使用受管理的檔案

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Adobe InDesign CS6 使用手冊

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適用於: Adobe InDesign

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開啟共用內容

只有 InCopy 使用者才能開啟工作檔案 (.inca)。如果 InCopy 使用者開啟含有工作的 InDesign 檔案，不論受管理內容是否為工作的一部分，該使用者都可以存取所有受管理內容。

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在 InCopy 中，選擇「檔案 > 開啟舊檔」，選取工作檔案 (.icma 或 .inca)，然後按一下「開啟」。

    • 在 InDesign 或 InCopy 中，選擇「檔案 > 開啟舊檔」，選取含有已指定內容的 InDesign 檔案 (.indd)，然後按一下「開啟」。

    • 開啟工作封裝。請參閱接收封裝 (InCopy)。

工作名稱及其內容會顯示在「工作」面板中。

取出內容

當您取出項目時，會在檔案系統上置入隱藏的鎖定檔案 (.idlk)。一旦取出內容，您便能以獨佔模式控制內容，而其他人則無法進行變更。您只能取出 InCopy 內容，無法取出含有版面資訊的 InDesign 文件。

如果嘗試關閉的 InDesign 文件含有一或多個由您取出的 InCopy 內容檔案，便會出現警告訊息，提示您存回所有內容。如果關閉文件而未存回內容檔案，下次您開啟此 InDesign 文件時，這些內容檔案仍然是由您取出的狀態。儲存 InDesign 文件，會自動儲存每個可編輯的 InCopy 內容檔案。

取出內容 (InDesign)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在版面中，選取要編輯的文字或圖形框，然後選擇「編輯 > InCopy > 取出」。

    • 在「工作」面板中選取檔案，並從面板選單中選擇「取出」。

當您在 InDesign 中取出可用內容時，會看見 InDesign 框架上的「編輯」圖示 。在 InCopy 中，如果將工作檔案儲存在本機伺服器上，「使用中」圖示 會顯示在 InCopy 框架和「工作」面板中。

取出內容 (InCopy)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 如果所要的內容是工作的一部分，請選擇「檔案 > 開啟舊檔」，然後選取工作檔案 (.icma 或 .inca)。

    • 如果所要的內容是轉存為個別檔案，請選擇「檔案 > 開啟舊檔」，然後選取 InCopy 檔案 (.icml 或 .incx)。如果要查看版面以進行組排文字，請選取 InDesign 文件。

  2. 執行下列任一項作業：

    • 如果要取出單一 InCopy 內容檔案，請選擇「檔案 > 取出」。

    • 如果要一次取出工作中的所有內容，請在「工作」面板中選取工作，然後從面板選單中選擇「取出」。

    • 如果要取出工作中的個別項目，請在「工作」面板中開啟工作清單，選取一或多個項目，然後從面板選單中選擇「取出」。

    「編輯」圖示 就會顯示在「工作」面板中的一或多個項目旁，表示內容被您取出，以供獨佔式使用。

  3. 如果系統提示您更新所變更的內容，請按一下「確定」。

當您在 InCopy 中取出可用內容時，會看見 InCopy 框架和「工作」面板中的「編輯」圖示 。在 InDesign 中，「使用中」圖示 會顯示在 InDesign 框架上。

開啟受管理的檔案 (InCopy)

直接在 InCopy 中開啟受管理的檔案 (.icml 或 .incx)，並在「內文」檢視中使用檔案，比較適合快速編寫。您不需取出個別受管理的檔案即可進行編輯；InCopy 會自動取出檔案。當您儲存並關閉檔案時，InCopy 會自動存回內容。「儲存」指令會在您開啟個別檔案時有所不同。

更新工作檔案 (InDesign)

