Automatisation des workflows d’envoi personnalisés

Présentation

La fonctionnalité Détection automatique des workflows permet aux administrateurs de contrôler la version de leurs accords au niveau des fichiers en insérant une chaîne de caractères unique sur la première page de leur PDF. Cette chaîne unique est ensuite ajoutée à un workflow personnalisé, ce qui permet à Acrobat Sign de connecter logiquement le fichier chargé et le workflow lorsque l’expéditeur charge le fichier.

Les organisations peuvent donc produire des documents personnalisés basés sur des modèles standard afin d’automatiser la structure d’accord et de placer des champs de formulaire via des modèles, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire aux expéditeurs pour configurer et créer leurs accords individuels.

Utilisation des workflows automatisés par les expéditeurs

La détection automatique des workflows est déclenchée par les utilisateurs lorsqu’ils chargent un fichier PDF en sélectionnant Démarrer depuis la bibliothèque > bouton Choisir les fichiers sur le poste de travail sur la page Accueil.

  • Si vous chargez un fichier à l’aide d’une méthode/interface autre que Démarrer depuis la bibliothèque >bouton Choisir les fichiers sur le poste de travail, vous contournez entièrement le processus de détection automatique.
  • Seul un fichier PDF déclenche la détection d’un workflow. 
    • Si vous tentez de charger un document dont le format n’est pas PDF, une erreur Document non valide s’affiche.
Page d’accueil affichant le sélecteur de fichiers développé avec l’option « Choisir les fichiers sur le poste de travail » mise en évidence

Une fois le fichier chargé, Acrobat Sign évalue sa première page et recherche une chaîne Texte de correspondance potentielle.

Toutes les chaînes conformes aux paramètres Texte de correspondance sont comparées aux chaînes Texte de correspondance utilisées par les workflows auxquels l’expéditeur a accès par le biais de ses appartenances à un groupe.

Si la chaîne Texte de correspondance du fichier correspond à un texte de correspondance de workflow, l’expéditeur est acheminé vers la page de composition personnalisée du workflow associé.

  • Le fichier chargé est automatiquement joint et ne peut pas être supprimé.
  • Si le workflow est disponible au niveau de l’organisation, l’expéditeur peut sélectionner le groupe sous lequel l’accord sera envoyé.
  • Si le workflow est associé à un groupe, le sélecteur de groupe est automatiquement défini sur la valeur à laquelle le workflow est associé et ne peut pas être modifié. 
  • Toutes les autres options de workflow sont disponibles, comme vous l’attendez d’un workflow sélectionné manuellement.
Conseil :

Le workflow peut être configuré pour appliquer un calque de champ de formulaire, ce qui évite aux expéditeurs d’avoir à prévisualiser et ajouter des champs de signature.

Page « Composition personnalisée » présentant le fichier joint et les autres éléments configurés.

L’expéditeur envoie l’accord après avoir vérifié sa configuration finale.

Configuration des workflows pour l’automatisation

Définition du texte de correspondance

Il est fortement recommandé d’établir un plan de création des chaînes Texte de correspondance. Si vous disposez de centaines de workflows ou si votre compte utilise plusieurs groupes, dont certains ont recours à des formulaires similaires, vous constaterez qu’il est essentiel d’avoir une convention de nommage pour la chaîne Texte de correspondance. 

Exigences de la chaîne Texte de correspondance :

  • Chaque chaîne Texte de correspondance doit être unique dans le compte Acrobat Sign du client.
  • Le code doit être une chaîne continue comprenant 20 à 30 caractères. 
  • Cette chaîne ne peut inclure que des caractères alphanumériques, des tirets « - » et des traits de soulignement « _ ». Aucun point ni espace n’est autorisé.

Lorsque vous déterminez votre convention de texte de correspondance, tenez compte des points suivants :

  • Le formulaire possède-t-il déjà un ID de document que vous pouvez incorporer (par exemple, W-4 ou NDA) ?
  • Le formulaire dispose-t-il d’une version explicite pouvant être facilement comprise (par exemple, W-4_2024 ou NDA_Q1-2024) ?
  • Le cas échéant, le nom du groupe associé au workflow doit-il être inclus (par exemple, HR-W-4_2024 ou LGL_NDA_Q1-2024) ?
  • Quel type de chaîne de version raisonnable peut être utilisé et compris par les autres créateurs de documents (par exemple, HR-W-4_2024_ver1_1 ou LGL_NDA_Q1-2024_interns) ?

