Connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ : guide d’installation

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Dernière mise à jour le 30 déc. 2022 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign

Présentation

Le connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ ajoute un bouton à votre application Salesforce CPQ qui vous permet de générer un accord avec une pièce jointe de devis automatique et d’envoyer des documents pour signature électronique directement à partir de votre application Salesforce.

Le guide d’installation du connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Installation du connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ
Configuration d’objets de devis pour l’envoi des accords
Configuration de CPQ de sorte à afficher l’action « Générer Adobe Sign »
Création de modèles par défaut
Génération et envoi d’un accord avec pièce jointe automatique de devis
Configuration d’autres modèles

Conditions préalables

Applications requises :

Adobe Sign pour Salesforce v 24.0 ou version ultérieure
Salesforce CPQ Été 22 version 238.3 ou supérieure

Remarque : Salesforce CPQ version 234.4.1 et ultérieures incluent une mise à niveau qui prend en charge les fonctionnalités avancées de génération d’accords à l’aide de variables d’exécution.

Installation du connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ

Accédez au package du composant Connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ sur Salesforce AppExchange.
Sélectionnez Obtenir maintenant.
Connectez-vous à votre compte Salesforce à l’aide de l’une des options de connexion suivantes, le cas échéant :
- Si vous disposez déjà d’un compte Salesforce, sélectionnez Se connecter et saisissez vos informations d’identification à l’invite.
- Si vous n’avez pas de compte, sélectionnez Continuer comme invité. Vous êtes alors invité à créer un compte Salesforce, puis à vous connecter à l’aide des nouvelles informations d’identification.
Dans la boîte de dialogue qui vous invite à sélectionner l’environnement d’installation, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Installer dans Production
- Installer dans Sandbox
Dans la boîte de dialogue Confirmer les détails de l’installation qui s’affiche :
- Vérifiez les informations de l’installation.
- Cochez la case Conditions générales pour confirmer que vous avez lu les conditions que vous acceptez.
- Sélectionnez Confirmer et installer.
Lorsque vous êtes invité à vous connecter à votre organisation Salesforce, saisissez vos informations d’identification, puis sélectionnez Se connecter.
Sur la page qui s’affiche, sélectionnez Installer pour tous les utilisateurs, puis Installer.

Lorsqu’un message s’affiche, indiquant que l’installation de l’application prend du temps, sélectionnez Terminé pour continuer. À l’issue de l’installation, vous recevez un e-mail de confirmation.

Configuration d’objets de devis pour l’envoi des accords

L’association du devis à un accord envoyé à l’aide du devis peut contribuer au maintien à jour de vos devis en cours, ainsi que l’historique des devis d’un compte.

Configuration de CPQ de sorte à afficher l’action « Générer Adobe Sign »

Une fois que vous avez installé Adobe Sign pour Salesforce CPQ version 1.4 ou ultérieure, vous devez ajouter le bouton « Générer Adobe Sign » afin de générer un devis et de le joindre automatiquement à un accord. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
Dans la colonne de gauche, sélectionnez Devis.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mises en page.
Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page du devis.
Dans la zone Type d’objet en haut, sélectionnez Boutons.
Glissez-déposez l’objet Générer Adobe Sign vers la section Détails du devis.
Sélectionnez Enregistrer.

Cette action lance la configuration du plug-in.

Une fois l’installation terminée, accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Applications > Packages installés.
Pour le package Salesforce CPQ, sélectionnez Configurer.
Sélectionnez l’onglet Modules externes..
Dans le champ Module externe de signature électronique, saisissez la valeur suivante : ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin.
Sélectionnez Enregistrer.

Création de modèles par défaut

Pour joindre automatiquement un devis à un accord prêt à l’envoi, vous devez créer un modèle par défaut pour l’accord et le devis.

Suivez les étapes ci-dessous afin de créer un modèle de base pour joindre un devis : les étapes de configuration ci-dessous fournissent des instructions sur la création d’un modèle d’accord de base auquel vous pouvez joindre un devis.

