiert den Benutzer als Administrator auf Gruppenebene für die Gruppe
    • Entfernen: entfernt den Benutzer aus der Gruppe
Neues CSV-Format für Massen-Upload

Im obigen Beispiel:

  • John@here.com ist mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Default Group ist seine primäre Gruppe. Er ist ein Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
    • Die Gruppe Engineering definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
  • Fred@here.com ist auch mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Die Gruppe Procurement definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene. Er kann jedoch keine Vereinbarungen senden.
    • Fred wird auch aus der Gruppe Sales entfernt.

Was ist anders?

Unter den UMG-Regeln sind zwei Einstellungen verfügbar, mit denen Nutzende aus der Standardgruppe entfernt werden können, wenn sie einer anderen Gruppe hinzugefügt werden.

  •  Durch die Gruppenzuweisung werden nutzende Personen aus der Standardgruppe entfernt, wenn es sich dabei um die primäre Gruppe handelt. – Wenn diese Option aktiviert ist, werden Nutzende, deren primäre Gruppe die Standardgruppe ist, aus der Standardgruppe entfernt, wenn sie über die Verwaltungsseiten Nutzende dieser Gruppe zuweisen einer anderen Gruppe hinzugefügt werden. Die neue Gruppe wird automatisch zur primären Gruppe der Nutzenden.
    • Diese Einstellung wird nicht angewendet, wenn Nutzende über das Nutzungsprofil einer Gruppe hinzugefügt werden
    • Diese Einstellung wird nicht angewendet, wenn Nutzende über den CSV-Import oder API-Methoden hinzugefügt/verwaltet werden.
  • Gruppenadministrierende können Nutzende aus der Standardgruppe des Kontos entfernen. – Mit dieser Einstellung können Administrierende auf Gruppenebene Nutzende anhand ihrer Profile aus der Standardgruppe entfernen.
Einstellungen für Gruppenadministrierende zum Entfernen von Nutzenden aus der Standardgruppe.

Unterschiede für Administratoren auf Datenschutzebene

Admin-Tools auf Datenschutzebene werden derzeit nicht durch die UMG-Einstellungen geändert.

API-Unterschiede

Hinweis:

Nur v6 der REST API wird hinsichtlich UMG aktualisiert.

Die Legacy-SOAP-API wird nicht aktualisiert, um UMG zu integrieren.

Die Verwendung von SOAP-APIs oder v5 REST (und älter) funktioniert ohne Berücksichtigung von UMG und es gilt die primäre Gruppe des Benutzers.

v6 REST API-Endpunkte, die im Kontext einer bestimmten Gruppe ausgeführt werden, wurden um eine optionale Gruppen-ID erweitert. Diese kann als Abfrageparameter, Header oder als Teil des Textkörpers an eine Anfrage übergeben werden.

Dieser Parameter ist optional. Wenn er nicht angegeben wird, gilt standardmäßig die primäre Gruppe des Benutzers.

Gruppenspezifische Aktionen sind in zwei Kategorien unterteilt:

  • Benutzerverwaltung
  • CRUD-Vorgänge für Ressourcen

In Bezug auf die Benutzerverwaltung können mehrere Gruppenmitgliedschaften in einem API-Aufruf verwaltet werden. Außerdem wurde das Sicherheitsmodell hinsichtlich der Möglichkeiten für Gruppenadministratoren erweitert. So wird sichergestellt, dass Gruppenadministratoren keine Änderungen an Gruppen außerhalb ihrer Reichweite vornehmen können.

Hinsichtlich der Ressourcenvorgänge gibt es einen zusätzlichen Gruppen-ID-Parameter für Anfrage-/Antwortmodelle, der einen Gruppenkontext für Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse bereitstellt.

Der Gruppen-ID-Parameter wird nur in der v6 REST-API hinzugefügt. Versionen vor v6 REST verwenden die primäre Gruppe für Abwärtskompatibilität.


