Présentation

Adobe Acrobat Sign permet d’effectuer des recherches complexes de contenu dans les accords de l’utilisateur. La barre de recherche, qui se trouve sur la page Gérer, renvoie toutes les transactions qui correspondent à l’une des chaînes fournies pour la source de contenu sélectionnée.

• Si vous recherchez « vos accords », vous effectuez une recherche sur votre contenu. Si vous recherchez un compte partagé, vous recherchez le contenu de ce compte partagé

Le contenu des champs ci-dessous est indexé à mesure qu’une transaction est créée/mise à jour :

• Titre : titre de l’accord.
• Note : note privée sur l’accord privée prise par le participant et qui n’est visible par personne d’autre.
• Message : liste des messages visibles par ce participant (comprend les messages publics et privés).
• Nom du fichier d’origine : nom d’origine d’un fichier chargé associé à l’accord.
• Adresse e-mail : destinataire (y compris les CC) ou adresse e-mail de l’expéditeur.
• Nom complet : prénom et nom du destinataire (y compris les CC) ou de l’expéditeur.
• Fonction : fonction du destinataire (y compris les CC) ou de l’expéditeur au sein de l’entreprise.
• Nom de l’entreprise : nom de l’entreprise ou de l’organisation du destinataire (y compris les CC) ou de l’expéditeur.
• Nom du groupe de destinataires : nom du groupe d’accords ad hoc auquel les destinataires peuvent appartenir.
• Contenu des champs de texte : contenu des champs de texte fournis par l’utilisateur dans le formulaire.
• Nom complet du partageant : nom complet du partageant de l’accord. En l’absence de partage, il s’agit du nom de l’utilisateur.
• Nom du groupe de destinataires du partageant : nom du groupe de destinataires du partageant de l’accord. S’il n’y a pas de partage, il s’agit du nom de groupe de destinataires de l’utilisateur.
• ID externe : ID affecté par l’expéditeur à l’accord, qui peut prendre n’importe quel forme ; généralement « <groupID>:<ID> ». Un ID externe est transmis dans l’appel à l’API de création d’accord.
• ID de groupe externe : ID de groupe attribué par l’expéditeur à l’accord, qui peut prendre n’importe quelle forme, généralement utilisé comme préfixe pour l’ID externe. L’ID de groupe externe est transmis dans l’appel à l’API de création d’accord. Vous devez définir un ID externe si vous définissez un paramètre d’ID de groupe externe.

Fonctionnement de la recherche de texte

Si vous cherchez la chaîne : « Un poisson simple »

• Acrobat Sign divise la chaîne en jetons, en utilisant des espaces comme séparateurs. La chaîne d’exemple ci-dessus est divisée en trois jetons : Un,  poisson et simple.
  • Les caractères de la requête de chaîne appartiennent à l’un des trois types suivants : lettre, nombre ou délimiteur.
  • Les caractères traités comme délimiteurs (autres que les espaces) sont : ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ’ < > ? /
    • Les points, les traits de soulignement et les apostrophes font partie d’un jeton si les caractères qui précèdent et suivent ce symbole sont du même type.
    • Les guillemets qui entourent la chaîne de requête entière ne sont pas des délimiteurs et spécifient une valeur de chaîne littérale (phrase).
    • Les guillemets dans une chaîne de requête sont des délimiteurs et ne spécifient pas une valeur littérale de la chaîne.
• La distinction de casse est supprimée. Par exemple : un, poisson et simple
• La recherche tente ensuite de faire correspondre le texte complet de chaque jeton à une valeur indexée.
  • La création de jetons plus complexes se produit pour le Titre de l’accord (voir ci-dessous).
• Une recherche inclusive est utilisée, ce qui signifie que chaque accord qui correspond à au moins un jeton d’au moins un champ interrogeable est inclus dans le jeu de données renvoyé.
  • Le jeu de données renvoyé est trié par pertinence, avec le résultat de recherche le plus pertinent en haut.

