Adobe Sign pour Salesforce : connecteur CPQ

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Le connecteur CPQ d’Adobe Sign pour Salesforce insère dans vos devis CPQ un bouton qui génère un accord prêt à l’envoi pour signature et y joint automatiquement le devis.

Conditions préalables

Applications requises :

Remarque : Salesforce CPQ version 234.4.1 et ultérieures incluent une mise à niveau qui prend en charge les fonctionnalités avancées de génération d’accords à l’aide de variables d’exécution.

installed-packages

Installation

  1. Accédez au Package du composant Connecteur Adobe Sign pour Salesforce CPQ sur Salesforce AppExchange.
  2. Sélectionnez Obtenir maintenant.
  3. Sélectionnez l’option de connexion appropriée, comme suit :
    1. Si vous disposez déjà d’un compte Salesforce, sélectionnez Se connecter et saisissez vos informations d’identification à l’invite.
    2. Si vous n’avez pas de compte, sélectionnez Continuer comme invité. Vous êtes invité à créer un compte Salesforce. Une fois votre compte créé, répétez les étapes 1 et 2 pour vous connecter à l’aide de vos informations d’identification.
log_in

4. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez l’environnement d’installation : Production ou Sandbox.

5. Lisez les informations sur l’installation et les conditions générales d’utilisation :

  • Cochez la case Conditions générales d’utilisation pour confirmer que vous avez lu et acceptez les conditions..
  • Sélectionnez Confirmer et installer.
confirm-install

6. Lorsque vous êtes invité à vous connecter à votre organisation Salesforce, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis sélectionnez Se connecter à Salesforce.

7. Sur la page qui s’affiche, sélectionnez Installer pour tous les utilisateurs, puis Installer.


Objets Devis et Accord de références croisées

L’association du devis à un accord envoyé à l’aide du devis peut contribuer au maintien à jour de vos devis en cours, ainsi que l’historique des devis d’un compte.

Pour ajouter l’objet Liste d’accord :

  1. Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Document de devis.
  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mises en page.
  4. Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page du document de devis.
  5. Dans la zone Mise en page du document de devis en haut, sélectionnez Listes associées.
  6. Glissez-déposez l’objet Accord dans la liste d’objets de la section Listes associées de la page.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois configuré, l’accord associé au devis apparaît sur l’onglet Associé du document de devis.

Liste associée à l’accord dans le document de devis

  1. Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Compte.
  3. Dans le panneau de gauche de la page qui s’ouvre, sélectionnez Mises en page.
  4. Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page du compte CPQ.
  5. Dans la zone en haut de la page, sélectionnez Listes associées.
  6. Glissez-déposez l’objet Accords vers la section Listes associées.
  7. Sélectionnez Enregistrer.
Ajout de l’objet Accord au compte de devis

  1. Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Opportunité.
  3. Dans le panneau de gauche de la page qui s’ouvre, sélectionnez Mises en page.
  4. Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page de l’opportunité CPQ.
  5. Dans la zone Type d’objet en haut de la page, sélectionnez Listes associées.
  6. Glissez-déposez l’objet Accord vers la section Listes associées de la page.
  7. Sélectionnez Enregistrer.
Ajout de l’objet Accord à l’opportunité de devis


Ajouter un champ de modèle d’accord au modèle de devis

Pour ajouter le champ Accord au modèle de devis :

  1. Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  2. Sélectionnez Modèle de devis dans les options à gauche de la page.
  3. Sélectionnez Mises en page dans le volet de gauche.
  4. Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page du modèle de devis.
  5. Dans la zone Type d’objet en haut de la page, sélectionnez Champs.
  6. Glissez-déposez l’objet Modèles d’accord dans la liste des objets de la section Informations sur le modèle de devis.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois le champ de recherche appliqué à la mise en page, vous pouvez associer vos modèles de devis à n’importe quel modèle d’accord. Vous pouvez ainsi utiliser les fonctionnalités de flux de signature, de pièces jointes et de mappage de données/fusions des modèles d’accord.

Champ de recherche Modèle d’accord dans le modèle de devis

Configuration de CPQ de sorte à afficher l’action 'Générer Adobe Sign'

Une fois que vous avez installé Adobe Sign pour Salesforce CPQ version 1.4 ou ultérieure, suivez les étapes ci-dessous pour installer le bouton permettant de générer un devis et de le joindre automatiquement à un accord :

  1. Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

  2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Devis.

