Oversigt

Dette dokument giver Workday-administratorer de trin, der kræves til tilpasningen af Workday Business Processes for at inkludere Adobe Sign, når det er påkrævet at hente en signatur. Dette er en konfigurationsvejledning og er ikke tiltænkt som en omfattende instruktionsvejledning til Workday.

For at bruge Adobe Sign i Workday skal du have eller udvikle en forståelse for, hvordan du opretter og redigerer Workday-elementer som f.eks.: Business Process Framework, installation og konfiguration af lejer, rapportering og Workday Studio-integration. 

Trinnet Gennemgå dokument

Adobe Sign til Workday vises via trinnet Gennemgå dokument, der kan føjes til over 400 forretningsprocesser i Workday. Disse omfatter bl.a. "Tilbud", "Distribuer dokumenter og opgaver" og "Foreslå kompensation".

Gennemgå den omfattende dokumentation til Workday-community om trinnet Gennemgå dokument her: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definer et fungerende Gennemgå dokument-trin:

  1. Indsæt et Gennemgå dokument-trin
  2. Angiv de grupper (roller), der kan reagere på Gennemgå dokument-trinnet.

Trinnene for forretningsprocesser

Konfigurer Gennemgå dokument-trinnet:

  1. Angiv eSignature-integrationstype som eSign by Adobe
  2. Føj rækker til signaturgitteret
    • Signaturgitteret angiver den rækkefølge, som dokumentet er sendt til underskrivelse i. Hver række kan indeholde en eller flere roller, og hver række repræsenterer et trin i underskrivelsesprocessen
    • Alle rollens medlemmer i et bestemt trin får besked om, at der er en afventende underskrivelseshændelse
    • Når en person fra rollen underskriver, er rækketrinnet fuldført, og dokumentet går videre til næste rækketrin
    • Når alle rækker er blevet underskrevet, er trinnet Gennemgå dokument fuldført
  3. Angiv det dokument, der skal underskrives. Hvis dette er et tilbuds-BP, kan du bruge dokumentet fra et Generer dokument-trin. Ellers vælg et eksisterende dokument eller rapport.
    • Gentag trin 3 for så mange dokumenter, der kræves
Konfigurer trinnet Gennemgå dokument

Noter til trin for forretningsprocesser

Forretningsprocessens struktur er ganske effektiv og vil kræve en forklaring, der er for omfattende til at blive medtaget her. Der er dog et par ting at være opmærksom på:

  • Alle forretningsprocesser skal have et fuldførelsestrin
    • Ideelt til sidst i forretningsprocessen
  • Indstilling af et fuldførelsestrin er uden for søgeikonets relaterede handlingsmenu
    • Dette er kun muligt, når BP "vises" og ikke "redigeres"
  • Alle trin i forretningsprocessen udføres i rækkefølge
    • Du kan ændre et trins rækkefølge ved at ændre rækkefølgeværdien
    • Hvis du vil indsætte et trin mellem elementerne "c" og "d", skal du angive et nyt element som "ca".

Eksempel: Tilbud

Tilbuds-BP'et er en underproces i jobprogrammets dynamiske BP, der skal konfigureres for at kunne køre tilbuds-BP'et. Det udløses, når jobprogrammets tilstand skiftes til "Tilbud" eller "Afgiv tilbud".

I dette eksempel bruger trinnet Gennemgå dokument et dynamisk dokumenttrin for både Nordamerika og Japan.

Eksempel på en Workday-forretningsproces

Dette BP gør følgende:

  • BP'ets igangsætter bliver bedt om at foreslå kompensation for kandidaten (trin b).
  • Brug en trinbetingelse til at teste, om det aktuelle land IKKE er Japan
    • Hvis sandt, skal du udføre trin "ba", der anvender et dokument på engelsk
    • Hvis falsk, skal du udføre trin "bb", der anvender et dokument på japansk
  • Trin "bc" er Gennemgå dokument-trinnet
    • Det er her, at signaturprocessen defineres
  • Trin "d" er beslutningspunktet, hvor der afgives et tilbud
    • Dette er fuldførelsestrinnet og er påkrævet

Det dynamiske dokument, der genereres i trin "ba", kaldes Tilbudsbrev og indeholder en enkelt tekstblok kaldet Hurtigt tilbud. Du kan tilføje flere tekstblokke som f.eks. overskrift, hilsen, kompensation, beholdning, afslutning, vilkår osv. efter behov.

