Adobe Acrobat Sign pour la signature automatique : Guide de l’utilisateur

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Dernière mise à jour le 6 sept. 2023 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign

Présentation

La fonction de signature automatique d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce permet aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Vous pouvez l’ajouter à tout portail Salesforce Experience Cloud, par exemple client, partenaire, employé, etc. pour aider les utilisateurs à lancer et à signer leurs accords directement à partir du portail.

La fonctionnalité « Signature automatique » est accessible à partir des portails suivants dans différentes éditions du cloud communautaire Salesforce :

Portail B2C : les licences de connexion utilisateur de la communauté et utilisateur de la communauté plus sont utilisées par les clients.
Portail B2B : licence utilisateur de la communauté de partenaires.

Pour permettre aux utilisateurs de recevoir et de signer des accords sur le portail communautaire, vous devez effectuer les étapes suivantes :

Vérification des prérequis
Activation de Chatter (uniquement pour les utilisateurs de Commerce Cloud versions 18 à 22)
Activation de deux sites de confiance CSP
Activation du jeu d’autorisations utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign pour tous
Création d’un utilisateur du portail communautaire
Création d’un compte et d’un contact pour la communauté
Activation des expériences numériques
Configuration de la page de la communauté SFDC
Activation du paramètre « Autoriser envoi comme autre utilisateur »
Octroi d’accès aux données d’intégration Salesforce
Octroi d’accès aux modèles d’accord et aux objets associés
Utilisation du portail communautaire pour l’envoi et la signature d’accords

Vérification des prérequis

Accédez à l’onglet Administrateur Adobe Acrobat Sign, sélectionnez l’option Générez des exemples de modèle d’accord, si ce n’est déjà fait. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Remarque : dans l’idéal, vous devez sélectionner Générez des exemples de modèle d’accord lors de la liaison de votre compte Acrobat Sign à Salesforce.

Si aucun modèle n’a été généré lors de l’installation ou si vous avez effectué une mise à niveau d’une ancienne version vers la version 19 du package, vous devez générer les modèles en procédant comme suit :
1. Accédez à l’onglet Administrateur Adobe Acrobat Sign.
2. Dans la liste Ressources du panneau de droite, sélectionnez Générer un exemple de modèle d’accord signé automatiquement.
  Un modèle « Tester l’accord de communauté » s’ouvre dans l’onglet Modèles d’accord.
3. Sous Options avancées dans le modèle « Tester l’accord de communauté », vérifiez que le Type d’accord est NDA.

Générez un modèle de signature automatique dans Acrobat Sign pour Salesforce.

Activation de Chatter (uniquement pour les utilisateurs de Commerce Cloud versions 18 à 22)

Si vous utilisez Acrobat Sign pour Salesforce, version 22 ou antérieure dans l’environnement Commerce Cloud, vous devez activer Chatter dans votre organisation SFDC.

Pour activer Chatter :

Sur la page Configuration, recherchez Chatter en utilisant la barre de recherche du haut. Dans les résultats de recherche, sélectionnez Paramètres Chatter
.
Sélectionnez Modifier.
Cochez la case Activer.
Sélectionnez Enregistrer.

Remarque :

les utilisateurs d’Acrobat Sign dans l’environnement Government Cloud n’ont pas besoin d’activer Chatter.

Activation de deux sites de confiance CSP

Vous devez configurer deux sites de confiance CSP (Politique de sécurité des contenus) pour autoriser les URL de base pour votre compte Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

Pour obtenir la valeur de partition de votre compte Acrobat Sign, procédez comme suit :
1. Connectez-vous à votre compte Adobe Acrobat Sign.
2. Dans l’URL, copiez le paramètre situé immédiatement avant la partie echosign.com (peut-être adobesign.com) (la valeur de partition).
  Par exemple, l’URL https://caseyjones.na1.echosign.com a la valeur de partition na1.
3. Fermez cet onglet.
Découvrez comment identifier l’environnement de compte Adobe Acrobat Sign.
À l’aide de la barre de recherche de la page Configuration, recherchez « Sites de confiance », puis, à partir des résultats de recherche, sélectionnez Sites de confiance CSP. Sur la page qui s’ouvre, sélectionnez Nouveau site de confiance.

