Adobe Sign pour Salesforce : signature simplifiée

Simple Sign est un composant d’origine permettant aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Ajoutez ce composant à tout portail Salesforce Experience Cloud (client, partenaire, employé, etc.) ou incorporez-le dans d’autres composants Lightning.

Conditions préalables

Pour accéder à la fonctionnalité de signature simplifiée, la version 21.0 ou ultérieure du package Adobe Sign pour Salesforce doit être installée.

Les nouvelles installations ne doivent pas oublier de générer des exemples de modèle d’accord au moment de lier Salesforce à Adobe Sign.

Étape 1 - Liez votre compte

Si les modèles n’ont pas été générés lors de l’installation, ou si vous avez effectué une mise à niveau à partir d’une version précédente du package vers v19, vous pouvez générer les modèles depuis l’onglet Administrateur Adobe Sign.

Vérifiez que l’onglet Modèles d’accord contient le modèle Tester l’accord de communauté :

Modèles d’accord - Tester la communauté

Si vous ne l’avez pas encore fait, activez Lightning

La version Lightning doit être activée dans votre organisation Salesforce pour que le portail fonctionne.

Si la version Lightning n’est pas activée, effectuez l’une ou l’autre des actions suivantes :

  • Cliquez sur le lien Basculer dans Lightning dans le volet supérieur des options.
  • Cliquez sur votre nom et sélectionnez Basculer dans Lightning Experience dans le sous-menu.
Basculer dans Lightning


Activation de Chatter

Chatter doit être activé dans votre organisation SFDC.

Si vous n’avez pas encore activé Chatter :

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Chatter > Paramètres Chatter
  • Cliquez sur le bouton Modifier
  • Cochez la case Activer
  • Cliquez sur Enregistrer


Activation des expériences numériques

Si ce n’est déjà fait, vous devez activer les expériences numériques.

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Paramètres.
  • Cochez la case Activer les expériences numériques.
  • Fournissez un nom de domaine pour vos expériences.
    • Si votre compte possède déjà un domaine établi, vous pouvez utiliser la même valeur pour les expériences.
  • Cliquez sur Enregistrer
    • Cliquez sur OK lorsque vous êtes averti que votre Domaine ne peut plus être modifié une fois créé
Activation des expériences numériques


Activer deux sites de confiance CSP

Deux sites de confiance Content Security Policy doivent être configurés pour autoriser de manière explicite les URL de base de votre compte Adobe Sign

1. Recherchez votre shard d’URL Adobe Sign :

 

2. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP

3. Cliquez sur Nouveau site de confiance

 

4. Renseignez les champs de la façon suivante :

  • Nom du site de confiance : AdobeSign
  • URL du site de confiance : https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (par exemple, https://secure.na1.adobesign.com)
    • Si votre compte n’a pas été mis à jour vers le domaine adobesign.com, vous pouvez utiliser echosign.com à la place.
  • Actif : laissez cette case cochée
  • Contexte : Experience Builder Sites

5. Cliquez sur Enregistrer

Définition de sites de confiance CSP

 

6. Revenez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP

7. Cliquez sur Nouveau site de confiance

8. Renseignez les champs de la façon suivante :

  • Nom du site de confiance : AdobeSign2
  • URL du site de confiance : https://secure.adobesign.com
  • Actif : laissez cette case cochée
  • Contexte : Experience Builder Sites

9. Cliquez sur Enregistrer.

Deuxième site de confiance CSP

 

Une fois terminé, les sites CSP doivent se présenter de la façon suivante :

Sites CSP approuvés


Création de l’utilisateur du portail communautaire

Cloner le profil utilisateur de la communauté

Pour configurer vos profils d’utilisateurs afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Sign, vous devez modifier le profil, ce qui signifie que vous devez cloner l’un des profils standard.

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Profils.
  • Cliquez sur le lien Cloner à côté de l’un des profils de communauté client standard
    • Il existe quatre profils de communauté client, et tous les quatre peuvent être utilisés
    • Examinez le type de licence utilisateur du profil que vous clonez
  • Donnez un nom intuitif à votre profil cloné, puis cliquez sur Enregistrer.


Créez un compte, un contact et un utilisateur pour la communauté

Il est nécessaire de créer un compte, un contact et un utilisateur.

Remarque :

Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail.  Veuillez vérifier que votre utilisateur Salesforce est associé à un rôle (n’importe quel rôle fonctionne).

Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs > {cliquez sur le lien Modifier situé à gauche de votre nom complet}

Pour créer le compte :

  • Lancez l’application Ventes depuis le Lanceur d’application
  • Cliquez sur la flèche pointant vers le bas dans l’onglet Compte, puis sélectionnez l’option de menu + Nouveau compte.

