Adobe Sign para Salesforce: Simple Sign

Simple Sign es un componente sencillo que permite que los usuarios del portal de la comunidad firmen acuerdos de autoservicio. Puede añadir Simple Sign fácilmente a cualquier portal Experience Cloud de Salesforce (como cliente, socio o empleado) o incorporarlo sin problemas a otros componentes de Lightning.

Se puede acceder a la función 'Simple Sign' (firma simple) desde los siguientes portales de algunas ediciones diferentes de la nube de la comunidad de Salesforce:

  • Portal B2C: los clientes utilizan las licencias de inicio de sesión de usuario de la comunidad y de inicio de sesión de usuario de la comunidad Plus
  • Portal B2B: licencia de usuario de la comunidad de partners

Dado que los usuarios de la comunidad son usuarios externos, su acceso a los datos de la organización está restringido. De forma predeterminada, no pueden acceder a los datos generados por los usuarios internos.

Para utilizar Simple Sign para firmar acuerdos en portales de la comunidad, debe implementar los siguientes pasos:

Requisitos previos

Para acceder a la funcionalidad de Simple Sign y utilizarla, debe verificar lo siguiente:

  • Que el paquete de Adobe Acrobat Sign para Salesforce versión 21.0 o posterior está instalado.
  • Asegúrese de que Lightning esté habilitado en su organización de Salesforce para que el portal funcione. Para habilitar la interfaz de Lightning, en el menú superior, seleccione Cambiar a Lightning. Si no, seleccione su nombre y, en el menú desplegable, seleccione Cambiar a experiencia Lightning.
  • Asegúrese de que la opción Generar plantillas de acuerdo de ejemplo está seleccionada al vincular Salesforce a Adobe Acrobat Sign.
link-accounts

  • Si no se generaron las plantillas durante la instalación o si ha actualizado una versión anterior del paquete a la versión 19, vaya a la pestaña Administrador de Adobe Acrobat Sign y seleccione Generar plantilla de acuerdo de Self Sign de ejemplo.
  • Verifique que la pestaña Plantillas del acuerdo tenga la plantilla Acuerdo de la comunidad de prueba.
verify-test-community-agreement

Activar Chatter

Para habilitar Chatter en su organización SFDC:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Chatter > Configuración de Chatter.
  2. Seleccione Editar.
  3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar.
  4. Seleccione Guardar.

Activar experiencias digitales

Para habilitar las experiencias digitales, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Experiencias digitales > Configuración.
  2. Seleccione la casilla de verificación Habilitar experiencias digitales.
  3. Proporcione un nombre de dominio para las experiencias.
    Si su cuenta ya tiene un dominio establecido, puede utilizar el mismo valor para las experiencias.
  4. Seleccione Guardar.
  5. En el cuadro de diálogo con una advertencia de que no se puede cambiar el dominio una vez establecido, seleccione Aceptar.

Activación de dos sitios de confianza de CSP

Debe configurar dos sitios de confianza de CSP (Directiva de seguridad de contenido) para permitir las direcciones URL base para su cuenta de Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Obtenga el valor de fragmento de su cuenta de Acrobat Sign de la siguiente manera:

    1. Inicie sesión en su cuenta de Adobe Acrobat Sign.
    2. De la URL, copie el parámetro justo antes de la parte de echosign.com (posiblemente adobesign.com) (el valor de fragmento). 
      Por ejemplo, la dirección URL https://caseyjones.na1.echosign.com tiene un valor de fragmento de na1.
    3. Cierre la pestaña.

    Descubra cómo identificar el entorno de cuenta de Adobe Acrobat Sign.

    global-settings

  2. Vaya a Configuración > Configuración > Seguridad > Sitios de confianza CSP y, a continuación, seleccione Nuevo sitio de confianza.

    csp-trusted-sites

  3. En la nueva página Definición del sitio que se abre, rellene los campos obligatorios de la siguiente manera:

    1. Nombre del sitio de confianza: proporcione un nombre como AcrobatSign
    2. URL del sitio de confianza: introduzca la URL del sitio https://secure.<shard>.adobesign.com
      Por ejemplo, https://secure.na1.adobesign.com
      Si su cuenta no se actualiza al dominio adobesign.com, puede utilizar echosign.com en su lugar.
    3. Seleccione la casilla de verificación Activo.
    4. Contexto: seleccione Experience Builder Sites for Context.
    5. Seleccione la casilla de verificación Directiva CSP Permitir sitio para frame-src.
    6. Seleccione Guardar.
    csp-trusted-site-definition

  4. Vuelva a Configuración > Configuración > Seguridad > Sitios de confianza CSP y, a continuación, seleccione Nuevo sitio de confianza.