Vous pouvez également accéder à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP, puis sélectionner Nouveau site de confiance.
Dans la nouvelle page Définition de site qui s’ouvre, remplissez les champs obligatoires comme suit :
1. Nom du site de confiance : indiquez un nom, par exemple AcrobatSign.
2. URL du site de confiance -
  Pour les utilisateurs de Commerce Cloud : saisissez l’URL du site https://secure.<partition>.adobesign.com Exemple : https://secure.na1.adobesign.comSi votre compte n’est pas mis à jour vers le domaine adobesign.com, vous pouvez utiliser echosign.com à la place.
  Pour les utilisateurs de Government Cloud : saisissez l’URL du site https://secure.<partition>.adobesign.us
3. Cochez la case Actif.
4. Contexte : sélectionnez Sites Générateur d’expérience pour le contexte.
5. Cochez la case Autoriser le site pour frame-src sous Directives CSP.
6. Sélectionnez Enregistrer.
Vérifiez les deux sites de confiance CSP.

Activation du jeu d’autorisations utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign pour tous

Vous devez activer les utilisateurs de la communauté avec le jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign pour leur permettre d’utiliser le portail. Pour ce faire, procédez comme suit :

Remarque : vous pouvez créer le portail communautaire sans activer le jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign.

Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Jeux d’autorisations.
Dans la liste des libellés de jeux d’autorisations, sélectionnez Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign.
Sur la page Jeu d’autorisations qui s’ouvre, sélectionnez Gérer les affectations.
Sur la page Utilisateurs affectés, sélectionnez Ajouter affectation.
À la page Affecter des utilisateurs, sélectionnez tous les utilisateurs auxquels vous souhaitez appliquer le jeu d’autorisations, puis sélectionnez Suivant.
Sur la page « Sélectionner une expiration... », sélectionnez une date d’expiration pour les utilisateurs attribués si nécessaire. Une fois l’opération terminée, sélectionnez Attribuer.

Création d’un utilisateur du portail communautaire

Pour configurer vos profils utilisateur afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Acrobat Sign, vous devez cloner et modifier l’un des profils standard. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Profils.
Pour tout profil client standard, sélectionnez Cloner.

Les profils de la Communauté de clients sont au nombre de quatre. Vous pouvez les utiliser pour cloner et créer un profil utilisateur. Notez le type de licence utilisateur du profil que vous clonez.
Donnez un nom intuitif à votre profil cloné, puis sélectionnez Enregistrer.
Sur la page de profil cloné qui s’ouvre, sélectionnez Modifier.
Faites défiler la page Modification personnalisée jusqu’à Autorisations personnalisées des objets et activez tous les objets Adobe Acrobat Sign. Vous pouvez cocher la case Tout afficher ou sélectionner uniquement les autorisations requises pour une sécurité renforcée.

Un accès supplémentaire aux enregistrements des objets personnalisés peut être accordé en fonction des licences utilisateur. Par exemple, les utilisateurs disposant de licences de la communauté de clients peuvent se voir accorder l’accès par le biais de profils utilisateur, tandis que les utilisateurs disposant de licences Plus de la communauté de clients peuvent se voir accorder l’accès par le biais de règles de partage.

Création d’un compte et d’un contact pour la communauté

Vous devez créer un compte et un contact pour la communauté.

Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail. Pour associer un rôle à votre utilisateur Salesforce, accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs. Ensuite, dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Modifier pour un utilisateur, puis, sur la page qui s’ouvre, ouvrez la liste déroulante Rôle, sélectionnez un rôle. Ensuite, sélectionnez Enregistrer.

Lancez l’application Ventes depuis la page Lanceur d’applications.
Ouvrez le menu déroulant Comptes et sélectionnez +Nouveau compte.
Dans la page Nouveau compte qui s’ouvre, saisissez une valeur Nom du compte, puis sélectionnez Enregistrer.

Le nom du compte doit identifier le compte en tant que compte Portail Adobe Acrobat Sign. Le nom du compte est la seule valeur que vous devez indiquer ici.