N’oubliez pas que la chaîne doit comprendre 20 à 30 caractères. Remplissez donc ce volume par quelque chose ayant sens qui facilitera la maintenance à l’avenir.

Ajout du texte de correspondance au document PDF

La chaîne Texte de correspondance doit figurer sur la première page du fichier chargé.

Le texte peut être de toute couleur ou de toute taille.

Généralement, les numéros de version se trouvent dans les coins des pages des documents, mais vous pouvez placer cette chaîne partout sur la première page :

Pied de page d’un PDF avec le texte de correspondance exposé

Ajout du texte de correspondance dans l’onglet Informations sur le flux de travail de votre workflow

Créez un workflow (ou modifiez-en un) pour ajouter la chaîne Texte de correspondance dans l’onglet Informations sur le flux de travail :

Onglet « Informations sur le flux de travail » du concepteur de workflow mettant en évidence le champ Texte de correspondance.

Remarque :

L’ajout d’une chaîne Texte de correspondance à un workflow n’empêche pas l’utilisation manuelle de celui-ci.

Configuration de l’onglet Documents pour inclure le PDF chargé

Le workflow doit être configuré pour accepter le fichier chargé dans l’onglet Documents. Pour configurer ce document, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le lien Ajouter le document qui permet d’ajouter une ligne pour un document (fichier).
  2. Indiquez un titre de document. Cette valeur apparaît sur la page Composer de l’expéditeur lors de la création de son accord. Il est recommandé que le titre du document indique qu’il s’agit du même fichier que celui qui a été chargé afin d’éviter toute confusion pour les expéditeurs.
  3. Ne renseignez pas les champs Fichiers et Nom du document.
  4. Il est généralement recommandé de cocher la case Obligatoire pour que le document s’affiche dans l’interface utilisateur comme un élément obligatoire et que cela réduise peut-être le nombre de questions sur la raison pour laquelle l’utilisateur ne peut pas le remplacer. Cependant, la case à cocher Obligatoire n’a aucun impact mécanique, car le fichier chargé est automatiquement joint et ne peut pas être supprimé par l’expéditeur, quelle que soit la configuration de la case à cocher. 

Des documents supplémentaires peuvent être ajoutés au modèle si le processus permet à l’expéditeur d’ajouter du contenu supplémentaire/complémentaire à l’accord.

Onglet Documents mettant en évidence le lien Ajouter des fichiers avec un fichier ajouté configuré pour le PDF chargé

Réflexion sur l’application des champs de formulaire à l’accord

L’ajout de champs de formulaire via le processus de modèle évite aux expéditeurs de passer du temps à créer leurs propres champs et assure que les champs sont correctement placés et nommés pour les rapports éventuels.

La détection automatisée des workflows fonctionne avec les PDF qui contiennent des balises de texte ou sont conçus en tant que formulaires AcroForms.  

Vous pouvez également ajouter un calque de champ de formulaire au workflow à partir de l’onglet Documents pour appliquer tous les champs relatifs à la signature et à la collecte de données. Pour ce faire, créez un modèle au préalable :

  1. Créez un modèle à l’aide du PDF que vous concevez avec le texte de correspondance inclus.
    • Incluez la chaîne Texte de correspondance dans le nom de votre modèle pour la trouver rapidement.
    • Configurez le modèle pour qu’il soit à la fois un calque de champ de document et de formulaire.
    • Assurez-vous que la portée du paramètre Qui peut utiliser ce modèle correspond à celle définie dans le workflow.
  2. Créez les champs dans le modèle.
  3. Enregistrez le modèle.

Pour ajouter un calque de champ de formulaire à votre workflow, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le workflow et accédez à l’onglet documents.
  2. Sélectionnez l’icône Ajouter le document dans la section Calque de champ de formulaire.
    • Un panneau du sélecteur affiche tous les calques de champs de formulaire disponibles (via votre sélection de groupe).
  3. Sélectionnez le calque de champ de formulaire approprié.
  4. Sélectionnez OK pour compléter la pièce jointe.
Onglet Documents avec le champ Calque de champ de formulaire mis en évidence et une incrustation du sélecteur de champ de formulaire.

Remarque :

Un calque de champ de formulaire est appliqué en plus des champs inclus dans le PDF (balise de texte ou AcroForm).

Exposition des valeurs Texte de correspondance dans la liste des workflows

Les workflows ayant une valeur Texte de correspondance affichent cette valeur dans la liste des workflows personnalisés :

Liste des workflows avec la colonne Texte de correspondance mise en évidence.

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