Lorsque la superposition Nouveau compte s’affiche, saisissez une valeur dans le champ Nom de compte qui identifie clairement ce compte en tant que compte du portail de connexion Adobe Sign.

  • Il s’agit de la seule valeur requise
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

Ensuite, vous devez créer un contact et un utilisateur dans le compte :

  • Cliquez sur l’icône Créer située en haut à droite de la fenêtre
  • Sélectionnez Nouveau contact depuis le menu

Lorsque la superposition Nouveau contact s’affiche :

  • Saisissez une valeur pertinente dans le champ Nom
  • Saisissez une valeur dans le champ E-mail pour le contact, de préférence l’e-mail d’un administrateur qui gère le contenu du portail communautaire
  • Associez le Contact au compte du portail communautaire Adobe Sign que vous avez créé lors de l’étape précédente
  • Cliquez sur Enregistrer
Configurez le contact de la communauté

  • Ouvrez la nouvelle page Contact que vous venez de créer
  • Cliquez sur l’engrenage Configurer dans l’angle supérieur droit de la fenêtre
  • Sélectionnez Modifier un objet dans le menu
Modifier l’objet Contact

 

  • Sélectionnez l’option Mise en page à partir du rail de gauche
  • Modifiez la mise en page des contact 

 

  • Sélectionnez Actions Mobile et Lightning dans les options d’objets
  • Faites glisser le bouton Activer un utilisateur client vers la section Actions d’expérience Mobile et Lightning Salesforce
  • Faites glisser le bouton Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur vers la section Actions d’expérience Mobile et Lightning Salesforce.
  • Enregistrez la mise en page

  • Revenez au contact de votre communauté, puis cliquez sur le bouton Activer un utilisateur client
Activer un utilisateur client

Une page Nouvel utilisateur s’affiche et contient les informations de contact importées.

Configurer l’utilisateur :

  • Définissez la licence utilisateur pour la faire correspondre à la licence du profil que vous avez cloné précédemment
  • Définissez le profil sur le profil cloné
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

 

La page s’actualise pour afficher le nouvel utilisateur.

Placez le curseur de la souris sur le lien Affectations de jeux d’autorisations et cliquez sur le bouton Modifier les affectations 

 

Ajoutez le jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Sign à l’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer


Configuration de la page de la Communauté SFDC


Créer une nouvelle communauté

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau.
Expériences numériques - Tous les sites

 

  • Sélectionnez l’expérience Service client
    • L’expérience Service client est requise pour les composants Self-Service

 

  • Lorsque la page Service client charge, cliquez sur Premiers pas

 

  • Saisissez le nom de la communauté.
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un nom spécifique au site à l’URL, ce qui est utile si vous avez plusieurs communautés
  • Cliquez sur Créer après avoir configuré le nom

Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois que vous avez terminé, la page Communauté s’affiche.

►Le nom de la communauté s’affiche en haut de la fenêtre et est surligné en jaune

►La chaîne spécifique au site dans l’URL se trouve dans la barre d’adresse et est surligné en turquoise


Configuration de l’espace de travail de l’expérience pour autoriser les utilisateurs

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le lien Espaces de travail. de votre communauté
Cliquez sur Espaces de travail.

La page Mes espaces de travail charge :

  • Cliquez sur l’option Administration

La page Administration s’ouvre pour votre communauté.

Lorsque les paramètres sont sélectionnés sur le rail de gauche :

  • Cliquez sur le bouton Activer à droite de l’indicateur de statut

 

Sélectionnez Membres depuis le rail de gauche

  • Sélectionnez Tous dans la liste déroulante de recherche
  • Sélectionnez le profil personnalisé que vous avez créé dans la liste Profils disponibles
  • Cliquez sur le bouton Ajouter, puis déplacez le profil vers la liste Profils sélectionnés
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer.


Définissez les paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté sur Public

L’adresse électronique dans la section Visibilité du profil de la communauté doit être définie sur Public :

  • Ouvrez la page Contact pour l’utilisateur que vous utilisez pour la fonction Envoyer au nom de
  • Sélectionnez Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur.
Connexion à une expérience en tant qu’utilisateur

L’interface du portail s’ouvre :

  • Cliquez sur le nom d’utilisateur dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la page de la communauté pour ouvrir la liste déroulante
  • Sélectionnez Mes paramètres

La page Mes paramètres de l’utilisateur s’ouvre :

  • Dans la section Visibilité du profil, définissez la valeur E-mail sur Public
  • Cliquez sur Enregistrer

Ajout du composant Adobe Simple Sign à l’espace de travail

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le lien Espaces de travail de votre communauté
  • Cliquez sur l’option Générateur dans la section Mes espaces de travail de la page
  • Cliquez sur l’icône des composants en haut à gauche de la page, faites défiler jusqu’en bas du menu, cliquez sur l’option Adobe Simple Sign, puis glissez-la sur la mise en page.
    • Faites glisser le composant à l’endroit où vous souhaitez que les accords Adobe Sign apparaissent
Faites glisser Simple Sign dans le modèle de portail

 

La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.

