Adobe Sign para Salesforce: Simple Sign

Simple Sign es un componente de fábrica sencillo que permite que los usuarios del portal de la comunidad firmen acuerdos de autoservicio. Añada este componente a cualquier portal de Salesforce Experience Cloud (cliente, socio, empleado, etc.) o inserte el componente en otros componentes Lightning.

Requisitos previos

Para obtener acceso a la función de Simple Sign, debe tener instalada la versión 21.0 o posterior del paquete de Adobe Sign para Salesforce.

Las instalaciones nuevas deben tener en cuenta el hecho de Generar plantillas de acuerdo de muestra al vincular Salesforce con Adobe Sign.

link-accounts

Si no se generaron las plantillas durante la instalación, o si ha actualizado una versión anterior del paquete a la versión 19, puede generar las plantillas en la pestaña Administración de Adobe Sign.

generate-self-sign-template

Verifique que la pestaña Plantillas del acuerdo tenga la plantilla Acuerdo de la comunidad de prueba.

verify-test-community-agreement

Si aún no lo ha hecho, active Lightning

Lightning debe estar activado dentro de la organización de Salesforce para que el portal funcione.

Para activar la interfaz Lightning:

  • En el menú superior, seleccione Cambiar a Lightning, o
  • Seleccione su nombre y, en el menú desplegable, Cambiar a experiencia Lightning.
Cambiar a Lightning


Activar Chatter

Chatter debe activarse en la organización de SFDC. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Chatter > Configuración de Chatter.
  2. Seleccione Editar.
  3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar.
  4. Seleccione Guardar.


Activar experiencias digitales

Para habilitar las experiencias digitales, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la funcionalidad > Experiencias digitales > Configuración.
  2. Seleccione la casilla de verificación Habilitar experiencias digitales.
  3. Proporcione un nombre de dominio para las experiencias.
    Si su cuenta ya tiene un dominio establecido, puede utilizar el mismo valor para las experiencias.
  4. Seleccione Guardar.
  5. En el cuadro de diálogo con una advertencia de que no se puede cambiar el dominio una vez establecido, seleccione Aceptar.
Activar experiencias digitales


Activación de dos sitios de confianza de CSP

Debe configurar dos sitios de confianza de CSP (Directiva de seguridad de contenido) para permitir las direcciones URL base para su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Obtenga el valor de fragmento de su cuenta de Acrobat Sign de la siguiente manera:

    1. Inicie sesión en su cuenta de Adobe Acrobat Sign.
    2. De la URL, copie el parámetro justo antes de la parte de echosign.com (posiblemente adobesign.com) (el valor de fragmento). 
      Por ejemplo, la dirección URL https://caseyjones.na1.echosign.com tiene un valor de fragmento de na1.
    3. Cierre la pestaña.

    Descubra cómo identificar el Entorno de cuenta de Adobe Acrobat Sign.

    global-settings

  2. Vaya a Configuración > Configuración > Seguridad > Sitios de confianza CSP y, a continuación, seleccione Nuevo sitio de confianza.

    csp-trusted-sites

  3. En la nueva página Definición del sitio que se abre, rellene los campos obligatorios de la siguiente manera:

    1. Nombre del sitio de confianza: proporcione un nombre como AcrobatSign
    2. URL del sitio de confianza: introduzca la URL del sitio https://secure.<shard>.adobesign.com
      Por ejemplo, https://secure.na1.adobesign.com
      Si su cuenta no se actualiza al dominio adobesign.com, puede utilizar echosign.com en su lugar.
    3. Seleccione la casilla de verificación Activo.
    4. Contexto: seleccione Experience Builder Sites for Context.
    5. Seleccione la casilla de verificación Directiva CSP Permitir sitio para frame-src.
    6. Seleccione Guardar.
    csp-trusted-site-definition

  4. Vuelva a Configuración > Configuración > Seguridad > Sitios de confianza CSP y, a continuación, seleccione Nuevo sitio de confianza.

  5. En la nueva página Definición del sitio que se abre, rellene los campos obligatorios de la siguiente manera:

    1. Nombre del sitio de confianza: proporcione un nombre como AcrobatSign2
    2. URL del sitio de confianza: introduzca la URL del sitio https://secure.adobesign.com
    3. Seleccione la casilla de verificación Activo.
    4. Contexto: seleccione Experience Builder Sites for Context.
    5. Seleccione la casilla de verificación Directiva CSP Permitir sitio para frame-src.
    6. Seleccione Guardar.
    Segundo sitio de confianza de CSP

  6. Compruebe los dos sitios de confianza de CSP.

    Sitios de confianza CSP


Crear un usuario en el portal de la comunidad

Clonar el perfil de usuario de la comunidad

Para configurar sus perfiles de usuario y utilizar el portal de autoservicio de Adobe Acrobat Sign, debe clonar y editar uno de los perfiles estándar. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Perfiles.