INVALID_GROUP_ID

Ein allgemeiner Fehlerantwortcode INVALID_GROUP_ID wird ausgelöst, wenn:

  • die identifizierte Gruppe nicht gefunden wurde,
  • der identifizierte Benutzer kein Mitglied der angegebenen Gruppe ist,
  • die Funktion deaktiviert ist und die Gruppen-ID nicht mit der primären Gruppe des Benutzers übereinstimmt.

Wenn UMG nicht aktiviert ist, verhalten sich alle vorhandenen Endpunkte wie zuvor. Die primäre Gruppe des Benutzers wird als einzige gültige Gruppenmitgliedschaft verwendet. Wenn eine andere Gruppen-ID an einen Endpunkt übergeben wird, wird INVALID_GROUP_ID zurückgegeben.

Benutzer zu mehreren Gruppen zuweisen

Das Hinzufügen eines Benutzers zu mehreren Gruppen erfolgt auf eine von zwei Arten:

Einzelnen Benutzer bearbeiten:

  • Menü Benutzer – nur Administratoren auf Kontoebene
  • Menü Benutzer in Gruppe – Administratoren auf Konto- oder Gruppenebene
Benutzer bearbeiten

Klicke einmal auf den Benutzer, um die Option Benutzer bearbeiten anzuzeigen. Klicke dann auf Benutzer bearbeiten.

Das Overlay für die Gruppenverwaltung wird geöffnet und der Administrator kann den Benutzer zu jeder Gruppe hinzufügen, für die er Administratorrechte besitzt, indem er auf das Pluszeichen klickt.

Gruppenmitgliedschaft hinzufügen

Nachdem einem Benutzer die Gruppenmitgliedschaft hinzugefügt wurde, kann der Administrator Berechtigungen innerhalb der Gruppe aktivieren/deaktivieren, indem er die Kontrollkästchen unter den Spaltenüberschriften Gruppenadministrator und Kann senden aktiviert/deaktiviert.

Mitgliedschaftsberechtigungen bearbeiten

Mit der Funktion Benutzer in großen Mengen erstellen oder aktualisieren können Administratoren auf Kontoebene schnell alle Benutzer in ihrem Konto aktualisieren.

Hinweis:

Das Erstellen und Bearbeiten von Benutzern in großen Mengen ist eine Option für Administratoren auf Gruppenebene für Funktionen wie das Bearbeiten von Namen, Unternehmen, Titeln und ähnlichen Informationen. Die Gruppenmitgliedschaft kann von Administratoren auf Gruppenebene nicht über eine hochgeladene CSV-Datei geändert werden.

Zur Benutzeroberfläche „Erstellen“ navigieren

Hinweis:

Klicke auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen, um eine Beispiel-CSV mit den verschiedenen Eigenschaften herunterzuladen.

Das Format für die hochgeladene CSV-Datei, die zum Erstellen/Aktualisieren mehrerer Benutzer verwendet wird, wurde geändert, um Benutzer mit mehreren Gruppen und gruppenspezifischen Berechtigungen zu berücksichtigen.  Zu diesem Zweck wurden drei Spalten aus dem UMG-Erlebnis entfernt:

  • Gruppenname – entfernt; wurde durch die Spalte Gruppen ersetzt
  • Ist Gruppenadministrator*in – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
  • Kann senden – entfernt; wurde durch einen Statuswert in der Spalte Gruppen ersetzt
Entfernte Spalten

Die neue Spalte Gruppen

Die Spalte Gruppen enthält mindestens eine Gruppendefinition. Jede Gruppendefinition enthält den Namen einer Gruppe, gefolgt von einem oder mehreren Statuswerten in eckigen Klammern. Beispiel: Gruppenname[Status]

