Adobe Sign pour la signature automatique (Experience Cloud)

Signature automatique est un composant prêt à l’emploi simple d’utilisation qui permet aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Ajoutez ce composant à un portail Salesforce Experience Cloud (client, partenaire, employé, etc.) afin que les utilisateurs puissent se lancer et signer leurs accords directement depuis le portail.

Conditions préalables

Les nouvelles installations ne doivent pas oublier de générer des exemples de modèle d’accord au moment de lier Salesforce à Adobe Sign.

Étape 1 - Liez votre compte

Si les modèles n’ont pas été générés lors de l’installation, ou si vous avez effectué une mise à niveau à partir d’une version précédente du package vers v19, vous pouvez générer les modèles depuis l’onglet Administrateur Adobe Sign.

2. Générez des modèles à partir de l’onglet Admin

Vérifiez les éléments suivants :

  • L’onglet Types d’accord doit être de type NDA
  • L’onglet Modèles d’accord doit contenir le modèle Tester l’accord de communauté
3. Type d’accord - NDA

4. Modèles d’accord - Tester la communauté


Activer Chatter (version 18 à 21 uniquement)

Si la version de votre package est inférieure à la version 22, Chatter doit être activé dans votre organisation SFDC.

Si vous n’avez pas encore activé Chatter :

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Chatter > Paramètres Chatter
  • Cliquez sur le bouton Modifier
  • Cochez la case Activer
  • Cliquez sur Enregistrer


Activation des expériences numériques

Si ce n’est déjà fait, vous devez activer les expériences numériques.

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Paramètres.
  • Cochez la case Activer les expériences numériques.
  • Fournissez un nom de domaine pour vos expériences.
    • Si votre compte possède déjà un domaine établi, vous pouvez utiliser la même valeur pour les expériences.
  • Cliquez sur Enregistrer
    • Cliquez sur OK lorsque vous êtes averti que votre Domaine ne peut plus être modifié une fois créé
Activation des expériences numériques


Activer deux sites de confiance CSP

Deux sites de confiance Content Security Policy doivent être configurés pour autoriser de manière explicite les URL de base de votre compte Adobe Sign.

1. Recherchez votre shard d’URL Adobe Sign :

 

2. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP

3. Cliquez sur Nouveau site de confiance

 

4. Renseignez les champs de la façon suivante :

  • Nom du site de confiance : AdobeSign
  • URL du site de confiance : https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (par exemple, https://secure.na1.adobesign.com)
    • Si votre compte n’a pas été mis à jour vers le domaine adobesign.com, vous pouvez utiliser echosign.com à la place.
  • Actif : laissez cette case cochée
  • Contexte : Experience Builder Sites
  • Consultez la directive CSP Autoriser le site pour frame-src.

5. Cliquez sur Enregistrer

Définition de sites de confiance CSP

 

6. Revenez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP

7. Cliquez sur Nouveau site de confiance

8. Renseignez les champs de la façon suivante :

  • Nom du site de confiance : AdobeSign2
  • URL du site de confiance : https://secure.adobesign.com
  • Actif : laissez cette case cochée
  • Contexte : Experience Builder Sites
  • Consultez la directive CSP Autoriser le site pour frame-src.

9. Cliquez sur Enregistrer.

Deuxième site de confiance CSP

 

Une fois terminé, les sites CSP doivent se présenter de la façon suivante :

Sites CSP approuvés


Activation du jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Sign pour tous les utilisateurs de la communauté

L’activation du jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Sign n’est pas un prérequis pour la création du portail communautaire, mais elle est requise afin de pouvoir utiliser le portail :

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Jeux d’autorisations.
  • Cliquez sur l’étiquette du jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Sign.
Affectation des jeux d’autorisations

  • La page Jeu d’autorisations s’ouvre :
    • Cliquez Gérer les affectations.
  • La page Utilisateurs affectés s’ouvre.
    • Cliquez sur Ajouter une affectation.
  • La page Affecter des utilisateurs s’ouvre.
    • Sélectionnez tous les utilisateurs auxquels vous voulez appliquer le jeu d’autorisations.
    • Cliquez sur Affecter.
Affectation des jeux d’autorisations aux utilisateurs


Création de l’utilisateur du portail communautaire

Cloner le profil utilisateur de la communauté

Pour configurer vos profils d’utilisateurs afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Sign, vous devez modifier le profil, ce qui signifie que vous devez cloner l’un des profils standard.