  2. Para cualquiera de los perfiles de cliente estándar, seleccione Clonar.

    Hay cuatro perfiles de Comunidad de clientes y puede usar cualquiera de ellos para clonar y crear un perfil de usuario. Tenga en cuenta el tipo de Licencia de usuario del perfil que va a clonar.

    setup-profiles

  3. Proporcione un nombre intuitivo para su perfil clonado y seleccione Guardar.

    cloned-profile-name

  4. En la página de perfil clonado que se abre, seleccione Editar.

    cloned-profile-edit

  5. En la página Edición personalizada, desplácese hacia abajo, hasta Permisos de objetos personalizados, y active todos los objetos de Adobe Acrobat Sign. Puede seleccionar la casilla de verificación Modificar todo o solo los permisos necesarios para mayor seguridad. 

    cloned-prodile-custom-object-permissions


Creación de una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad

Debe crear una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad. 

El propietario de la cuenta debe tener una función asociada para activar usuarios del portal. Para asociar una función a su usuario de Salesforce, vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios. A continuación, en la lista de usuarios, seleccione Editar para un usuario y, en la página que se abre, abra el menú desplegable Función > seleccione una función > seleccione Guardar.

Para crear una cuenta:

  1. Inicie la aplicación Ventas desde el lanzador de aplicaciones.

  2. Abra el menú desplegable Cuenta y seleccione +Nueva cuenta.

    sales-new-account

  3. En la página Nueva cuenta que se abre, introduzca un valor de Nombre de cuenta y, a continuación, seleccione Guardar.

    El nombre de cuenta debe identificarla como una del portal de Adobe Acrobat Sign. El nombre de la cuenta es el único valor que debe proporcionar aquí.

    sales-new-account-details


Configurar la página de la comunidad de SFDC


Iniciar una nueva comunidad

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de funciones > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el botón Nuevo.
Experiencias digitales: Todos los sitios

 

  • Seleccione la experiencia del Servicio de atención al cliente.
    • La experiencia Servicio de atención al cliente es necesaria para los componentes de autoservicio

 

  • Cuando se cargue la página Servicio de atención al cliente, haga clic en Empezar

 

  • Escriba un Nombre para la comunidad.
    • Opcionalmente, puede agregar un nombre específico del sitio a la URL, lo que resulta útil si tiene varias Comunidades.
  • Haga clic en Crear cuando se configure el Nombre.

Aparece un hermoso espectáculo gráfico mientras se crea la Comunidad. Una vez que haya terminado, se muestra la página de la Comunidad.

►El nombre de la Comunidad se muestra en la parte superior de la ventana, resaltado en amarillo.

►La cadena específica del sitio en la URL se puede ver en la barra de direcciones, resaltada en verde azulado.


Configuración del espacio de trabajo de la Experiencia para habilitar usuarios

  • Vaya a: Ajustes > Herramientas de plataforma > Configuración de funcionalidad > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el vínculo Espacios de trabajo. de su comunidad
Haga clic en Espacios de trabajo

Se carga la página Mis espacios de trabajo:

  • Haga clic en la opción Administración.

Se abre la página Administración para su comunidad.

Con la Configuración seleccionada en el raíl izquierdo:

  • Haga clic en el botón Activar situado a la derecha del indicador de estado

 

Seleccione Miembros en el raíl izquierdo.

  • Seleccione Todos en la lista desplegable de búsqueda.
  • Seleccione en la lista de Perfiles disponibles el perfil personalizado que creó.
  • Haga clic en el botón Agregar para mover el perfil a la lista Perfiles seleccionados.
  • Haga clic en el botón Guardar.


Establecer como pública la visibilidad de perfil para la configuración de correo electrónico del usuario de la comunidad

La dirección de correo electrónico en la sección Visibilidad de perfiles de la comunidad debe establecerse como Pública:

  • Abra la página Contacto del usuario que está utilizando para enviar en su nombre.
  • Seleccione Iniciar sesión en Experience como usuario.
Inicie sesión en Experience como usuario.

Se abre la interfaz del portal:

  • Haga clic en el nombre de usuario en la parte superior derecha de la ventana de la página de la comunidad para abrir la ventana desplegable.
  • Seleccione Mi configuración.

Se abre la página Mi configuración correspondiente al usuario:

  • En la sección Visibilidad de perfil, establezca el valor de Correo electrónico como Público.
  • Haga clic en Guardar.