Dans le coin supérieur droit de la page Lightning, sélectionnez + pour ouvrir le menu Créer, puis sélectionnez Nouveau contact.
Dans la boîte de dialogue Nouveau contact qui s’affiche :
1. Saisissez une valeur pertinente dans le champ Nom.
2. Saisissez une valeur dans le champ E-mail pour le contact. Vous devez de préférence ajouter l’adresse e-mail d’un administrateur qui gère le contenu du portail de la communauté.
3. Associez le Contact au compte du portail communautaire Adobe Acrobat Sign que vous avez créé lors de l’étape précédente.
4. Sélectionnez Enregistrer.
Ouvrez la nouvelle page Contact que vous venez de créer.
Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez Configuration (icône représentant une roue dentée) > Modifier l’objet.
L’objet Contact s’ouvre dans le gestionnaire d’objets.
Dans le panneau de gauche de la page Gestionnaire d’objets, sélectionnez Mises en page.
Pour l’élément Disposition du contact, ouvrez le menu déroulant, puis sélectionnez Modifier.
Dans la section Disposition des contacts, sélectionnez Actions Mobile et Lightning dans les options d’objet.
Faites glisser le bouton Activer un utilisateur client vers la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.
Faites glisser le bouton Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur vers la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience.
Sélectionnez Enregistrer.
Revenez à la page Contact de la communauté et ouvrez le menu déroulant dans le coin supérieur droit. Dans le menu, sélectionnez l’option Activer un utilisateur client.

La page Nouvel utilisateur s’affiche avec les informations de contact importées.
Dans la page Nouvel utilisateur qui s’ouvre, configurez l’utilisateur comme suit :
- Définissez la licence utilisateur pour la faire correspondre à la licence du profil que vous avez cloné précédemment.
- Définissez le profil sur le profil cloné.
- Sélectionnez Enregistrer.
La page Configuration des utilisateurs s’actualise et affiche les informations de l’utilisateur.
Dans la page actualisée, pointez sur Affectations de jeux d’autorisations, puis sélectionnez Modifier les affectations.
Dans la page Affectations de jeux d’autorisations qui s’ouvre pour l’utilisateur :
1. Dans la zone Jeux d’autorisations disponibles, sélectionnez Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign.
2. Sélectionnez Ajouter.
  Le jeu d’autorisations sélectionné s’affiche dans la zone Jeux d’autorisations activés.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Activation des expériences numériques

Pour activer les expériences digitales :

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Paramètres.
Cochez la case Activer la plateforme.
Cochez la case Activer les espaces de travail Expérience si ce n’est déjà fait.
Sélectionnez Enregistrer.

Activez les expériences digitales dans Acrobat Sign pour Salesforce.

Configuration de la page de la communauté SFDC

Pour configurer la page du portail de la communauté SFDC, vous devez mettre en œuvre les étapes suivantes :

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.
Sélectionnez Nouveau.
Dans la page qui s’ouvre, sélectionnez l’expérience Service client.

L’expérience Service client est requise pour les composants en libre-service.
Dans la page Service client qui s’ouvre, sélectionnez Commencer.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche :
1. Saisissez le nom du site.
2. Si vous le souhaitez, ajoutez à l’URL un nom propre au site, ce qui est utile si vous disposez de plusieurs sites.
3. Sélectionnez Créer.
Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois l’opération terminée, la page Communauté s’affiche. Le nom de la communauté est indiqué en haut de la fenêtre (surligné en jaune), et la chaîne propre au site dans l’URL est visible dans la barre d’adresse.

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.
Pour obtenir la liste des sites de la communauté, sélectionnez Espaces de travail.
Dans la page Mes espaces de travail qui s’ouvre, sélectionnez Administration.

La page Administration s’ouvre pour votre communauté.
Paramètres étant sélectionné dans le panneau de gauche, sélectionnez Activer.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Membres et configurez les champs comme suit :
- Ouvrez le menu déroulant Rechercher, puis sélectionnez Tout.
- Dans la liste Profils disponibles, sélectionnez le profil personnalisé que vous avez créé.
- Sélectionnez Ajouter pour déplacer le profil dans la liste Profils sélectionnés.
- Dans la liste Jeux d’autorisations disponibles, sélectionnez Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign et déplacez-le vers la liste Jeux d’autorisations sélectionnés.
- Sélectionnez Enregistrer.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Préférences, puis cochez la case pour Voir les autres membres de ce site.

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.
Pour obtenir la liste des sites de la communauté, sélectionnez Générateur.
Dans la page Générateur qui s’ouvre :
1. Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez l’icône représentant une route dentée pour ouvrir la page Paramètres.
2. Cochez la case Les utilisateurs invités peuvent consulter le site et interagir avec lui sans se connecter.
3. Fermez la fenêtre des paramètres.
Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez l’icône Publier. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez de nouveau Publier pour confirmer.

Un message s’affiche indiquant que les mises à jour du site sont en cours de publication. Une fois les modifications effectuées, vous recevez un e-mail de confirmation.

