Adobe Acrobat Sign omatoimiseen allekirjoittamiseen: Käyttöopas

Adobe Acrobat Sign Salesforcen Omatoiminen allekirjoittaminen -ominaisuudella yhteisöportaalin käyttäjät voivat allekirjoittaa itsepalvelusopimuksia. Voit lisätä Self Signin mihin tahansa Salesforce Experience Cloud -portaaliin, kuten asiakkaaseen, kumppaniin, työntekijään ja muihin, jotta käyttäjät voivat aloittaa ja allekirjoittaa sopimuksensa suoraan portaalista.

Omatoiminen allekirjoittaminen on käytettävissä seuraavissa Salesforce-yhteisöpilvipalvelun eri versioiden portaaleissa:

• B2C-portaali: asiakkaat käyttävät yhteisökäyttäjän kirjautumisen lisenssejä sekä yhteisökäyttäjän kirjautumisen PLUS-lisenssejä
• B2B-portaali: kumppaniyhteisön käyttöoikeus

Jotta yhteisöportaalin käyttäjät voivat vastaanottaa ja allekirjoittaa sopimuksia yhteisöportaalissa, sinun tulee suorittaa seuraavat vaiheet:

• Edellytysten vahvistaminen
• Ota Chatter käyttöön (Vain Commercial Cloud -käyttäjille)
• Aktivoi kaksi CSP:n luotettua sivustoa
  
• Ota käyttöön Adobe Acrobat Sign -yhteisökäyttäjän käyttöoikeusjoukko kaikille
  
• Yhteisöportaalin käyttäjän luominen
• Tilin ja yhteyshenkilön luominen yhteisölle
• Digital Experiencesin käyttöön ottaminen
• SFDC-yhteisösivun määrittäminen
• "Salli lähettäminen toisena käyttäjänä" -asetuksen käyttöön ottaminen
• Salli käyttöoikeus Salesforce-integrointitiedoille
• Salli oikeus sopimusmallien ja niihin liittyvien objektien käyttöön
• Yhteisöportaalin käyttäminen sopimusten lähettämiseen ja allekirjoittamiseen

• Siirry Adobe Acrobat Sign -järjestelmänvalvojan välilehdelle ja valitse Luo sopimusmalliesimerkkejä -vaihtoehto, jos sitä ei ole vielä valittu. Kun olet valmis, valitse Tallenna.
  

Huomautus: Ihanteellisesti sinun on valittava Luo sopimusmalliesimerkkejä -vaihtoehto, kun linkität Acrobat Sign -tilisi Salesforceen.

• Jos malleja ei ole luotu asennuksen aikana tai jos olet päivittänyt vanhemmasta versiosta pakettiversioon 19, mallit on luotava seuraavasti:
  1. Siirry Adobe Acrobat Signin järjestelmänvalvoja -välilehteen.
  2. Valitse oikean paneelin Resurssit-luettelosta Luo omatoimisen allekirjoittamisen sopimusmalliesimerkki.
     Se avaa Testiyhteisösopimus-mallin Sopimusmallit -välilehdellä.
  3. Tarkista  Testiyhteisösopimusmallin Lisäasetukset-kohdassa, että Sopimustyyppi on Salassapitosopimus.

Chatterin käyttöön ottaminen (vain Commercial Cloud -käyttäjille versioissa 18–22)

Jos käytät Commercial Cloudissa Acrobat Sign for Salesforcen versiota 22 tai vanhempaa, sinun tulee ottaa Chatter käyttöön SFDC-organisaatiossasi. 