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Profils.
  • Cliquez sur le lien Cloner à côté de l’un des profils de communauté client standard
    • Il existe quatre profils de communauté client, et tous les quatre peuvent être utilisés
    • Examinez le type de licence utilisateur du profil que vous clonez
  • Donnez un nom intuitif à votre profil cloné, puis cliquez sur Enregistrer.


Créez un compte, un contact et un utilisateur pour la communauté

Il est nécessaire de créer un compte, un contact et un utilisateur.

Remarque :

Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail.  Veuillez vérifier que votre utilisateur Salesforce est associé à un rôle (n’importe quel rôle fonctionne).

Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs > {cliquez sur le lien Modifier situé à gauche de votre nom complet}

Pour créer le compte :

  • Lancez l’application Ventes depuis le Lanceur d’application
  • Cliquez sur la flèche pointant vers le bas dans l’onglet Compte, puis sélectionnez l’option de menu + Nouveau compte.

Lorsque la superposition Nouveau compte s’affiche, saisissez une valeur dans le champ Nom de compte qui identifie clairement ce compte en tant que compte du portail de connexion Adobe Sign.

  • Il s’agit de la seule valeur requise
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

Ensuite, vous devez créer un contact et un utilisateur dans le compte :

  • Cliquez sur l’icône Créer située en haut à droite de la fenêtre
  • Sélectionnez Nouveau contact depuis le menu

Lorsque la superposition Nouveau contact s’affiche :

  • Saisissez une valeur pertinente dans le champ Nom
  • Saisissez une valeur dans le champ E-mail pour le contact, de préférence l’e-mail d’un administrateur qui gère le contenu du portail communautaire
  • Associez le Contact au compte du portail communautaire Adobe Sign que vous avez créé lors de l’étape précédente
  • Cliquez sur Enregistrer
Configurez le contact de la communauté

  • Ouvrez la nouvelle page Contact que vous venez de créer
  • Cliquez sur l’engrenage Configurer dans l’angle supérieur droit de la fenêtre
  • Sélectionnez Modifier un objet dans le menu
Modifier l’objet Contact

 

  • Sélectionnez l’option Mise en page à partir du rail de gauche
  • Modifiez la mise en page des contact 

 

  • Sélectionnez Actions Mobile et Lightning dans les options d’objets
  • Faites glisser le bouton Activer un utilisateur client vers la section Actions d’expérience Mobile et Lightning Salesforce
  • Faites glisser le bouton Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur vers la section Actions d’expérience Mobile et Lightning Salesforce.
  • Enregistrez la mise en page

  • Revenez au contact de votre communauté, puis cliquez sur le bouton Activer un utilisateur client
Activer un utilisateur client

Une page Nouvel utilisateur s’affiche et contient les informations de contact importées.

Configurer l’utilisateur :

  • Définissez la licence utilisateur pour la faire correspondre à la licence du profil que vous avez cloné précédemment
  • Définissez le profil sur le profil cloné
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

La page Configuration des utilisateurs s’actualise, indiquant les informations de l’utilisateur.

  • Placez le curseur de la souris sur le lien Affectations de jeux d’autorisations
  • Cliquez sur le bouton Modifier les affectations

La page Affectations de jeux d’autorisations de l’utilisateur s’ouvre.

  • Sélectionnez l’Utilisateur de la communauté d’Adobe Sign
  • Cliquez sur le bouton Ajouter
  • Cliquez sur Enregistrer


Configuration de la page de la Communauté SFDC


Démarrage d’une nouvelle expérience numérique

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau.
Expériences numériques - Tous les sites

 

  • Sélectionnez l’expérience Service client
    • L’expérience Service client est requise pour les composants Self-Service

 

  • Lorsque la page Service client charge, cliquez sur Premiers pas

 

  • Saisissez le nom du site.
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter à l’URL un nom propre au site, ce qui est utile si vous disposez de plusieurs sites.
  • Cliquez sur Créer après avoir configuré le nom

Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois que vous avez terminé, la page Communauté s’affiche.

