Oprettelse af tilgængelige PDF-filer

Det er vigtigt, at indhold er tilgængeligt for det bredest mulige publikum og overholder tilgængelighedsstandarder og regler såsom WCAG 2.0 og afsnit 508 i den amerikanske regerings Rehabilitation Act (Rehabiliteringslov). Et "tilgængeligt" elektronisk dokument er ét, der er optimeret til skærmlæsere og andre hjælpemidler, der bruges af personer med handicap. Produktion af tilgængeligt indhold spiller også en nøglerolle i optimering af PDF-dokumenter i forhold til en vellykket indeksering af internetsøgemaskiner.

Opnåelse af denne form for tilgængelighed kræver, at man mærker alt dokumentindhold baseret på dets hierarkiske struktur (overskrifter, afsnit, lister, tabeller osv.) og arrangering af indholdet i en lineær sti fra start til slut. Et yderligere krav til tilgængelige dokumenter er at identificere indhold, der ikke er tekst, såsom grafik og billeder i sammenhæng, og beskrive, hvad der vises.

InDesign har et direkte og enkelt arbejdsforløb, der dramatisk reducerer den tid og de kræfter, der kræves for at producere tilgængelige PDF-dokumenter på basis af et InDesign-layout. De fleste af opgaverne udføres i InDesign, hvor der kun kræves et par afsluttende trin i Adobe Acrobat. Dette gør, at hierarkiske og strukturelle oplysninger kan være i InDesign-filen, hvilket gør opdateringer hurtigere og lettere, når du har brug for at generere en revideret udgave af et tilgængeligt PDF-dokument.

For at oprette en tilgængelig PDF har du brug for følgende:

• InDesign for at forberede et dokument til eksport af tilgængelig PDF ved hjælp af processen, der er beskrevet i denne artikel.
• Acrobat for at færdiggøre tilgængelighedsprocessen. Du kan ikke udføre disse trin med det omkostningsfrie Adobe Reader-program.

Arbejdsforløb til oprettelse af tilgængelige PDF'er

Du kan udføre størstedelen af det arbejde, der er nødvendigt for korrekt at strukturere og forberede et dokument til tilgængelighed, direkte i InDesign, hvilket reducerer arbejdet i Acrobat efter eksporten til blot et par trin. Du kan specificere dokumentets strukturelle hierarki og indholdsrækkefølge i InDesign-dokumentet, som bevarer denne struktur, hvis du senere har brug for at ændre dokumentet og eksportere en ny PDF.

Krævede trin i InDesign

Konsekvent brug af InDesign-afsnitstyper i et dokument er vigtig for at få en effektiv og vellykket eksport af indhold til PDF. Basér formater på deres hierarkiske struktur (hovedoverskrift, sekundære overskrifter, underoverskrifter og så videre), og anvend dem på en passende måde på afsnit i henhold til deres hierarkiske rolle i dokumentet.

Når du opretter InDesign-typer, skal du indstille hver types eksportmærkning (i dialogboksen Indstillinger for afsnitstype) i henhold til dens rolle i PDF-dokumentet – afsnit (P), overskriftsniveauer 1 til 6 (H1 – H6) eller artefakt. Tabeller og lister med punkttegn og nummerering genkendes automatisk i eksportprocessen og mærkes korrekt.

Billeder i et udskriftslayout kan vises hvor som helst i et opslag, og seende brugere kan skabe forbindelsen mellem billedet og relevant tekst, når de læser. Skærmlæsere behandler indhold på en lineær måde. Da skærmlæsere bruger tekst til tale-faciliteter til at beskrive billeder, skal de placeres så tæt som muligt på den tekst, der vedrører billedet. InDesigns forankringsfunktion med træk og slip af objekt gør det nemt at placere referencen til billedet på et passende sted uden at påvirke udskriftslayoutet.

Skærmlæsere kan kun indikere tilstedeværelsen af et billede. En formidling af, hvad billedet skildrer, kræver, at der angives alternativ tekst (alt-tekst). Med Indstillinger for objekteksport i InDesign kan du specificere den alternative tekst fra metadata i en billedfil eller tilføje brugerdefineret alternativ tekst til alle billeder, grafikelementer eller grupper af objekter i et layout.

