Notes, chat, Q & R, questionnaires et sondages lors d’une réunion Adobe Connect

Lors d’une session virtuelle, les participants collaborent et partagent du contenu. Adobe Connect permet de collaborer de multiples façons, par exemple en prenant des notes, en discutant, en organisant des sessions de questions-réponses, en organisant des sondages, en partageant du contenu, etc.

Vous pouvez partager de nombreux types de fichiers pris en charge, des documents et des présentations. Vous pouvez également partager votre écran de bureau, vos tableaux blancs, vos liens web et vos fichiers. Pour plus d’informations, voir Partage de contenu pendant une réunion.

Découvrez les différents modules disponibles dans Adobe Connect.

• Note
• Conversation
• Q & R
• Poll
• Questionnaire

Les hôtes et présentateurs utilisent le module Notes pour prendre des notes de réunion visibles par tous les participants. Les notes de réunion restent visibles dans le pod tout au long de la réunion ou jusqu’à ce qu’un présentateur les modifie ou affiche des notes différentes. L’hôte peut masquer le pod Notes ou basculer vers un autre affichage qui ne contient pas le pod Notes.

Lorsque vous saisissez un message dans le pod Notes d’un mode d’affichage particulier, le même texte apparaît dans les autres affichages qui contiennent le même pod. L’option Ajouter de nouvelles notes vous permet de créer une seule instance d’un pod Notes qui apparaît dans un seul mode d’affichage.

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le pod Notes de plusieurs manières :

• Créer une note unique et persistante que tous les participants peuvent voir pendant la réunion.

• Créer plusieurs pods Notes pour afficher différentes notes.

• Partagez le contenu d’un pod Notes par courrier électronique ou exportez-le dans un fichier texte.

Création d’un pod Notes

L’hôte peut créer et afficher plusieurs pods Notes contenant chacun son propre texte. Il est possible d’utiliser différents pods Notes pour des dispositions et des réunions différentes.

Ajout d’une note dans un pod Notes

Modification du texte de la note

Un hôte, un présentateur ou un participant disposant de droits supplémentaires peut modifier le texte d’un module Notes. (Reportez-vous à Affectation de droits de participation supérieurs.) Toutes les modifications sont immédiatement visibles par les participants.

Sélectionnez les pods Notes à afficher

L’hôte ou le présentateur peut choisir les notes à afficher.

Attribution d’un nouveau nom à un pod Notes

Si vous êtes l’hôte, vous pouvez renommer un pod Notes après sa création.

Suppression d’un pod Notes

Insérer un lien hypertexte dans les notes

Pour insérer un lien, procédez comme suit :

Exportation de notes dans un fichier texte ou un courrier électronique

Les hôtes peuvent exporter le contenu d’un pod Notes.

Conversation dans des réunions

Utilisez le module Conversation ou le panneau Conversation pour communiquer avec d’autres participants pendant une réunion. Si vous avez une question et ne souhaitez pas perturber le déroulement de la réunion, vous pouvez envoyer un message par conversation instantanée à un autre 
participant. Par exemple, lorsque vous rejoignez une réunion, présentez-vous en adressant un message de conversation à tous les participants.

Vous pouvez utiliser plusieurs modules Conversation et panneaux de conversation simultanément en tant que présentateur
. Le contenu des modules et des panneaux de conversation peut s’afficher pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les présentateurs (dans la Zone des hôtes et des présentateurs).

Le contenu du pod Conversation est persistant et reste dans la salle de réunion jusqu’à ce qu’il soit supprimé. Si vous souhaitez conserver le contenu pour une utilisation ultérieure, envoyez le contenu par courrier électronique.

L’hôte peut activer ou désactiver le panneau de conversation. Ces conversations ne peuvent être ni conservées, ni enregistrées dans la session de réunion.

Envoi de messages de conversation publique ou privée dans le module de conversation

Utilisez le module Conversation pour rédiger un message de conversation et l’envoyer à un participant spécifique, à tous les présentateurs de la réunion ou à toutes les personnes présentes.

Utilisation des alertes sonores pour les nouveaux messages de conversation

Le module Conversation peut générer une alerte sonore pour prévenir l’utilisateur si deux messages surviennent à un intervalle de plus de cinq secondes. Cette option est disponible individuellement pour chaque module Conversation et est spécifique à une salle de réunion. Cette option est conservée pour toutes les sessions de réunion d’une salle de réunion.

