Environnement de page Envoyer classique

Définissez les destinataires et l’ordre dans lequel ils peuvent interagir avec le document.

• La configuration d’accords avec plusieurs signataires suit le même processus que la configuration pour un seul signataire, à ceci près que le nombre de destinataires est plus important. Ajoutez-les et configurez-les selon vos besoins.
• Il est permis d’ajouter plusieurs fois une même adresse e-mail dans l’accord (par exemple, si une personne effectue des actions à différentes étapes du processus).
  

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

• Si l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), le processus de signature d’une étape de signature à la suivante est séquentiel ; les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre exact de participation.
  • Les flux de signature hybrides commencent comme flux de travail séquentiel (Remplir dans l’ordre).
• Si l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle et les destinataires ne sont pas numérotés, ce qui signifie qu’il n’existe aucun ordre de participation spécifique.

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

• M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain destinataire dans l’ordre de participation.
• Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer un groupe de destinataires dans lequel une personne doit participer au nom de l’ensemble du groupe. Par exemple, créez un groupe pour l’équipe des RH, dans lequel une seule personne de l’équipe doit signer l’accord.
• Ajouter un cachet électronique : il s’agit d’une configuration facultative, disponible si votre administrateur a configuré votre utilisateur pour ajouter des cachets électroniques dans votre processus d’accord.

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Ordre de participation : si l’option Remplir dans l’ordre est activée, l’ordre de participation indique clairement à quel moment chaque destinataire doit interagir avec l’accord.

B. Rôle : comment le destinataire est-il le mieux caractérisé ?

C. Adresse électronique : adresse électronique d’identification du destinataire utilisée pour la communication électronique avec ce dernier, y compris pour lui demander une signature.

D. Méthodes d’authentification : comment le destinataire doit-il être authentifié ? Voulez-vous utiliser l’authentification ?

E. Méthode de diffusion : comment souhaitez-vous que votre destinataire reçoive les liens vers les accords (liens Veuillez signer, Rappel et Accord terminé). Les options sont E-mail et SMS au numéro de téléphone du destinataire.

F. Exiger une authentification notariale (facultatif) : avez-vous besoin que vos signatures soient authentifiées par un notaire ? Cette option est uniquement disponible si votre administrateur configure l’intégration.

G. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits nécessaires pour le signer ou l’approuver. 

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel dans laquelle, pour une ou plusieurs étapes, deux destinataires ou plus ont accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. Cette chaîne renseignera la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et servira également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires (contrairement au message privé, qui ne s’affiche que pour le destinataire pour lequel il est configuré).

Modèles de message

Les clients de niveau Enterprise ont accès aux modèles de messages configurés par votre administrateur. Ces modèles de messages sont directement liés à la fonctionnalité Langue du destinataire de la section Options. Par conséquent, si vous sélectionnez « Espagnol » dans le menu déroulant des langues, tous vos modèles en espagnol s’affichent.  

La section Options vous permet de mieux contrôler l’accord après son envoi :

• Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Acrobat Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
• Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
• Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
• Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.
  • Ce paramètre permet également de définir les modèles de messages visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction.

Pour le processus de signature, Acrobat Sign combine tous les documents en un seul accord au format PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Vous pouvez joindre des fichiers en les sélectionnant dans la bibliothèque Acrobat Sign ou dans Google Docs, Box.net, Dropbox ou OneDrive, en les chargeant depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou par glisser-déposer dans la zone Fichiers.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers. Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

L’envoi d’un document à un seul destinataire est l’un des flux de travail les plus courants. Il s’agit également d’une excellente manière de découvrir le processus de base. Voici ce dont vous avez besoin :

• L’adresse électronique du destinataire
  • Elle doit être différente de celle que vous utilisez pour vous connecter (vous ne pouvez pas vous envoyer l’accord).
• Un document ou un fichier que vous souhaitez faire signer

Envoi à plusieurs destinataires

Les mêmes étapes s’appliquent à l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, à deux différences près :

• Vous devez ajouter chaque destinataire sur sa propre ligne dans la section Destinataires, dans l’ordre de signature souhaité.
• Lorsque vous placez un champ, vous devez indiquer quel destinataire doit y avoir accès en double-cliquant sur le champ et en définissant la valeur Destinataire.