Configurar permisos para carpetas y archivos de bibliotecas

Los administradores, los administradores limitados y los usuarios con permisos de gestión para una carpeta pueden establecer permisos para trabajar con el contenido de las bibliotecas de Adobe Connect. Los administradores deben crear la estructura de permisos de una cuenta. Una vez creada la estructura de permisos, los usuarios con permisos de gestión de carpetas de bibliotecas podrán definir los permisos para esas carpetas.

Para impedir que se listen y se administren un gran número de usuarios en el perfil de permisos de un archivo o una carpeta, utilice un sistema de permisos basado en grupos. Cree el sistema como se indica a continuación:

Diseñar un sistema de permisos mediante grupos

Puede otorgar a algunos grupos acceso a partes del sistema según corresponda. Para diseñar su sistema, conozca las bibliotecas, los grupos y la prioridad de los permisos. Consulte Bibliotecas, Grupos de permisos integrados y Prioridad de permisos múltiples.

Crear carpetas con nombres descriptivos

Use nombres que describan el contenido de la carpeta como, por ejemplo, Contenido de Recursos Humanos, Contenido de asistencia técnica , etc. Consulte Configuración de permisos para carpetas y archivos de contenido.

Crear grupos personalizados con nombres descriptivos

Use nombres que describan los permisos del grupo, como Responsables de contenido de Recursos Humanos, Usuarios de contenido compartido, etc. Consulte Crear un grupo personalizado manualmente.

Asignar a los grupos tipos de permisos para archivos o carpetas concretos

Por ejemplo, asigne al grupo Responsables de contenido de Recursos Humanos permiso para gestionar la carpeta Recursos Humanos de la carpeta Contenido compartido. Consulte Configuración de permisos para carpetas y archivos de contenido.

Agregar usuarios a grupos

Es más sencillo crear primero los grupos y, a continuación, agregar los usuarios a los grupos pertinentes donde puedan obtener los permisos necesarios. Consulte Agregar o eliminar miembros de los grupos.

Los permisos asignados a los usuarios tienen prioridad sobre los permisos asignados a los grupos. Si desea denegar el acceso de un usuario a determinadas carpetas, puede asignar un permiso de usuario a esas carpetas.

Bibliotecas

Las fichas Contenido, Formación, Reuniones, Seminarios y Gestión de eventos de Adobe Connect Central contienen una biblioteca con archivos organizados en carpetas. Los archivos que almacene en las bibliotecas Formación, Reuniones, Seminarios y Gestión de eventos solo están disponibles para las actividades de sus fichas respectivas. Se puede acceder a los archivos de la biblioteca de contenido desde todas las fichas de Adobe Connect Central.

Los administradores, los administradores limitados y los usuarios con permisos de gestión pueden establecer permisos para determinar las tareas que cada usuario puede realizar en las bibliotecas.

Todas las bibliotecas, salvo la biblioteca de seminarios, cuentan con las dos siguientes carpetas de nivel superior:

Contenido compartido

Al instalar Adobe Connect, solamente el administrador tiene derechos de acceso a las carpetas compartidas. Los administradores pueden asignar permisos para las carpetas compartidas como consideren oportuno. Solo los miembros del grupo integrado asociados a la biblioteca pueden crear funciones (reuniones, eventos, etc.) en la carpeta. Sin embargo, se puede asignar permiso de gestión de una carpeta compartida a cualquier usuario. Por ejemplo, en la biblioteca Reuniones, cualquier usuario con permiso de gestión de una carpeta puede gestionar la carpeta. Solo los anfitriones de reuniones pueden crear reuniones en una carpeta.

Contenido del usuario

Cuando se asigna un usuario a un grupo integrado concreto, Adobe Connect crea una carpeta de usuario para esa persona en la biblioteca asociada. Por ejemplo, cualquier usuario asignado al grupo de anfitriones de reuniones recibe una carpeta en la carpeta Reuniones del usuario de la biblioteca Reuniones. Ésta es la carpeta que ve el usuario cuando se accede a la ficha Reuniones. Los usuarios pueden gestionar sus propias carpetas de usuario y definir permisos para otorgar privilegios de acceso a las carpetas a otros usuarios.