Effacement des messages d’un pod Conversation

Les messages du pod Conversation sont persistants et sont disponibles dans les différentes instances de la même salle de réunion. Si le pod Conversation d’une réunion doit être vide, l’hôte peut effacer définitivement la totalité des messages adressés aux participants. Les hôtes peuvent également masquer un pod Conversation et créer un pod. Vous ne pouvez pas récupérer les messages de conversation effacés.

Désactivation d’une conversation privée entre participants

Par défaut, deux participants peuvent converser en privé. En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez désactiver cette option et empêcher toute conversation privée.

Utilisation des notifications de conversation pour les présentateurs et les hôtes

En tant qu’hôte ou présentateur, les notifications de conversation vous permettent de communiquer avec votre public au cours de votre présentation. La fenêtre de la réunion est alors réduite ou agrandie en plein écran, dissimulant ainsi le pod Conversation. Si un participant envoie un message pendant votre présentation, une notification s’affiche dans l’angle en bas à droite de l’écran. Le nom de l’expéditeur ainsi que les premiers mots du message s’affichent dans la fenêtre de notification. Les notifications de conversation sont activées par défaut. Toutefois, vous pouvez désactiver l’affichage des notifications lors des présentations.

Format du texte d’une conversation

Envoi par message électronique et enregistrement des messages de conversation

Les hôtes et les présentateurs peuvent envoyer dans un message électronique l’historique des conversations pour référence ultérieure.

Lorsque vous êtes connecté à une salle de réunion, tous les messages que vous envoyez et recevez restent dans votre pod Conversation.  Pour conserver l’historique de la conversation, un hôte ou un présentateur peut envoyer le contenu du pod Conversation dans un courrier électronique. 

L’hôte a le privilège de demander une conversation par courrier électronique à partir de l’ongletTout le monde, l’onglet Hôtes, l’onglet Présentateurs, et toute conversation privée à laquelle il a participé.  

L’hôte peut afficher tous les relevés de notes de l’historique complet de la conversation sous différents en-têtes :

• Transcription de la conversation avec tout le monde
  
• Transcription de la conversation avec les hôtes
  
• Transcription de la conversation avec les présentateurs
  
• Transcription de la conversation avec XYZ

Inversion de l’ordre de lecture des messages par un lecteur d’écran

Les utilisateurs qui utilisent JAWS ou un autre outil d’accessibilité peuvent lire les messages dans l’ordre inverse. Il leur suffit de sélectionner Inverser l’ordre des messages. Dans le pod Conversation, les messages sont lus du plus récent au plus ancien.

Envoi de messages de conversation publique ou privée dans le panneau de conversation

Utilisez le panneau de conversation pour rédiger un message de conversation et l’envoyer à un seul participant, à tous les présentateurs de la réunion ou à toutes les personnes présentes. L’hôte peut sélectionner ou désélectionner l’option Activer le panneau de conversation pour cette salle en fonction des besoins.

Désactiver le panneau de conversation pour le compte Connect

Le panneau de conversation est activé par défaut pour tous les comptes Connect. En outre, en tant qu’administrateur, vous pouvez également le désactiver à partir de Connect Central Modernisation (CCM).

Interaction du panneau de conversation avec les autres modules

Chaque module interagit individuellement avec le panneau de conversation. Lorsque vous utilisez un panneau de conversation, il se comporte comme suit lors de l’interaction avec les différents modules.

• Lors du partage d’écran à partir du module Partage, lorsque vous cliquez sur l’icône de conversation, la conversation s’ouvre dans le panneau de conversation s’il est activé pour la salle de réunion. Dans le cas contraire, elle s’ouvre dans le module Conversation disponible. Pour plus d’informations sur le partage d’écran, consultez les Options de partage d’écran.
  
• Lors de la sélection d’un participant dans le module Participant pour une conversation privée, la conversation s’ouvre dans le panneau de conversation si le panneau de conversation est activé pour la salle de réunion. Dans le cas contraire, elle s’ouvre dans le module Conversation disponible.
  
• Le panneau de conversation ne sera pas visible en direct si le mode de préparation est activé.

Questions et réponses dans des réunions

Vous pouvez utiliser un pod Q & R pour répondre aux questions posées par les participants. Lorsqu’un présentateur répond à une question, la question et la réponse apparaissent associées dans le pod Q & R.

Voici quelques exemples illustrant l’utilité du pod Q & R :

• Au cours d’une réunion concernant de nombreux participants, des questions sont ajoutées dans la liste d’attente du pod Q & R pendant la présentation. A la fin de la présentation, l’intervenant consulte les messages et peut utiliser un filtre avant de répondre aux questions.