Le panneau de gestion dans le coin supérieur droit de la fenêtre ne dispose que d’une seule option configurable :

Modèle de l’accord : le modèle qui gère les accords répertoriés au sein du composant

 

Sélectionnez le modèle, puis cliquez sur le bouton Publier pour rendre le portail disponible.

  • Chaque fois que vous modifiez le portail ou un des paramètres, vous devez publier à nouveau le portail

Intégration du code Simple Sign dans vos composants Lightning

Le composant Simple Sign peut être intégré à n’importe quel autre composant Lightning.

Exemple de code du composant :

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

 

Lorsque le composant est intégré par programmation à un autre composant, les paramètres supplémentaires suivants peuvent être définis :

  • agreementId : Identifiant Salesforce de l’accord à la volée ou du projet d’accord 
    • L’option Envoyer au nom de doit être configurée pour les projets d’accords
  • templateId : Identifiant Salesforce du modèle qui gère les accords générés
  • pollingInterval : la valeur doit correspondre à un nombre en millisecondes
    • Elle indique le temps passé entre chaque tentative de récupération de l’URL de signature
      • La valeur minimale est 500
      • La valeur maximum est 50000
      • La valeur par défaut est 1000
  • showSigningModal
    • Si elle définie sur false, elle renvoie simplement la signingURL sans charger la page ESign dans une superposition modale
    • Si la valeur est true, elle renvoie la signingURL et charge la page ESign dans la superposition modale
    • La valeur par défaut est true

 

Les paramètres respectent les règles suivantes :

  • Les valeurs agreementID ou templateID doivent être spécifiées
    • Si les deux sont spécifiés, agreementID sera utilisée
    • Si aucune valeur n’est spécifiée, une erreur est renvoyée
  • Lors de l’utilisation d’un agreementID, la licence doit être à l’état Brouillon ou Émis pour signature si au moins un destinataire doit encore le signer
    • Si l’accord est à l’état de brouillon, envoyez-le en l’état, capturez l’URL de signature et affichez-la
    • Si l’accord est de type à la volée, capturez l’URL de signature et affichez-la
    • Si l’accord est terminé, affichez et signalez une erreur
  • Si un templateID est utilisé, l’option Envoi automatique est systématiquement activée
    • Lorsqu’un agreementID est utilisé, le paramètre Envoi automatique du modèle est respecté
  • Les modèles d’accord à signature simplifiée doivent disposer d’un type d’objet principal de contact
  • Il est fortement recommandé d’utiliser Envoyer au nom de, car la grande majorité des utilisateurs de la communauté n’est généralement pas autorisée à effectuer d’envois

 

Le composant peut également publier des événements chez ses clients.  Voici un exemple de gestionnaire d’événement :

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Les événements disponibles sont :

Accord envoyé

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Accord chargé à partir d’un modèle

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Page de signature ouverte

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Signé

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

Aucune signature

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Erreur pendant une action

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"


Exigences en matière de modèles d’accord pour la signature simplifiée

Les modèles dans l’environnement Simple Sign doivent être configurés pour affecter le destinataire à un objet principal en fonction d’une référence, et cet objet doit être un contact.

Sous l’onglet Informations sur le modèle :

  • Cliquez sur le menu déroulant sous Objet Salesforce
  • Sélectionnez Choisir parmi les autres objets
    • une nouvelle liste déroulante apparaît
  • Sélectionnez Contact dans la seconde liste déroulante

  • Cliquez sur l’onglet Destinataire
  • Supprimez le destinataire déjà sur le modèle
  • Cliquez sur le lien Ajouter un destinataire à partir de l’objet ou d’une variable d’exécution
    • La superposition Ajouter un destinataire s’affiche
  • Dans le champ Sélectionner un objet ou une variable d’exécution, sélectionnez Association sur la base du champ d’objet principal
    • Le premier destinataire doit être défini sur Objet principal (Contact) et le champ source de l’objet principal doit être ID de contact.
  • Cliquez sur Enregistrer

Un fichier d’un certain type doit être joint au modèle pour que la signature simplifiée fonctionne.  Il n’est pas possible pour l’expéditeur de joindre le document comme un processus d’envoi actif.