  5. En la nueva página Definición del sitio que se abre, rellene los campos obligatorios de la siguiente manera:

    1. Nombre del sitio de confianza: proporcione un nombre como AcrobatSign2
    2. URL del sitio de confianza: introduzca la URL del sitio https://secure.adobesign.com
    3. Seleccione la casilla de verificación Activo.
    4. Contexto: seleccione Experience Builder Sites for Context.
    5. Seleccione la casilla de verificación Directiva CSP Permitir sitio para frame-src.
    6. Seleccione Guardar.
    Segundo sitio de confianza de CSP

  6. Compruebe los dos sitios de confianza de CSP.

    Sitios de confianza de CSP

Clonar el perfil de usuario de la comunidad

Para configurar sus perfiles de usuario y utilizar el portal de autoservicio de Adobe Acrobat Sign, debe clonar y editar uno de los perfiles estándar. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Perfiles.

  2. Para cualquiera de los perfiles de cliente estándar, seleccione Clonar.

    Hay cuatro perfiles de Comunidad de clientes y puede usar cualquiera de ellos para clonar y crear un perfil de usuario. Tenga en cuenta el tipo de Licencia de usuario del perfil que va a clonar.

    setup-profiles

  3. Proporcione un nombre intuitivo para su perfil clonado y seleccione Guardar.

    cloned-profile-name

  4. En la página de perfil clonado que se abre, seleccione Editar.

    cloned-profile-edit

  5. En la página Edición personalizada, desplácese hacia abajo, hasta Permisos de objetos personalizados, y active todos los objetos de Adobe Acrobat Sign. Puede seleccionar la casilla de verificación Modificar todo o solo los permisos necesarios para mayor seguridad. 

    cloned-prodile-custom-object-permissions

Creación de una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad

Debe crear una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad. 

El propietario de la cuenta debe tener una función asociada para activar usuarios del portal. Para asociar una función a su usuario de Salesforce, vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios. A continuación, en la lista de usuarios, seleccione Editar para un usuario y, en la página que se abre, abra el menú desplegable Función > seleccione una función > seleccione Guardar.

Para crear una cuenta:

  1. Inicie la aplicación Ventas desde el lanzador de aplicaciones.

  2. Abra el menú desplegable Cuenta y seleccione +Nueva cuenta.

  3. En la página Nueva cuenta que se abre, introduzca un valor de Nombre de cuenta y, a continuación, seleccione Guardar.

    El nombre de cuenta debe identificarla como una del portal de Adobe Acrobat Sign. El nombre de la cuenta es el único valor que debe proporcionar aquí.

    create-new-account

Configurar el SFDC de la página de la comunidad

  1. Vaya a ConfiguraciónHerramientas de plataforma > Configuración de la funcionalidad > Experiencias digitales > Todos los sitios.

  2. Seleccione Nuevo.

  3. Seleccione la experiencia del Servicio de atención al cliente.

    La experiencia Servicio de atención al cliente es necesaria para los componentes de autoservicio.

  4. Cuando se cargue la página de Servicio de atención al cliente, seleccione Empezar.

  5. En la página del que se abre, haga lo siguiente:

    1. Escriba un Nombre para la comunidad. Opcionalmente, puede agregar un nombre específico del sitio a la URL, lo que resulta útil si tiene varias Comunidades
    2. Una vez configurado el nombre, seleccione Crear.

    Aparece un hermoso espectáculo gráfico mientras se crea la Comunidad. Una vez que haya terminado, se muestra la página de la Comunidad. 

    El nombre de la Comunidad se muestra en la parte superior de la ventana (resaltado en amarillo).

    La cadena específica del sitio en la dirección URL se puede ver en la barra de direcciones (resaltada en verde azulado).

Configuración del espacio de trabajo de la Experiencia para habilitar usuarios

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Experiencias digitales > Todos los sitios.

