Overhold GDPR-krav

Adobe Acrobat Sign understøtter fuldt ud Persondataforordningen for alle brugere.

Bemærk:

Baseret på GDPR-kravene om at indhente brugertilladelse inden lagring af data på brugerens enhed kan nogle brugere opleve en eller flere anmodninger om at aktivere cookies:

  • Brugere, der tilgår Adobe Acrobat Sign fra de lande, der håndhæver GDPR, vil skulle aktivere kernetjeneste -cookies
    • Cookies til ydeevne og personlig annoncering kan aktiveres eller deaktiveres ved at klikke på Tilpas
    • Cookies kan administreres når som helst ved at klikke på linket Cookie-ydeevne nederst til højre på alle Acrobat Sign-websider:

  • Konti, der migrerer til adobesign.com-domænet (fra echosign.com), skal konfigurere deres cookies to gange, da hvert domæne skal placere unikke cookies

ANSVARSFRASKRIVELSE: Denne vejledning er et sæt retningslinjer og udgør IKKE juridisk rådgivning. Søg juridisk rådgivning hos dit mærke for at overholde kravene i de områder, hvor du handler.

Hvad er GDPR?

Persondataforordningen (der fra engelsk forkortes GDPR) er EU's nye fortrolighedslov, der samordner og moderniserer databeskyttelseskrav. Selvom der er mange nye og forbedrede krav, forbliver de underliggende kerneprincipper de samme. De nye regler har en bred definition af persondata og favner bredt, hvilket påvirker alle virksomheder, der indsamler personlige oplysninger fra personer i EU. En del af bestemmelsen kræver, at personer har retten til at forstå, hvilke persondata der er blevet indsamlet, og at få de data slettet efter anmodning.

I denne artikel henviser ordet Bruger til et medlem af en virksomhed, der sender aftaler til underskrivelse. Ordet Underskriver refererer til en person, der modtager og enten underskriver eller afviser aftalen.  En fortrolighedsadministrator er en Acrobat Sign-kontoadministrator med særlige muligheder for at fjerne personlige oplysninger fra tjenesten efter anmodning fra en afsender eller underskriver.

Brugerens unikhed er baseret på den mailadresse, der bruges til at identificere personen. En person, der har flere mailadresser, kan have flere separate bruger-id'er i systemet. Alle GDPR-kontroller i Acrobat Sign anvender mailadressen til at finde og administrere personlige oplysninger. Der er ingen forbindelse mellem de unikke mailadresser, og en administrator kan kun finde data på den angivne mailadresse.


Funktioner, der understøtter GDPR

Acrobat Sign har funktioner til at hjælpe kunder med at overholde GDPR. Få mere at vide om, hvordan Adobe beskytter din fortrolighed, på www.adobe.com/privacy.

Iht. GDPR har personer større rettigheder til at anmode om adgang, rettelse eller sletning af deres personlige oplysninger.

  • Adgang – de fleste personlige oplysninger om en bruger eller en underskriver kan tilgås direkte af personen via Acrobat Signs grænseflade. Der er en lille mængde aktivitetsoplysninger, der i øjeblikket ikke er tilgængelige direkte. En individuel kontoholder vil skulle kontakte Adobes fortrolighedskontor på Adobe.com/privacy for at anmode om adgang til disse oplysninger. Et eksempel på rapporten vises senere i denne artikel.
  • Rettelse – alle de personlige oplysninger, der indsamles om brugere eller underskrivere, er tilgængelige via brugergrænsefladen. Hvis der kræves ændringer, kan brugeren eller underskriveren foretage ændringerne direkte uden at kontakte Adobe eller deres administrator.
  • Sletning – der er forskellige handlinger afhængig af den rolle, der spilles i underskrivelsesceremonien. En bruger, der sender aftaler, skal foretage anmodningen til den virksomhed, de er ansat hos. Adobe kan ikke deltage i denne interaktion og styrer ikke de data, som arbejdsgiveren har indsamlet i forbindelse med deres forretning. Underskrivelsesprocessen indsamler kun den minimale mængde oplysninger om en underskriver. Dette omfatter navn, mailadresse, IP-adresse og evt. telefonnummer og engangskode. Disse oplysninger gemmes sammen med aftalen med deres signatur og styres af den virksomhed, der sendte aftalen. Hvis en underskriver har brug for oplysninger om de persondata, der er indsamlet med aftalen, skal de kontakte aftalens afsender. Som en databehandler kan Adobe ikke levere oplysninger til underskriveren om aftalen eller den virksomhed, der sendte dem aftalen. Eftersom de eneste oplysninger, der gemmes om underskriveren, er i aftalen, slettes underskriverens personlige oplysninger, hvis aftalen slettes. Hvis afsenderen accepterer at slette underskriverens oplysninger, bruges fortrolighedsmenuen til at finde og slette de aftaler, hvor underskriveren var en deltager.