►Le nom de la communauté s’affiche en haut de la fenêtre et est surligné en jaune

►La chaîne spécifique au site dans l’URL se trouve dans la barre d’adresse et est surligné en turquoise


Configuration de l’espace de travail de l’expérience pour autoriser les utilisateurs

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le lien Espaces de travail. de votre communauté
Cliquez sur Espaces de travail.

La page Mes espaces de travail charge :

  • Cliquez sur l’option Administration

La page Administration s’ouvre pour votre communauté.

Lorsque les paramètres sont sélectionnés sur le rail de gauche :

  • Cliquez sur le bouton Activer à droite de l’indicateur de statut.
Activation du site

 

Sélectionnez Membres depuis le rail de gauche

  • Sélectionnez Tous dans la liste déroulante de recherche
  • Sélectionnez le profil personnalisé que vous avez créé dans la liste Profils disponibles
  • Cliquez sur le bouton Ajouter, puis déplacez le profil vers la liste Profils sélectionnés
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Publication du portail  

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le lien Générateur de votre communauté.
Sélection du générateur

  • Cliquez sur le bouton Publier dans l’angle supérieur droit de la fenêtre.
Publication


Définissez les paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté sur Public

L’adresse électronique dans la section Visibilité du profil de la communauté doit être définie sur Public :

  • Ouvrez la page Contact pour l’utilisateur que vous utilisez pour la fonction Envoyer au nom de
  • Sélectionnez Se connecter à une expérience en tant qu’utilisateur.
Connexion à une expérience en tant qu’utilisateur

L’interface du portail s’ouvre :

  • Cliquez sur le nom d’utilisateur dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la page de la communauté pour ouvrir la liste déroulante
  • Sélectionnez Mes paramètres

La page Mes paramètres de l’utilisateur s’ouvre :

  • Dans la section Visibilité du profil, définissez la valeur E-mail sur Public
  • Cliquez sur Enregistrer


Ajout du composant Adobe Self Service Sign à l’espace de travail

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences numériques > Tous les sites.
  • Cliquez sur le lien Espaces de travail de votre communauté
  • Cliquez sur l’option Générateur dans la section Mes espaces de travail de la page
  • Cliquez sur l’icône des composants en haut à gauche de la page, faites défiler jusqu’en bas du menu, cliquez sur l’option Adobe Self Service Sign, puis glissez-la sur la mise en page.
    • Faites glisser le composant à l’endroit où vous souhaitez que les accords Adobe Sign apparaissent
Faites glisser un composant vers l’espace de travail

 

La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.

14. Objet Adobe Self Service Sign sur la page Communauté

Le panneau de gestion dans le coin supérieur droit de la fenêtre régit les paramètres du portail. Les paramètres de tous les accords qui apparaissent dans le composant sont appliqués.

Aucun des paramètres n’est nécessaire. Ils doivent uniquement être utilisés lorsque vous prévoyez d’appliquer ce paramètre dans le monde entier.

Voici les contrôles individuels :

► Modèle de l’accord : le modèle qui gère les accords répertoriés dans le portail.

► Portée de l’accord : ce paramètre détermine quel niveau d’engagement est requis pour le signataire. Deux paramètres sont possibles :

○ Utilisateur : le paramètre Utilisateur met l’accord à disposition de tous les utilisateurs dans le compte, et chaque utilisateur doit le signer. 

○ Compte : le paramètre Compte met l’accord à disposition de tous les utilisateurs dans le compte, mais seul un utilisateur doit le signer. Une fois signé, l’accord n’est plus disponible pour les autres utilisateurs du compte.

► Échéance de signature : un champ de date statique qui limite la durée pendant laquelle l’accord peut être signé. Une fois l’échéance passée, le bouton Signer qui se situe à côté de l’accord est supprimé, empêchant les utilisateurs de finaliser l’accord.

► Jours de renouvellement : une valeur numérique à la forme libre qui détermine quand l’accord est mis à nouveau à disposition après avoir été signé. Si votre accord doit être signé tous les 90 jours, vous pouvez le republier automatiquement 90 jours après la signature de l’accord précédent.

► Titre de l’en-tête : le titre situé le plus en haut dans le composant Self Service, juste à droite de l’espace de connexion à Adobe Sign sur l’image ci-dessus.