  2. Para su comunidad, seleccione Espacios de trabajo.

  3. En la página Mis espacios de trabajo que se abre, seleccione Administración.

  4. En la página Administración de su comunidad:

    1. En el panel izquierdo, seleccione Configuración y luego seleccione Activar para el Indicador de estado.
    2. En el panel izquierdo, seleccione Miembros.
    3. En el menú desplegable Buscar, seleccione Todo.
    4. En la lista Perfiles disponibles, seleccione el perfil personalizado que ha creado.
    5. Seleccione Agregar para mover el perfil a la lista Perfiles seleccionados.
    6. Seleccione Guardar.

Establecer como pública la visibilidad de perfil para la configuración de correo electrónico del usuario de la comunidad

  1. Abra la página Contacto del usuario que está utilizando para enviar en su nombre y, a continuación, selecione Iniciar sesión en Experiencia como usuario.

    Inicie sesión en Experience como usuario

  2. En la esquina superior derecha de la interfaz del portal que se abre, seleccione el nombre de usuario y, a continuación, seleccione Mi configuración en el menú desplegable.

  3. En la página Mi configuración que se abre:

    1. En la sección Visibilidad de perfil, establezca el valor de Correo electrónico como Público.
    2. Seleccione Guardar.

Añada el componente Adobe Simple Sign al espacio de trabajo

  1. Vaya a Configuración Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Experiencias digitales > Todos los sitios.

  2. Para su comunidad, seleccione Espacios de trabajo.

  3. En la sección Mis espacios de trabajo de la página, seleccione Generador.

  4. En la parte superior izquierda de la página, seleccione el icono de Componentes, desplácese hasta la parte inferior del menú y arrastre y suelte la opción Adobe Simple Sign en el diseño de página.

    Arrastre el componente hacia donde desee que queden expuestos los acuerdos de Adobe Sign

    Arrastre Simple Sign a la plantilla del portal

    La página se actualiza para mostrar el componente agregado en el diseño de página y expone el panel de administración para el componente en la esquina superior derecha.

  5. En el panel de administración, seleccione Plantilla de acuerdo y luego seleccione Publicar para que el portal esté disponible.

    Nota:

    Después de cada cambio en el portal o en la configuración, debe volver a publicar el portal.

Incruste el código de Simple Sign en sus componentes de Lightning

Puede incrustar el componente Simple Sign en otro componente de Lightning mediante el siguiente código de ejemplo:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

Al incrustar el componente mediante programación en otro componente, puede especificar parámetros adicionales:

  • agreementId: el ID de Salesforce del acuerdo en curso o borrador. Los acuerdos en estado borrador deben tener send-on-behalf (enviar en nombre de) configurado.
  • templateId: el ID de Salesforce de la plantilla que rige los acuerdos generados.
  • pollingInterval: tiempo en milisegundos antes de cada intento de obtener la dirección URL de firma. El valor mínimo es 500, el valor máximo es 50 000 y el valor predeterminado es 1000.
  • showSigningModal: si se establece en false, solo devolverá signingURL sin cargar la página de firmar electrónicamente en un modal de superposición. Si se establece en true, devolverá signingURL y cargará la página de firmar electrónicamente en el modal de superposición. El valor predeterminado es true.

Los parámetros siguen estas normas:

  • Debe especificarse agreementID o templateID. Si se especifican ambos, se utilizará agreementID. Si no se especifica ninguno, se devolverá un error.
  • Cuando se utiliza un agreementID, el acuerdo debe estar en el estado borrador o enviarse para su firma, con al menos un destinatario pendiente de firmar.
  • Si el acuerdo se encuentra en estado de borrador, se enviará tal cual y se mostrará la dirección URL de firma.
  • Si el acuerdo está en curso, se obtendrá la dirección URL de firma y se mostrará.
  • Si el acuerdo se ha completado, se mostrará un error.
  • Cuando se utiliza un templateID, el envío automático se habilita independientemente.
  • Cuando se utiliza un agreementID, la configuración de Envío automático se respeta en la plantilla.
  • Las plantillas de acuerdo de Simple Sign deben tener un tipo de objeto principal de Contacto.
  • Enviar en nombre de es muy recomendable porque la mayoría de los usuarios de la comunidad no suelen estar autorizados para realizar envíos.