I en tilgængelig PDF kan indholdsfortegnelser, bogmærker, hyperlinks og krydshenvisninger fungere som navigationsmekanismer til det refererede indhold. De giver også brugere af skærmlæser mulighed for effektivt at navigere i dokumentet ved hjælp af de links, disse mekanismer skaber.

Mærkningsrækkefølgen for et PDF-dokument er afgørende for dets læsbarhed. Panelet Artikler i InDesign gør det muligt præcist at definere, hvilket indhold i dit dokument der bliver mærket og i hvilken rækkefølge. Du kan tilføje indhold ved at trække og slippe rammer og objekter ind i artikelpanelet og derefter arrangere dem i den ønskede læserækkefølge. Du kan også opdele indhold i mindre artikler uden at påvirke sidelayoutet.

I forhold til tilgængelighed såvel som søgemaskineoptimering kræver en PDF-fil, at der er en dokumenttitel og en beskrivelse af dens indhold. Når du gemmer disse oplysninger i dialogboksen InDesign-filoplysninger, overføres de automatisk til Acrobat som krævede metadata.

Når du bruger InDesign PDF-eksportindstillinger (udskrivning eller interaktiv), bliver mærkningen, organiseringen og brugen af bogmærker, der er etableret i layoutet, til mærkningsstrukturen, rækkefølgen og navigationsskemaet for det resulterende PDF-dokument.

Krævede trin i Acrobat

Du kan ikke indstille dokumentets sprog i InDesign. Du skal specificere sproget under Avancerede indstillinger i dialogboksen Acrobat-dokumentegenskaber.

Som standard viser Acrobat PDF-filnavnet i titellinjen i dokumentvinduet. Af hensyn til tilgængelighed skal denne erstattes af den dokumenttitel, der er oprettet i dialogboksen Filoplysninger i InDesign. Det gør du ved at vælge Dokumenttitel i stedet for Filnavn i de indledende visningsindstillinger i Acrobat-dokumentegenskaber.

Den struktur, der er etableret i panelet Artikler i InDesign, gemmes i den eksporterede PDF-fil, men du skal angive, at Acrobat skal overholde denne struktur. Hvis du vil bruge den rækkefølge, der er specificeret af strukturen i InDesign-dokumentet, skal du markere alle siderne i ruden Sideminiaturer i Acrobat, vælge Sideegenskaber i menuen Indstillinger og derefter vælge Brug dokumentstruktur til tabuleringsrækkefølge.

Når disse trin er afsluttet, skal du bekræfte, at dokumentet ikke har nogen fejl: Det gør du ved at vælge Fuld kontrol fra tilgængelighedsværktøjerne i Acrobat.

Oprettelse af en tilgængelig PDF-fil

Tilføj eksportmærkningsinstruktioner til afsnitstyper

Definition af eksportkoder i en afsnitstype skaber sammenhæng mellem teksten ved hjælp af denne type og dens rolle i den semantiske struktur i PDF-dokumentet. Du kan indstille enhver afsnitstype til et af otte grundlæggende PDF-tags.

Hvis du ikke tildeler eksportmærker, anvender alle typer Automatisk som standard. Indstillingen Automatisk overholder enhver mærkning af type til XML, der kan være oprettet i et ældre XML-baseret arbejdsforløb. Hvis der ikke er oprettet nogen relation mellem type og XML, oversætter den automatiske indstilling dem til et P-mærke i Acrobat. Der er ingen yderligere analyse af dokumentet til bestemmelse af en overskriftstruktur. På grund af denne standardvirkemåde er eksplicit tildeling af eksportmærker til afsnitstyper et vigtigt tilgængelighedstrin.

Du angiver indstillingerne for eksportmærkning for en type i området Eksporter mærker i dialogboksen Indstillinger for afsnitstype. Hvis du bruger InDesigns funktion til punkttegn og nummerering, bliver lister med punkttegn og nummerering mærket som henholdsvis ikke-sorterede eller sorterede og konverteres automatisk, afhængigt af de indstillinger der er valgt i eksportprocessen. Lister, der er oprettet manuelt, genkendes ikke som listeelementer.

