Oversigt

Biblioteksskabeloner lader brugere oprette genanvendelige, interaktive dokumenter.  Disse dokumenter kan helt enkelt være ét signaturfelt (som en NDA) eller særdeles komplekse formularer (f.eks. skatte-/ansættelsesdokumenter).

Der, hvor du bruger den samme fil til at definere en aftale, kan du oprette en skabelon, der fremskynder levering af dokumentet til underskriveren, hvilket sikrer ensartethed i den endelige, underskrevne kontrakt og passivt sikrer, at dit team altid bruger den aktuelle dokumentversion.

Skabeloner kan defineres på to måder: formularfeltlag og dokumenter.

  • Formularfeltlag er blot de felter, der anvendes på den uploadede fil. Ideel for virksomheder, der dynamisk opretter kontrakter med brugerdefineret indhold, men i et standardiseret format. Upload blot filen, og anvend feltlaget for at placere alle felter med få museklik.
  • Dokumenter omfatter basisfilen ud over felterne. Standarddokumenter, der ikke har dynamisk indhold, fungerer bedst her, såsom skatteformularer, ansøgninger og NDA'er.

Bemærk:

Den bruger, der opretter formularen, er objektets ejer.

Kun ejeren kan redigere skabelonen eller justere tilladelsesniveauet, medmindre skabelonen deles med deres gruppe eller organisation.

  • Hvis skabelonen deles med organisationen, har kontoadministratorer tilladelse til at redigere skabelonen i deres sektion med Delte biblioteker i deres administratormenu
  • Hvis skabelonen deles med gruppen, har administratorer for den gruppe tilladelse til at redigere skabelonen i sektionen Delte biblioteker i administratormenuen.
    • Kontoadministratorer har også adgang til alle dokumenter, der deles med grupper

Ejerskab af en skabelon kan ikke overføres til en anden bruger.

Opret en biblioteksskabelon

  1. For at oprette en biblioteksskabelon skal du klikke på fanen Hjem og derefter vælge Opret en genanvendelig skabelon

    Tilføj skabelon fra hjem-siden
  2. Konfigurationssiden Opret biblioteksskabelon indlæses.

    Angiv navnet på din skabelon i feltet Skabelonnavn.

    Hvis du ikke eksplicit angiver et navn til skabelonen, tager feltet navnet på det første dokument, der blev tilføjet.

  3. Træk og slip dine filer over til sektionen Filer, eller klik på linket Tilføj filer øverst til højre i feltet Filer for at gennemse dit system.

    Flere filer kan vedhæftes for at bygge en større skabelon, hvis dette ønskes.

  4. Konfigurer Skabelontype:

    • Genanvendeligt dokument – denne indstilling gemmer hele dokumenter, indholdet og formularfelterne
    • Genanvendeligt formularfeltlag – denne indstilling gemmer kun det formularfeltlag, der skal anvendes på et andet dokument (andet indhold med det samme layout)
    • Begge – begge skabelontyper vil være tilgængelige

    Bemærk:

    Du kan altid ændre skabelontypen ved at redigere skabelonegenskaberne.

  5. Konfigurer Hvem kan bruge denne skabelon

    Denne indstilling giver adgang til skabelonen baseret på den bruger, der uploader:

    • Kun mig – denne indstilling gør, at skabelonen kun gøres tilgængelig for den bruger, der uploader
    • Alle brugere i min gruppe – ved at indstille skabelonen på gruppeniveau oprettes der en logisk tilknytning mellem skabelonen og den gruppe, som den bruger, der uploader, i øjeblikket er en del af. Alle gruppens medlemmer vil have adgang til skabelonen
      • Hvis brugeren, der uploader skabelonen, flyttes til en anden gruppe, brydes denne tilknytning mellem skabelon/gruppe ikke
      • Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren af den brugers gruppe i menuen Delte biblioteker
    • Alle brugere i min organisation – enhver bruger på kontoen vil kunne bruge skabelonen.
      • Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren i menuen Delte biblioteker

    Bemærk:

    Den ejende bruger af en skabelon kan altid slette skabelonen.

    • Konti, der bruger den moderne Administrer-sidegrænseflade, giver ikke gruppe- og kontoadministratorer mulighed for at slette delte skabeloner
    • Konti, der bruger den ældre Administrer-sidegrænseflade, giver ikke administratorer mulighed for at slette skabeloner, som de ikke ejer

    Kun den ejende bruger og gruppe-/kontoadministratorer kan redigere skabelonen.

    Andre brugere kan manipulere skabelonen, efter den er anvendt på din aftale, ved at vælge Vis og tilføj signaturfelter under afsendelsesprocessen.  Dette redigerer skabelonens egenskaber for den separate aftale og ændrer altså ikke rodskabelonen.

  6. Klik på Vis og tilføj felter for at sende skabelonen til oprettelsesmiljøet 

    create_library_template
  7. Oprettelsesmiljøet med træk og slip åbnes. Træk felter fra det højre spor over på dit dokument på de ønskede placeringer.

    Bemærk:

    Alle de placerede felter tildeles som standard til den første modtager. Du kan ændre, hvem de placerede felter tildeles til, ved at bruge rullelisten Modtagere og redigere den valgte modtager.

    place_fields
  8. Klik på Gem, når du er færdig med at tilføje felter.


Skift navn på en biblioteksskabelon

Det er nemt at skifte navnet på en skabelon, og det kræver kun et par enkelte trin. Omdøb dine gamle skabeloner for at være opdateret med revisioner eller angive forældede skabeloner, du vil beholde.