► Logo de masquage de l’en-tête : masque le logo Adobe Sign à droite ou le titre de l’en-tête. En cochant cette case, le logo sera masqué

 

Cliquez sur le bouton Publier pour rendre le portail disponible.

  • Chaque fois que vous modifiez le portail ou un des paramètres, vous devez publier à nouveau le portail


Paramètre « Autoriser envoi au nom d’autres utilis. » pour autoriser les utilisateurs qui ne possèdent pas de licence Adobe Sign

Si certains utilisateurs du portail n’ont pas de licence Adobe Sign, vous devrez contourner la licence utilisateur à l’aide de la fonction « Envoyer au nom de » intégrée dans le package.  Cela permet à un utilisateur de la communauté de générer un accord à l’aide de la licence d’un autre utilisateur.

Cette configuration nécessite quatre configurations :

  • Activez la fonction Autoriser envoi au nom d’autres utilis. dans les paramètres personnalisés
  • Activez Autoriser envoi au nom de l’utilisateur pour l’utilisateur possédant une licence
  • Configurez le modèle de l’accord avec l’ID Salesforce d’un utilisateur de la communauté et une licence Adobe Sign
  • Définissez les paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté ci-dessus sur Public

 

Première partie - activer le paramètre :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    • La page Paramètres personnalisés se charge alors.
  2. Cliquez sur l’étiquette Paramètres Adobe Sign.
    • La page Paramètres Adobe Sign se charge.

    3. Cliquez sur le bouton Manage.

    4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier, si vous avez configuré les paramètres avant).

  • La page Paramètres Adobe Sign se charge.

5. Recherchez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis

  • Activez le paramètre en cochant la case
  • Cliquez sur Enregistrer

Autoriser l’utilisateur à accéder à la fonction permettant à d’autres personnes d’envoyer des accords en son nom

Pour activer l’utilisateur qui prend en charge la fonction Envoyer au nom de, ajoutez le champ Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

  • Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Présentations de page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.
  • Cliquez sur le lien Mise en page utilisateur.
  • Sélectionnez Champspuis cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page
  • Cliquez sur Enregistrer

Lorsque le champ est défini, activez l’utilisateur spécifié :

  • Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’action Modifier pour l’utilisateur « contact de la communauté »
  • Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur, activez l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer.


Configurez le modèle de l’accord avec l’ID utilisateur de l’administrateur

Chaque modèle d’accord peut avoir un seul utilisateur au nom duquel les accords sont envoyés. L’utilisateur sélectionné doit être en mesure d’envoyer les accords via Adobe Sign, mais aucune autre restriction n’est en place.

L’exemple ci-dessous utilise l’utilisateur de la communauté configuré précédemment.

 

Tout d’abord, recherchez et enregistrez l’ID utilisateur pour l’utilisateur Salesforce :

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquez sur le lien Nom complet de l’utilisateur.

La page de configuration des utilisateurs s’ouvre.

L’ID utilisateur se trouve dans L’URL de la page (en surbrillance en jaune ci-dessous) :

L’URL ci-dessus indique (avec l’ID en gras) :

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Faites attention à ne pas inclure le %2F

  • Copiez et enregistrez l’ID utilisateur

 

Ensuite, appliquez l’ID utilisateur au modèle :

  • Accédez à : Lanceur d’application > Adobe Sign > Modèles d’accord
  • Cliquez sur le nom du modèle d’accord que vous souhaitez modifier
Accédez au modèle d’accord

Cliquez sur l’onglet Destinataires et modifiez le champ Envoyer au nom de

  • Collez l’ID utilisateur Salesforce dans le champ (il y a un caractère de remplacement pour l’ID à supprimer)
  • Cliquez sur Enregistrer
Modifiez Envoyer au nom de


Remplir le portail avec des accords

Il existe deux méthodes pour fournir des accords aux utilisateurs dans le portail communautaire :

  • Envoi direct : si vous envoyez un accord à un contact Salesforce, cet utilisateur peut consulter les accords répertoriés dans l’affichage de son portail personnel.
  • Modèle de compte : lorsque vous avez besoin d’obtenir des signatures d’un compte, vous pouvez créer un modèle, puis mettre ce modèle à disposition des utilisateurs. Du point de vue de l’utilisateur, rien ne change, mais cette méthode génère un nouvel accord uniquement lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Signer/Approuver. Consultez la section Modèle d’accord pour plus de détails.