• Le modérateur de la réunion répond aux questions de logistique et transfère les questions techniques à un présentateur ingénieur.

• Le modérateur de réunion peut envoyer certaines réponses uniquement à l’expéditeur. Les réponses présentant un intérêt pour tout le monde sont envoyées à toutes les personnes présentes à la réunion.

Affichage du pod Q & R en tant que participant

Le module Q & R s’affiche par défaut pour les hôtes et les présentateurs avec des commandes supplémentaires, mais vous pouvez afficher rapidement les questions avec les réponses comme les participants.

Déplacer la vue présentateur du pod Q & R vers la zone réserver aux hôtes et aux présentateurs

Envoi d’une question dans le pod Q & R

Réponse aux questions à l’aide du pod Q & R

Lorsque vous répondez aux questions, vous pouvez ajouter aux réponses des hyperliens sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer.

Affectation d’une question à un présentateur spécifique

Vous pouvez attribuer des questions à des présentateurs ayant des connaissances spécifiques, y compris vous-même, ce qui empêche toute autre personne d’y répondre.

Affichage des questions avec différents statuts

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez ajouter un filtre à la liste des questions dans un pod Q & R pour afficher certaines questions et en masquer d’autres. Vous pouvez également transférer une question à un présentateur plus compétent sur le sujet.

Suppression de questions individuelles

Vous pouvez supprimer des questions pour nettoyer l’Affichage du présentateur. (Les questions effacées et les réponses associées restent dans l’Affichage participant.)

Effacement de toutes les questions

Pour supprimer tout le contenu de l’Affichage du présentateur et des participants, procédez comme suit :

Masquage du nom des participants pour les questions

Par défaut, le nom des participants s’affiche en regard des questions posées et des réponses fournies. Les hôtes et les présentateurs peuvent masquer ces noms dans la vue des participants.

Enregistrement ou envoi par message électronique du contenu de Q & R

Envoi d’un message depuis le pod Q & R

Dans la vue Présentateur du pod Q & R, vous pouvez envoyer un message à certains participants ou groupes. Ce message apparaît dans la vue Participant du pod Q & R et n’est visible que pour certains participants ou groupes.

Participants au sondage

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le pod Sondage pour créer des questionnaires ou des sondages destinés aux participants, et en consulter les résultats. Seuls les hôtes et les présentateurs peuvent contrôler la gestion des sondages et leur affichage sur l’écran des participants de la réunion. Les hôtes peuvent également voter.

Les sondages constituent un outil précieux en cours de réunion si vous souhaitez obtenir un retour d’informations instantané sur le contenu présenté. Les sondages peuvent également être utilisés en fin de réunion afin de connaître l’opinion des participants quant à la qualité de la réunion, du contenu et des présentateurs.

Création d’un nouveau sondage

Clôture du délai de réponse à un sondage

Modification d’un sondage

Consultation des résultats du sondage

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez consulter les résultats du sondage. Ces résultats sont actualisés en temps réel, au fur et à mesure que les participants continuent à voter ou à modifier leurs votes.

Affichage des résultats du sondage aux participants

Les résultats du sondage s’affichent par défaut uniquement pour les hôtes et les présentateurs. Toutefois, vous pouvez les afficher pour tous les participants en procédant comme suit :

Navigation entre plusieurs sondages

Vous pouvez créer plusieurs sondages et naviguer entre eux rapidement et aisément.

Suppression des réponses au sondage

Suppression des sondages

Les hôtes peuvent masquer un sondage pour une occurrence de réunion ou le supprimer complètement. Les sondages que vous créez dans une salle de réunion sont persistants et sont disponibles dans toutes les instances de la réunion. Pour réutiliser un sondage dans une réunion ultérieure, masquez le pod et effacez les résultats avant de le réutiliser.

Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer un sondage :

Questionnaires lors des réunions

Les questionnaires sont un excellent outil de formation. Utilisez le pod Questionnaire pour impliquer votre équipe et accélérer son apprentissage. Il aide au renforcement de l’équipe et permet de mieux comprendre des sujets spécifiques. Vous pouvez ajouter et ouvrir différents questionnaires en même temps. Par exemple, si vous effectuez deux sessions de formation le même jour, l’équipe peut répondre à deux questionnaires en même temps.

Les pods de questionnaires sont disponibles dans la zone de l’hôte et du présentateur de la salle de réunion. En tant qu’hôte, vous pouvez définir un minuteur pour le questionnaire et le modifier en fonction des besoins. L’hôte peut également vérifier l’état de la soumission de chaque participant.