  • Cliquez sur l’onglet Pièce jointe
  • Chargez un document à partir de votre système local
    • Vous pouvez également sélectionner un environnement dans lequel votre document se trouve (dans la section Sélectionner pour ajouter des documents).
      • Cliquez sur le champ de recherche pour afficher tous les documents disponibles dans cette section
      • Sélectionnez-les un par un pour les joindre au modèle

Cliquez sur Enregistrer une fois tous vos documents joints

Remarque :

Chaque fichier chargé est stocké dans Salesforce (dans l’option Fichiers et gestion de la relation client Salesforce)

Si certains utilisateurs du portail n’ont pas de licence Adobe Sign, vous devrez contourner la licence utilisateur à l’aide de la fonction « Envoyer au nom de » intégrée dans le package.  Cela permet à un utilisateur de la communauté de générer un accord à l’aide de la licence d’un autre utilisateur.

Ce paramétrage nécessite trois configurations :

  • Activer le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. dans les paramètres personnalisés
  • Configurer un utilisateur possédant une licence sur Autoriser envoi au nom de son utilisateur
  • Configurer le modèle d’accord avec l’ID Salesforce de l’utilisateur ci-dessus 


Activer le paramètre

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    • La page Paramètres personnalisés se charge alors.
  2. Cliquez sur l’étiquette Paramètres Adobe Sign.
    • La page Paramètres Adobe Sign se charge.

    3. Cliquez sur le bouton Manage.

    4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier, si vous avez configuré les paramètres avant).

  • La page Paramètres Adobe Sign se charge.

5. Recherchez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis

  • Activez le paramètre en cochant la case
  • Cliquez sur Enregistrer

Configurer l’utilisateur pour que d’autres personnes puissent envoyer des accords en son nom

Pour permettre à l’utilisateur d’accéder à la fonctionnalité Envoyer au nom de, deux champs doivent être ajoutés à la mise en page des enregistrements d’utilisateur :

  • Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Présentations de page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.
  • Cliquez sur le lien Mise en page utilisateur.
  • Avec les champs sélectionnés, cliquez sur les deux champs ci-dessous et faites-les glisser vers la section « Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) » de la mise en page
    • Adobe Sign - Autoriser envoi comme autres util.
    • Adresse électronique Adobe Sign vérifiée 
  • Cliquez sur Enregistrer

Lorsque les champs sont définis, activez l’utilisateur spécifié :

  • Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’action Modifier pour l’utilisateur « contact de la communauté »
  • Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur
    • Cochez l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.
    • Cochez l’option Adresse électronique Adobe Sign vérifiée

En conservant la page Modification de l’utilisateur ouverte, copiez l’ID utilisateur de l’URL dans la barre de votre navigateur.

L’ID utilisateur se trouve dans L’URL de la page (en surbrillance en jaune ci-dessous) :

L’URL ci-dessus indique (avec l’ID en gras) :

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Veillez à ne pas inclure %2F au début et %3 à la fin

  • Copiez et enregistrez l’ID utilisateur pour l’étape suivante

 

Cliquez sur le bouton Enregistrer une fois terminé pour sauvegarder la configuration.


Mettre à jour le modèle avec l’ID utilisateur

  • Accédez à : Lanceur d’application > Adobe Sign > Modèles d’accord
  • Cliquez sur le nom du modèle d’accord que vous souhaitez modifier
Accédez au modèle d’accord

Cliquez sur l’onglet Destinataires et modifiez le champ Envoyer au nom de

  • Collez l’ID utilisateur Salesforce dans le champ (il y a un caractère de remplacement pour l’ID à supprimer)
  • Cliquez sur Enregistrer
Modifiez Envoyer au nom de


Limites du composant

Le composant Simple Sign présente certaines limites que vous devez connaître :

 

1. Le modèle peut ne pas être configuré avec l’option Uniquement les signatures de l’expéditeur activée

○ Dans ce cas, une erreur indiquant qu’il n’existe aucune URL de signature pour l’utilisateur actuel s’affiche chez l’utilisateur de la communauté

2. L’option Autoris. aperçu et positionnement champs du modèle peut ne pas être cochée

○ Dans ce cas, l’accord reste à l’état de pré-envoi et aucune URL de signature ne charge

3. L’option Activer la signature hébergée du modèle peut ne pas être cochée

4. Simple Sign ne prend pas en charge la délégation

○ Dans ce cas, l’autre destinataire ne pourra pas accéder à l’URL de signature

5. Simple Sign ne prend pas en charge l’option Remplacer le signataire (qui est un formulaire de délégation)

○ Dans ce cas, le nouveau signataire ne pourra pas accéder à l’URL de signature

6. Pour accéder aux notes et pièces jointes de n’importe quel objet Salesforce, les administrateurs doivent activer l’option Autoriser les utilisateurs client à accéder aux notes et pièces jointes dans Paramètres des communautés

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