I forhold til Acrobat Sign-værktøjssættet er der tre funktioner på plads:

  • Brugerniveaulogge – en log over de forskellige hændelser (som omfatter personlige oplysninger), der udløses i Acrobat Sign-miljøet
  • Aftalesletning privatlivsadministratorer har tilladelse til at se og slette enhver aftale, som er oprettet af en bruger i deres konto.
  • Brugersletning – fortrolighedsadministratorer har tilladelse til at slette enhver bruger i deres konto.

 


Logfiler på brugerniveau

Enhver bruger kan anmode Adobe Privacy Center om at sende loggen over deres aktiviteter i Acrobat Sign-systemet, som omfatter private oplysninger.

De oplysninger returneres i formularen i en CSV, der indeholder:

  • Hændelsens dato
  • Hændelsens type
  • IP-adressen, hvorfra hændelsen blev udløst


Aftalesletning

Gælder kun for aftaler, der sendes af brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren.

Når en underskriver anmoder om at få sine oplysninger fjernet fra Acrobat Sign-systemet, kan kontoens privatlivsadministrator søge efter brugerens mailadresse og returnere alle de aftaler, som den mailadresse deltog i, og som blev oprettet i administratorens konto.

Hvis privatlivsadministratoren bestemmer, at der ikke længere er brug for aftalen, kan han/hun slette den helt og uopretteligt fra tjenesten.

Modtagere, der kontakter Acrobat Sign, guides til at gennemgå deres Administrer-fane og kontakte den virksomhed, der oprindeligt oprettede transaktionen, med det formål at slette aftalen.

Som kundens databehandler vil Acrobat Sign aldrig slette en aftale på en modtagers anmodning.


Brugersletning

Gælder kun for brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren

Når en medarbejder anmoder om, at sine oplysninger slettes fra dine systemer, sletter dette værktøj alle brugerens oplysninger fuldstændigt fra Acrobat Signs servere. 

Brugere skal foretage denne anmodning direkte til kontoens fortrolighedsadministrator. Kun fortrolighedsadministratoren har tilladelse til at slette brugere.

Acrobat Sign-support kan ikke slette brugere fra en konto, og hvis de anmodes om at gøre det, henvises brugeren til kontoadministratoren.

Bemærk:

Individual-konti og gratis konti

Brugere, der findes som den eneste person på en konto, eller som kun har en gratis konto, vil ikke kunne slette sig selv. I så fald skal brugeren kontakte Adobe Privacy Center.

Brugeren skal angive sin mailadresse og en eksplicit instruktion om at slette den bruger, der er associeret med mailadressen, fra Acrobat Signs systemer. Adobe Privacy Center vil derefter gøre det nødvendige for at sikre, at brugeren slettes.


Sådan kan brugere anmode om at få deres data fjernet fra Acrobat Sign

Hvis ens personlige oplysninger skal slettes fra Acrobat Signs systemer, kræver det, at brugerens aktiver opløses på korrekt vis. Denne proces varierer afhængig af den involverede type bruger/konto, som kan grupperes i fire kategorier:

Underskrivere er unikke i den forstand, at alle deres aftaler blev oprettet af en anden bruger.

Det første trin i at få dit indhold slettet fra Acrobat Signs systemer er at registrere din mailadresse og gennemgå det indhold, der er associeret med din mailadresse.