  • Der Gruppenname ist eine wortgetreue Übereinstimmung mit einem tatsächlichen Gruppennamen, einschließlich Leerzeichen. Beispiel: Standardgruppe
  • Eine Gruppendefinition kann mehrere Statuswerte enthalten. Beispiel: Gruppenname[Status1 Status2]
    • Statuswerte sind in eckigen Klammern eingeschlossen.
      • Zwischen dem Gruppennamen und der öffnenden eckigen Klammer ist kein Leerzeichen vorhanden.
    • Statuswerte werden durch ein einzelnes Leerzeichen zwischen den Werten begrenzt.
  • Mehrere Gruppendefinitionen können mit einem Semikolon als Trennzeichen (keine Leerzeichen) angegeben werden.
    • Beispiel: Gruppenname[Status];andere Gruppe[Status1 Status2 Status3];Letzte Gruppe[StatusA StatusB]
  • Verfügbare Statuswerte für eine Gruppendefinition sind:
    • Primär: definiert die Gruppe als primäre Gruppe für den Benutzer
    • Senden: ermöglicht dem Benutzer das Senden von Vereinbarungen aus der Gruppe
    • KeinSenden: verhindert, dass der Benutzer Vereinbarungen aus der Gruppe sendet
    • Admin: definiert den Benutzer als Administrator auf Gruppenebene für die Gruppe
    • Entfernen: entfernt den Benutzer aus der Gruppe
CSV-Beispiel

Im obigen Beispiel:

  • John@here.com ist mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Default Group ist seine primäre Gruppe. Er ist ein Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
    • Die Gruppe Engineering definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene und er kann Vereinbarungen senden.
  • Fred@here.com ist auch mit zwei Gruppendefinitionen konfiguriert:
    • Die Gruppe Procurement definiert ihn als Administrator auf Gruppenebene. Er kann jedoch keine Vereinbarungen senden.
    • Fred wird auch aus der Gruppe Sales entfernt.

Vereinbarungen erstellen

Die UMG-Regeln sind zu Beginn der Erstellung einer neuen Vereinbarung zu beachten.

Wenn ein Benutzer den Prozess startet, indem er eine Vorlage oder einen Workflow auf der Startseite unter Aus Bibliothek starten auswählt, muss der Benutzer zuerst die Gruppe festlegen. Dann kann eine Vorlage/ein Workflow aus den innerhalb der Gruppe verfügbaren Optionen ausgewählt werden.

Wenn du eine Vorlage/einen Workflow auswählst und auf Start klicken, wird die Seite Senden geöffnet, auf der der Benutzer die Konfiguration abschließen kann.

Hinweis:

Wenn Benutzer die Vereinbarung über eine Vorlage oder einen Workflow auf Gruppenebene starten, wird der Gruppenwert auf der Seite Senden eingefügt und die Option zum Bearbeiten der Gruppe wird unterdrückt.

Wenn ein Workflow/eine Vorlage auf Kontoebene ausgewählt wird, hat der Absender die Möglichkeit, den Gruppenwert auszuwählen.

Vereinbarung über Vorlage oder Workflow starten

 

Wenn der Benutzer den Prozess von der Seite Senden startet, definiert die Dropdown-Liste Senden von die Gruppe, der die Vereinbarung zugeordnet ist.

Durch Auswahl der Gruppe wird die Vereinbarung auf die Bibliotheksvorlagen beschränkt, die für die ausgewählte Gruppe verfügbar sind.

Wenn du die Gruppe änderst, werden die auf die Vereinbarung angewendeten Eigenschaften geändert.  Dadurch wird die Seite aktualisiert und eingegebene Inhalte auf Feldebene gehen verloren.

Vereinbarung über „Senden“ starten

Custom Workflow Designer

Die Erstellung und Verwaltung benutzerdefinierter Workflows ist bisher nicht von den UMG-Regeln betroffen:

  • Workflows, die einer Gruppe zugewiesen sind, können nur von einem Administrator (Gruppen- oder Kontoebene) bearbeitet werden, dessen primäre Gruppe auf dieselbe Gruppe eingestellt ist, der der Workflow zugeordnet ist.
  • Workflows, die der Kontoebene zugewiesen sind, können nur von einem Administrator auf Kontoebene bearbeitet werden (unabhängig von der primären Gruppe).

Bei zukünftigen Aktualisierungen erhalten Administratoren Schnittstellenoptionen, um von ihnen erstellte Workflows einzelnen Gruppen zuzuordnen, für die sie Administratorrechte haben, unabhängig von ihrer primären Gruppe.

