Adobe Sign para SharePoint Online: guía de instalación de flujo de trabajo

Las acciones relativas a los flujos de trabajo de Adobe Sign para SharePoint Online permiten a los administradores de flujos de SharePoint agregar acciones de Adobe Sign en sus flujos de trabajo a través del diseñador de flujos de SharePoint. La solución está disponible como complemento para las instancias de Microsoft SharePoint Online. Dicho complemento permite a los usuarios crear un flujo de trabajo de lista en una biblioteca de documentos o lista personalizada que los usuarios de SharePoint pueden usar para:

• Enviar documentos a un único destinatario o a varios mediante las listas de SharePoint y asignando datos de listas de SharePoint a documentos al enviarlos para su firma.
• Comprobar el estado del acuerdo.
• Cancelar el acuerdo tras haberlo enviado para su firma.
• Descargar el acuerdo firmado en un anexo de la lista (en el caso de las listas personalizadas) o como documento con un nombre diferente (en el caso de las bibliotecas de documentos).

Requisitos

La solución Adobe Sign solo puede instalarla y configurarla un administrador de Microsoft SharePoint; también necesitará privilegios de administrador en el servidor de SharePoint. Consulte la documentación de SharePoint y póngase en contacto con el administrador de SharePoint de su organización para obtener permisos del sistema adicionales que pueda necesitar para instalar complementos de SharePoint. Para configurar la solución, también necesita ser administrador de cuenta de Adobe Sign y tener acceso a la clave API de su cuenta de Adobe Sign. Los requisitos indicados a continuación abarcan los componentes necesarios tanto del servidor como del cliente para lograr una instalación correcta y poder ejecutar Adobe Sign para SharePoint.

• Alojado en Microsoft SharePoint
• Internet Explorer 11 y versiones posteriores

Instalación del WSP de Adobe Sign en la colección de sitios

Carga y activación del paquete .wsp

1. Obtenga el paquete .wsp más reciente de su administrador de éxito (solo para instalaciones existentes)

• Nota: Workflow ahora es obsoleto y no está disponible para nuevas instalaciones. Consulte las instrucciones de Microsoft Flow, que ocupa su lugar

2. Vaya a Colección de sitios > Configuración del sitio > Galerías del diseñador web > Soluciones.

Nota: _catalogs/solutions/Forms/AllItems.aspx

3. Cargue el archivo .wsp.

4. Active funcionalidad del sitio de forma manual:

• Vaya a Configuración del sitio > Acciones del sitio > Administrar características del sitio.
• Haga clic en el botón Activar junto a Acciones de flujo de trabajo de Adobe eSign.
• Haga clic en el botón Activar junto a Lista de configuración de acciones de flujo de trabajo de Adobe eSign.

Rellene la lista de configuración de eSign.

Rellenar la lista de configuración de eSign requiere que genere e introduzca varios campos exclusivos. 

Se recomienda abrir Bloc de notas o algún otro editor de texto para poder guardar las claves generadas e introducirlas todas al mismo tiempo.

Debe:

• Generar eSignIntegrationKey (en la aplicación Adobe Sign).
• Obtener spTenantID en SharePoint.
• Generar las claves spClientID y spClientSecret en SharePoint.
• Conceder permisos a la nueva entidad de servicio en SharePoint.
• Insertar eSignConnectorURL.

Paso 1: generar eSignIntegrationKey

Para generar una clave de integración en Adobe Sign:

1. Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Sign.

2. Vaya a Cuenta > API de Adobe Sign > Información de API.

3. Haga clic en el vínculo Clave de integración en el centro de la página.

Se carga la interfaz Crear clave de integración:

1. Proporcione un nombre intuitivo para la clave (p. ej.: SharePoint).

2. La clave de integración debe tener los siguientes elementos activados:

• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read

3. Haga clic en Guardar cuando haya configurado la clave.

Aparece la página Tokens de acceso que muestra las claves definidas en su cuenta.

4. Haga clic en la definición de clave creada para SharePoint.

• El vínculo Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.

5. Haga clic en el vínculo Clave de integración.

Se muestra la clave de integración:

6. Copie esta clave y guárdela para añadirla a la lista de configuración de eSign.

7. Haga clic en Aceptar.

• Ya ha terminado con la aplicación Adobe Sign y puede cerrar sesión.