  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mises en page.

  4. Sous Nom de la mise en page, sélectionnez Mise en page du devis.

  5. Dans la zone Type d’objet en haut, sélectionnez Boutons.

  6. Glissez-déposez l’objet Générer Adobe Sign vers la section Détails du devis.

    Ajout du bouton Générer Adobe Sign à la section Détails du devis

  7. Sélectionnez Enregistrer.

    Cette action lance la configuration du plug-in.

  1. Une fois l’installation terminée, accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Applications > Packages installés.

  2. Pour le package Salesforce CPQ, sélectionnez Configurer.

  3. Sélectionnez l’onglet Modules externes..

  4. Dans le champ Module externe de signature électronique, saisissez la valeur suivante : ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Création de modèles par défaut (recommandé)

Pour joindre automatiquement un devis à un accord prêt à l’envoi, vous devez créer un modèle par défaut pour l’accord et le devis.

La configuration ci-dessous est un modèle de base permettant de joindre le devis et préparer l’accord. Des options supplémentaires sont disponibles dans la section Modèles.

Remarque :

Lorsque vous utilisez l’option Générer avec Adobe Sign, le modèle d’accord doit être configuré avec la variable de modèle d’accord uniquement.

La configuration d’un modèle d’accord à l’aide de variables d’exécution permet de créer des accords plus efficacement. Lors de la création d’accords, le PDF du document de devis généré est automatiquement joint à l’accord. Outre le document de devis, cela permet également aux utilisateurs d’utiliser les documents de bibliothèque Adobe Sign dans leurs modèles d’accord.

  1. Accédez au lanceur d’application et ouvrez Adobe Sign pour Salesforce.

  2. Ouvrez l’onglet Modèles d’accord et sélectionnez Nouveau.

  3. Attribuez un nom au modèle et sélectionnez Enregistrer.

  4. Sur la page de configuration du modèle d’accord qui s’ouvre :

    1. Indiquez un Nom de l’accord par défaut.
    2. Définissez Objet Salesforce comme Document de devis.
    3. Sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord.
      1. Sélectionnez le champ Type de source à utiliser comme opportunité de devis et associez-le au champ Opportunité de l’accord cible.
    Association des champs d’opportunité

    La page obtenue s’affiche comme illustré ci-dessous :

    Informations sur le modèle

  5. Sous l’onglet Pièce jointe :

    1. Pour ajouter un document standard à chaque devis, sélectionnez Charger des fichiers ou glissez-déposez le fichier dans le champ Télécharger.
    2. Pour joindre le devis, sélectionnez Choisir la source du document.
    cpq-choose-doc-source

  6. Dans la boîte de dialogue Choisir la source du document qui s’ouvre, sélectionnez l’option Variable d’exécution. Dans le champ Ajouter un nom de variable d’exécution, attribuez le nom de variable QuoteDocument. Cliquez sur Ajouter une fois que vous avez terminé.

    choose-doc-source

    Le devis joint s’affiche comme suit :

    documents-added

  7. Sous l’onglet Destinataires, supprimez l’enregistrement de destinataire par défaut en cliquant sur la croix (X) sur le côté droit. Sélectionnez ensuite Ajouter un destinataire à partir de l’objet ou d’une variable d’exécution.

    Ajout d’un objet de formulaire de destinataire

  8. Pour configurer le destinataire :

    1. Sélectionnez l’objet ou la variable d’exécution : Association sur la base du champ d’objet principal.
    2. Type de destinataire : Contact.
    3. Objet principal de formulaire de champ source : ID du créateur.
    4. Sélectionnez Enregistrer.
    Destinataire configuré

    Le destinataire obtenu s’affiche comme illustré ci-dessous :

    Destinataire configuré

  9. Sélectionnez Règles, puis sélectionnez l’option permettant de Définir comme modèle par défaut pour tous les accords.

    Définir comme modèle par défaut

  10. Assurez-vous que le modèle est basculé sur Actif, puis enregistrez le modèle d’accord.

    Remarque :

    Vous pouvez configurer en toute sécurité d’autres éléments du modèle selon vos besoins, comme le message de l’accord, les rappels ou les contre-signataires.