Indstillingerne for Eksporter mærker i InDesign tillader to forskellige mærkningsskemaer. Indstillingerne for EPUB og HTML har ingen betydning for indstillingerne for PDF, der skal indstilles uafhængigt. Selvom den rolle, der er tildelt et specifikt afsnit, sandsynligvis vil være den samme mellem de to, har PDF færre indstillinger og ingen tilpassede mærkningsindstillinger.

Hvis et projekt allerede har typer, kan du kortlægge alle typer i dokumentet i ét trin ved at vælge Rediger alle eksportmærker i panelmenuen Afsnitstyper. I den resulterende dialogboks skal du vælge PDF-indstillingen og tildele PDF-mærker fra rullemenuerne i højre kolonne til afsnitstypenavnene i le-kolonnen.

I Acrobat afspejler rolletilknytninger de relationer, der er oprettet mellem InDesign Header-typen og H1-mærket og mellem sektionsoverskriftstypen og H2-mærket, som begge blev tildelt i indstillingerne for Eksporter mærker for de respektive typer i InDesign.

Tilføj alternativ tekst ved hjælp af Indstillinger for objekteksport

Billeder i et tilgængeligt PDF-dokument kræver alternativ tekst, så billedet kan beskrives af en skærmlæser eller et hjælpemiddel. Du kan tilføje alternativ tekst til et billede gennem ruden XML-struktur eller Indstillinger for objekteksport (Objekt > Indstillinger for objekteksport). Denne dialogboks er ikke modal, så den kan forblive åben, mens du arbejder i dokumentet, hvilket gør, at du kan bevæge dig hurtigt fra billede til billede og tildele metadata uden gentagne gange at skulle lukke og åbne dialogboksen.

Dialogboksen Indstillinger for objekteksport har tre faner – Alternativ tekst, Mærket PDF-fil og EPUB og HTML . Alternativ tekst gælder både PDF- og EPUB / HTML-arbejdsforløb. Du kan generere den alternative tekst fra dokumentets XML-struktur (hvis der findes nogen) eller billedets XMP-metadata (hvis de findes). Eller du kan direkte tilføje den alternative tekst til den specifikke forekomst af billedet i layoutet ved at vælge Brugerdefineret i rullemenuen Alternativ tekstkilde.

XMP-metadataene for et billede er tilgængelige som mulig alternativ tekst i InDesign. Specificering af alternativ tekst ud fra XMP-metadata er i de fleste tilfælde det bedste valg, fordi lænken mellem den alternative tekst og metadataene i filen er dynamisk. Hvis metadata ændres, opdateres den alternative tekst, når du opdaterer billedlinket i dit InDesign-dokument. Hvis du ikke inkluderer alternative mærker for alle dine billeder, vil det resultere i fejl senere i arbejdsforløbet, når du kører Acrobat-tilgængelighedskontrollen.

I det endelige PDF-dokument vises den alternative tekst som et værktøjstip, når brugeren holder markøren over et billede. Den alternative tekst læses også som en beskrivelse af billedet, når Acrobats Læs højt-funktion bruges, eller når PDF'en læses af et hjælpemiddel eller skærmlæsningssoftware.

Forankr billeder i tekstforløbet

Når billeder er placeret på en side i et udskriftslayout, behøver de ikke nødvendigvis at blive placeret ved siden af den tekst, der henviser til dem. For seende brugere er det ikke usædvanligt, at tekst indeholder referencer til et billede, der er placeret andetsteds i dokumentet. Når du opretter et forløb af indhold for et tilgængeligt PDF-dokument, skal disse billeder dog beskrives som det relevante punkt inden for forløbet. InDesign giver dig mulighed for at placere en maskinlæsbar reference til billedet i teksten ved at forankre den grafiske ramme, der indeholder billedet, til en passende placering inden for tekstrammen.