Pour en savoir plus sur les modèles d’accord, consultez la section relative aux modèles.

Remarque :

Lorsque vous utilisez l’option Générer avec Adobe Sign, le modèle d’accord doit être configuré avec la variable de modèle d’accord uniquement.

La configuration d’un modèle d’accord à l’aide de variables d’exécution permet de créer des accords plus efficacement. Lors de la création d’accords, le PDF du document de devis généré est automatiquement joint à l’accord. Outre le document de devis, cela permet également aux utilisateurs d’utiliser les documents de bibliothèque Adobe Sign dans leurs modèles d’accord.

Accédez au lanceur d’applications et ouvrez Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.
Ouvrez l’onglet Modèles d’accord et sélectionnez Nouveau.
Attribuez un nom au modèle et sélectionnez Enregistrer.
Sur la page Détails du modèle d’accord qui s’ouvre :
1. Indiquez un Nom de l’accord par défaut.
2. Définissez Objet Salesforce comme Document de devis.
3. Sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche :
  
  Dans le champ Type de source, sélectionnez Opportunité de devis (référence) dans les options.
  
  Dans le champ Accord cible, sélectionnez Opportunité (référence) dans les options.
  
  Sélectionnez Enregistrer.
La page Informations sur le modèle reflète les champs de données mappés, comme indiqué ci-dessous.
Sous l’onglet Pièce jointe :
1. Pour ajouter un document à chaque devis, sélectionnez Charger des fichiers ou glissez-déposez le fichier dans le champ Télécharger.
2. Pour joindre le devis, sélectionnez Choisir la source du document.
3. Dans la boîte de dialogue Choisir la source du document qui s’ouvre :
  
  Sélectionnez l’option Variable d’exécution.
  
  Dans le champ Ajouter un nom de variable d’exécution, attribuez le nom de variable QuoteDocument.
  
  Sélectionnez Ajouter une fois que vous avez terminé.
Le devis joint s’affiche comme suit :
Dans l’onglet Destinataires, sélectionnez X dans le coin droit afin de supprimer l’enregistrement du destinataire par défaut. Sélectionnez ensuite Ajouter un destinataire à partir de l’objet ou d’une variable d’exécution.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un destinataire qui s’ouvre :
1. Sélectionnez l’objet ou la variable d’exécution : Association sur la base du champ d’objet principal.
2. Sélectionnez le Type de destinataire Contact.
3. Sous Champ source à partir de l’objet principal, sélectionnez ID du contact principal.
4. Sélectionnez Enregistrer.
Le destinataire obtenu s’affiche comme illustré ci-dessous :
Sélectionnez l’onglet Règles, puis l’option Définir comme modèle par défaut pour tous les accords.

Vous pouvez configurer d’autres éléments du modèle selon vos besoins, comme le message de l’accord, les rappels ou les contre-signataires.
Assurez-vous que le modèle est défini sur Actif, puis sélectionnez Enregistrer.

Dans le lanceur d’applications, sélectionnez Salesforce CPQ pour ouvrir l’application.
Dans le menu supérieur, sélectionnez Modèles de devis > Nouveau.
Dans la page Nouveau modèle de devis qui s’ouvre :
- Indiquez un nom de modèle.
- Cochez la case Par défaut.
- Sélectionnez l’état de déploiement Déployé.
- Sous Modèle d’accord, sélectionnez le modèle d’accord créé ci-dessus.
Sélectionnez Enregistrer.

Génération et envoi d’un accord avec pièce jointe automatique de devis

Une fois l’installation terminée et toutes les configurations effectuées, le Devis généré est automatiquement joint à un accord ; le destinataire de l’accord est le contact de facturation indiqué sur le devis CPQ.

Pour découvrir et utiliser les avantages de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign avec CPQ, consultez la section Modèles Adobe Sign.