Bibliotheksvorlagen erstellen und verwalten

Beim Erstellen einer wiederverwendbaren Bibliotheksvorlage unter den UMG-Regeln ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich, wenn die Berechtigung auf Gruppenebene für den Zugriff auf die Vorlage erteilt wird.

Du musst die Gruppe definieren, der die Bibliotheksvorlage zugeordnet ist. 

  • Dies geschieht in einem Untermenü, wenn du die Berechtigung Wer kann diese Vorlage verwenden auswählst:
Hinweis:

Der ursprüngliche Benutzer, der eine Vorlage erstellt, gilt als „Eigentümer“ dieser Vorlage. 

Der Eigentümer ist immer zum Senden oder Bearbeiten der Vorlage berechtigt. Es spielt keine Rolle, welche Berechtigungsebene der Eigentümer hat oder ob der Eigentümer mit der Gruppe verknüpft ist, der die Vorlage zugänglich gemacht wird.

Bibliotheksvorlage erstellen

Vorhandene Bibliotheksvorlagen verwalten

Du kannst die Eigenschaften vorhandener Bibliotheksvorlagen über die Seite „Verwalten“ bearbeiten.

Öffne die Vorlage zur Bearbeitung. Wenn die Vorlage für einen Benutzer in der Gruppe freigegeben ist, kann der Editor die Gruppenzuordnung ändern:

Eigenschaften einer Vorlage bearbeiten

Hinweis:

Die Änderung der Gruppenzuordnung wirkt sich nicht auf die Gruppenzugehörigkeit für bereits erstellte Vereinbarungen aus.

Webformulare erstellen und verwalten

Das Erstellen eines Webformulars unter den UMG-Regeln umfasst einen weiteren Schritt.

Du musst die Gruppe definieren, der das Webformular zugeordnet ist.  Dies erfolgt ganz oben auf der Seite.

  • Lege zuerst den Gruppenwert fest, da die Änderung der Gruppe die Seite zurücksetzt und alle Inhalte auf Feldebene löscht.
Webformular erstellen

Vorsicht:

Die zugehörige Gruppe kann nach der Erstellung des Webformulars nicht mehr geändert werden.

Vorhandene Webformulare verwalten

Die UMG-Regeln wirken sich nicht auf die Verwaltung vorhandener Webformulare aus (da die zugehörige Gruppe nicht bearbeitet werden kann).

Berichte für das Webformular können vom Ersteller oder einem Administrator mit Berechtigung für die Berichtsdaten in der Gruppe ausgeführt werden.

Inhalte freigeben

Die Freigabe einer individuellen Vereinbarung oder Vorlage wird durch die UMG-Regeln nicht beeinträchtigt.

Konten, die die standardmäßige Kontofreigabe verwenden (nur Freigabe von Benutzer zu Benutzer ), sind von den UMG-Regeln nicht betroffen.

Erweiterte Kontofreigabe ermöglicht die gemeinsame Nutzung zwischen Benutzern, zwischen Gruppen sowie zwischen Benutzern und Gruppen:

 

Die Freigabe von Benutzer zu Benutzer hat sich unter den UMG-Regeln nicht geändert:

  • Wenn BenutzerA sein Konto für BenutzerB freigibt:
    • BenutzerB hat Zugriff auf alle Vereinbarungen/Vorlagen, die BenutzerA erstellt hat oder für die er freigegeben ist.
      • Alle Vorlagen im Besitz von BenutzerA (sich selbst, seiner Gruppe oder seinem Konto zugewiesen) sind sichtbar.
    • Die Mitgliedschaft in mehreren Gruppen oder das Verschieben von BenutzerA in eine andere primäre Gruppe hat keinen Einfluss auf die Beziehung.