  1. Gå til din skabelon ved at vælge fanen Administrer

  2. Vælg filtret Skabeloner i det venstre spor

  3. Klik én gang på den skabelon, du vil bruge, for at vælge den, og klik derefter på linket Rediger skabelon i det højre spor for at åbne skabelonen i træk og slip-miljøet.

    Klik på linket Rediger for skabelonen
  4. Udvid sektionen Skabelonegenskaber:

    • Klik i feltet Skabelonnavn
    • Angiv det ønskede navn
    Klik på linket Rediger for skabelonen
  5. Klik på Gem, når du er færdig


Skift biblioteksskabelonens skabelontype

Skabelontypen definerer, om din skabelon indeholder basisdokumentet eller kun består af felter.

  1. Gå til din skabelon ved at vælge fanen Administrer

  2. Vælg filtret Skabeloner i det venstre spor

  3. Klik én gang på den skabelon, du vil bruge, for at vælge den, og klik derefter på linket Rediger skabelon i det højre spor for at åbne skabelonen i træk og slip-miljøet.

    Klik på linket Rediger for skabelonen
  4. Udvid sektionen Skabelonegenskaber:

    I sektionen Skabelontype kan du definere skabelonens type

    • Genanvendeligt formularfeltlag – indeholder kun de felter (som et lag), der kan anvendes på et uploadet dokument
    • Genanvendeligt dokument – indeholder et dokument af en slags med feltlager anvendt.
      • Det er acceptabelt ikke at placere felter
    Klik på linket Rediger for skabelonen
  5. Klik på Gem, når du er færdig


Skift tilladelsesniveauet for en biblioteksskabelon

Skabelonens tilladelsesniveau bestemmer, hvad andre brugere på din konto har adgang til og kan bruge skabelonen til.

  1. Gå til din skabelon ved at vælge fanen Administrer

  2. Vælg filtret Skabeloner i det venstre spor

  3. Klik én gang på den skabelon, du vil bruge, for at vælge den, og klik derefter på linket Rediger skabelon i det højre spor for at åbne skabelonen i træk og slip-miljøet.

    Klik på linket Rediger for skabelonen
  4. Konfigurer Hvem kan bruge denne skabelon

    Denne indstilling giver adgang til skabelonen baseret på den bruger, der uploader:

    • Kun mig – denne indstilling gør, at skabelonen kun gøres tilgængelig for den bruger, der uploader
    • Alle brugere i min gruppe – ved at indstille skabelonen på gruppeniveau oprettes der en logisk tilknytning mellem skabelonen og den gruppe, som den bruger, der uploader, i øjeblikket er en del af. Alle gruppens medlemmer vil have adgang til skabelonen
      • Hvis brugeren, der uploader skabelonen, flyttes til en anden gruppe, brydes denne tilknytning mellem skabelon/gruppe ikke
      • Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren af den brugers gruppe i menuen Delte biblioteker
    • Alle brugere i min organisation – enhver bruger på kontoen vil kunne bruge skabelonen.
      • Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren i menuen Delte biblioteker
    Klik på linket Rediger for skabelonen
  5. Klik på Gem, når du er færdig

  • Hvis din skabelon har mange felter, bør du gemme ofte! Hvis du klikker på Gem, kommer du tilbage til siden Administrer, men det er bedre end at miste dit arbejde!
  • Det kan være en hjælp på lang sigt at navngive felter på dit dokument på en logisk måde. Hvis du har planer om at eksportere de data, som dine underskrivere angav, kan det være en god ide at navngive felterne, så oplysningerne er organiserede og langt mere læsbare.


Administratortilladelse til at redigere delte biblioteksskabeloner

Administratorer har tilladelsen til at redigere enhver biblioteksskabelon, der er blevet delt (via skabelontilladelser) med deres respektive gruppe eller konto.

  • Kun biblioteksskabeloner er inkluderet.  Webformularer er ikke
  • Kun biblioteksskabeloner, der deles via skabelontilladelser er inkluderet.  
  • Gruppeadministratorer kan redigere alle biblioteksskabeloner, der er blevet delt med deres gruppe af medlemmer af deres gruppe
  • Kontoadministratorer kan redigere alle biblioteksskabeloner, der er blevet delt med deres gruppe eller organisation
    • Kontoadministratorer ser de delte skabeloner fra alle grupper

En administrator kan tilgå den delte biblioteksliste ved at gå til: Konto > Delte biblioteker

Gå til menupunktet Delte biblioteker

Sideindholdet omfatter:

  • Skabelonens navn – biblioteksskabelonens formelle navn som vist på Administrer-siden
  • Type – skabelontype. Enten Biblioteksdokument, Skabelon til formularfeltlag eller Både dokument og formularfeltskabelon
  • Ejer – skabelonens oprindelige opretter. Brugerens formelle navn og mail leveres
  • Delt med – dette afspejler skabelontilladelsens indstilling. Værdien er enten kontoen eller gruppen (med gruppenavnet tilføjet)
  • Senest ændret – datoen, hvor skabelonen senest blev gemt i systemet

 

Sådan redigeres en skabelon:

  • Dobbeltklik på skabelonen
    • Eller klik én gang, og vælg handlingen Rediger
Rediger skabelonen

 

Adobe Signs oprettelsesmiljø åbnes, så du kan redigere skabelonens egenskaber, type, navn og feltplacering/tilknytning.

  • Foretag nødvendige ændringer, og klik på Gem, når du er færdig
Oprettelse

Forsigtig:

Administratorer har tilladelse til at ændre skabelontilladelser.

Ændring af skabelontilladelserne har potential til at fjerne skabelonen fra listen Delte biblioteker, hvorved den fjernes fra administratorens tilladelsesomfang.