Añada el componente Adobe Simple Sign al espacio de trabajo

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de funciones > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el vínculo Espacios de trabajo de su comunidad
  • Haga clic en la opción Generador en la sección Mis espacios de trabajo de la página.
  • Haga clic en el icono Componentes en la parte superior izquierda de la página, desplácese a la parte inferior del menú y haga clic en la opción Simple Sign de Adobe y arrástrela al diseño de página.
    • Arrastre el componente hacia donde desee que queden expuestos los acuerdos de Adobe Sign.
Arrastre Simple Sign a la plantilla del portal

 

La página se actualiza para mostrar el componente agregado en el diseño de página y expone el panel de administración para el componente en la esquina superior derecha.

El panel administración en la esquina superior derecha de la ventana solo tiene una opción configurable:

Plantilla del acuerdo: Cuál es la plantilla que controla los acuerdos enumerados en el componente

 

Seleccione la plantilla y, a continuación, haga clic en el botón Publicar para que el portal esté disponible.

  • Cada vez que realice un cambio en el portal o cualquier opción de configuración, debe volver a publicar el portal.

Incruste el código de Simple Sign en sus componentes de Lightning

El componente Simple Sign se puede incorporar en otro componente Lightning.

Código de ejemplo del componente:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

 

Cuando el componente está integrado mediante programación en otro componente, se pueden identificar los siguientes parámetros adicionales:

  • agreementId: El ID de Salesforce del acuerdo que está en proceso o como borrador 
    • Los acuerdos en estado borrador deben tener send-on-behalf (enviar en nombre de) configurado
  • templateId: El ID de Salesforce de la plantilla que rige los acuerdos generados
  • pollingInterval: El valor es un número en milisegundos
    • Esto indica el tiempo que pasa antes de cada intento de aplicar la URL de firma
      • El valor mínimo es 500
      • El valor máximo es 50 000
      • El valor predeterminado es 1000
  • showSigningModal
    • Si se establece en “false”, solo devolverá la signingURL sin cargar la página de firmar electrónicamente en un modal de superposición
    • Si se establece como “true”, devolverá la signingURL y también cargará la página de firmar electrónicamente en el modal de superposición
    • El valor predeterminado es “true”

 

Los parámetros siguen estas normas:

  • Debe especificarse agreementID o templateID
    • Si se especifican ambos, se utilizará el agreementID
    • Si no se especifica ninguno, se devolverá un error
  • Cuando se utiliza un agreementID, el acuerdo debe tener como estado borrador o mandado para su firma, donde al menos haya un destinatario restante por firmar
    • Si el acuerdo se encuentra en el estado borrador, envíelo como está, seleccione la URL de firma y muéstrela
    • Si el acuerdo está en proceso, seleccione la URL de firma y muéstrela
    • Si el acuerdo está en estado completado, muestre y notifique un error
  • Si se utiliza un templateID, el Envío automático está activado de todas formas
    • Cuando se utiliza un agreementID, la configuración de Envío automático se respeta en la plantilla
  • Las plantillas de acuerdo de Simple Sign deben tener un objeto maestro como Contacto
  • Se recomienda utilizar Enviar en nombre de porque la mayor parte de los usuarios de la comunidad no suelen estar autorizados para realizar envíos

 

El componente puede publicar eventos a los consumidores.  A continuación se muestra un ejemplo de controlador de eventos:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Los eventos disponibles son:

Acuerdo enviado

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Acuerdo cargado desde una plantilla

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Página de firma abierta

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Firmados

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

No firmado

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Error durante cualquier acción

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"


Requisitos de la plantilla de acuerdo para Simple Sign

Las plantillas en el entorno de Simple Sign se deben configurar para asignar al destinatario en función de una búsqueda de Objeto maestro, y ese objeto debe ser un contacto.

En la pestaña Detalles de plantilla:

  • Haga clic en el desplegable de Objeto de Salesforce
  • Seleccione Elegir entre otros objetos
    • aparece un nuevo campo desplegable
  • Seleccione Contacto en el segundo campo desplegable

  • Haga clic en la pestaña Destinatario
  • Elimine un destinatario que ya esté en la plantilla
  • Haga clic en el vínculo Agregar destinatario desde la variable de objeto o de tiempo de ejecución
    • Aparece la superposición Añadir destinatario
  • En el campo Elegir objeto o posición variable, seleccione Búsqueda basada en el campo de objeto principal
    • El primer destinatario debe establecerse como Objeto principal (Contacto) y el Campo de origen del objeto maestro debe ser el ID de contacto.
  • Haga clic en Guardar.