  1. Accédez au lanceur d’application et ouvrez Salesforce CPQ.

  2. Sélectionnez l’onglet Modèles de devis, puis Nouveau.

    Nouveau modèle de devis

  3. Configurez le modèle avec les spécifications suivantes :

    • Saisissez un nom pour le nom du modèle.
    • Cochez l’option Par défaut.
    • Sélectionnez l’état de déploiement Déployé.
    • Pour le champ Modèle d’accord, sélectionnez le modèle d’accord créé ci-dessus.
    Modèle de devis CPQ

  4. Enregistrez le modèle de devis..


Vérification de la fonctionnalité

Une fois l’installation terminée, vérifiez que les objets fonctionnent correctement.

Le processus suivant décrit la fonctionnalité par défaut, où le devis généré est automatiquement associé à l’accord et le destinataire de l’accord est le contact de facturation sur le devis CPQ.

Pour découvrir et utiliser les avantages de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign avec CPQ, consultez la section Modèles Adobe Sign.

  1. Lancez CPQ à partir du lanceur d’application.

  2. Pour créer un nouveau modèle de devis, sélectionnez l’onglet Modèles de devis.

    Le modèle de devis définit la mise en page et le style global de la page de devis : taille de page, marges, taille de police, famille et couleur, etc.

  3. Sélectionnez l’onglet Devis et créez un nouveau devis avec les détails suivants :

    • Définissez la relation entre le devis et l’opportunité ou le compte Salesforce.
    • Indiquez d’autres informations : conditions de paiement, mode de livraison, remise et informations de facturation/livraison.
    • Sélectionnez Enregistrer.

  4. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Modifier les lignes.

    La boîte de dialogue Modifier le devis s’ouvre sans élément de ligne.

  5. Pour lancer la liste de produits, sélectionnez Ajouter des produits.

  6. Dans la liste, sélectionnez les produits que vous souhaitez inclure dans le devis, puis cliquez sur Sélectionner.

    La page Modifier le devis se charge à nouveau en affichant les éléments de ligne que vous avez sélectionnés.

    Cette page permet de modifier chaque élément de ligne afin d’adapter les champs Quantité ou Remise supplémentaire.

  7. Lorsque les éléments de ligne sont prêts, sélectionnez Enregistrer.

  8. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Générer Adobe Sign.

    Bouton Générer Adobe Sign

  9. Pour produire le document de devis, sélectionnez Générer.

    Remarque : avant de générer le document de devis, assurez-vous que le format de sortie est bien PDF.

    Document de devis généré

    Après le processus de génération, l’accord s’ouvre à l’état Brouillon. Pour ajouter des documents supplémentaires, sélectionnez Ajouter des fichiers ou glissez-déposez un fichier de votre bureau vers le champ Fichiers.

    Remarque :

    Si vous utilisez la recherche de modèle d’accord, vous pouvez configurer ce modèle sur Envoi automatique et le devis sera automatiquement envoyé une fois généré.

    Accord joint à l’objet SFDC

  10. Pour envoyer le devis au destinataire, sélectionnez Envoyer.

    Envoi de l’accord

    Une fois l’accord correctement envoyé, un message s’affiche, comme indiqué ci-dessous.

    À mesure que l’accord s’exécute pendant le cycle de signature, l’état d’accord met automatiquement à jour l’état du devis :

    • Envoyé : lorsque l’état de l’accord est Émis pour signature.
    • Signé : lorsque l’état de l’accord est Signé.
    • Approuvé : lorsque l’état de l’accord est Approuvé.
    • Annulé : lorsque l’état de l’accord est Annulé.
    • Expiré : lorsque l’état de l’accord est Expiré.

  1. Lancez CPQ à partir du Lanceur d’application..

  2. Pour créer un nouveau modèle de devis, sélectionnez l’onglet Modèles de devis.

    Le modèle de devis définit la mise en page et le style global de la page de devis : taille de page, marges, taille de police, famille et couleur, etc.

  3. Sélectionnez l’onglet Devis et créez un nouveau devis avec les détails suivants :

    • Définissez la relation entre le devis et l’opportunité ou le compte Salesforce.
    • Indiquez d’autres informations : conditions de paiement, mode de livraison, remise et informations de facturation/livraison.
    • Sélectionnez Enregistrer.

  4. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Modifier les lignes.

    La boîte de dialogue Modifier le devis s’ouvre sans élément de ligne.

  5. Pour lancer la liste de produits, sélectionnez Ajouter des produits.

  6. Sélectionnez dans la liste les produits que vous souhaitez inclure dans le devis, puis cliquez sur Sélectionner.

    La page Modifier le devis se charge à nouveau en affichant les éléments de ligne que vous avez sélectionnés.