 

Pour les deux méthodes, vous devez effectuer les opérations suivantes :

  • Configurez correctement le portail
    • Il doit être actif
    • Il doit autoriser le profil approprié, afin que l’utilisateur puisse y accéder
    • Un composant Adobe Sign doit y être installé
  • Configurez les utilisateurs de la communauté
    • Activés dans la communauté
    • Configurés avec la licence utilisateur et le profil appropriés

Pour envoyer un accord directement à un utilisateur :

  • Le destinataire doit être un contact 
    •  Si vous utilisez une valeur E-mail, l’accord ne sera pas renseigné dans le portail
Accord configuré

Création d’un modèle de niveau compte  

  • Est créé avec un modèle d’accord qui recherche correctement un type d’accord
  • Possède un type d’objet principal défini sur Contact
  • Contient un fichier en pièce jointe
  • Possède éventuellement la fonction Envoyer au nom de configurée


Affichage des utilisateurs de la communauté

Si les utilisateurs et le portail sont correctement configurés, les accords envoyés au contact sont renseignés sur le portail afin que les utilisateurs puissent y accéder et le signer à leur propre discrétion.

Les accords en attente de la signature de l’utilisateur sont répertoriés en premier. Le bouton à droite du nom de l’accord indique si une signature ou une approbation est requise.

  • Chaque fois qu’un utilisateur signe ou approuve avec succès un accord, un message de réussite s’affiche en haut du panneau des composants

Les accords déjà signés par l’utilisateur, mais pour lesquels des actions supplémentaires doivent être réalisées par d’autres destinataires, sont répertoriés juste après.

Les accords finalisés se trouvent en bas du panneau des composants et contiennent l’adresse électronique du signataire/de l’approbateur et la date d’exécution.

Exemple de portail

Modèle de l’accord

Un modèle d’accord peut être inséré dans le portail communautaire via le panneau de gestion des composants pour la communauté.

Panneau de gestion

Une fois ajouté, le modèle apparaît dans la section Action requise de votre part et ressemble à un accord envoyé directement à l’utilisateur.

La différence, c’est que le bouton Envoyer/Approuver déclenche le modèle pour générer un nouvel accord à chaque clic, puis héberge l’accord sur le portail.  La liste des accords contient donc ces accords potentiels seulement après que l’utilisateur lance le processus de signature.

Un seul modèle peut être utilisé à un moment donné, et ce modèle est contrôlé par les autres paramètres dans le panneau de gestion (décrit ci-dessous).


Portée de l’accord

La portée de l’accord définit les individus qui peuvent déclencher le modèle en termes de volume :

  • Lorsque la portée de l’accord est définie sur Utilisateur, le modèle est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès au portail. Chaque utilisateur peut signer sa propre copie de l’accord
    • Lorsque l’option Utilisateur est sélectionnée, chaque copie signée du modèle est visible depuis le portail sous la section Accords finalisés
  • L’option Compte permet à un seul utilisateur de signer (le premier utilisateur qui clique sur le bouton et génère l’accord). Après que le premier signataire a finalisé l’accord, le lien est supprimé de l’affichage de tous les autres utilisateurs


Échéance de signature

Si une échéance de signature est précisée dans le panneau de gestion des composants, les accords doivent être signés pour cette date. L’échéance est clairement indiquée sous le nom de l’accord.

Échéance définie

Lorsque la date définie est dépassée, le bouton Signer est supprimé et un texte sur l’échéance s’affiche dans une police rouge.

Accord expiré


Jours de renouvellement

La valeur Jours de renouvellement n’est pas explicitement visible du côté client, mais permet de rendre à nouveau visible le lien vers le modèle une fois le nombre de jours passé.

Exemple : si la valeur est 360, le lien vers le modèle de l’accord réapparaîtra 360 jours après la dernière fois où le modèle a été signé.


Titre de l’en-tête et logo

Le titre de l’en-tête est un champ de texte libre. Il peut afficher la valeur que vous souhaitez.

Le logo de l’en-tête est une option d’activation / de désactivation qui affiche le logo Adobe Sign ou le supprime.

Logo Adobe

Accéder à votre compte