Du kan registrere din mailadresse her

 

Når din mailadresse er registreret:

  • Log på, og klik på fanen Administrer øverst i vinduet.
  • Klik gennem hvert filer i det venstre spor (Venter på dig, Fuldført, Annulleret og Udløbet) for at finde dine aftaler

Hvis der ikke er noget indhold på denne side, skal du kontakte Adobe Privacy Center og anmode om, at din bruger (mailadresse) slettes fra Acrobat Signs system.

Find aftalens afsender

For at få din aftales indhold slettet skal du kontakte aftalens originale afsender.

Kun den originale afsenderkonto har tilladelse til at gennemgå aftalen og slette den.

Bemærk! Den originale afsenderkontos fortrolighedsadministrator bestemmer, når en kontrakt kan slettes.

 

Sådan bestemmer du, hvem den originale afsender er:

  • Klik én gang på posten på fanen Administrer for at vælge den (dobbeltklik åbner aftalen)
    • Det højre spor åbnes for at vise aftalens metadata og handlinger
  • Kopiér mailadressen øverst til højre for vinduet (ved siden af Fra: – fremhævet i billedet ovenfor)
  • Send en mail til den originale dokumentopretter via deres mail, og angiv, at du ønsker, at de fjerner dine oplysninger fra deres Acrobat Sign-konto.
    • Sørg for at sende mailen fra den samme adresse, som den originale aftale blev sendt til, så de ved, at du har tilladelse til at foretage anmodningen

Gentag ovenstående for alle aftaler, der er anført på siden Administrer i kategorierne Fuldført og I gang

  • De kontaktede virksomheder har 30 dage til at reagere på din anmodning om at slette indholdet

 

Alle aftaler i sektionen Venter på dig bør være afvist:

  • Åbn den aftale, der skal underskrives
  • Klik på indstillingerne øverst til venstre
  • Vælg Jeg vil ikke e-underskrive
  • Angiv en grund til at afvise, og klik derefter på knappen Afvis
Afvis

Når alle åbne aftaler er afvist, og afsenderne for fuldførte aftaler er blevet kontaktet, skal du kontakte Adobe Privacy Center og anmode om, at din bruger (mailadresse) slettes fra Acrobat Sign-systemet.

Gratis- og Individual-abonnementer har en registreret mail- adresse og bør kunne logge på deres konto for at gennemgå indholder efter behov.

Hvis du har problemer med at logge på, skal du blot klikke på linket Jeg har glemt min adgangskode lige under loginfelterne og nulstille din adgangskode.

 

Når du kan logge på tjenesten:

  • Klik på linket Konto øverst i vinduet
  • Klik på Fortrolighed i det venstre spor
    • Dette åbner siden, hvor du kan bruge en mailadresse til at søge efter det indhold, du har oprettet, ved hjælp af den mailværdi
  • Angiv din egen mailadresse øverst, og klik på Enter
    • Der returneres en liste over alle aftaler, du har oprettet
  • Klik på hver Fuldført aftale, og download PDF'en til gennemgang
  • Slet alle aftaler, der ikke længere er i kraft, ved at klikke på skraldespanden helt til højre
    • Brugeren kan ikke slettes, før alle Fuldførte aftaler er blevet slettet fra kontoen

 

Klik på fanen Administrer øverst i vinduet.

Denne side viser alt det resterende Acrobat Sign-indhold, der har inkluderet din mailadresse.

Administrer side fra

For at få aftaler, der er sendt af andre burgere, slettet skal du kontakte aftalens originale afsender.

Kun den originale afsenderkonto har tilladelse til at gennemgå aftalen og slette den.

Bemærk! Kontrakter, der stadig juridisk er i kraft, kræves ikke af GDPR for at blive slettet. Dette bestemmes af den originale afsenderkontos fortrolighedsadministrator.