Las carpetas de la biblioteca de seminarios tienen una estructura distinta. En la biblioteca de seminarios no hay carpetas de usuarios, sino que cada carpeta representa una licencia de seminario distinta que ha adquirido la organización. Los usuarios asignados al grupo Administradores de seminarios cuentan con permisos de gestión para todas las carpetas de seminarios. Los administradores de seminarios pueden agregar y eliminar seminarios, asignar permisos de gestión a otros usuarios y crear seminarios.

Grupos de permisos integrados y funciones

Adobe Connect cuenta con ocho grupos de permisos integrados, cada uno asociado a una biblioteca diferente. Cada miembro de un grupo integrado tiene una carpeta de usuario en la biblioteca correspondiente. Cada miembro de los grupos Anfitriones de reuniones y Responsables de formación tiene una carpeta de usuario en la biblioteca de contenido y puede crear contenido para esa carpeta.

No se pueden cambiar los permisos de estos grupos, pero es posible ampliarlos mediante la asignación de individuos o grupos a varios grupos integrados. Además, el administrador puede crear grupos personalizados y asignar a estos permisos de grupo para carpetas específicas de la biblioteca.

Hay ocho grupos integrados:

• Administradores

• Administradores limitados

• Anfitriones de reuniones

• Responsables de formación

• Responsables de clase virtual

• Administradores de seminarios

• Responsables de eventos

• Responsables de seminarios web

• Administradores de eventos

• Autores

• Estudiantes

Cada grupo refleja una serie concreta de necesidades de acceso en todas las bibliotecas. Existen grupos para cada función de cuenta adquirida. Por ejemplo, el grupo Responsables de eventos sólo existe si la función Eventos forma parte de la cuenta.

Los administradores asignan usuarios y grupos a los grupos integrados pertinentes. Los miembros de un grupo integrado pueden crear casos de la función asociada a la biblioteca. Por ejemplo, si es anfitrión de una reunión, puede crear reuniones.

Los miembros de un grupo integrado no pueden acceder al directorio de carpetas compartidas de la biblioteca del grupo a menos que les asigne permisos de gestión. También puede asignar permisos de gestión para una carpeta del directorio de carpetas compartidas a otros usuarios que no forman parte del grupo integrado. Si bien pueden gestionar carpetas, no pueden crear nada en la biblioteca, porque no forman parte de su grupo integrado.

En la siguiente tabla se resumen los permisos de los grupos integrados en cada biblioteca:

Adobe recomienda

Grupo Administradores

Los administradores tienen un control absoluto de todo el sistema Adobe Connect. Puede convertir a cualquier usuario en administrador si lo agrega al grupo Administradores. Los permisos individuales u otros permisos de grupo no pueden anular los permisos de los miembros del grupo Administradores.

Los administradores pueden realizar las acciones siguientes:

• Gestionar los usuarios y grupos de la cuenta; por ejemplo, crearlos, eliminarlos y modificarlos.

• Gestionar la biblioteca de contenido. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas. Ver los informes de los archivos. Definir permisos para archivos y carpetas. Crear subcarpetas.

• Gestionar la biblioteca de formación. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas. Ver los informes de los archivos. Definir permisos para archivos y carpetas. Crear subcarpetas. Matricular usuarios, enviar notificaciones a los alumnos matriculados y configurar recordatorios de curso y programa.

• Gestionar la biblioteca de reuniones. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas. Ver los informes de los archivos. Definir permisos para archivos y carpetas. Crear subcarpetas.

• Gestionar la biblioteca de eventos. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas. Ver los informes de los archivos. Definir permisos para archivos y carpetas. Crear subcarpetas. Enviar invitaciones y cambiar las opciones de contenido y correo electrónico.

• Gestionar la biblioteca de seminarios. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas. Ver los informes de los archivos. Definir permisos para archivos y carpetas. Crear subcarpetas.

• Ver información sobre la cuenta, así como las funciones, las cuotas y los informes de la cuenta. Si su organización ha adquirido esta opción, puede personalizar la marca de Adobe Connect.

Grupo Administradores limitados

Los administradores limitados tienen un control limitado del sistema Adobe Connect. Cualquier usuario puede convertirse en administrador limitado si se le agrega al grupo Administrador limitado. Los administradores pueden determinar qué permisos tienen los administradores limitados.

Grupo Autores

Si se asigna un usuario a este grupo, Adobe Connect crea una carpeta para este usuario en la carpeta Usuario de la biblioteca de contenido. Hay un acceso directo, denominado Mi contenido, para esta carpeta. De manera predeterminada, los miembros del grupo Autores tienen permisos de publicación y gestión sólo para la carpeta Mi contenido.