El componente puede publicar eventos a los consumidores. A continuación se muestra un ejemplo de controlador de eventos:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

En la tabla siguiente se enumeran los eventos disponibles:

Acuerdo enviado

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Acuerdo cargado desde una plantilla

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Página de firma abierta

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Firmados

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

No firmado

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Error durante cualquier acción

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"

Configurar la plantilla de acuerdo para Simple Sign

Las plantillas en el entorno de Simple Sign se deben configurar para asignar al destinatario en función de una búsqueda de Objeto principal y ese objeto debe ser un Contacto.

  1. En la pestaña Detalles de la plantilla:

    1. Abra el menú desplegable Objeto de Salesforce y luego seleccione Elegir entre otros objetos.
    2. En el nuevo campo desplegable que aparece, seleccione Contacto.
  2. En la pestaña Destinatarios:

    1. Elimine el destinatario existente en la plantilla.
    2. Seleccione Agregar destinatario desde objeto o variable de tiempo de ejecución.
    3. En la superposición Agregar destinatario que aparece:
      1. En el campo Elegir objeto o variable de tiempo de ejecución, seleccione Búsqueda basada en el campo de objeto principal.
      2. Establezca el primer tipo de destinatario como objeto principal (contacto) y el campo de origen del objeto principal como ID de contacto.
      3. Seleccione Guardar.

Para utilizar Simple Sign, debe adjuntar un archivo a la plantilla. A diferencia de un proceso de envío activo, el remitente no puede adjuntar el documento más adelante. Para adjuntar un archivo a la plantilla:

  1. Vaya a la pestaña Archivo adjunto y luego cargue un documento desde su dispositivo.

    Como alternativa, elija la ubicación de su documento en la sección "Seleccionar para añadir documentos".

  2. Seleccione el campo de búsqueda para ver todos los documentos disponibles en esa sección.

  3. Adjúntelos a la plantilla uno por uno seleccionándolos.

  4. Una vez que se hayan adjuntado todos los documentos, seleccione Guardar.

    Nota:

    Cualquier archivo que cargue se almacena en Salesforce bajo la sección CRM y archivos de Salesforce.

Si algunos de los usuarios del portal carecen de licencias de Adobe Sign, puede habilitar la función "Enviar en nombre de" para solucionar las limitaciones de licencia. Esto permite que un usuario de la comunidad cree un acuerdo con otra licencia de usuario.

Para configurar dicha función, siga estos tres pasos:

  1. Habilite "Permitir envío en nombre de otros" en la configuración personalizada.
  2. Permita que un usuario con licencia envíe en nombre de otros.
  3. Configure la Plantilla de acuerdo con el ID de Salesforce del usuario mencionado arriba.

Activar la configuración

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

    Se cargará la página Configuración personalizada.

  2. En la lista de Configuración de Adobe Sign, seleccione Administrar.

  3. Seleccione Nuevo (o Editar, si ya ha configurado antes las opciones).

    Carga la página Configuración de Adobe Sign.

  4. Busque y seleccione la casilla de verificación Permitir envío en nombre de otros.

  5. Seleccione Guardar.

Configurar el usuario para que se envíen acuerdos en su nombre

Para permitir que un Usuario pueda usar la función Enviar en nombre de, deben agregarse dos campos al diseño de registro de usuario:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

  2. En la página Gestor de objetos, seleccione la etiqueta Usuario

  3. En el panel izquierdo de la página Usuario, seleccione Diseños de página de usuario y, a continuación, seleccione el diseño de un usuario.

    configure-user-1

  4. Debajo de Diseño de usuario, seleccione la opción Campos y, a continuación, arrastre y suelte los dos campos siguientes en la sección Información adicional (el encabezado solo está visible al editar) del diseño:

    • Permitir el envío como otros usuarios
    • Correo de Adobe Acrobat Sign verificado
  5. Una vez que haya configurado los campos, siga estos pasos para habilitar el usuario específico:

    1. Vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
    2. Para el usuario 'Contacto de la comunidad', seleccione Editar.
    3. En la página Edición de usuario, busque la sección Información adicional.
    4. Seleccione las casillas Permitir envío como otros usuarios y Correo electrónico de Adobe Acrobat Sign verificado.
    5. Mientras se encuentra en la página Edición de usuario, copie el ID de usuario de la dirección URL en la barra de direcciones del explorador.