Kahden CSP:n luotettujen sivustojen aktivoiminen

Sinun on määritettävä kaksi CSP:n (Content Security Policy) luotettua sivustoa, jotta Adobe Acrobat Sign -tilisi URL-perusosoitteet voidaan sallia. Se tehdään näin:

Ota käyttöön Adobe Acrobat Sign -yhteisökäyttäjän käyttöoikeusjoukko kaikille

Yhteisökäyttäjille, joilla on Adobe Acrobat Sign -yhteisökäyttäjän oikeudet, on sallittava käyttöoikeusjoukko, jolla he voivat käyttää portaalia. Se tehdään näin:

Huom.: voit rakentaa yhteisöportaalin ottamatta käyttöön Adobe Acrobat Sign -yhteisökäyttäjän käyttöoikeusjoukkoa.

Yhteisöportaalin käyttäjän luominen

Jos haluat määrittää käyttäjäprofiilisi käyttämään Adobe Acrobat Sign -itsepalveluportaalia, sinun on kloonattava ja muokattava yhtä standardiprofiilia. Se tehdään näin:

Tilin ja yhteyshenkilön luominen yhteisölle

Sinun on luotava yhteisölle tili ja yhteyshenkilö. 

Tilin omistajaan on liitettävä rooli, jotta hän voi ottaa portaalin käyttäjiä käyttöön. Jos haluat liittää roolin Salesforce-käyttäjään, siirry kohtaan Määritys > Hallinta > Käyttäjät > Käyttäjät. Valitse sitten käyttäjäluettelosta Muokkaa käyttäjälle ja avaa avautuvalla sivulla Rooli-pudotusvalikkolista > valitse rooli > valitse Tallenna.

Ota käyttöön Digital Experiences

Digitaalisten elämysten ottaminen käyttöön:

1. Siirry kohtaan: Määritys > Alustan työkalut > Ominaisuusasetukset > Digitaaliset Experiences > Asetukset.
2. Valitse Ota käyttöympäristö käyttöön -valintaruutu.
3. Valitse Ota Experience Workspaces käyttöön -valintaruutu, jos se ei ole jo käytössä.
4. Valitse Tallenna. 

SFDC-yhteisösivun määrittäminen

SFDC-yhteisöportaalisivu tulee määrittää seuraavasti:

Ota käyttöön "Salli lähettäminen toisena käyttäjänä" -asetus

Voit ottaa Salli lähettäminen toisten puolesta -asetuksen käyttöön käyttäjille, joilla ei ole Adobe Acrobat Sign -käyttöoikeutta. Näin yhteisön käyttäjä voi luoda sopimuksen toisen käyttäjän lisenssillä.

Tämän asennuksen tekemiseksi seuraavat määritysvaiheet tulee tehdä loppuun:

Salli käyttöoikeus Salesforce-integrointitiedoille

Paketin mukautetut objektit on oletusarvoisesti asetettu ”yksityisiksi” ulkoisille käyttäjille. Yhteisön käyttäjien käyttöoikeusjoukoilla voit käyttää mukautettuja objekteja ja niiden kenttiä, mutta et muiden käyttäjien (sisäisten etkä ulkoisten) luomia tietueita.

Yhteisöportaaleissa järjestelmänvalvojilla on seuraavat kaksi vaihtoehtoa eSign-työnkulkujen määrittämiseen:

• Käytä valmiita komponenttejamme (omatoiminen allekirjoittaminen ja yksinkertainen allekirjoittaminen).
• Luo omat työnkulkusi Apex API:en avulla. 

Molemmissa tapauksissa hallinnoijat käyttävät usein sopimusmalleja, joiden avulla yhteisön käyttäjät voivat aloittaa eSign-työnkulkuja tai osallistua niihin. Jotta tämä toimisi, yhteisön käyttäjillä on oltava vain luku -oikeudet sopimusmalleihin ja niihin liittyviin resursseihin, kuten yhdistämis- ja tietomääritysobjekteihin, jotka ovat tyypillisesti sisäisten käyttäjien luomia.