Su cuenta limita el número de usuarios que se pueden agregar al grupo Autores.

Los miembros del grupo Autores pueden realizar todas las acciones siguientes si disponen de permisos de publicación en la carpeta especificada:

• Ver contenido y carpetas de contenido.

• Publicar y actualizar contenido.

• Enviar mensajes de correo electrónico con vínculos que envíen una notificación al autor en el momento en que el destinatario accede al vínculo.

Grupo Responsables de formación

Los miembros del grupo Gestores de formación son los usuarios responsables de organizar y coordinar la formación.

Si se asigna un usuario a este grupo, Adobe Connect crea una carpeta para este usuario en la carpeta Usuario de la biblioteca de formación. (Hay un acceso directo, denominado Mi Formación, para esta carpeta). De forma predeterminada, un administrador de formación sólo puede gestionar su carpeta en la carpeta Formación del usuario.

Un administrador de formación puede realizar las acciones siguientes:

• Gestionar su propia carpeta de usuario en la biblioteca de formación, llevar a cabo todas las tareas de gestión de archivos, crear y gestionar todos los cursos y programas, matricular usuarios, enviar notificaciones a los alumnos matriculados y configurar recordatorios.

• Acceder a las carpetas de la biblioteca Contenido.

• Ver informes de formación de los cursos o programas que ha creado.

Grupo Clase virtual

El número de participantes permitidos en este grupo se define en 25 para cuentas de prueba y en 200 para cuentas de pago. Los miembros de este grupo nuevo pueden crear clases virtuales con la capacidad correspondiente en la sección Mi formación. Los miembros del grupo también tienen acceso a la sección Gestión de eventos.

• Todos los permisos de Responsable de formación

  • Acceso a las fichas Contenido y Formación

  • Carpetas Mi contenido y Mi formación, con permisos de gestión

  • Panel de contenido

  • Formación compartida, con permisos de gestión

  • Catálogo de formación, con permisos de gestión

  • Usuarios y Grupos (ficha Formación)

  • Panel de formación

  • Visualización de informes dentro de formación específica

  • Ficha Informes con permisos para las secciones Contenido, Curso, Programa, Clases virtuales, Alumno y Consultas guardadas

• Todos los permisos de Responsable de eventos

  • Ficha Mis eventos, con permisos de gestión

  • Eventos compartidos, con permisos de gestión

  • Panel de eventos

  • Visualización de informes dentro de eventos específicos

  • Visualización del catálogo de eventos (puede editar el catálogo de eventos si también es miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de crear su propio evento y plantillas de correo electrónico (no puede editar plantillas compartidas a menos que también sea miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de ver las etiquetas de evento disponibles al crear o editar eventos (no puede aplicar la etiqueta de evento destacado a menos que también sea miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de ver los alias de correo electrónico disponibles al personalizar desencadenantes de correo electrónico de evento y seleccionar la opción Responder a

  • Posibilidad de ver los Id. de campaña disponibles al crear o editar eventos

Grupo Responsables de eventos

Si se asigna un usuario a este grupo, Adobe Connect crea una carpeta para este usuario en la carpeta Usuario de la biblioteca de eventos. Un responsable de eventos puede realizar las siguientes acciones:

• Gestionar los eventos de las carpetas compartidas, si son los anfitriones del evento y tienen permisos de gestión para la carpeta en la que se encuentra el evento.

• Gestionar su propia carpeta de usuario de la biblioteca de eventos, llevar a cabo todas las funciones de gestión de archivos y crear y gestionar todos los aspectos de un evento de esta carpeta.

• Ver informes de eventos.

• Crear eventos y administrar sus propias carpetas en la biblioteca de eventos.

• Crear plantillas privadas o realizar copias privadas de plantillas compartidas existentes.

• Asignar las funciones de los asistentes al configurar el evento en la ficha Gestión de participantes.

Grupo Administradores de eventos

Los miembros del grupo Administradores de eventos asignan usuarios al grupo Responsables de eventos y se encargan de la administración general de un evento. Un administrador de eventos puede realizar las siguientes acciones:

• Asignar la función Responsable de eventos a usuarios registrados.

• Crear plantillas de eventos personalizadas y gestionar las plantillas compartidas existentes. Actualizar, cambiar el nombre, eliminar o copiar las plantillas existentes.

• Crear y gestionar etiquetas en el catálogo de eventos. Las etiquetas de evento permiten filtrar los eventos en el catálogo de eventos.