您可以手動儲存工作變更，或在關閉目前文件時儲存。更新工作檔案是提供版面變更給 InCopy 使用者的唯一方法。

  1. 執行下列任一項作業：

    • 如果要更新選取的工作，請在「工作」面板中選取工作，然後從「工作」面板選單中選擇「更新選取的工作」。

    • 如果要更新目前文件中所有過期的工作，請在「工作」面板選單中選擇「更新過期工作」。只有已過期的工作會更新。

    • 如果要更新目前文件中所有的工作，請在「工作」面板選單中選擇「更新所有工作」。

註解：

如果 InCopy 使用者在您更新工作時開啟此工作，「過期」圖示 會顯示在 InCopy「工作」面板的工作旁。

更新內容

如果要確定處理最新內容，請務必注意「工作」面板中的「過期」圖示，並據以更新內容。更新 InCopy 工作檔案及其內容，或更新個別內容檔案，會從最新檔案系統拷貝資料，因此電腦上顯示的版本會符合檔案系統上的版本。更新不需要取出或存回動作，並且不會提供您編輯權限。不過，如果另一名使用者已刪除您的鎖定，更新會造成問題。

註解：

更新內容不會更新尚未傳回之工作封裝中的內容。

一般更新工作流程如下：

  1. InCopy 使用者開啟工作檔案或取出個別內容檔案，並且編輯內容。

  2. InCopy 使用者儲存內容檔案 (如此便更新檔案系統上的拷貝) 並且繼續工作。

  3. InDesign 使用者會在「工作」面板和「連結」面板中看見選取範圍旁的「過期」圖示 ，以及相關框架上的「使用中」圖示 和「文字內容已過期」圖示 或「圖形內容已過期」圖示 。

    「工作」面板
    具有使用中和過期圖示 (左) 以及版面具有過期內容 (右) 的「工作」面板

  4. InDesign 使用者更新內容。

在開啟受管理的文件時更新內容 (InDesign)

  1. 選擇「檔案 > 開啟舊檔」，找出要開啟的檔案，然後按一下「開啟」。
  2. 當系統提示您以檔案系統上的已修改內容來更新文件時，請按一下「是」。
  3. 執行下列任一項作業：

    • 如果要讓 InDesign 更新連結，請按一下「自動修正連結」。

    • 如果要手動修正連結，請按一下「不要修正」，然後在「連結」面板中選取要更新的檔案，並從面板選單中選擇「更新連結」。

在工作時更新內容 (InDesign)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在版面中選取文字或圖形框，然後選擇「編輯 > InCopy > 更新內容」。

    • 在「連結」面板中選取文字或圖形框，然後按一下「更新連結」按鈕 ，或從「工作」面板選單中選擇「更新連結」。

在工作時更新內容 (InCopy)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在文字框中按一下以選取插入點，然後選擇「檔案 > 更新內容」。

    • 在「工作」面板中選取內容，然後按一下「更新內容」按鈕 ，或從「工作」面板選單中選擇「更新內容」。

您也可以使用「連結」面板更新內容。

意外更新工作

在大多數狀況下，對於已取出內容，更新指令是停用的，因為該內容一定是最新的。不過，如果其他使用者刪除已取出內容的鎖定 (藉由將鎖定檔案 [.idlk] 拖移至「資源回收筒」[Windows] 或「垃圾筒」[Mac OS])，並且修改內容，可能會發生非預期的狀況。在此情況下，即使是您取出內容，也能啟用更新指令，基本上可以讓兩位使用者同時編輯內容。升級內容會導致工作遺失。為了獲得最佳結果，請勿刪除鎖定檔案。

更新 InDesign 版面

當 InCopy 使用者正在修改文字框的文字時，InDesign 使用者可以修改版面 (例如，變更內文文字框的大小或位置) 並且儲存變更。在共用伺服器工作流程中，InCopy 使用者被告知版面變更的方式，取決於他們已開啟工作檔案，還是已取出個別內容檔案並且開啟連結的 InDesign 檔案。

請注意下列事項：

  • 如果 InDesign 使用者變更工作中的框架版面，此使用者必須更新工作，提供設計變更給 InCopy 使用者。InDesign 不會在儲存文件時自動更新工作檔案。

  • 一旦 InDesign 使用者更新共用伺服器上儲存的工作，「過期」圖示 會顯示在 InCopy「工作」面板中的工作旁。InCopy 使用者必須更新設計，才能查看目前的版面。

  • 如果 InDesign 使用者變更的轉存內容版面不是工作的一部分，「過期」圖示便會顯示在「工作」面板的 InDesign 文件名稱旁，而且文件標題列會指示版面已過期。InCopy 使用者可以將目前作用中的 InDesign 文件更新為最新版面和樣式。

