Som standard bevarer Adobe Acrobat Sign sikkert alle kundedokumenter på tjenesten, så længe kontoen er aktiv.
Transaktionsoplysninger fortsætter i systemet, indtil kunden udfører en handling for at slette aftalerne eksplicit.
Efter udløb eller afbrydelse af en kundes licens til Acrobat Sign er Adobe ikke forpligtet til at opbevare kundens aftaler, revisionsrapporter eller andre kundedata.
Men hvis Adobe opbevarer sådanne data, slettes de iht. enhver opbevaringspolitik, der blev defineret, mens kunden havde en aktiv Acrobat Sign-licens.
For kunder, der foretrækker at gemme deres aftaleposter i deres egne systemer og ønsker at slette de originale dokumenter fra Acrobat Sign-systemerne, kan der defineres en "opbevaringspolitik", der fastslår, hvor længe Acrobat Sign skal beholde transaktionen, og automatisk slette aftalen (og valgfrit understøtte supplerende revisionsdata/persondata) fra Acrobat Sign efter den tidsperiode.
Opbevaringsregler defineres af en kontoadministrator i sektionen Datastyring i administratormenuen.
Dokumenter/filer/vedhæftede filer vs. aftaler vs. transaktioner
Regel sammenlignet med Regel-id
Termen Regel (i denne artikel) beskriver en fastsat proces. I dette tilfælde den proces, der styrer, hvornår en aftale slettes fra Acrobat Sign-systemet. Det er en generisk term, der bruges til at tale om idéen om at anvende en variabel betingelse (hvornår en aftale skal slettes) på et andet objekt (i dette tilfælde aftaler).
Termen Regel-id bruges til at beskrive en specifik konfigureret regel. Når en regel oprettes, tildeles den et unikt id-nummer (deraf Regel-id) for at skelne det fra alle andre regler. Det konfigurerede regel-id er det bogstavelige objekt, der er relateret til aftalen
Afsluttet tilstand for en aftale
Opbevaringsregler udløses, når en aftale når en "afsluttet tilstand".
En afsluttet tilstand opnås, når aftalen ikke har flere handlinger, som modtagere kan udføre for at fuldføre den. Der er tre afsluttede tilstande:
Når en aftale opnår en afsluttet tilstand:
Hvis der anvendes en opbevaringsregel på aftalen:
Den afsluttede aftale venter indtil det angivne sletningstidspunkt.
Når sletningstidspunktet kommer, kontrollerer Acrobat Sign Regel-id for at afgøre, om reglen er Deaktiveret eller ej
Konfigurer opbevaring på kontoniveau (hvis der er nogen) først.
Alle grupper arver automatisk kontoindstillingerne, så hvis du ønsker at anvende én politik på alle grupper, skal du gøre følgende:
Overlejringen for Opret opbevaringsregel præsenterer:
Den første regel (øverst på stakken uden en Slutdato) er den aktuelt anvendte regel. Der kan kun anvendes én regel for én gruppe ad gangen.
Hvis der oprettes en ny regel:
Ved at konfigurere opbevaringsreglerne på gruppeniveau tilsidesætter du de nedarvede kontoregler for de brugere, der i øjeblikket er i gruppen.
Hvis en bruger flyttes mellem grupper med aftaler i gang, gælder den nye gruppes opbevaringsregler for alle aftaler, der opnår en afsluttet tilstand, mens de er i den gruppe.
Afsluttede aftaler, der har en opbevaringsregel anvendt, før den oprettende bruger flyttes til en nu gruppe, vil overholde sletningsdatoen for den anvendte regel, forudsat at reglen ikke deaktiveres før sletningshandlingen.
Med ovenstående in mente er konfiguration af opbevaringsregler på gruppeniveau kun anderledes på to måder:
Adgang til en gruppes fane for datastyring:
Når der er oprettet regler i grupper, kan har du adgang til disse opbevaringsregler på gruppeniveau via fanen Datastyring på kontoniveau:
Ved konfiguration af grupperegler er der en ekstra mulighed: Bevar alle aftaler for denne gruppe.
Med denne mulighed kan en gruppe tilsidesætte en opbevaringsregel på kontoniveau og beholde alle aftaler (for brugerne i gruppen) på ubestemt tid.
Aktiveret – regler, der stadig er gyldige for de aftaler, der opnåede en afsluttet tilstand, da reglen blev anvendt
Deaktiveret – Deaktiverede anvendes ikke længere. Hvis en aftale opnåede en afsluttet tilstand under en deaktiveret regel, slettes den ikke på den valgte sletningsdag
Udløbet – Udløbne regler har ingen afsluttede aftaler, der afventer sletning
Ældre – kunder, der havde en opbevaringspolitik styret af den ældre back-end-indstilling, vil se en afspejling af den politik som en Ældre opbevaringsregel.
Listen over opbevaringsregler kan filtreres ved at klikke på "hamburger"-ikonet øverst til højre i tabellen.
Med dette sæt af muligheder kan du filtrere efter:
Du kan også vælge at få returneret 15, 30 eller 50 poster per side.
Deaktivering af en regel kan ikke fortrydes.
Deaktivering af en regel vil medføre, at alle resterende aftaler, der er underlagt reglen, ikke længere har en sletningsdato, som bliver overholdt.
Disse aftaler skal derefter slettes med GDPR-værktøjer.
Sådan deaktiveres en regel:
Opbevaring er baseret på gruppeindstillinger (enten eksplicit indstillet eller nedarvet fra kontoindstillingerne).
Fremtidig revision af opbevaringsregler, der er blevet anvendt, kræver, at der opretholdes en historik over reglerne.
Af denne grund slettes Gruppe-id ikke helt. I stedet bevares de nødvendige indstillinger og kan ses/redigeres via kontoadministratorens adgang til Grupper.
Slettede grupper kan eksponeres på siden Grupper ved at klikke på "hamburger"-ikonet og vælge Vis kun slettede grupper
Klik én gang på den gruppe, der skal redigeres, og klik på linket Gruppeindstillinger.
On-demand-tilbageholdelse kan aktiveres, hvor kundeadministratorer har muligheden for at bruge Acrobat Sign API'en til at fjerne dokumenter individuelt.
Kontakt Supportteamet for at aktivere denne indstilling.
Log ind på din konto