• Aplicar la etiqueta de evento destacado para que un evento aparezca en la sección Eventos destacados del catálogo de eventos.

• Crear opciones Responder a para los desencadenantes de correo electrónico.

• Configurar el análisis, con las credenciales de Adobe SiteCatalyst.

Los administradores de eventos utilizan las etiquetas y las plantillas para controlar la presentación del catálogo de eventos y la marca por completo.

Grupo Anfitriones de reuniones

Los miembros del grupo Anfitriones de reuniones crean reuniones.

Si asigna un usuario a este grupo, Adobe Connect crea una carpeta para este usuario en la carpeta Usuario de la biblioteca de reuniones. Los anfitriones de reuniones solo pueden gestionar las carpetas Mis reuniones de la carpeta Reuniones del usuario. También pueden gestionar reuniones en las carpetas compartidas si son los anfitriones de la reunión y tienen permisos de gestión para la carpeta en que se encuentra la reunión.

Un anfitrión de reuniones puede realizar las acciones siguientes:

• Gestionar la carpeta Reuniones del usuario, llevar a cabo todas las funciones de gestión de archivos, y crear y gestionar reuniones, lo que implica agregar, eliminar y asignar permisos de asistencia a presentadores y participantes. Crear y organizar salas de reuniones. Editar una reunión o modificar su lista de participantes.

• Ver informes de eventos.

• Crear contenido.

• Ver archivos y carpetas de contenido para los que tienen permisos de acceso.

• Publicar y actualizar contenido.

Grupo Administradores de seminarios

Debido al tipo de licencia de los seminarios, los permisos de los administradores de seminarios son diferentes a los de los demás grupos.

A diferencia del resto de bibliotecas, la biblioteca de seminarios no cuenta con una carpeta Usuario. En lugar de ello, la biblioteca de seminarios está formada únicamente por la carpeta compartida. Cada carpeta de este directorio se corresponde con una licencia de seminario adquirida por la organización. Solo los administradores de seminarios y los administradores de cuentas pueden gestionar estas carpetas. Los administradores de seminarios pueden gestionar todas las carpetas de la biblioteca de seminarios.

Los administradores de seminarios pueden realizar las acciones siguientes:

• Gestionar todas las carpetas de la biblioteca de seminarios, realizar todas las funciones de gestión de archivos, y crear y gestionar seminarios, lo que conlleva agregar y eliminar presentadores y participantes, y asignarles permisos de asistencia; crear y organizar salas de seminarios; y editar un seminario o cambiar su lista de participantes.

• Ver informes de seminarios.

Grupos de seminario web

Los grupos definidos son: Responsable de seminario web (25), Responsable de seminario web (100), Responsable de seminario web (500) y Responsable de seminario web (1000). Los números indican la capacidad máxima de participantes. El grupo con capacidad de 25 participantes se crea para cuentas de prueba. Estos grupos están disponibles como grupos del sistema cuya pertenencia controla el número de licencias proporcionadas por cualquier cuenta. Los usuarios solo pueden ser miembros de uno de estos grupos a la vez.

Los miembros pueden crear seminarios en la ficha Mi seminario con su licencia. Asimismo, los miembros no pueden acceder a los seminarios para los que no tienen acceso.

• Todos los permisos de Administrador de seminario

  • Acceso a la ficha Seminarios, Sesiones de seminario, Calendario de seminarios y Panel de seminarios con acceso al contenido del que son propietarios

  • Posibilidad de programar sesiones en la ficha Mis seminarios, desde licencias de seminario compartidas y la licencia de seminario web designado de la que son propietarios

  • Sin acceso a la ficha Seminarios de usuarios

• Todos los permisos de Responsable de eventos

  • Ficha Mis eventos, con permisos de gestión

  • Eventos compartidos, con permisos de gestión

  • Panel de eventos

  • Visualización de informes dentro de eventos específicos

  • Visualización del catálogo de eventos (puede editar el catálogo de eventos si también es miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de crear su propio evento y plantillas de correo electrónico (puede editar plantillas compartidas si también es miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de ver las etiquetas de evento disponibles al crear o editar eventos (puede aplicar la etiqueta de evento destacado si también es miembro del grupo Administradores de eventos)

  • Posibilidad de ver los alias de correo electrónico al personalizar desencadenantes de correo electrónico de evento y seleccionar la opción Responder a

  • Posibilidad de ver los Id. de campaña disponibles al crear o editar eventos

  • Las salas de reuniones creadas por este usuario tienen el pod Panel de participación disponible

Acerca de los grupos personalizados

Los grupos personalizados son los que crea usted mismo. Puede definir permisos específicos de carpeta y archivo para el grupo en las distintas bibliotecas. Para asignar permisos a un grupo personalizado, debe asignarlo a los grupos integrados pertinentes.