Yhteisön käyttöoikeuden tyyppi määrittää, miten käyttöoikeus voidaan myöntää:

• Yhteisökäyttäjän kirjautumisen lisenssi: Hallinnoijat voivat myöntää käyttöoikeudet ottamalla yhteisön käyttäjäprofiilissa käyttöön Näytä kaikki -toiminnon sopimusmalleille sekä yhdistämis- ja tietojen vastaavuusmääritysobjekteille.
• Yhteisökäyttäjän kirjautumisen PLUS-lisenssi ja kumppaniyhteisön käyttäjälisenssi: Näytä kaikki -toimintoa ei voi käyttää profiilin kautta. Hallinnoijien on käytettävä roolipohjaisia jakosääntöjä käyttöoikeuksien myöntämiseen.

Salli oikeus sopimusmallien ja niihin liittyvien objektien käyttöön

Jotta yhteisön käyttäjät voivat luoda sopimuksia sopimusmallien avulla, heille on myönnettävä Näytä kaikki -oikeudet sopimusmalleihin ja niihin liittyviin objekteihin.

• Sopimusmalli (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
• Yhdistämisen vastaavuusmääritys (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)

• Tietojen vastaavuusmääritys (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Jos Acrobat Sign Document Builder -malleja käytetään sopimusmallin kanssa tiedostoliitteenä, yhteisön käyttäjille on myönnettävä käyttöoikeudet seuraaviin objekteihin:

• Document Builder -malli (adobesign__Document_Template__c)

• Objektikentän vastaavuusmääritys (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Yhteisöportaalin käyttäminen sopimusten lähettämiseen ja allekirjoittamiseen

Jos haluat käyttää yhteisöportaalia sopimusten lähettämiseen ja allekirjoittamiseen, löydät neuvoa seuraavista aiheista:

• Ennakkoedellytysten vahvistaminen.
• Varmista, että tilitason mallit täyttävät vaatimukset. 
• Ota selvää, miten voit lähettää sopimuksia käyttäjille yhteisöportaalissa.. 
• Katso Sopimusmallin asetukset.
• Katso, miten käyttäjät tarkastelevat ja allekirjoittavat sopimuksia yhteisöportaalissa.

Ennakkoedellytysten vahvistaminen

Jotta voit lähettää sopimuksia tai allekirjoittaa niitä yhteisöportaalin kautta, sinun on varmistettava, että:

• Yhteisöportaali on määritetty:
  • Portaalin on oltava aktiivinen.
  • Varmista, että käyttäjillä on pääsy oikeaan profiiliin.
    
  • Adobe Acrobat Sign -komponentti on asennettu.
• Käyttäjät on määritetty yhteisöä varten.:
  • Käyttäjät on otettu yhteisössä käyttöön.
  • Käyttäjille on määritetty oikea käyttöoikeus ja profiili.

Tilitason mallin vaatimustenmukaisuuden varmistaminen

Tilitason mallin on täytettävä seuraavat vaatimukset:

• Se on luotu sopimusmallilla, joka noudattaa sopimustyyppiä.
• Se sisältää pääobjektityypin, jonka tyyppi on Yhteystieto.
• Se sisältää liitetiedoston.
  
• Valinnaisesti siinä on määritetty asetus Lähetä tämän käyttäjän puolesta.

Ota selvää, miten voit lähettää sopimuksia käyttäjille yhteisöportaalissa

Voit käyttää mitä tahansa seuraavista kahdesta tavasta toimittaaksesi sopimuksia käyttäjille yhteisöportaalissa:

• Suoran lähetyksen kautta – Jos lähetät sopimuksen Salesforce- yhteyshenkilölle, sopimukset näkyvät kyseisen käyttäjän henkilökohtaisessa portaalinäkymässä.
  
• Tilimallin kautta – Kun tililtä tarvitaan allekirjoituksia, voit luoda mallin ja asettaa sen käyttäjien nähtäväksi. Käyttäjän näkökulmasta tämä näyttää samalta, mutta tämä toimintatapa luo uuden sopimuksen vasta, kun käyttäjä napsauttaa Allekirjoitettu/Hyväksytty-painiketta. Lisätietoja löytyy Sopimusmalli-osassa.