    Cette page permet de modifier chaque élément de ligne afin d’adapter les champs Quantité ou Remise supplémentaire.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

  8. Pour ajouter un ou plusieurs documents supplémentaires au devis :

    1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’option Autres actions (▼) de la liste déroulante > Inclure un document.
    2. Sélectionnez Choisir un fichier et recherchez sur votre système local le fichier à inclure.
    3. Après avoir joint le fichier, sélectionnez Enregistrer.

  9. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Autres actions (▼) de la liste déroulante > Générer le document.

  10. Le devis est généré sous forme de document et la page affiche le devis et les autres documents inclus. Vous pouvez maintenant ajouter les fichiers disponibles et les réorganiser. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer vers Adobe Sign.

    Le devis et les fichiers de contenu inclus sont automatiquement joints à l’accord. Le contact de facturation sur le devis CPQ est importé en tant que Destinataire de l’accord.

    Une fois l’accord créé, il apparaît associé à l’opportunité et au compte Salesforce (via la configuration de devis) à l’état Brouillon (à condition que vous ayez ajouté l’objet Accord aux mises en page de compte ou d’opportunité).

    Remarque :

    Si vous utilisez la recherche de modèle d’accord, vous pouvez configurer ce modèle sur Envoi automatique et le devis sera automatiquement envoyé une fois généré.

    Accord joint à l’objet SFDC

    Pour modifier et envoyer l’accord :

    1. Sélectionnez le lien Accord pour l’ouvrir.
    2. Passez en revue la liste des destinataires et les fichiers joints, puis modifiez-les selon vos besoins.
    3. Sélectionnez Envoyer
      .
    Envoi de l’accord

    Une fois l’accord correctement envoyé, un message de réussite s’affiche, comme indiqué ci-dessous.


Remarques importantes sur les modèles dans Adobe Sign

Les modèles Adobe Sign sont puissants et offrent la possibilité étendue d’automatiser la configuration du traitement des accords, ainsi que le renseignement de données de et vers les formulaires d’accord.  Pour une explication complète de ces possibilités, consultez le guide Mappages des champs et modèles.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de configuration avec quelques options qui fonctionnent particulièrement bien avec Salesforce CPQ.

Préremplir les champs d’accord avec des valeurs de champ de devis

Vous pouvez personnaliser un accord en ajoutant des valeurs à partir du document de devis. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez au lanceur d’application et ouvrez Adobe Sign.
  2. Sélectionnez l’onglet Modèles d’accord, puis Nouveau.
  3. Définissez le Type d’objet principal sur SBQ__QuoteDocument__c.
    Cela permet de mapper les valeurs de champ du document de devis dans l’accord. Par exemple, vous pourrez mapper le nom du document de devis vers le nom de l’accord.
  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Sélectionnez l’onglet Associé.
  6. À la section Mapper les données dans les champs de l’accord, sélectionnez Nouveau.
    La boîte de dialogue Ajouter un nouveau mappage de champs s’affiche.
  7. Dans la liste déroulante Méthode de mappage, sélectionnez Champ d’objet principal.
  8. Sélectionnez Suivant.
Nouveau modèle d’accord pour les devis

Mappage des nouveaux champs

Sélection de la méthode de mappage

9. Spécifiez la valeur du champ et le champ cible :

  1. La liste déroulante Sélectionner un champ source à partir d’un objet principal présente toutes les options de champ que vous pouvez utiliser en tant que source de valeur de champ à importer dans le champ Accord. Pour cet exemple, sélectionnez Nom du document (Chaîne).
  2. Le Champ de l’accord cible est le champ dans lequel vous souhaitez insérer la valeur. Pour cet exemple, utilisez Nom de l’accord (Chaîne).
  3. Sélectionnez Enregistrer.

    À mesure que vous ajoutez des mappages au modèle, ils créent une liste dans l’onglet Associé du modèle.

10. Pour supprimer ou modifier un enregistrement, ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Supprimer ou Modifier.

Liste des mappages


Ajout des pièces jointes

Vous pouvez ajouter un document de devis aux accords en suivant une méthode similaire à celle employée pour ajouter une pièce jointe standard à un accord. Lorsque vous créez un accord et ajoutez une pièce jointe, le PDF QuoteDocument généré est automatiquement joint à l’accord.

Pour ajouter un document de devis à un accord, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé.