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.
Pour obtenir la liste des sites de la communauté, sélectionnez Espaces de travail.
Dans la section Mes espaces de travail, sélectionnez Générateur.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez l’icône Composants, puis procédez comme suit :
1. Faites défiler le curseur jusqu’au bas du menu.
2. Faites glisser l’option Adobe Self Service Sign, puis déposez-la sur la page.
  Vous pouvez déposer le composant là où vous souhaitez que les accords Acrobat Sign apparaissent.
La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez contrôler les paramètres du portail via le panneau de gestion dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Les paramètres sont appliqués à tous les accords affichés dans le composant.

Remarque : aucun des paramètres n’est obligatoire. Ils doivent uniquement être utilisés lorsque vous prévoyez d’appliquer ce paramètre dans le monde entier.

Le panneau de gestion comporte les commandes suivantes :
- Modèle de l’accord : le modèle qui gère les accords répertoriés dans le portail.
- Portée de l’accord : ce paramètre définit le niveau d’engagement requis pour le signataire. Il propose deux options de définition :
  
  Utilisateur : le paramètre Utilisateur met l’accord à disposition de tous les utilisateurs dans le compte, et chaque utilisateur doit le signer.
  
  Compte : le paramètre Compte met l’accord à disposition de tous les utilisateurs du compte, mais seul un utilisateur doit le signer. Une fois signé, l’accord n’est plus disponible pour les autres utilisateurs du compte.
- Échéance de signature : un champ de date statique qui limite la durée pendant laquelle l’accord peut être signé. Une fois l’échéance passée, le bouton Signer qui se situe à côté de l’accord est supprimé, empêchant les utilisateurs de finaliser l’accord.
- Jours de renouvellement : une valeur numérique à la forme libre qui détermine quand l’accord est mis à nouveau à disposition après avoir été signé. Si votre accord qui doit être signé tous les 90 jours, vous pouvez republier automatiquement l’accord 90 jours après la signature de l’accord précédent.
- Titre de l’en-tête : titre situé tout en haut dans le composant Self Service, juste à droite de l’espace de connexion à Adobe Acrobat Sign sur l’image ci-dessus.
- Masquer le logo dans l’en-tête : masque le logo Adobe Acrobat Sign à gauche du Titre de l’en-tête. En cochant cette case, le logo sera masqué.
Reportez-vous à la section Affichage des utilisateurs de la communauté.
Pour rendre les mises à jour du portail disponibles, sélectionnez Publier.

Vous devez publier de nouveau le portail à chaque modification des paramètres du portail ou à chaque mise à jour.

Activation du paramètre « Autoriser envoi comme autre utilisateur »

Vous pouvez activer le paramètre « Autoriser envoi au nom d’autres utilis. » pour les utilisateurs qui ne disposent pas de licence Adobe Acrobat Sign. Ce paramètre permet à un utilisateur de la communauté de générer un accord à l’aide de la licence d’un autre utilisateur.

Pour ce faire, vous devez effectuer les étapes de configuration suivantes :

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
Dans la page Paramètres personnalisés qui s’ouvre, sélectionnez Paramètres Adobe Sign.
Sélectionnez Gérer.
Sélectionnez Nouveau ou Modifier (si vous avez configuré les paramètres avant).
Dans la page Paramètres Adobe Sign qui s’ouvre, cochez la case Autoriser envoi au nom d’autres utilis., puis sélectionnez Enregistrer.

Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
Sélectionnez Utilisateur.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Présentations de page Utilisateur > Mise en page utilisateur.
Sélectionnez Champs, puis Autoriser envoi comme autre utilisateur et faites glisser l’option vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page.
Sélectionnez Enregistrer.

Chaque modèle d’accord peut avoir un seul utilisateur au nom duquel les accords sont envoyés. L’utilisateur sélectionné doit être en mesure d’envoyer les accords via Adobe Acrobat Sign, mais aucune autre restriction n’est en place.

Vous devez configurer le modèle de l’accord avec l’ID Salesforce d’un utilisateur de la communauté et une licence Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
Sélectionnez le lien Nom complet de l’utilisateur.

La page Configurer les utilisateurs s’affiche. Vous y trouverez l’ID utilisateur dans l’URL de la page (mis en surbrillance en vert).

L’URL ci-dessus indique (avec l’ID en gras) : https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Copiez et enregistrez l’ID utilisateur.