    Encontrará el ID de usuario en la dirección URL de la página (resaltada en amarillo a continuación):

  6. En la dirección URL (resaltada arriba), copie y guarde el ID de usuario (en negrita) para el siguiente paso. Asegúrese de excluir el %2F al principio y el %3 al final. Una vez hecho esto, seleccione Guardar.

    URL: https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Actualice la plantilla con el ID de usuario

  1. Vaya a Lanzador de aplicaciones > Adobe Acrobat Sign > Plantillas de acuerdo.

  2. Haga clic en el nombre de la plantilla de acuerdo que desee editar.

  3. En la pestaña Destinatarios, seleccione el campo Enviar en nombre de y luego pegue el ID de usuario de Salesforce en el campo.

    Puede eliminar de forma segura el ID del marcador de posición sin ningún problema.

  4. Seleccione Guardar.

Conceder acceso a los datos de integración de Salesforce

Los objetos personalizados de nuestro paquete se establecen inicialmente como "privados" para los usuarios externos de forma predeterminada. Los conjuntos de permisos de usuario de la comunidad proporcionan acceso a los objetos personalizados y sus campos, pero no a los registros creados por otros usuarios (tanto internos como externos).

En los portales de la comunidad, los administradores disponen de las dos opciones siguientes para configurar los flujos de firmar electrónicamente:

  • Utilizar nuestros componentes prediseñados (Self-Sign y Simple-Sign).
  • Crear sus propios flujos con nuestras API Apex. 

En ambos casos, los administradores suelen utilizar plantillas de acuerdo para permitir que los usuarios de la comunidad inicien flujos de firmar electrónicamente o participen en ellos. Para que esto funcione, los usuarios de la comunidad necesitan acceso de solo lectura a las plantillas de acuerdo y a los recursos relacionados, como los objetos de asignación de combinación y datos, que suelen crear los usuarios internos.

El tipo de licencia de usuario de la comunidad determina cómo se puede conceder el acceso:

  • Licencia de inicio de sesión de usuario de la comunidad: los administradores pueden habilitar "Ver todo" para las plantillas de acuerdo y los objetos de asignación de combinación/datos a través del perfil de usuario de la comunidad para conceder acceso.
  • Licencia de inicio de sesión de usuario de la comunidad PLUS y licencia de usuario de la comunidad de partners: no es posible activar el acceso "Ver todo" a través del perfil. Los administradores deben utilizar reglas de uso compartido basadas en funciones para proporcionar acceso.

Conceder acceso a las plantillas de acuerdo y objetos relacionados

Para que los usuarios de la comunidad creen acuerdos mediante plantillas de acuerdo, deben tener acceso "Ver todo" a las plantillas de acuerdo y objetos asociados.

  • Plantilla de acuerdo (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
  • Asignación de combinación (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
  • Asignación de datos (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Si las plantillas de Document Builder de Acrobat Sign se utilizan con la plantilla Acuerdo como un archivo adjunto, los objetos siguientes deben tener acceso a los usuarios de la comunidad:

  • Plantilla de Document Builder (adobesign_Document_Template__c)

  • Asignación de campos de objetos (adobesign_Object_Field_Mapping__c)

Limitaciones de Simple Sign

  • Si la plantilla no está configurada con la opción Solo firma el remitente habilitada, los usuarios de la comunidad encontrarán un error que indica que no hay ninguna dirección URL de firma disponible para ellos.

  • Si la plantilla carece de la opción Habilitar campos de previsualización y posición, el acuerdo permanecerá en el estado de envío previo y no se cargará ninguna dirección URL de firma.

  • Si la plantilla no tiene la opción Habilitar firma alojada, las firmas alojadas no se admitirán.

  • Simple Sign no admite la delegación. Otros destinatarios no tendrán acceso a la dirección URL de firma.

  • Simple Sign no admite Reemplazar firmante (una forma de delegación). Los nuevos firmantes no tendrán acceso a la dirección URL de firma.

  • Para acceder a las notas y archivos adjuntos de un objeto de Salesforce, los administradores deben habilitar "Permitir a los usuarios acceder a las notas y archivos adjuntos" en la Configuración de Communities.

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