 

Sådan bestemmer du, hvem den originale afsender er:

  • Klik én gang på posten på fanen Administrer for at vælge den (dobbeltklik åbner aftalen)
    • Det højre spor vises og giver adgang til aftalens metadata og handlinger
  • Kopiér mailadressen øverst til højre for vinduet (ved siden af Fra: – fremhævet i billedet ovenfor)
  • Kopiér mailadressen
  • Send en mail til den originale dokumentopretter via deres mail, og angiv, at du ønsker, at de fjerner dine oplysninger fra deres Acrobat Sign-konto.
    • Sørg for at sende mailen fra den samme adresse, som den originale aftale blev sendt til, så de ved, at du har tilladelse til at foretage anmodningen.
  • De kontaktede virksomheder har 30 dage til at reagere på din anmodning om at slette indholdet

Gentag ovenstående for alle aftaler, der er anført på siden Administrer i kategorierne Fuldført og I gang

  • Hvis du oprettede aftalen i I gang, skal du annullere den.
  • Afvis enhver aftale i kategorien Venter på dig

Når alle underskrevne aftaler er slettet, skal du kontakte Adobe Privacy Center og anmode om, at din bruger (mailadresse) slettes fra Acrobat Signs system.

 

 

Brugere, der er underlagt en konto-/fortrolighedsadministrator behøver kun at kontakte deres administrator og anmode om at blive slettet fra systemet.

Fortrolighedsadministratoren har tilladelse til at gennemgå dit/din indhold/ bruger og slette alt relevant indhold.


Slet en brugers oplysninger

Sletning af en bruger fra Acrobat Sign-serveren kræver, at du først har systemtilladelse til det bruger-id. Hvis brugeren ikke er på din konto, har du ikke tilladelse til at slette den.

Sådan kan du se, om brugeren er under din autoritet:

  1. Gå til brugergrænsefladen: Konto > Bruger

  2. Klik på ikonet Indstillinger (tre linjer helt til højre)

  3. Vælg Vis Alle brugere

  4. Søg efter brugerens mailadresse

    Hvis mailadressen ikke findes på kontoen, vises Der er ingen tilgængelige brugere, der benytter det aktuelle filter på skærmen.

    Hvis brugeren findes, vil du kun have én post (fordi mailadresser er unikke).


Slet en brugers aftaler

Bekræft, at mailadressen er korrekt, og at du sletter det korrekte bruger-id. 

Når bruger-id'et er slettet, er det væk for altid.

  1. Klik én gang på brugerposten for at fremhæve den. Dette viser handlingslinks lige over brugerposten

  2. Hvis brugeren er i en anden status end Inaktiv, skal du klikke på linket Deaktiver bruger

    • Kun Inaktive brugere kan slettes
  3. Klik på linket Slet brugeroplysninger

    Forsigtig:

    Beskeden om brugersletning åbnes og viser konsekvenser af det, du er ved at gøre.

    Sletning af en bruger vil:

    • Annullere enhver aftale, der i øjeblikket er i processen igangsat af denne bruger
    • Afvise enhver aftale, der i øjeblikket er i en proces, hvor brugeren er en modtager
    • Deaktivere aktive webformularer, der er oprettet af denne bruger
    • Forhindre, at integrationer, der er tilknyttet denne bruger, foretager API-kald
    • Fjerne alle gemte biblioteksskabeloner, der er oprettet af denne bruger
    • Slette alle kontoshares til og fra denne bruger
  4. Lige under de alvorlige advarsler er der tre muligheder.

    Vælg den indstilling, der passer til situationen, og klike på Slet brugeroplysninger (eller Annuller, hvis du ombestemmer dig):

    • Bevar aftaler, der er igangsat af denne bruger, men fjern brugeroplysninger, inkl. ovenstående ressourcer
      • Vælg, om brugeren har oprettet aftaler, der stadig er værdifulde for virksomheden
        • Aftaler deles automatisk med kontoen til den administrator, der sletter brugeren (se noten nedenfor).
      • Gælder kun for fuldførte aftaler
      • Du kan slette disse aftaler senere efter behov
    • Fjern brugeroplysninger, inkl. ovenstående ressourcer og alle aftaler, der igangsættes af denne bruger
      • Alt slettes
    • Slet ikke brugeroplysninger på nuværende tidspunkt 
      • Standardindstillingen

    Bemærk:

    Når indstillingen Bevar aftaler er valgt:

    • Alt fuldført indhold, der er oprettet af bruger-id'et, deles med den administratorkonto, som sletter brugeren
    • Mailadressen på det slettede bruger-id bevares, så den kan refereres korrekt af historik-/revisionsrapporten
    • Eftersom mailadressen bevares, kan en ny bruger ikke oprettes i systemet med den samme mailværdi
    • Hvis der skal oprettes et nyt bruger-id med den bevarede mailadresse, skal alt delt indhold slettes først, ellers vil brugeren ikke kunne oprettes (pga. en duplikeret mailadresse i systemet).
  5. Der vises en sidste besked:

    • Klik på Slet brugeroplysninger, hvis du er sikker
      • Ellers klik på Annuller

    Der leveres en besked om fuldført sletning, der angiver, at bruger-id'et er slettet fra databasen.

    • Jeg fortryder intet. Klik på OK


Slet en brugers aftaler

GDPR hævder, at brugere (typisk underskrivere) har retten til at få alle poster, der indeholder deres personlige oplysninger, slettet fra systemer, som ikke længere har en forretningsmæssig grund til at beholde dem.

Inden for rammerne af Acrobat Sign betyder dette, at brugeren skal kontakte den virksomhed, som de har underskrevet dokumenter med, for at evaluere dokumenterne i systemet og om nødvendigt slette dem.

En fortrolighedsadministrator skal være nomineret fra kontoadministratorerne i kontoen, så de får tilladelse til at se alle aftaler og slette dem efter behov.

Processen med at overholde GDPR er ligetil, og beslutningen om at slette eller bevare aftalerne er udelukkende op til kontoens fortrolighedsadministrator.

 

Sådan gennemgår og sletter du en brugers indhold:

  1. Log på som en fortrolighedsadministrator for din konto

  2. Gå til Konto > Fortrolighed

  3. Skriv mailadressen til den anmodende part i topfeltet, og tryk på Enter

  4. Alle aftaler, der er blevet oprettet af brugere i din konto, og som indeholder den angivne mailadresse, returneres

  5. Klik én gang på hver post, og klik derefter på linket Download aftale øverst på aftalelisten

    • Åbn den downloadede PDF, og gennemgå indholdet for at vurdere, om kontrakten stadig er i kraft, eller om du har en anden gyldig grund til at beholde aftalen
    • Hvis der ikke er nogen grund til at beholde dokumentet, skal du klikke på skraldespandsikonet Slet helt til højre på aftaleposten
      • Sletning af aftalen er fuldstændig og kan ikke fortrydes
    Bemærk:

    GDPR kræver ikke, at du sletter aftaler, der stadig juridisk er i kraft.

  6. Du skal bekræfte, at du vil slette aftalen

    • Klik på Slet aftale, hvis du er helt sikker på, at du vil slette aftalen

    En Fuldført-besked vises, der angiver, at sletningen er i gang.

    • Det er for sent nu .... Klik på OK
    Bemærk:

    Alle /agreements-slutpunkter, der har en aftale-id-sti i v6 REST API, returnerer nu en 404 AGREEMENT_DESTROYED-fejlkode, hvis aftalen er blevet slettet via GDPR-værktøjer. 


Aktivér en administrator som en privatlivsadministrator

Adgang til fortrolighedssiden er begrænset til fortrolighedsadministratorer. 

Kun når brugeren er markeret som en fortrolighedsadministrator, vil denne have adgang.


Sådan aktiveres fortrolighedsadministrator:

  1. Log på som kontoadministrator

  2. Gå til Konto > Brugere

  3. Klik én gang på den bruger, du vil forfremme til fortrolighedsadministrator

  4. Vælg Rediger i menuen over brugerlisten

  5. Når brugerpanelet åbnes:

    • Markér feltet nederst på panelet, hvor der står Brugeren er en fortrolighedsadministrator
    • Klik på Gem.


Adobe Privacy Center

Enhver anmodning om handling, som ikke understøttes af værktøjerne i brugergrænsefladen, eller spørgsmål om GDPR-overholdelse skal rettes til Adobe Privacy Center.

Support- og succes-medarbejdere har ikke adgang til de værktøjer, som sletter indhold fra serverne.

Adobe-logo

Log ind på din konto