Le champ Titre de l’accord :

Comme indiqué ci-dessus, le champ Titre de l’accord possède une fonctionnalité de création de jetons plus sophistiquée en raison d’un jeton « personnalisé » supplémentaire qui simule principalement les délimiteurs de contexte (par opposition aux caractères explicites). Cette fonctionnalité de création de jetons personnalisés est différente de la fonctionnalité standard :

• Des jetons de préfixe (jusqu’à 10 caractères) sont générés : un jeton de préfixe est la chaîne d’incrémentation de tout jeton standard. Par exemple : si le jeton standard est poisson, les jetons d’incrémentation sont les suivants : p, po, pois, etc., jusqu’à poisson.
  • Cela permet de rechercher des chaînes partielles, étant donné que vous commencez par le premier caractère du jeton.
  • Les correspondances de chaînes intermédiaires sont ignorées. Par exemple : la recherche de are ne correspondra pas au mot apparemment.
• Jetons scindés en caractères non alphanumériques. Par exemple : la chaîne Super_Duper génère les jetons Super et Duper.
  • Les traits de soulignement ne sont pas des délimiteurs dans la fonctionnalité de création de jetons standard.
• Jetons scindés lors des transitions de casse de lettre. Par exemple : la chaîne PowerShot génère les jetons Power et Shot.
• Jetons scindés lors des transitions par numéro de lettre. Par exemple : la chaîne XL500 génère les jetons XL et 500.
• Supprime les délimiteurs d’interligne ou de fin de chaque jeton. Par exemple : la chaîne XL---42+’Autocoder’  génère les jetons XL, 42 et Autocoder
• Supprime le possessif anglais (’s) de la fin de chaque jeton. Par exemple : la chaîne Dave’s génère le jeton Dave.

Notez que la combinaison des jetons standards et personnalisés vous permet de rechercher la chaîne de jeton complète (grâce au jeton standard) et les jetons de préfixe (grâce au jeton personnalisé), mais vous ne pourrez pas obtenir de jeton de préfixe qui s’étend au-delà d’un délimiteur. 

Exemple 1 : si vous disposez d’un accord nommé My_NDA

• La fonctionnalité de création de jetons standard produirait un jeton qui ressemblerait à my_nda.
• La fonctionnalité de création de jetons personnalisée produirait une série de jetons de préfixe : m, my, n, nd et nda.
• Si vous tentez de rechercher my_nd, aucun résultat ne sera renvoyé, car : 
  • Le jeton standard ne crée pas de jetons de préfixe, mais uniquement des chaînes complètes.
  • Le jeton personnalisé délimite le trait de soulignement, de sorte que les jetons de préfixe ne l’incluent pas.

Exemple 2 : si vous disposez d’un accord nommé XL500

• La fonctionnalité de création de jetons standard produirait un jeton qui ressemblerait à xl500.
• La fonctionnalité de création de jetons personnalisés produirait une série de jetons de préfixe : x, xl, 5, 50 et 500.
• Si vous tentez de rechercher xl5, aucun résultat ne sera renvoyé, car : 
  • Le jeton standard ne crée pas de jetons de préfixe, mais uniquement des chaînes complètes.
  • La fonctionnalité de création de jetons personnalisés délimite la transition chiffre-lettre, de sorte qu’aucun jeton de préfixe ne peut être créé pour passer d’une lettre à un chiffre.

Recherche avec une syntaxe de requête spéciale

Comme décrit dans la section ci-dessus, la recherche d’accord effectue une correspondance approximative dans tous les champs interrogeables d’un accord. Le contenu de ces champs est divisé en jetons, puis ces jetons sont mis en correspondance avec la chaîne de requête au moment de la recherche. La recherche d’accord exécute également une correspondance de préfixe de 10 caractères au maximum pour ces jetons. Toutefois, pour obtenir des correspondances avec une valeur de champ entière ou avec une expression de valeur de champ, une syntaxe spéciale est requise.

REQUÊTE DE CORRESPONDANCE EXACTE :

Utilisez une requête de correspondance exacte pour rechercher une expression particulière parmi tous les champs interrogeables.

• Une requête en correspondance approximative régulière renverra une valeur si l’UN des jetons apparaît dans un champ (mais pas nécessairement tous). L’ordre des jetons n’est pas pris en compte dans la mesure où les jetons n’ont pas besoin d’apparaître ensemble.
• Une expression exacte permet la mise en correspondance si plusieurs jetons apparaissent dans le même champ, et qu’ils apparaissent dans l’ordre spécifié entre les guillemets.

Format de la syntaxe de requête de correspondance exacte :

ou

Si la syntaxe de la requête ne suit pas les règles d’une syntaxe de requête de correspondance exacte, la recherche d’accord exécute une requête en correspondance approximative régulière dans tous les champs interrogeables.

REQUÊTE DE PRÉFIXE DE NOM DE CHAMP :

Une requête de préfixe de nom de champ doit être utilisée pour effectuer la recherche dans un seul champ particulier des accords de l’utilisateur. Elle doit contenir un préfixe de nom de champ suivi d’une requête en correspondance approximative standard ou de correspondance exacte.