Sopimusmalli voidaan lisätä yhteisöportaaliin yhteisön komponenttien hallintapaneelin kautta. Kun malli lisätään, se näkyy Odottaa sinua -osiossa ja näyttää täsmälleen samalta kuin suoraan käyttäjälle lähetetty sopimus.

Erona on se, että Lähetä/Hyväksy -painike käynnistää mallin uuden sopimuksen luomiseksi sillä hetkellä, kun sitä napsautetaan, minkä jälkeen sopimusta isännöidään portaalissa. Sopimusluetteloon ei siis lisätä näitä mahdollisia sopimuksia ennen kuin käyttäjä aloittaa allekirjoittamisen.

Vain yhtä mallia voidaan käyttää kerrallaan, ja sitä ohjataan hallintapaneelin muilla asetuksilla (kuvattu alla).

Sopimusmallin asetukset

• Sopimuksen laajuus: Määrittää mallin käynnistämisen käyttäjärajoituksen.
  Jos asetuksena on "Käyttäjä", kaikki portaalin käyttöoikeudet saaneet käyttäjät voivat käyttää mallia. Jokainen käyttäjä voi allekirjoittaa oman kopionsa sopimuksesta. Tällä asetuksella jokainen allekirjoitettu kopio näkyy portaalin Valmiit sopimukset -osiossa.
  Jos asetuksena on "Tili", vain ensimmäinen sopimuksen luonut käyttäjä voi allekirjoittaa sen. Kun sopimus on viimeistelty, se katoaa muiden käyttäjien näkymistä.
• Uusintapäivät: Tämä määrittää, milloin mallilinkki tulee asiakkaalle uudelleen näkyviin, vaikka asiakas ei näe sitä suoraan. Tämä arvo määrittää, kuinka monen päivän kuluttua edellisestä mallin allekirjoituskerrasta linkki voidaan taas avata. Esimerkiksi arvo 360 varmistaa, että sopimusmallin linkki tulee uudelleen näkyviin 360 päivää allekirjoittamisen jälkeen.
  
• Ylätunnisteen otsikko ja logo: Ylätunnisteen otsikko on muokattava tekstikenttä, jota voi säätää tarpeen mukaan. Sillä välin ylätunnisteen logolla voi ohjata Adobe Acrobat Sign -logon näkyvyyttä, jolloin voit joko näyttää tai piilottaa sen.
  
• Allekirjoituksen määräaika: Velvoittaa allekirjoittamaan sopimukset kyseiseen päivämäärään mennessä ja näkyy selvästi sopimuksen nimen alapuolella. Määräajan jälkeen järjestelmä poistaa Allekirjoita-painikkeen ja korostaa määräpäivätekstin punaisella.

Ota selvää, miten käyttäjät voivat tarkastella sopimusta ja allekirjoittaa sen yhteisöportaalissa.

Kun käyttäjät ja portaali on määritetty oikein, yhteyshenkilölle lähetetyt sopimukset näkyvät portaalissa. Käyttäjät voivat käyttää ja allekirjoittaa näitä sopimuksia milloin tahansa. Käyttäjät näkevät yhteisöportaalissa seuraavat:

• Sopimukset, jotka odottavat käyttäjän allekirjoitusta, ilmestyvät luettelon alkuun. Painike, joka on sopimuksen nimen vieressä, ilmaisee, tarvitaanko allekirjoitusta tai hyväksyntää.
• Onnistumisviesti, joka ilmestyy komponenttipaneeliin, kun käyttäjä on allekirjoittanut tai hyväksynyt sopimuksen.
• Sopimukset, jotka allekirjoittaja on jo allekirjoittanut, mutta jotka odottavat toimenpiteitä muilta vastaanottajilta, on lueteltu seuraavaksi.
• Valmiit sopimukset näkyvät komponenttipaneelin alaosassa, ja niissä näkyy allekirjoittajan/hyväksyjän sähköpostiosoite ja suorituspäivä.