Un archivo de un tipo determinado debe asociarse a la plantilla para que Simple Sign funcione.  No existe la posibilidad de que “el emisor adjunte el documento” como un proceso de envío activo.

  • Haga clic en la pestaña Archivos adjuntos
  • Suba un documento de su sistema local
    • O seleccione el entorno en el que reside el documento (en la sección Seleccionar para añadir documentos).
      • Haga clic en el campo de búsqueda para ver todos los documentos disponibles en dicha sección
      • Seleccione uno cada vez para adjuntarlo a la plantilla

Haga clic en Guardar cuando todos los documentos estén adjuntos

Nota:

Cualquier archivo que suba se almacena en Salesforce (en la opción Salesforce CRM y Archivos)

Si tiene usuarios de portal que no tienen licencia en Adobe Sign, deberá evitar las licencias de usuario aprovechando la función “Enviar en nombre de” incorporada en el paquete.  Esto permite que un usuario de la comunidad genere un acuerdo con la licencia de otro usuario.

Esta modalidad requiere tres configuraciones:

  • Active la opción Permitir envío en nombre de otros en la configuración personalizada.
  • Configure un usuario autorizado para Permitir el envío en nombre de su usuario
  • Configure la Plantilla de acuerdo con el ID de Salesforce del usuario anterior 


Activar la configuración

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados
    • Se cargará la página de Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
    • Se cargará la página Configuración de Adobe Sign.

 3. Haga clic en el botón Gestionar.

 4. Haga clic en Nuevo (o en Editar si ya ha configurado antes las opciones).

  • Se cargará la página Configuración de Adobe Sign.

5. Busque Permitir envío en nombre de otros.

  • Active la configuración marcando la casilla.
  • Haga clic en Guardar.

Configure al Usuario para enviar acuerdos en su nombre

Para permitir que un Usuario pueda usar la función Enviar en nombre de, deben agregarse dos campos al diseño de registro de usuario:

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Administrador de objetos.
  • Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.
  • Seleccione Diseños de página de usuario en el raíl izquierdo de la página del objeto Usuario.
  • Haga clic en el vínculo Diseño de usuario.
  • Con Campos seleccionados, haga clic y arrastre los dos campos a continuación hasta la sección del diseño “Información adicional (encabezado visible solo en la edición)”
    • Permitir el envío como otro usuario (Adobe Sign)
    • Correo de Adobe Sign verificado 
  • Haga clic en Guardar

Con el campo en su lugar, active el usuario específico:

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
  • Haga clic en la acción Editar para el usuario “contacto de la comunidad”
  • En la página Editar usuario, sección de Información adicional
    • Marque la opción Permitir envío como otro usuario de Adobe Sign
    • Active la opción Verificar correo electrónico de Adobe Sign

Con la página Edición de usuario abierta, copie el ID de usuario de la URL en la barra del explorador.

El ID de usuario se encuentra en la URL de la página (resaltado en amarillo a continuación):

La URL anterior es (con el ID en negrita):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Asegúrese de no incluir %2F al principio ni %3 al final

  • Copie y guarde el ID de usuario para el siguiente paso

 

Haga clic en el botón Guardar cuando termine para guardar la configuración.


Actualice la plantilla con el ID de usuario

  • Vaya a Iniciador de aplicaciones > Adobe Sign > Plantillas de acuerdo
  • Haga clic en el Nombre de plantilla del acuerdo que desee editar.
Vaya a la plantilla del acuerdo.

Haga clic en la pestaña Destinatarios y edite el campo Enviar en nombre de

  • Pegue el userID de Salesforce en el campo (hay un ID de marcador de posición que puede eliminar sin problemas).
  • Haga clic en Guardar.
Editar Envío en nombre de


Limitaciones del componente

Hay algunas limitaciones para el componente de Simple Sign que debe tener en cuenta:

 

1. La plantilla no se puede configurar con Solo firma el remitente habilitado

○ En este caso, los usuarios de la comunidad verán un error que dice que no hay ninguna URL de firma para el usuario actual

2. La plantilla puede no tener la opción Activar campos de posición y vista previa activada

○ En este caso, el acuerdo se quedará en un estado previo al envío y no se cargará ninguna URL de firma

3. La plantilla puede no tener la opción Activar la firma alojada activada

4. Simple Sign no admite delegaciones

○ En este caso, el otro destinatario no podrá acceder a la URL de firma

5. Simple Sign no admite Sustituir al firmante (que es una forma de delegación)

○ En este caso, el nuevo firmante no podrá acceder a la URL de firma

6. Para acceder a las notas y archivos adjuntos de cualquier objeto de Salesforce, los administradores deben activar Permitir a los usuarios acceder a las notas y adjuntos en los Ajustes de Communities

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