Suivez les étapes ci-dessous pour générer un accord avec pièce jointe automatique de devis :

Accédez au lanceur d’applications sur la page Salesforce Lightning et ouvrez Salesforce CPQ.
Dans le menu supérieur, sélectionnez Devis > + Nouveau devis.

Dans la page de détails Nouveau devis, indiquez les informations suivantes :
- Définissez la relation entre le devis et l’opportunité ou le compte Salesforce.
- Indiquez d’autres informations : conditions de paiement, mode de livraison, remise et informations de facturation/livraison.
- Sélectionnez Enregistrer.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Modifier les lignes.

La boîte de dialogue Modifier le devis s’ouvre sans élément de ligne.
Pour lancer la liste de produits, sélectionnez Ajouter des produits.
Dans la liste, sélectionnez les produits que vous souhaitez inclure dans le devis, puis cliquez sur Sélectionner.

La page Modifier le devis se charge à nouveau en affichant les éléments de ligne que vous avez sélectionnés.

Cette page permet de modifier chaque élément de ligne afin d’adapter les champs Quantité ou Remise supplémentaire.
Une fois que vous avez vérifié les éléments de ligne, sélectionnez Enregistrer.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le symbole de liste déroulante ▼, puis sélectionnez Inclure un document.
Dans la page Ajouter un document supplémentaire qui s’ouvre, sélectionnez Sélectionner un fichier et choisissez le document à inclure. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le symbole de liste déroulante ▼, puis sélectionnez Générer le document.
Dans la page Générer le document qui s’ouvre, sélectionnez le fichier sous Contenu disponible, puis cliquez sur la flèche Ajouter pour déplacer le fichier dans la section Contenu inclus.

Le fichier s’affiche sous la section Contenu inclus.
Dans le menu supérieur, sélectionnez Envoyer vers Adobe Sign.

La page de détails Document de devis s’ouvre.
Sur la page Document de devis qui s’ouvre, accédez à l’onglet Associé > Accord. Sélectionnez le nom de l’accord et vérifiez les points suivants :
- L’accord est à l’état Brouillon.
- Les destinataires (avec le contact principal), le compte et l’opportunité sont ajoutés.
- Le nom de l’accord est le nom du modèle fourni.
- La section Fichiers affiche le document de devis ainsi que le document inclus.
Une fois que vous avez vérifié toutes les informations, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis Suivant.
En mode aperçu, ajoutez les champs de signature requis pour tous les signataires et vérifiez les informations. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer.

Une fois l’accord correctement envoyé, un message s’affiche, comme indiqué ci-dessous. Sélectionnez OK pour fermer l’écran.

Sur la page Salesforce CPQ, l’accord change de statut et est défini sur Émis pour signature, comme indiqué ci-dessous.

Lancez CPQ à partir du lanceur d’application.
Pour créer un nouveau modèle de devis, sélectionnez l’onglet Modèles de devis.

Le modèle de devis définit la mise en page et le style global de la page de devis : taille de page, marges, taille de police, famille et couleur, etc.
Sélectionnez l’onglet Devis et créez un nouveau devis avec les détails suivants :
- Définissez la relation entre le devis et l’opportunité ou le compte Salesforce.
- Indiquez d’autres informations : conditions de paiement, mode de livraison, remise et informations de facturation/livraison.
- Sélectionnez Enregistrer.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Modifier les lignes.

La boîte de dialogue Modifier le devis s’ouvre sans élément de ligne.
Pour lancer la liste de produits, sélectionnez Ajouter des produits.
Sélectionnez dans la liste les produits que vous souhaitez inclure dans le devis, puis cliquez sur Sélectionner.

La page Modifier le devis se charge à nouveau en affichant les éléments de ligne que vous avez sélectionnés.