Veillez à ne pas inclure la partie %2F.
Pour appliquer l’ID utilisateur au modèle, accédez à Lanceur d’applications > Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord, puis sélectionnez le Nom du modèle d’accord à modifier.
Sélectionnez l’onglet Destinataires, puis, dans le champ Envoyer au nom de, collez l’ID utilisateur et sélectionnez Enregistrer.

Vous devez définir le paramètre d’e-mail de l’utilisateur de la communauté pour rendre le profil public. Pour ce faire, procédez comme suit :

Ouvrez la page Contact de l’utilisateur auquel vous avez recours pour la fonction Envoyer au nom de.
Sélectionnez Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur.
Sur la page du portail qui s’ouvre :
1. Dans le coin supérieur droit de la page de la communauté, sélectionnez l’icône d’utilisateur pour ouvrir le menu déroulant.
2. Dans le menu, sélectionnez Mes paramètres.
Sur la page Mes paramètres, dans la section Visibilité du profil, définissez la valeur E-mail sur Public et sélectionnez
Enregistrer.

Remarque :

si vous utilisez un modèle dans lequel le paramètre « Envoyer au nom de... » est activé pour un utilisateur interne, vous devez définir le paramètre UserPreferencesShowEmailToExternalUsers sur vrai.

Octroi d’accès aux données d’intégration Salesforce

Les objets personnalisés de notre package sont initialement définis comme « privés » pour les utilisateurs externes par défaut. Les jeux d’autorisations des utilisateurs de la communauté donnent accès aux objets personnalisés et à leurs champs, mais pas aux enregistrements créés par d’autres utilisateurs (internes et externes).

Dans les portails communautaires, les administrateurs disposent des deux options suivantes pour configurer les flux de signature électronique :

Utiliser nos composants préconfigurés (signature automatique et signature simple).
Créer leurs propres flux à l’aide de nos API Apex.

Dans les deux cas, les administrateurs utilisent souvent des modèles d’accord pour permettre aux utilisateurs de la communauté d’initier des flux de signature électronique ou d’y participer. Pour que cela fonctionne, les utilisateurs de la communauté doivent disposer d’un accès en lecture seule aux modèles d’accord et aux ressources associées, telles que les objets de fusion et de mappage de données, qui sont généralement créés par des utilisateurs internes.

Le type de licence utilisateur de la communauté détermine la façon dont l’accès peut être accordé :

Licence de connexion utilisateur de la communauté : les administrateurs peuvent activer « Afficher tout » pour les modèles d’accord et les objets de fusion/mappage des données via le profil utilisateur de la communauté pour accorder l’accès.
Licence de connexion utilisateur de la communauté PLUS et licence d’utilisateur de la communauté de partenaires : l’activation de l’accès « Afficher tout » via le profil est impossible. Les administrateurs doivent utiliser des règles de partage reposant sur les rôles pour fournir des accès.

Octroi d’accès aux modèles d’accord et aux objets associés

Pour que les utilisateurs de la communauté puissent créer des accords à l’aide de modèles d’accord, ils doivent disposer d’un accès « Afficher tout » aux modèles d’accord et aux objets associés.

Modèle d’accord (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
Mappage/Fusion (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
Mappage de données (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Si les modèles Acrobat Sign Document Builder sont utilisés avec le modèle d’accord comme pièce jointe, les objets ci-dessous doivent être accessibles pour les utilisateurs de la communauté :

Modèle Document Builder (adobesign__Document_Template__c)
Mappage de champs d’objet (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Utilisation du portail communautaire pour l’envoi et la signature d’accords

Pour utiliser le portail de la communauté pour envoyer et signer des accords, reportez-vous aux rubriques suivantes :

Vérification des conditions préalables.
Assurez-vous que les modèles au niveau du compte répondent aux exigences.
Découvrez comment envoyer des accords aux utilisateurs dans le portail de la communauté.
Consultez les paramètres du modèle d’accord.
Découvrez comment les utilisateurs affichent et signent des accords dans le portail de la communauté.

Vérification des conditions préalables

Pour pouvoir envoyer ou signer des accords via le portail de la communauté, vous devez vous assurer que :

Le portail de la communauté est configuré :
- Le portail est actif.
- Assurez-vous que le profil approprié est autorisé pour l’accès utilisateur.
- Le composant Adobe Acrobat Sign est installé.
Les utilisateurs sont configurés pour la communauté :
- Les utilisateurs sont activés dans la communauté.
- La licence utilisateur et le profil appropriés sont attribués aux utilisateurs.