Wenn ein BenutzerA für GruppeX freigegeben wird:

  • Alle Mitglieder von GruppeX haben Zugriff auf alle Vereinbarungen/Vorlagen, die BenutzerA erstellt hat oder für die er freigegeben ist.
    • Alle Vorlagen im Besitz von BenutzerA (sich selbst, seiner Gruppe oder seinem Konto zugewiesen) sind sichtbar.
  • Die Mitgliedschaft in mehreren Gruppen oder das Verschieben von BenutzerA in eine andere primäre Gruppe hat keinen Einfluss auf die Beziehung.
  • Benutzer, die zu GruppeX hinzugefügt werden, erhalten Zugriff auf Vereinbarungen/Vorlagen von BenutzerA.
  • Benutzer, die aus GruppeX entfernt wurden, verlieren Zugriff auf freigegebene Vereinbarungen/Vorlagen von BenutzerA.

Wenn GruppeA für BenutzerX freigegeben wird:

  • BenutzerX erhält Zugriff auf alle Vereinbarungen, die von GruppeA erstellt/gesendet wurden.
    • Die Benutzer-ID des Senders muss kein aktuelles Mitglied von GruppeA sein. Die Beziehung wird durch die Erstellung der Vereinbarung über GruppeA definiert.
  • BenutzerX erhält Zugriff auf alle Vereinbarungen/Vorlagen von Benutzern, für die GruppeA als primäre Gruppe definiert ist.
    • Beispiel: Wenn du die primäre Gruppe für BenutzerM von GruppeA in GruppeB änderst, wird die Ansicht auf den Inhalt von BenutzerM für BenutzerX entfernt (ausgenommen Vereinbarungen, die gemäß der obigen Regel von GruppeA gesendet wurden).

Wenn GruppeA für GruppeB freigegeben wird:

  • Alle Mitglieder der GruppeB können auf alle über GruppeA gesendeten Vereinbarungen zugreifen.
    • Die Benutzer-ID des Senders muss kein aktuelles Mitglied von GruppeA sein. Die Beziehung wird durch die Erstellung der Vereinbarung über GruppeA definiert.
  • Alle Mitglieder der GruppeB können auf alle Vereinbarungen/Vorlagen von Benutzern zugreifen, für die GruppeA als primäre Gruppe definiert ist.
  • Durch das Hinzufügen einer neuen Benutzer-ID zu GruppeB erhält diese Benutzer-ID Zugriff auf den Inhalt von GruppeA.
    • Durch das Entfernen einer Benutzer-ID aus GruppeB wird der Zugriff auf Inhalt von GruppeA entfernt.
  • Durch das Erstellen/Aktualisieren einer Benutzer-ID, um GruppeA als primäre Gruppe festzulegen, erhält GruppeB Zugriff auf alle Benutzervereinbarungen/Vorlagen dieses Benutzers.
    • Durch das Entfernen einer Benutzer-ID aus GruppeA wird der Zugriff auf die Inhalte des Benutzers für GruppeB entfernt (ausgenommen Vereinbarungen, die über GruppeA erstellt wurden).

Dokumentenaufbewahrung/DSGVO

Es werden keine Änderungen am DSGVO-Toolset in Bezug auf die UMG-Änderungen erwartet.

Integrationen

Alle Enterprise-Konten können UMG aktivieren, selbst wenn eine (oder mehrere) Integrationen konfiguriert sind.

Folgende Integrationen unterstützen aktuell UMG-Parameter:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Bei Nutzenden, die Vereinbarungen über eine Integration senden, die nicht UMG-fähig sind, wird nur ihre primäre Gruppe erfasst und die Sendeparameter entsprechen den Einstellungen dieser primären Gruppe.

 

API – REST v6

Bei vielen REST v6 API-Endpunkten wurde der Methode ein optionaler Parameter für die Gruppen-ID hinzugefügt.

Derzeit wird erwartet, dass jeder vorhandene REST v6 API-Aufruf weiterhin funktioniert, unabhängig davon, ob UMG aktiviert ist oder nicht.

Frühere API-Versionen (sowohl SOAP als auch REST) funktionieren weiterhin wie erwartet und verstehen den Benutzer nur als Mitglied seiner primären Gruppe.

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