Workday – Vis dokumentside

Det dynamiske tilbudsbrev nedenfor blev oprettet i Workdays editor.

Elementer fremhævet i gråt er Workday-objekter, der henviser til kontekstuelle data.

Elementer i {{kantede parenteser}} er Adobe-tekstkoder.

Eksempel på dynamisk formular

I trinnet Gennemgå dokument henvises der til det dynamiske dokument fra det forrige trin, og det definerer signaturprocessen i rækkefølge via to underskrivelsesgrupper.

Den adfærd, der er illustreret nedenfor, videresender først det dynamisk genererede dokument til den ansættelsesansvarlige og derefter til kandidaten.

 

Workday-underskrivelsesgrupper defineres

Eksempel: Distribuer dokumenter

Forretningsprocessen Distribuer dokumenter eller opgaver indeholder et obligatorisk trin: Handling på gennemgang af dokumentdistribution. Dette BP udløses ved opgaven Distribuer dokumenter eller opgaver.

Du kan tilføje et Gennemgå dokument-trin til dette BP for at sende et dokument til flere personer, som hver især skal underskriver, men du kan ikke fjerne trinnet Handling på gennemgang af dokumentdistribution.

For at deaktivere denne BP-adfærd kan du føje en trinbetingelse, der altid evaluerer som falsk, til Gennemgå dokumentdistribution.

Det dokument, der skal distribueres til masseunderskrivelse, er det dokument eller den rapport, der er angivet i trinnet Gennemgå dokument.

Bemærk:

Når handlingen udløses, angiver du det dokument, der skal sendes. Dette dokument sendes kun til Gennemgå dokumentdistribution og ikke til trinnet Gennemgå distribution.

Workday-forretningsprocessen Gennemgå dokumentdistribution

Eksempel: Rapportering

Workday har en effektiv infrastruktur til rapportering. Du kan se detaljerne for Adobe Sign-processen ved at kigge efter elementerne i Gennemgå dokumenthændelse.

Nedenfor er der en enkel, brugerdefineret rapport, der kan køres på alle BP'er, der leder efter Adobe Sign-transaktioner og deres status.

 

Eksempel på brugerdefineret Workday-rapport

Følgende rapport blev genereret ved at se efter BP'erne Tilbud, Onboarding og Foreslå kompensation i en implementeringslejer.

Du kan se:

  • Dokumenter, der er sendt til underskrivelse
  • Det tilknyttede BP-trin
  • Den næste person, der venter på at underskrive
Eksempel på Workday-rapport, der anvender tre objekter

Underskrevne dokumenter

Workday-signaturcyklussen skjuler alle mailbeskeder fra Adobe Sign. Brugerne får besked om afventende handlinger i deres Workday-indbakke.

Når et dokument er underskrevet af alle signaturgrupper, sendes der en kopi af det underskrevne dokument via mail til alle medlemmer af signaturgruppen.

Denne adfærd kan deaktiveres (kontakt din Adobe Sign Success Manager eller Adobe Signs supportteam).

I Workday er der adgang til underskrevne dokumenter på den fulde behandlingspost.

  • Arbejderdokumenter kan findes på arbejderprofilen
  • Kandidatdokumenter (tilbudsbreve) kan findes på kandidatprofilen

Nedenfor vises der et underskrevet tilbudsbrev for kandidaten Chris Foxx. 

Eksempel på Workday-tilbudsbrev

Support

Workday Support

Workday er integrationsejeren og bør være det første sted, du henvender dig med spørgsmål om integrationens omfang, funktionsanmodninger eller problemer med integrationens daglige funktion.

Workday-communityet har flere gode artikler om fejlfinding af integrationen og dokumentgeneration:

Fejlfind eSignatur-integrationer

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Gennemgå dokumenter-trin
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisk dokumentgeneration

https://community.workday.com/node/176443

Indeholder tips til konfiguration af dokumentgeneration

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign Support

Adobe Sign er integrationspartneren og bør kontaktes, hvis integrationen ikke kan hente signaturer, eller hvis meddelelsen om afventende signaturer mislykkkes.

Adobe Sign-kunder bør kontakte deres Customer Success Manager (CSM) for at få support. Alternativt kan Adobes tekniske support kontaktes på telefon 1-866-318-4100 – vent på produktlisten, og skriv derefter: 4 og så 2 (som du bliver bedt om det).

Tilføjelse af Adobe-tekstkoder til dokumenter

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online