  2. Sélectionnez Ajouter des pièces jointes.

    Ajouter des pièces jointes

  3. Sélectionnez Nouveau.

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez Variable d’exécution dans le champ de type de fichier en pièce jointe, puis sélectionnez Suivant.

    Remarque : vous pouvez également joindre des fichiers de la bibliothèque Adobe Sign (Echosign), du contenu Salesforce et de la bibliothèque ou de l’objet principal.

    Sélection du type de fichier en pièce jointe

  5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, saisissez Document de devis dans le champ de nom de la variable, puis sélectionnez Enregistrer.

    Remarque : un nom de variable est requis car une variable d’exécution a été sélectionnée pour le type de pièce jointe. Si vous sélectionnez une bibliothèque en tant que Type de pièce jointe, une liste des documents disponibles s’affiche dans cette bibliothèque.

    Identification du document

    Comme les Mappages de champ, une liste de fichiers joints pour le modèle est générée sur l’onglet Associé du modèle.

    Liste des fichiers en pièce jointe

Ajouter des destinataires

Vous pouvez ajouter des destinataires au modèle d’accord pour définir un flux de signature en fonction de vos pratiques internes. Vous pouvez simplement envoyer un accord au client/signataire ou inclure des étapes d’approbation internes et des contre-signatures. Lorsqu’un PDF de document de devis est joint à un accord, il extrait automatiquement le contact principal pour lequel le document de devis a été généré.

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter le contact principal sur le devis en tant que signataire à l’aide d’une variable d’exécution :

  1. Ouvrez le modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé.

  2. Sélectionnez Ajouter des destinataires.

    Ajouter des destinataires

  3. Sélectionnez Nouveau.

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez les informations comme suit :

    • Dans le champ Source du destinataire, sélectionnez Variable d’exécution.
    • Assurez-vous que le type de destinataire est Contact.
    • Le rôle du destinataire détermine si le contact doit apposer une signature. Sélectionnez Approuver ou Déléguer.
    • La vérification du signataire détermine si le destinataire doit utiliser une authentification en deux étapes.
      • E-mail : pas de deuxième étape, l’e-mail est l’unique validation de l’identité du destinataire.
      • Mot de passe : applique un mot de passe à la signature du document, ce qui force la saisie du mot de passe pour pouvoir accéder au document.
      • KBA : l’authentification basée sur les connaissances peut être utilisée uniquement aux États-Unis ; elle utilise le numéro de sécurité sociale du destinataire pour poser quelques questions auxquelles une réponse doit être donnée pour pouvoir accéder au document.
      • Sociale : l’authentification sociale exige l’authentification du signataire sur une autre application sociale (LinkedIn, Facebook, etc.) avant de pouvoir accéder au document.
      • Téléphone : un SMS est envoyé au téléphone du destinataire, qui doit ensuite saisir les six chiffres donnés pour visualiser le document.
    • Le message du destinataire envoie un message privé au destinataire lorsqu’il ouvre le document pour signature.
    • L’index est l’ordre de signature pour le destinataire.
    • Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Suivant.

  5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, dans le champ Nom de variable, saisissez PrimaryContact, puis sélectionnez Enregistrer.

    La liste des destinataires s’affiche dans l’onglet Associé du modèle d’accord, comme indiqué ci-dessous.

    Liste des destinataires

Lier votre modèle de devis à votre modèle d’accord

Vous pouvez lier votre modèle d’accord à votre modèle de devis pour automatiser l’accord lorsque vous générez votre devis.

Remarque : lorsque vous utilisez l’option Générer avec Adobe Sign, le modèle d’accord doit être configuré avec la variable de modèle d’accord uniquement.

Pour lier les objets :

  1. Assurez-vous que vous disposez du champ Accord sur votre mise en page Modèle de devis.
  2. Ouvrez Salesforce CPQ à partir du lanceur d’application.
  3. Sélectionnez l’onglet Modèles de devis.
  4. Modifiez le modèle de devis que vous souhaitez associer au modèle d’accord.
  5. Dans le champ Modèle d’accord, sélectionnez le modèle d’accord approprié.
  6. Sélectionnez Enregistrer.
Sélection du modèle d’accord à associer au modèle de devis

Avant d’utiliser un modèle d’accord, assurez-vous que :

  • Votre modèle d’accord est actif.
  • Votre modèle de devis a l’état Déployé.
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