Les destinataires du signataire authentifié reçoivent un e-mail leur demandant de réviser le contenu de l’accord et de renseigner tous les champs qui leur ont été attribués. Si une autre méthode d’authentification est configurée, le destinataire doit satisfaire à cette exigence d’authentification avant de consulter le document.
Dernière mise à jour le
10 août 2023
Présentation - Intégration Notarize
Adobe Acrobat Sign s’est associé à Notarize, Inc. pour fournir des services d’authentification notariale en ligne.
L’intégration d’Acrobat Sign avec le service d’authentification notariale en ligne de Notarize Inc. n’est disponible que pour une utilisation aux États-Unis avec des formules de service Entreprises et Grands comptes.
Spécification des exigences d’authentification notariale pour un participant lors de la composition d’un nouvel accord
Lorsque la fonctionnalité d’authentification notariale est activée pour le compte Acrobat Sign, l’expéditeur peut sélectionner Nécessite une authentification notariale en cliquant sur les points de suspension situés sur le côté droit de l’enregistrement du destinataire.
L’option d’authentification notariale est uniquement disponible pour les destinataires ayant le rôle de Signataire.
Remarque :
L’option permettant d’inclure d’autres méthodes d’authentification est toujours disponible pour contrôler l’accès de l’utilisateur à l’accord avant la session d’authentification notariale en ligne.
Une fois que l’expéditeur a sélectionné Suivant, des informations supplémentaires lui sont demandées sur la page Détails de l’authentification notariale :
Indiquer le service notarial
Les options de service notarial disponibles pour les expéditeurs sont basées sur les transactions Notarize activées pour l’expéditeur en fonction des configurations définies par l’administrateur dans Paramètres d’envoi. Les options de service notarial sont déterminées par les droits d’achat des offres Notarize obtenues directement auprès de Notarize Inc.
- Utilisez le service d’identification notariale à la demande de Notarize Inc. : disponible pour les expéditeurs ayant accès au service notarial à la demande.
Lorsque vous utilisez le service notarial à la demande, l’expéditeur a la possibilité de préciser que le paiement de la transaction doit être effectué par le signataire. Lorsque cette option est sélectionnée, Notarize invite le signataire à effectuer le paiement avant la mise à disposition du document complété. Le quota de transactions Notarize d’authentification notariale à la demande associée au compte de l’expéditeur n’est pas déduit lorsque le signataire paie Notarize, Inc. pour la transaction.
- Solliciter un notaire associé à mon organisation : disponible pour les expéditeurs ayant accès au service notarial interne de Notarize Inc.
Vous pouvez éventuellement inclure l’adresse e-mail du notaire interne lorsque vous initiez des demandes d’authentification notariale.
Confirmer les fichiers à authentifier par acte notarié
Permet aux expéditeurs de sélectionner un ensemble ou un sous-ensemble de documents à marquer comme devant être authentifiés par acte notarié.
Options notariales supplémentaires
Permet aux expéditeurs de spécifier un calendrier de réunion et d’ajouter des instructions supplémentaires à l’attention du notaire.
Le statut des accords peut être suivi via la page Gérer d’Acrobat Sign. Une fois que les signataires nécessitant une authentification notariale ont terminé l’étape de révision préalable à l’authentification notariale et que l’accord est en cours d’authentification, l’état de l’accord devient « Émis pour authentification ».
Expérience du destinataire
-
Remarque :
Les champs de signature sont supprimés lors de cette première révision du document.
Tous les autres types de champs sont disponibles pour que le destinataire puisse fournir du contenu.
Une fois tous les champs obligatoires remplis, le destinataire est invité à poursuivre le processus d’authentification notariale en ligne à distance avec Notarize, Inc.
Remarque :Les étapes 2 à 12 ont lieu sur la plateforme Notarize. Les détails ci-dessous sont fournis par Notarize Inc. Consultez la documentation de Notarize Inc. pour en savoir plus ou si vous avez des questions sur l’utilisation des services de Notarize.
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Un deuxième e-mail est immédiatement envoyé par Notarize, Inc. au destinataire. Il lui indique qu’il doit commencer une session notariale.
Remarque :Les multiples destinataires d’une transaction Notarize recevront l’e-mail de Notarize, Inc. une fois que tous les destinataires auront terminé de réviser l’accord.
Ce lien ouvre une session avec le système Notarize.
-
Le destinataire doit valider son identité en répondant à cinq questions en deux minutes ou moins.
- Si le destinataire répond mal ou prend plus de deux minutes, le processus de validation échoue.
- Le destinataire dispose d’une chance supplémentaire de répondre à cinq autres questions. Si la deuxième tentative ne fonctionne pas, la session échoue et le destinataire ne peut pas réessayer pendant 24 heures.
-
Après avoir réussi le processus de vérification des cinq questions, le destinataire est invité à fournir une pièce d’identité officielle valide avec une photo.
Le destinataire peut prendre une photo avec un appareil mobile ou utiliser un navigateur web et sa webcam.
Après avoir sélectionné une méthode, le destinataire doit préciser le type de pièce d’identité utilisé.
Le destinataire est alors invité à prendre sa pièce d’identité en photo.
-
Le destinataire est ensuite mis en contact avec un notaire en direct. Quelques minutes peuvent s’écouler avant que le notaire soit contacté et accepte la session.