En tant que participant, vous pouvez afficher vos résultats, vos réponses et votre classement après avoir validé le questionnaire. Le pod Questionnaire permet aux participants de réaliser le questionnaire plusieurs fois.

Création d’un questionnaire

Un hôte peut créer et mettre à jour le pod Questionnaire. Vous pouvez utiliser différents types de questions selon l’évaluation requise.

1. Dans le menu en haut de la barre de titre, sélectionnez Questionnaire > Ajouter un nouveau questionnaire.
   Le pod Questionnaire s’affiche dans une petite fenêtre.

Ajout d’un questionnaire à un pod Questionnaire

Choix multiples

Ajoutez des questions à choix multiples dans le pod Questionnaire.

Plusieurs réponses

Ajoutez des questions à réponses multiples dans le pod Questionnaire.

Champ à compléter.

Ajoutez la question vide dans le pod Questionnaire.

Vrai et faux

Ajoutez des questions vrai/faux dans le pod Questionnaire.

Réponse courte

Une question à réponse abrégée exige une réponse brève et concise, sans explication détaillée. Ajoutez une question à réponse abrégée dans le module Questionnaire.

Importer un questionnaire 

Vous pouvez également ajouter plusieurs questions simultanément en important le questionnaire. Le format du fichier de questionnaire à importer est GIFT ou .csv.

Exporter un questionnaire

Les hôtes peuvent exporter le questionnaire d’un module Questionnaire.

Modifier le questionnaire 

Une fois le questionnaire publié, l’administrateur peut ajouter ou supprimer les questions répertoriées dans le pod questionnaire.

Fermer/Rouvrir le questionnaire

Une fois le questionnaire lancé, vous pourrez le fermer et le rouvrir. 

Paramètres du pod Questionnaire

Pour définir le minuteur, les résultats et le tri aléatoire des questions, l’administrateur peut modifier ces paramètres lors de la création ou de la modification du questionnaire.

Si le questionnaire est lancé, l’administrateur ne peut pas modifier les paramètres du pod. 

Définir une durée limite
Activez cette option pour définir un délai pour les participants. Dans la liste déroulante, sélectionnez les minutes et secondes pour le questionnaire. La durée maximale est de 9 minutes et 30 secondes.
L’administrateur peut prolonger la durée du questionnaire.

Placer les questions dans un ordre aléatoire
Activez cette option pour modifier l’ordre des questions. Tous les participants recevront le même ensemble de questions, mais dans une séquence aléatoire différente.

Placer les options dans un ordre aléatoire pour toutes les questions
Activez cette option pour modifier l’ordre des options dans l’ensemble de questions. Tous les participants recevront le même ensemble de questions, mais les options disponibles auront une séquence aléatoire différente.

Afficher les réponses correctes une fois le questionnaire envoyé
Activez cette option pour révéler les réponses correctes aux participants une fois qu’ils ont envoyé le questionnaire.

Afficher les résultats en tant que
Pourcentage
Sélectionnez cette option pour afficher les résultats sous forme de pourcentage.
Marques
Sélectionnez cette option pour afficher les résultats sous forme de repères.
Vous pouvez sélectionner l’un d’eux pour afficher les résultats pour les participants.

Diffuser le tableau des scores

En tant qu’hôte, vous avez le droit de rendre les résultats publics. Cela ne peut être fait que lorsque le questionnaire se termine ou que vous fermez le questionnaire.

1. Lorsque le questionnaire est fermé ou terminé, activez la bascule Rendre les résultats publics.
   Tous les participants peuvent consulter le tableau des scores après avoir soumis leurs réponses.

Répondre à un questionnaire

En tant que participant, répondez aux questions ajoutées au questionnaire.

Tentatives multiples

À chaque fois que les administrateurs rouvrent souvent le questionnaire, les participants peuvent y participer. 

Affichage de votre rapport

En tant que participant, une fois que vous avez soumis vos réponses, vous voyez s’afficher un résumé du questionnaire avec la carte de rapport dans le pod questionnaire. 

Vérifiez le tableau des scores

Consultez le tableau des scores après avoir validé vos réponses dans le même pod de questionnaire.

1. Cliquez sur Classement, pour vérifier les scores de tous les participants au questionnaire.

Affichage des rapports

En tant qu’administrateur, vous pouvez vérifier le résumé et les rapports du questionnaire.