Cette page permet de modifier chaque élément de ligne afin d’adapter les champs Quantité ou Remise supplémentaire.
Sélectionnez Enregistrer.
Pour ajouter un ou plusieurs documents supplémentaires au devis :
1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Inclure un document.
2. Sélectionnez Choisir un fichier et recherchez sur votre système local le fichier à inclure.
3. Après avoir joint le fichier, sélectionnez Enregistrer.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Autres actions (▼) de la liste déroulante > Générer le document.
Le devis est généré sous forme de document et la page affiche le devis et les autres documents inclus. Vous pouvez maintenant ajouter les fichiers disponibles et les réorganiser. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer vers Adobe Sign.

Le devis et les fichiers de contenu inclus sont automatiquement joints à l’accord. Le contact de facturation sur le devis CPQ est importé en tant que Destinataire de l’accord.

Une fois l’accord créé, il apparaît associé à l’opportunité et au compte Salesforce (via la configuration de devis) à l’état Brouillon (à condition que vous ayez ajouté l’objet Accord aux mises en page de compte ou d’opportunité).

Remarque :

Si vous utilisez la recherche de modèle d’accord, vous pouvez configurer ce modèle sur Envoi automatique et le devis sera automatiquement envoyé une fois généré.
Pour modifier et envoyer l’accord :
1. Sélectionnez le lien Accord pour l’ouvrir.
2. Passez en revue la liste des destinataires et les fichiers joints, puis modifiez-les selon vos besoins.
3. Sélectionnez Envoyer.
Une fois l’accord correctement envoyé, un message de réussite s’affiche, comme indiqué ci-dessous.

Modèles Adobe Acrobat Sign

Les modèles Acrobat Sign offrent la possibilité étendue d’automatiser la configuration du traitement des accords, ainsi que le renseignement des données depuis et vers les formulaires d’accord.

Pour plus d’informations, voir le document Guide des modèles et des mappages de champs.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de configuration avec quelques options qui fonctionnent particulièrement bien avec Salesforce CPQ.

Préremplir les champs d’accord avec des valeurs de champ de devis

Vous pouvez personnaliser un accord en ajoutant des valeurs à partir du document de devis. Pour ce faire, procédez comme suit :

Dans le lanceur d’applications, ouvrez Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.
Dans le menu supérieur, sélectionnez Modèles d’accord > Nouveau.
Définissez le Type d’objet principal sur SBQ__QuoteDocument__c.
Cela permet de mapper les valeurs de champ du document de devis dans l’accord. Par exemple, le nom du document de devis est mappé au nom de l’accord.
Sélectionnez Enregistrer.
Dans l’onglet Associé, pour la section Mapper les données dans les champs de l’accord, sélectionnez Nouveau.
La boîte de dialogue Ajouter un nouveau mappage de champs s’affiche.
Dans la liste déroulante Méthode de mappage, sélectionnez Champ d’objet principal.
Sélectionnez Suivant.
Spécifiez la valeur du champ et le champ cible :
1. Dans la liste déroulante Sélectionner le champ source à partir de l’objet principal, vous pouvez sélectionner une option à utiliser comme source de la valeur de champ à importer dans le champ Accord. Pour cet exemple, sélectionnez Nom du document (Chaîne).
2. Le Champ de l’accord cible est le champ dans lequel vous souhaitez insérer la valeur. Pour cet exemple, utilisez Nom de l’accord (Chaîne).
3. Sélectionnez Enregistrer.
À mesure que vous ajoutez des mappages au modèle, ils créent une liste dans l’onglet Associé du modèle.
Pour supprimer ou modifier un enregistrement, ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Supprimer ou Modifier.

Ajout des pièces jointes

Vous pouvez ajouter un document de devis aux accords en suivant une méthode similaire à celle employée pour ajouter une pièce jointe standard à un accord. Lorsque vous créez un accord et ajoutez une pièce jointe, le PDF QuoteDocument généré est automatiquement joint à l’accord.