Hver InDesign-ramme og -objektgruppe viser en lille blå firkant på dens øverste kant. For at forankre et objekt på en tilgængelig placering i tekstforløb uden at ændre objektets oprindelige placering skal du klikke på og holde den blå firkant nede og derefter trække den til den ønskede placering i teksten og slippe den. Den blå firkant ændres til et ankerikon, der indikerer, at objektet er forankret.

I PDF-filen vises figurmærket for det forankrede billede inden for det relevante <body_copy>-mærke i hovedartiklen og vil blive henvist til og beskrevet ved hjælp af dens alternative tekst på det punkt.

Opret en læserækkefølge med panelet Artikler

Panelet Artikler i InDesign giver dig mulighed for at oprette hele læserækkefølgen for et dokuments indhold i Acrobat inden for InDesign uden at bruge XML-strukturruden. Acrobat forstår denne rækkefølge og vil følge den i den eksporterede PDF, når du instruerer den om at gøre det i Acrobat.

For at oprette læserækkefølgen i InDesign skal du åbne panelet Artikler (Vindue > Artikler) og klikke på det eller de ønskede objekter på siden, der skal modtages i artiklen. Træk objekterne ind i panelet Artikler, og slip museknappen. Objekter vises i den rækkefølge, du klikker på dem. Navngiv artiklen, når du bliver bedt om det, eller bevar standardnavnet Artikel 1. Du kan også vælge at bruge (Kommando/Ctrl-A) og klikke på knappen Ny artikel nederst i panelet Artikel for at tilføje alle valgte objekter og oprette en ny artikel i ét trin (du kan omdøbe den senere). Objekter får standardnavne baseret på objektets type og indhold. Hvis et objekt allerede er blevet givet et specifikt navn i panelet Lag, bevarer det det navn i panelet Artikler.

Når du tilføjer en ny artikel til panelet Artikler i InDesign, skal du vælge Medtag ved eksport (standard), så artiklen kan blive mærket korrekt og arrangeret i PDF-filen.

Organiser dit indhold i panelet Artikler ved at trække et element inden for en artikel op eller ned, indtil alle elementer er i den ønskede rækkefølge. Læserækkefølgen er fra top til bund. Omarrangering i panelet Artikler påvirker ikke placeringen eller udseendet af elementer på InDesign-siden. Du kan også tilføje elementer fra forskellige dele af dit layout til en eksisterende artikel ved at trække dem fra layoutet til panelet Artikler eller vælge dem og vælge Tilføj markering til valgte artikler fra panelmenuen Artikler. For at opdele strukturen af dit indhold korrekt kan du oprette flere artikler.

Tilføj bogmærker, krydshenvisninger og hyperlinks til navigation

Krydshenvisninger, hyperlinks og bogmærker er bekvemt for seende læsere, men er også vigtige navigationsværktøjer for synshandicappede. Disse navigationsmekanismer er de måder, hvorpå brugere med handicap bevæger sig gennem et dokument og får en oversigt over dets indhold, og hvordan det indhold er organiseret. En indholdsfortegnelse (TOC), der er genereret i InDesign, kan tilføje bogmærker automatisk, når indstillingen Opret PDF-bogmærker vælges i dialogboksen Indholdsfortegnelse. Du kan også tilføje brugerdefinerede bogmærker uafhængigt af en dynamisk TOC i panelet Bogmærker (Vindue > Interaktiv > Bogmærker). Du kan knytte bogmærker til enten tekstankre (bogmærker, der oprettes, når der er valgt specifik destinationstekst) eller sider (bogmærker, der oprettes, når du ser en side i InDesign uden markering af tekst).

Du kan arrangere bogmærker hierarkisk i panelet Bogmærker i InDesign såvel som indlejre specifikke bogmærker under bredere kategorier af bogmærker for at give en mere præcis indikation på et dokuments forskellige sektioner. Når de eksporteres til PDF med de korrekte indstillinger, matcher InDesign-bogmærkerne og deres organisationsstruktur nøjagtigt med hinanden i ruden Bogmærker i Acrobat og fungerer som klikbare links til det relevante indhold.