Paso 2: obtener el spTenantID

Para obtener el valor spTenantID:

1.        Vaya a Configuración del sitio > Usuarios y permisos > Permisos de aplicaciones del sitio.

2.       Bajo el identificador de la aplicación, copie la parte tras @.

• Es decir: i:0i.t|ms.sp.ext|d559ac84-d8e6-4515-9229-89w01@870fe83b-ye9d-96d3-n1d0-9et51ar2e792e

3. Guarde este valor para insertarlo en la lista de configuración de eSign.

Paso 3: Generar las claves spClientID y spClientSecret

Para generar las claves spClientID y spClientSecret:

1. En la URL de su sitio de SharePoint, después de sharepoint.com/sites/{susitio} pegue la siguiente cadena: _layouts/15/appregnew.aspx

• Se abre una nueva página que le permite generar ambas claves.

2. Haga clic en los botones Generar de Id. de cliente y Secreto de cliente.

3. Copie ambas claves y guárdelas para añadirlas a la lista de configuración de eSign.

4. Inserte los siguientes valores literales en los campos restantes:

• Título: Adobe Sign
• Dominio de la aplicación: spintegration.echosign.com/sharepoint
• URL de redirección: https://spintegration.echosign.com/sharepoint

5. Haga clic en Crear.

• De este modo se coloca una nueva entidad de servicio en Azure AD.
• Puede reutilizar la misma entidad en varias colecciones de sitios.

Paso 4: Conceder permisos a la nueva entidad de servicio

Conceda permisos a la nueva entidad de servicio

1. En la URL de su sitio de SharePoint, después de sharepoint.com/sites/{susitio} pegue la siguiente cadena: _layouts/15/appinv.aspx

• Hay que hacer esto en cada sitio donde se espere ejecutar los flujos de trabajo.

Los campos deben incluir el contenido para la aplicación del paso anterior:

• Id de la aplicación: el Id. de cliente que acaba de generar.
• Título: Adobe Sign
• Dominio de la aplicación: spintegration.echosign.com/sharepoint
• URL de redirección: https://spintegration.echosign.com/sharepoint

2. Copie y pegue el siguiente código en el campo XML de solicitud de permiso:

3. Haga clic en Crear.

4. Haga clic en Confiar cuando las página vuelva a cargarse.

Puede ver los permisos resultantes en Configuración del sitio > Permisos de aplicaciones del sitio.

Paso 5: Insertar el eSignConnectorURL

La dirección eSignConnectorURL es el valor literal: https://spintegration.echosign.com/sharepoint

Configuración de la lista de eSignConfig

1. En los Contenidos del sitio donde se ha activado la característica Lista de configuración de flujo de trabajo de Adobe eSign, busque la lista eSignConfig y haga clic en ella.

2. Cree un nuevo elemento para abrir un nuevo formulario de configuración.

3. Rellene los siguientes valores:

• Título: “Config”.
• spClientID: inserte el valor de ClientID del paso 3.
• spClientSecret: inserte el valor de ClientSecret del paso 3.
• spTenantID: inserte el valor de TenantID del paso 2.
• eSignIntegrationKey: inserte la clave de integración de Adobe Sign del paso 1.
• eSignConnectorURL: introduzca https://spintegration.echosign.com/sharepoint
• debugStatements: No

4. Haga clic en Guardar.

Consideraciones de seguridad para leer la lista eSignConfig desde la acción de flujo de trabajo

Es recomendable que solo los administradores de colecciones de sitios tengan acceso a la lista eSignConfig.

Si el flujo de trabajo lo inicia el usuario que tiene acceso a la lista eSignConfig, se ejecuta sin problemas. Sin embargo, si el usuario no tiene acceso a la lista, es necesario encapsular las acciones del flujo de trabajo en el paso de la aplicación.

1. En el sitio donde está publicado el flujo de trabajo:

• Vaya a Configuración del sitio > Características del sitio.
• Active la característica Los flujos de trabajo pueden usar permisos de aplicación.

2. Obtenga el Id. de la entidad de servicio del flujo de trabajo.

• Vaya a Configuración del sitio > Permisos de aplicaciones del sitio.

Ejemplo: flujo de trabajo i:0i.t|ms.sp.ext|d55e6c84-d8e6-4515-9229-896we4554601@870f107b-dc9d-47d3-9ad0-9d851rr2e762e

3. Otorgue a la entidad de servicio del flujo de trabajo permisos en _layouts/15/appinv.aspx similar del mismo modo que hizo con la aplicación.

4. Confíe en la entidad de servicio del flujo de trabajo.

El paso de la aplicación ya debería estar disponible en SharePoint Designer (es necesario reiniciar):

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