Pour ajouter un document de devis à un accord, procédez comme suit :

Ouvrez le modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé.
Sélectionnez Ajouter des pièces jointes.
Sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez Variable d’exécution dans le champ de type de fichier en pièce jointe, puis sélectionnez Suivant.

Remarque : vous pouvez également joindre des fichiers de la bibliothèque Adobe Sign (Echosign), du contenu Salesforce et de la bibliothèque ou de l’objet principal.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, renseignez le champ Nom de variable avec le nom Document de devis, puis sélectionnez Enregistrer.

Remarque : un nom de variable est requis car une variable d’exécution a été sélectionnée pour le type de pièce jointe. Si vous sélectionnez une bibliothèque en tant que Type de pièce jointe, une liste des documents disponibles s’affiche dans cette bibliothèque.

Comme les Mappages de champ, une liste de fichiers joints pour le modèle est générée sur l’onglet Associé du modèle.

Ajouter des destinataires

Vous pouvez ajouter des destinataires au modèle d’accord pour définir un flux de signature en fonction de vos pratiques internes. Vous pouvez simplement envoyer un accord au client/signataire ou inclure des étapes d’approbation internes et des contre-signatures. Lorsqu’un PDF de document de devis est joint à un accord, il extrait automatiquement le contact principal pour lequel le document de devis a été généré.

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter le contact principal sur le devis en tant que signataire à l’aide d’une variable d’exécution :

Ouvrez le modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé.
Sélectionnez Ajouter des destinataires.
Sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez les informations comme suit :
- Dans le champ Source du destinataire, sélectionnez Variable d’exécution.
- Assurez-vous que le type de destinataire est Contact.
- Le rôle du destinataire détermine si le contact doit apposer une signature. Sélectionnez Approuver ou Déléguer.
- La vérification du signataire détermine si le destinataire doit utiliser une authentification en deux étapes.
  
  E-mail : pas de deuxième étape, l’e-mail est l’unique validation de l’identité du destinataire.
  
  Mot de passe : applique un mot de passe à la signature du document, ce qui force la saisie du mot de passe pour pouvoir accéder au document.
  
  KBA : l’authentification basée sur les connaissances peut être utilisée uniquement aux États-Unis ; elle utilise le numéro de sécurité sociale du destinataire pour poser quelques questions auxquelles une réponse doit être donnée pour pouvoir accéder au document.
  
  Identité sociale : l’authentification sociale exige l’authentification du signataire sur une autre application de réseau social (LinkedIn, Facebook, etc.) avant de pouvoir accéder au document.
  
  Téléphone : un SMS est envoyé vers le téléphone du destinataire, qui doit ensuite saisir les six chiffres indiqués pour visualiser le document.
- Le message du destinataire envoie un message privé au destinataire lorsqu’il ouvre le document pour signature.
- L’index est l’ordre de signature pour le destinataire.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Suivant.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, dans le champ Nom de variable, saisissez PrimaryContact, puis sélectionnez Enregistrer.

La liste des destinataires s’affiche dans l’onglet Associé du modèle d’accord, comme indiqué ci-dessous.

Lier votre modèle de devis à votre modèle d’accord

Vous pouvez lier votre modèle d’accord à votre modèle de devis pour automatiser l’accord lorsque vous générez votre devis.

Remarque : lorsque vous utilisez l’option Générer avec Adobe Sign, le modèle d’accord doit être configuré avec la variable de modèle d’accord uniquement.

Pour lier les objets :

Assurez-vous que le champ Modèle d’accord est ajouté à la page Modèle de devis. Découvrez comment ajouter le modèle d’accord au modèle de devis dans la section Configuration d’objets de devis pour l’envoi des accords.
Ouvrez Salesforce CPQ à partir du lanceur d’application.
Sélectionnez l’onglet Modèles de devis.
Modifiez le modèle de devis que vous souhaitez associer au modèle d’accord.
Dans le champ Modèle d’accord, sélectionnez le modèle d’accord approprié.
Sélectionnez Enregistrer.