Assurez-vous que le modèle au niveau du compte répond aux exigences.

Un modèle au niveau du compte doit répondre aux exigences suivantes :

Il est créé avec un modèle d’accord qui recherche correctement un type d’accord.
Possède un type d’objet principal défini sur Contact.
Contient un fichier en pièce jointe.
Possède éventuellement la fonction Envoyer au nom de configurée.

Assurez-vous que le modèle au niveau du compte répond aux exigences du portail de la communauté Acrobat Sign.

Découvrez comment envoyer des accords aux utilisateurs dans le portail de la communauté

Vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes ci-dessous pour remettre les accords aux utilisateurs dans le portail communautaire :

Par envoi direct : si vous envoyez un accord à un contact Salesforce, cet utilisateur peut consulter les accords répertoriés dans l’affichage de son portail personnel.
Par modèle de compte : lorsque vous avez besoin d’obtenir des signatures d’un compte, vous pouvez créer un modèle, puis mettre ce modèle à disposition des utilisateurs. Du point de vue de l’utilisateur, rien ne change, mais cette méthode génère un nouvel accord uniquement lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Signer/Approuver. Consultez la section Modèle d’accord pour plus de détails.

Un modèle d’accord peut être inséré dans le portail communautaire via le panneau de gestion des composants pour la communauté. Une fois ajouté, le modèle apparaît dans la section Action requise de votre part et ressemble à un accord envoyé directement à l’utilisateur.

La différence est que le bouton Envoyer/Approuver déclenche le modèle pour générer un nouvel accord à chaque clic, puis héberge l’accord sur le portail. La liste des accords contient donc ces accords potentiels seulement après que l’utilisateur lance le processus de signature.

Un seul modèle peut être utilisé à un moment donné, et ce modèle est contrôlé par les autres paramètres dans le panneau de gestion (décrit ci-dessous).

Paramètres du modèle d’accord

Portée de l’accord : définit la limite utilisateur pour le déclenchement du modèle.
Si la valeur est « Utilisateur », tous les utilisateurs disposant d’un accès au portail peuvent utiliser le modèle. Chaque utilisateur peut signer une copie de l’accord. Avec cette option, chaque copie signée apparaît dans la section « Accords terminés » du portail.
Si la valeur est « Compte », seul le premier utilisateur à avoir généré l’accord peut le signer. Une fois l’accord finalisé, il disparaît de l’affichage des autres utilisateurs.
Jours de renouvellement : détermine à quel moment le lien du modèle réapparaît pour le client, même s’il ne peut pas le voir directement. Plus précisément, cette valeur spécifie le nombre de jours après la dernière signature du modèle avant que le lien ne redevienne accessible. Par exemple, une valeur de 360 garantit que le lien vers le modèle d’accord réapparaît 360 jours après la signature.
Titre de l’en-tête et logo : le titre de l’en-tête est un champ de texte personnalisable selon vos besoins. En attendant, l’option de logo d’en-tête contrôle la visibilité du logo Adobe Acrobat Sign, ce qui vous permet de l’afficher ou de le masquer.
Échéance de signature : oblige les accords à être signés pour cette date, affichée en évidence sous le nom de l’accord. Après l’échéance, le système supprime le bouton « Signer » et met en surbrillance le texte de l’échéance en rouge.

Remarque :

pour envoyer un accord directement à un utilisateur, le destinataire doit être un contact. L’utilisation d’une valeur d’adresse e-mail ne renseigne pas l’accord dans le portail.

Découvrez comment les utilisateurs peuvent afficher et signer l’accord dans le portail de la communauté

Une fois que les utilisateurs et le portail sont correctement configurés, les accords envoyés au contact apparaissent sur le portail. Les utilisateurs peuvent accéder à ces accords et les signer à leur convenance. Voici ce que les utilisateurs voient sur le portail de la communauté :

Les accords en attente de signature par l’utilisateur apparaissent en haut de la liste. Un bouton en regard du nom de l’accord indique si une signature ou une approbation est nécessaire.
Un message de réussite s’affiche dans le panneau des composants lorsqu’un utilisateur signe ou approuve un accord avec succès.
Les accords déjà signés par l’utilisateur, mais en attente d’une action de la part des autres destinataires, sont répertoriés ci-après.
Les accords terminés apparaissent au bas du panneau des composants et indiquent l’adresse e-mail du signataire/de l’approbateur ainsi que la date d’exécution.