Hyperlinks – enten til eksterne placeringer som websteder eller til placering i dokument såsom tekstankre – giver yderligere navigationspunkter på et mere detaljeret niveau, der muligvis ikke er relevant eller nødvendigt i dokumentets bogmærkestruktur. PDF-hyperlinks oprettes ved eksport for links, der er oprettet i panelet Hyperlinks i InDesign, og eventuelle krydshenvisninger, der er oprettet ved hjælp af funktionen Krydshenvisninger i InDesign.Krydshenvisninger, der er oprettet i InDesign, konverteres automatisk til hyperlinks i det eksporterede PDF-dokument.

Tilføj interaktive formularelementer

Funktioner til oprettelse af formularer i InDesign sikrer understøttelse af mærkning af visse interaktive elementer, f.eks. formularfelter og knapper. En eksporteret InDesign-formular indeholder de nødvendige <Annot>mærker (anmærkning) for at gøre den tilgængelig i det resulterende PDF-dokument.
InDesign understøtter oprettelse af afkrydsningsfelter, kombinationsbokse og listefelter, alternativknapper, tekstfelter og signaturfelter, som alle oprettes i panelet Knapper og formularer (Vindue > Interaktiv > Knapper og formularer). Hvert formularelement har både en værdi for navn og en værdi for beskrivelse, der skal være en del af dets definition. Beskrivelsen er vigtig for tilgængelighed, fordi den fungerer både som værktøjstip og som alternativ tekst for formularen. Formularen kan også have en synlig etiket (for eksempel Navn, Virksomhed, Telefon) på siden, men når en bruger tabulerer sig fra felt til felt eller boks til boks, er det de oplysninger, der er tildelt formularelementet, der læses højt. Det gør den tilstødende tekst ikke.

Det er vigtigt at sikre sig, at tabulatorrækkefølgen for de forskellige formularelementer (inklusive Send-knapper) er oprettet korrekt inden eksport, så når brugeren tabulerer sig gennem – eller via et hjælpemiddel ledes gennem – formularfelter og indstillinger, føres brugeren videre til hvert trin i den rigtige rækkefølge. Når din formular er designet, og dens funktionalitet er defineret i panelet Knapper og formularer, skal du gennemgå Dialogboksen Tabulatorrækkefølge (Objekt > Interaktiv > Indstil tabuleringsrækkefølge) for at bekræfte, at alle formularelementer er angivet i den rigtige rækkefølge. Foretag de nødvendige justeringer eller korrektioner ved hjælp af knapperne Flyt op og Flyt ned. Du kan også tilføje dine formularelementer til panelet Artikler i den relevante tabuleringsrækkefølge, men det er stadig en god kvalitetskontrol at dobbelttjekke i dialogboksen Tabuleringsrækkefølge. Dialogboksen Tabuleringsrækkefølge viser den rækkefølge, som en bruger bevæger sig igennem en formular med enten tabulatortasten eller et hjælpemiddel fra top til bund.

Føj filmetadata til InDesign-dokumentet

Tilgængelige PDF-dokumenter kræver som minimum en dokumenttitel og en kort beskrivelse af indholdet. Disse oplysninger gemmes i filens metadata, som du kan få adgang til fra dialogboksen Dokumentegenskaber i Acrobat. Metadataene kan (og bør) stamme fra dialogboksen Filoplysninger i InDesign-dokumentet (Filer > Filoplysninger), hvor de let kan ændres og opdateres og bevares, hver gang et nyt PDF-dokument oprettes.

Eksport for tilgængelighed

Når du har forberedt dokumentet til tilgængelighed i InDesign, er du klar til at eksportere det (Filer > Eksporter) til PDF ved hjælp af indstillingerne Tekstombrydning (interaktiv) eller Adobe PDF (Udskriv). Hvilken PDF-type, du vælger, afhænger af, om dit dokument indeholder interaktive elementer som formularer, knapper, lyd eller video. Selvom formateringen er den samme for begge PDF-typer, har de forskellige indstillinger i deres respektive dialogbokse. Adobe PDF-formatet (Udskriv) eksporterer bogmærker og hyperlinks, men ikke knapper, lyd, video eller animation. Du kan kun vælge at medtage udseendet på disse interaktive elementer – ikke deres funktionalitet – eller slet ikke at medtage dem.