Por ejemplo, podría crear un grupo personalizado denominado "Global" que contuviera un grupo para cada país en que la empresa tenga una sucursal (por ejemplo, Estados Unidos y Alemania). Cada grupo de país podría contener un grupo para cada oficina de ese país (por ejemplo, San Francisco y Boston). Dentro de cada oficina podría definir más grupos por empleo y, a continuación, asignar a cada grupo las designaciones de los grupos integrados adecuados.

En este ejemplo, ha creado un conjunto de grupos jerárquico que se conocen como grupos anidados, porque cada grupo se encuentra dentro del grupo superior de la jerarquía. De forma predeterminada, los grupos anidados cuentan con los mismos permisos que el grupo principal. Puede ampliar o restringir estos permisos. Para ello, defina permisos personalizados para estos grupos en las bibliotecas pertinentes.

Prioridad de permisos múltiples

Si un usuario pertenece a uno o varios grupos, es posible que a un archivo o una carpeta se le apliquen varios permisos. En ese caso, los permisos se resuelven como se indica a continuación (los niveles con los números más altos tienen más prioridad):

Nivel 1

Si el usuario ha adquirido los permisos de visualización, publicación o gestión por su pertenencia a un grupo, se aplica el permiso que conceda el acceso más amplio. Estos tres permisos de grupo se suman.

Nivel 2

Si al usuario se le deniega algún permiso por su pertenencia a un grupo, se eliminan todos los permisos de visualización, publicación y gestión adquiridos por la pertenencia a un grupo, y el usuario no puede tener acceso.

Nivel 3

Si el usuario tiene permisos de visualización, publicación y gestión que se la han concedido especialmente, estos permisos se suman a los permisos adquiridos por la pertenencia a un grupo. Además, estos permisos anulan la denegación de permisos al usuario por su pertenencia a un grupo.

Nivel 4

Si a un usuario se le deniega algún permiso personalmente, se le deniega el acceso sean cuales sean los permisos que tenga por su pertenencia a un grupo.

Nivel 5

Si un usuario pertenece al grupo Administradores, se le aplica el permiso de administrador al margen de otros permisos individuales o de configuración de grupo.

Nivel 6

Si no hay permisos aplicados por un usuario o un grupo ni ninguno heredado de una carpeta principal, el usuario no tiene acceso al archivo o carpeta ni puede realizar acción alguna en ellos.

En la tabla siguiente, se muestra cómo se aplican los permisos de grupo y usuario:

Configuración de permisos para carpetas y archivos de contenido

Solo un administrador, un administrador limitado o un usuario con permiso de gestión para el archivo o la carpeta de la biblioteca pueden personalizar la lista de permisos de un archivo o una carpeta.

Nota: Los administradores definen los permisos para los administradores limitados en la sección Administración > Usuarios y grupos de Adobe Connect Central. De forma predeterminada, los administradores limitados pueden definir permisos para el contenido, pero un administrador puede revocar esta capacidad.

Asignaciones de grupos de usuarios para nuevas licencias 

Con la nueva concesión de licencias lanzada en 2023, existen nuevos grupos de usuarios para gestionar la asignación de licencias. Estos nuevos grupos de usuarios solo están visibles en las cuentas con las nuevas licencias. En el caso de las cuentas migradas a la nueva licencia desde licencias existentes, se mostrarán tanto los grupos de usuarios nuevos como los existentes. En el caso de las cuentas recién creadas, solo se mostrarán los nuevos grupos de usuarios.  

En la tabla siguiente, se asignan los nuevos grupos de usuarios (para las nuevas licencias) a los antiguos grupos de usuarios.

Algunas licencias antiguas requieren una combinación de licencias nuevas para obtener las mismas capacidades. Por ejemplo, cuatro licencias de responsable de seminarios web designado (500 de capacidad) necesitarán ahora un anfitrión de seminarios web estándar, paquetes profesionales de seminarios web y grupos de actualización designada de 500 de capacidad.