Format de la syntaxe de la requête de préfixe de nom de champ :

ou

ou

Si <nom_champ> n’est pas spécifié, tous les champs pris en charge pour les requêtes de correspondance exacte seront interrogés. Sinon, seul le champ <nom_champ> est interrogé. 

Si la syntaxe de la requête ne suit pas les règles de la syntaxe de requête de préfixe de nom de champ, la recherche d’accord utilise la requête entière comme requête de recherche (correspondance approximative ou exacte, selon la syntaxe) et effectue une recherche dans tous les champs interrogeables. 

Par exemple, la requête de correspondance exacte :

title: "Hello World"

doit effectuer une recherche uniquement sur le champ contenant le titre de l’accord.

Vous trouverez ci-dessous une liste de préfixes pris en charge pour les requête de préfixe de nom de champ.

Les préfixes de nom de champ ne tiennent pas compte de la casse.

Filtrage des données renvoyées

La recherche de contenu peut renvoyer un nombre intimidant d’enregistrements.

Quatre filtres peuvent être utilisés individuellement ou ensemble et sont disponibles pour vous aider à réduire l’ensemble des données à une liste gérable d’enregistrements.

Filtrage par date de modification

La valeur Date de modification filtre l’horodatage le plus récent lorsqu’une action utilisateur met à jour l’accord. La valeur Date de modification est verrouillée une fois que l’accord atteint un état final (Terminé/Annulé/Expiré).

L’icône de filtre Date de modification ouvre les options permettant de réduire davantage l’ensemble de données en sélectionnant une période :

• Toutes les dates
• Les dernières 24 heures
• Les sept derniers jours
• 30 derniers jours
• 12 derniers mois
• Période personnalisée

Filtrage par valeurs de champ

Lorsque vous utilisez la zone de saisie Rechercher (à droite du bouton Filtres), vous pouvez appliquer un filtre à des champs individuels qui peuvent contenir des données très spécifiques ou uniques.

Les options de champ pouvant être recherchées sont les suivantes :

• Tous les champs : valeur par défaut. Cette option recherche dans toutes les options de champ la chaîne exacte dans le champ Rechercher et renvoie le plus grand ensemble d’enregistrements.
  
• Titre : limite l’ensemble de données renvoyé aux enregistrements contenant la chaîne recherchée dans le titre de l’objet (par exemple, nom de l’accord).
  
• Note : limite l’ensemble de données aux enregistrements qui contiennent la chaîne recherchée dans les notes personnelles de l’utilisateur qui effectue la recherche.
  
• Message : limite l’ensemble de données aux enregistrements qui contiennent la chaîne recherchée dans le champ Message ou Message privé de l’accord.
• Noms des fichiers d’origine : analyse le nom du fichier du document d’origine téléchargé et renvoie uniquement les enregistrements qui correspondent.
  
• E-mail : correspond à l’adresse e-mail d’un destinataire.
  • Ce filtre ne prend pas en compte les champs Texte définis avec une validation d’adresse e-mail.  
• Nom complet : correspond à la valeur Nom fournie par un destinataire lors de l’application d’une signature. Si un seul nom est fourni, tous les enregistrements qui correspondent à cette valeur sont renvoyés.
  • Les valeurs Nom dépendent de ce que le destinataire saisit et peuvent ne pas correspondre aux valeurs de signature ou aux noms de profil précédents (si le destinataire possède un compte d’utilisateur Acrobat Sign).
• Fonction : correspond aux valeurs placées dans le champ Titre.
  
• Nom de l’entreprise : correspond aux valeurs placées dans le champ Société.
  
• Nom du groupe de destinataires : correspond au nom du groupe de destinataires (saisi par l’expéditeur).
  
• Contenu du champ de texte : correspond à la valeur exacte de n’importe quel champ de saisie Texte. Cela inclut les valeurs par défaut et les mots individuels trouvés dans de plus grands blocs de texte.

Filtrage par groupe

Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée ont accès à un filtre Groupe qui limite l’ensemble de données renvoyé aux seuls accords envoyés à partir de ce groupe.

Filtrage du contenu masqué

Une option supplémentaire permettant de Rechercher dans le contenu masqué est disponible.

Lorsque l’option Rechercher dans le contenu masqué est sélectionnée, seul le contenu masqué est inclus dans le jeu de données renvoyé.