For at være tilgængelig skal den eksporterede PDF være mærket, så sørg for, at du vælger indstillingen Opret kodet PDF i dialogboksen Eksporter for begge PDF-typer. I dialogboksen Eksporter til interaktiv PDF skal du vælge indstillingen Brug struktur til indstillingen for tabuleringsrækkefølge, så du ikke senere behøver at udføre det trin i Acrobat. Hvis du vil aktivere bogmærke, hyperlinks, krydshenvisninger og knapper, skal du indstille indstillingen Formularer og medier til Medtag alle. Alle andre indstillinger i dialogboksen er valgfri og afhænger af dine specifikke behov eller præferencer. Hvis du automatisk vil åbne PDF-dokumentet, så snart eksporten er afsluttet, skal du vælge indstillingen Vis efter eksport. Du kan derefter gå videre til de sidste par trin, der kræves i Acrobat.

Gennemgå den eksporterede PDF i Acrobat

Som med ethvert offentliggjort dokument er det altid en fornuftig politik at gennemgå den endelige version for eventuelle uventede resultater. Hvis du ser på mærkestrukturen i ruden Mærker i Acrobat, kan det hjælpe med at skabe en bedre forståelse af forbindelsen mellem din forberedelse i InDesign og det endelige PDF-dokument.
Ruden Rækkefølge i Acrobat matcher muligvis ikke den rækkefølge, du har angivet i panelet Artikler i InDesign, og den afspejler ikke nødvendigvis den læserækkefølge, der bruges af hjælpeteknologier og Læs højt-funktionen i Acrobat. Det er kun rækkefølgen af panelet Mærker, der er bestemt af arrangeringen af indhold i panelet Artikler i Indesign, der repræsenterer læserækkefølgen af PDF-indholdet, uanset den rækkefølge der vises i panelet Rækkefølge eller i Acrobat Reflow-tilstanden.

Tildel et dokumentsprog i Acrobat

Når du har oprettet PDF-filen, kan du gå videre til Acrobat for at udføre de resterende trin, der skal gøre PDF-dokumentet tilgængeligt. Det første trin er at indstille dokumentets sprog under fanen Avanceret i dialogboksen Filegenskaber (Filer > Egenskaber). InDesign har ingen tilsvarende indstilling, så du skal indstille sproget i Acrobat. Det anbefales også, at du indstiller dokumentet til at vise dets titel i dokumentvinduets titellinje i stedet for dets filnavn. Du kan foretage denne ændring i de indledende visningsindstillinger i dialogboksen Dokumentegenskaber.

Angiv tabuleringsrækkefølgen

Den struktur, der oprettes i panelet Artikler i InDesign, eksporteres til PDF-filen, men den indstilles ikke automatisk som den rækkefølge, der følges, når du tabulerer dig gennem interaktive elementer som hyperlinks og formularfelter. Du skal oprette tabuleringsrækkefølgen i ruden Sideminiaturer i Acrobat (Vis > Vis/skjul > Navigationsruder > Sideminiaturer). Fremhæv alle dokumentets sideminiaturer, og vælg derefter Sideegenskaber i menuen Indstillinger i ruden Sideminiaturer. I området Tabuleringsrækkefølge i dialogboksen Sideegenskaber skal du ændre indholdsrækkefølgen fra Uspecificeret til Brug dokumentstruktur.

Hvis du har eksporteret dit dokument som en interaktiv PDF-fil og valgt indstillingen Brug struktur for indstillingen for tabuleringsrækkefølgen, kan du springe dette trin over. Da udskriftsversionen af dialogboksen Eksporter Adobe PDF i InDesign ikke har denne indstilling, skal du vælge den i Acrobat.

Kør tilgængelighedskontrollen i Acrobat

Gå til ruden Acrobat-værktøjer, og udvid tilgængelighedsindstillingerne (Vis > Værktøjer > Tilgængelighed), og vælg Fuld kontrol. Sørg for, at indstillingen Opret tilgængelighedsrapport er valgt. Denne indstilling viser, om dokumentet er fejlfrit, og hvis ikke, angiver den problemerne.