在 InCopy 中更新版面適合組排文字工作，因為最新外觀和分行符號會顯示在「版面」和「校稿」檢視中。

  1. 執行下列任一項作業：

    • 如果您開啟工作檔案，而且「工作」面板中「過期」圖示 顯示在工作名稱旁，請按一下「更新設計」按鈕 ，或選擇「檔案 > 更新設計」。您無法還原此指令。

    • 如果您不是處理工作檔案，而且開啟一個以上的 InDesign 文件，請選取一個要做為作用中的文件，然後選擇「檔案 > 更新設計」。

存回內容

當您存回受管理的內容檔案時，會將它儲存至檔案系統上的共用位置，接著其他人可以取出檔案進行編輯或其他變更。從 InDesign 轉存文字或圖形框，也會自動存回內容。

雖然存回的檔案可供編輯，但除非在 InCopy 中以獨立模式編輯內容，否則實際上在取出後才能進行編輯。存回內容會放棄編輯控制，但不會關閉檔案。內容仍然會在螢幕上以唯讀狀態開啟。

LiveEdit Workflow 增效模組不會建立多個檔案版本。在 InCopy 或 InDesign 中更新時，會覆寫檔案

如果您是處理工作封裝，存回後請傳回或轉寄工作封裝。

存回受管理的內容 (InDesign)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在版面中選取內容，然後選擇「編輯 > InCopy > 存回」。

    • 在「工作」面板中選取內容，並從面板選單中選擇「存回」。

存回受管理的內容 (InCopy)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 在「版面」檢視中選取內容，然後選擇「檔案 > 存回」。

    • 在「工作」面板中選取內容，並從面板選單中選擇「存回」。

    註解：

    您可以在存回內容前還原最新的變更。

    註解：

    存回檔案時，「可用」圖示會顯示在 InDesign 版面的文字或圖形框、InCopy「版面」檢視、「工作」面板和內文列 (InCopy) 中。

儲存變更 (InDesign)

當您處理已取出的內容時，可以儲存變更並更新檔案系統拷貝。

  1. 執行下列任一項作業：

    • 如果要儲存選取的內容但不將變更儲存至 InDesign 文件或其任何連結檔案，請在版面中選取內容，然後選擇「編輯 > InCopy > 儲存內容」。

    • 如果要儲存您已取出的每個內容檔案，請選擇「檔案 > 儲存」。這種儲存不會自動更新工作檔案或在 InCopy 中已取出的內容檔案。不過，在 InCopy 中已取出檔案會在「工作」面板顯示「過期」圖示 。

    • 如果要以新名稱儲存 InDesign 文件並連結至任何現有的 InCopy 檔案，請選擇「檔案 > 另存新檔」。這個動作會導致 InDesign 檔案中的工作顯示為遺失狀態，直到更新為止。

    • 如果要儲存目前作用中文件的拷貝，請選擇「檔案 > 儲存拷貝」。您可以選擇為此拷貝指定新名稱，並指定連結至任何現有 InCopy 檔案的新位置。

儲存變更 (InCopy)

  1. 執行下列任一項作業：

    • 如果要以檔案系統上的相同名稱和位置儲存 InCopy 檔案，請選擇「檔案 > 儲存內容」。檔案仍然是被您取出的。

    • 如果要以新名稱儲存 InCopy 內容檔案，請選擇「檔案 > 另存內容」。新建的內容檔案在工作流程中是不受管理的。只有在您直接開啟 InCopy 內容檔案 (.icml 或 .incx) 時，才能使用「另存內容」指令。

    • 如果要儲存目前作用中 InCopy 內容檔案的拷貝，請選擇「檔案 > 儲存內容拷貝」。您可以選擇為此拷貝指定新的名稱和位置。儲存的拷貝在工作流程中是不受管理的。只有在您直接開啟 InCopy 內容檔案 (icml 或 .incx) 時，才能使用「儲存內容拷貝」指令。

    • 如果要儲存所有目前開啟的和取出的 InCopy 內容檔案，請選擇「檔案 > 儲存所有內容」。這會將所有檔案儲存至其目前位置。只有在您開啟工作或 InDesign 檔案時，才能使用「儲存所有內容」指令。