Lorsque le notaire accepte la session, le document de l’accord s’affiche et les champs de signature sont visibles. Le document reste verrouillé jusqu’à ce que le notaire soit prêt à authentifier la signature.
Le notaire et le destinataire peuvent voir le document et se voir. La communication verbale est autorisée tout au long de la session.
Le notaire valide les documents et déverrouille le document pour que le destinataire puisse le signer.
-
Une fois la transaction terminée, vous recevez une notification d’Acrobat Sign.
Pour les utilisateurs disposant d’un compte Acrobat Sign, les documents complétés et le journal d’audit peuvent être téléchargés à partir de la page Gérer d’Acrobat Sign.
Remarque :Les documents notariés individuels peuvent être extraits de la section des pièces jointes du fichier PDF fusionné.
Consommation des transactions Notarize
Remarque :
Cette section s’applique uniquement aux clients qui ont acheté un quota de transactions Notarize.
Suivi du volume disponible :
Pour contrôler le volume des transactions ou l’abonnement Notarize disponibles pour le compte :
Accédez à Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Activer les transactions notariales suivantes.
Cliquez sur le lien Suivi de l’utilisation :
Une « transaction Notarize » se produit chaque fois que le service Notarize est utilisé pour participer à une réunion avec un notaire au cours de laquelle le notaire peut procéder à une authentification notariale pour au moins un signataire.
Une transaction Notarize peut avoir entre un et huit signataires.
Rapport d’audit
Un événement d’authentification notariale réussi est consigné dans le rapport d’audit Acrobat Sign avec une section séparée qui inclut les événements de l’authentification tels que rapportés par Notarize, Inc.
Le rapport annexé ne comprend que les parties concernées (identifiées par leur nom et leur adresse électronique) ainsi que le statut « réussite/échec » de l’événement tel qu’il a été rapporté par Notarize Inc. Cet addendum fait partie du rapport d’audit et est purgé du système avec toute autre action qui purge le rapport d’audit (RGPD, Rétention).
La piste d’audit Notarize est également jointe aux documents authentifiés individuels.
Configuration
Disponibilité :
L’intégration à Notarize est disponible pour les formules sous licence d’entreprise uniquement.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité doit être activée au niveau du compte.
Les commandes d’activation sont accessibles via Paramètres de compte > Paramètres d’authentification notariale.
Lorsque l’intégration est activée, des commandes supplémentaires sont disponibles. Elles peuvent être définies au niveau du compte ou du groupe.
Ces commandes régissent les services Notarize Inc. disponibles pour le compte.
Accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Activer les transactions Notarize suivantes.
Les options de commande sont :
- Service d’authentification notariale à la demande Notarize : permet aux agents disposant du service Notarize de traiter les demandes notariales.
- Notaire interne avec authentification multifacteurs du signataire : permet à un notaire interne de traiter les demandes d’authentification notariale. Cette méthode exige que le signataire réussisse l’authentification multifacteurs (étapes 6 à 9 de l’expérience du destinataire).
- Notaire interne - Reconnu par un notaire : permet à un notaire interne de traiter les demandes d’authentification notariale sans nécessiter d’authentification multifacteurs.
Remarque :
Si vous ne voyez pas les transactions Notarize sur la page Paramètres d’envoi, vérifiez que les paramètres au niveau du compte sont activés.
Intégrations Acrobat Sign qui prennent en charge les transactions Notarize
- Intégration de Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
- Acrobat pour poste de travail
Limites / Fonctionnalités incompatibles
- Localisation - Anglais américain uniquement
- La fonction d’intégration Notarize n’est pas disponible pour les workflows personnalisés, l’auto-signature et les formulaires web.
- Les signatures numériques ne sont pas prises en charge dans les transactions qui incluent l’authentification notariale.
- La visibilité limitée des documents n’est pas compatible avec l’authentification notariale et sera ignorée si elle est activée.
- L’option permettant de conserver des documents séparément n’est pas disponible pour les accords notariés.
- Les champs de paiement ne peuvent pas être utilisés pour les participants nécessitant une authentification notariale.
- Le même e-mail ne peut pas être utilisé pour deux signataires (scénario de conjoints) dans les accords qui incluent une authentification notariale.
- Plusieurs flux de signature nécessitant une authentification notariale peuvent être initiés à partir d’une seule transaction Acrobat Sign, mais tous les signataires doivent participer à une session d’authentification notariale simultanée sur la plateforme Notarize.
Questions fréquentes :
L’option Conserver les documents séparément n’est actuellement pas prise en charge pour les accords impliquant l’authentification notariale. Cependant, les documents notariés individuels peuvent être extraits de la section des pièces jointes du fichier PDF fusionné.
Les transactions sur la page Paramètres d’envoi s’affichent en fonction des droits de l’organisation par rapport aux types de transactions Notarize.
Contactez l’assistance de Notarize Inc.
Remarque :
S’il existe des mises à jour pour les abonnements gérés par Notarize (tels que l’ajout de nouveaux types de transactions), vous pouvez avoir besoin de réactiver l’intégration via les paramètres au niveau du compte pour que les nouveaux types de transactions gérées par Notarize s’affichent dans les paramètres d’envoi. Pour réactiver l’intégration, désactivez-la, puis réactivez-la en entrant la clé API Notarize.
Non, aucun témoin ne peut être spécifié.
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