Rôles des destinataires lors de l’envoi de documents
Les niveaux de service Entreprises et Grands comptes d’Adobe Acrobat Sign ont la possibilité d’étendre les rôles des destinataires d’un accord au-delà du rôle de signataire, afin de mieux répondre aux exigences des workflows. Les rôles actuels pouvant être autorisés sont les suivants :
- Signataire (toujours activé pour tous les clients)
- Approbateur (Petites entreprises, Business et Entreprise uniquement)
- Accepteur (Enterprise uniquement)
- Destinataire certifié (Enterprise uniquement)
- Chargé du remplissage des formulaires (Petites entreprises, Business et Entreprise uniquement)
- Délégant (Enterprise uniquement)
Lorsque cette option est activée, le rôle de chaque destinataire d’un accord sera individuellement configurable, avec le rôle Signataire comme valeur par défaut.
Pour activer/désactiver les options de rôle, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Rôles autorisés du destinataire.
Les signataires sont invités à apposer au moins une signature sur un accord. Il s’agit du rôle de destinataire par défaut. Au moins un champ de signature obligatoire doit être affecté à chaque signataire d’une transaction. Si le système ne trouve pas de champ de signature pour le signataire, il génère automatiquement un bloc de signature à la fin du document.
Un champ de signature qui n’est pas attribué correctement se distingue clairement par l’aspect du bloc de signature.
Les approbateurs ne sont pas obligés de signer des champs, ni d’interagir avec ceux-ci. Il leur est simplement demandé de saisir leur nom avant d’envoyer la transaction aux signataires. Des champs peuvent être attribués aux approbateurs et, s’ils sont obligatoires, les approbateurs sont tenus de les compléter.
Le rôle d’approbateur fonctionne bien lorsqu’une personne doit « approuver » un document avant qu’il soit envoyé au signataire.
Les accepteurs sont mécaniquement identiques aux approbateurs car ils n’ont pas à appliquer leur signature, mais si des champs de formulaire leur sont affectés, ils seront disponibles.
Le rôle Accepteur est adéquat lorsque le destinataire doit confirmer une acceptation de l’accord sans approuver de façon formelle le contenu.
Les destinataires certifiés peuvent se voir affecter aucun (zéro) champ de formulaire. Pendant leur processus de « signature », ils devront déléguer, refuser ou valider l’accord.
- La délégation transfère le rôle Destinataire certifié au délégué nommé
- Un refus mettra un terme à l’accord
- La validation de l’accord continue le cycle de signature
Ce rôle est spécialement conçu pour les clients qui doivent renseigner le formulaire pendant le processus de signature, mais qui ne disposent pas des systèmes pour créer par programmation des documents personnalisés ou pour transférer le contenu du champ d’une base de données vers le formulaire.
Les personnes chargées de remplir un formulaire peuvent être désignées pendant un cycle de signature, mais n’ont pas à appliquer de signature d’aucune sorte. Tous les types de champ peuvent être affectés à une personne chargée de remplir le formulaire, notamment les champs de signature.
Le rôle de délégant est conçu pour les flux de travaux qui requièrent qu’une personne décide quelle personne suivante doit signer ou approuver le document.
Ce rôle ne remplace pas l’option ad hoc pour qu’un signataire/approbateur délègue sa participation. Ce rôle est plutôt utilisé lorsqu’un point de contrôle humain/d’acheminement est nécessaire dans un workflow qui doit initier des accords sans connaître au préalable la liste complète des destinataires.
Une fois le rôle Délégant sélectionné, vous pouvez remarquer qu’une deuxième icône et/ou qu’un deuxième menu sont disponibles. Ce menu de deuxième niveau vous permet de sélectionner le rôle de la partie déléguée. Le signataire est le rôle par défaut.
Vous ne pouvez pas effectuer une délégation à un rôle de délégant.
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