Panoramica
La funzionalità Rilevamento automatico del flusso di lavoro consente agli amministratori di verificare il controllo delle versioni degli accordi a livello di file installando una stringa di caratteri univoca nella prima pagina del PDF. Questa stringa univoca viene quindi aggiunta a un flusso di lavoro personalizzato, consentendo ad Acrobat Sign di connettere logicamente il file caricato e il flusso di lavoro quando il mittente carica il file.
Ciò consente alle organizzazioni che creano documenti personalizzati su modelli standard di automatizzare la struttura dell’accordo e inserire campi modulo tramite i modelli, riducendo notevolmente il tempo a disposizione dei mittenti per configurare e creare i singoli accordi.
Utilizzo dei flussi di lavoro automatizzati da parte dei mittenti
Il rilevamento automatico del flusso di lavoro viene attivato dagli utenti quando caricano un file PDF tramite il pulsante Avvia da libreria > Scegli file da Risorse del computer nella pagina Home.
- Il caricamento di un file utilizzando un metodo o un’interfaccia diversa da Avvia da libreria > Scegli i file da Risorse del computer ignora completamente il processo di rilevamento automatico.
- Solo un file PDF attiverà il rilevamento del flusso di lavoro.
- Il tentativo di caricare un documento in formato non PDF genera un errore di tipo Documento non valido.
Una volta caricato il file, Acrobat Sign valuta la prima pagina del file caricato, cercando una potenziale stringa di testo corrispondente.
Tutte le stringhe conformi ai parametri Testo corrispondente vengono confrontate con le relative stringhe utilizzate da qualsiasi flusso di lavoro a cui il mittente ha accesso tramite le sue appartenenze a gruppi.
Se la stringa Testo corrispondente del file corrisponde a uno del flusso di lavoro, il mittente viene indirizzato alla pagina di composizione personalizzata per il flusso di lavoro correlato.
- Il file caricato viene allegato automaticamente e non può essere rimosso.
- Se il flusso di lavoro è disponibile a livello di organizzazione, il mittente può selezionare il gruppo in cui verrà inviato l’accordo.
- Se il flusso di lavoro è correlato a un gruppo, il selettore viene impostato automaticamente sul valore a cui è associato il flusso di lavoro e non può essere modificato.
- Tutte le altre opzioni del flusso di lavoro sono disponibili come previsto con un flusso di lavoro selezionato manualmente.
Il flusso di lavoro può essere configurato per applicare un livello per campi modulo, eliminando la necessità per i mittenti di visualizzare in anteprima e aggiungere campi firma.
Il mittente Invia l’accordo dopo averne verificato la configurazione finale.
Come configurare i flussi di lavoro per l’automazione
Definire il testo corrispondente
Si consiglia vivamente di definire un piano per la creazione delle stringhe di testo corrispondenti. Se disponi di centinaia di flussi di lavoro o se il tuo account utilizza più gruppi, alcuni dei quali utilizzano moduli simili, scoprirai che è essenziale disporre di una convenzione di denominazione per la stringa di testo corrispondente.
I requisiti della stringa di testo corrispondente sono:
- Ogni stringa di testo corrispondente deve essere univoca nell’account Acrobat Sign del cliente.
- Il codice deve essere una stringa continua di caratteri di lunghezza compresa tra 20 e 30 caratteri.
- Questa stringa può includere solo caratteri alfanumerici, trattini “-” e caratteri di sottolineatura “ _”. Non sono consentiti punti né spazi.
Quando si determina la convenzione Testo corrispondente, tieni presente quanto segue:
- Se il modulo contiene un ID documento esistente che puoi incorporare (ad esempio, W-4 o NDA)
- Se il modulo ha una versione ovvia facilmente comprensibile (ad esempio, W-4_2024 o NDA_Q1-2024)
- Se il nome del gruppo correlato al flusso di lavoro deve essere incluso (ad esempio, HR-W-4_2024 o Lgl_NDA_Q1-2024)
- Che tipo di stringa di versione ragionevole può essere utilizzato e compreso dagli altri autori del documento (ad esempio, HR-W-4_2024_ver1_1 o Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Ricorda che la stringa deve contenere tra i 20 e i 30 caratteri, quindi riempi il volume con elementi significativi che faciliteranno la manutenzione in futuro.
Aggiungere il testo corrispondente al PDF del documento
La stringa di testo corrispondente deve trovarsi nella prima pagina del file caricato.
Il testo può essere di qualsiasi colore o dimensione.
Di solito, i numeri di controllo delle versioni si trovano negli angoli dei documenti, ma puoi inserire la stringa in qualsiasi punto della prima pagina:
Aggiungere il testo corrispondente alla scheda Informazioni flusso di lavoro corrispondente
Crea un nuovo flusso di lavoro (o modificane uno esistente) per aggiungere la stringa Testo corrispondente nella scheda Informazioni flusso di lavoro:
L’aggiunta di una stringa di testo corrispondente a un flusso di lavoro non impedisce di utilizzarlo manualmente.
Configurare la scheda Documenti per includere il file PDF caricato
Il flusso di lavoro deve essere configurato per accettare il file caricato sulla scheda Documenti. Per configurare il documento:
- Seleziona il collegamento Aggiungi documento che aggiunge una riga per un documento (file).
- Fornisci un Titolo documento. Questo valore viene visualizzato nella pagina Composizione durante la creazione dell’accordo. Si consiglia di indicare il Titolo documento in modo che il documento sia identificato con lo stesso file caricato in modo da non confondere i mittenti.
- Lascia vuoti i campi File e Nome documento.
- Si consiglia in generale di verificare la casella Obbligatorio in modo che venga visualizzata nell’interfaccia utente come elemento obbligatorio e possa ridurre le domande sul motivo per cui l’utente non può sostituirla. Tuttavia, la casella di controllo Obbligatorio non ha alcun impatto meccanico poiché il file caricato viene allegato automaticamente e non può essere rimosso dal mittente, indipendentemente dalla configurazione della casella di controllo.
È possibile aggiungere al modello ulteriori documenti se il processo consente al mittente di aggiungere all’accordo contenuto aggiuntivo/di supporto.
Considerare come applicare i campi modulo all’accordo
L’aggiunta di campi modulo tramite il processo di creazione dei modelli evita che i mittenti passino il tempo a creare i propri campi e garantisce che questi vengano inseriti correttamente e denominati per eventuale reporting.
Il rilevamento automatico del flusso di lavoro funziona con file PDF che contengono tag di testo o sono progettati come AcroForms.
In alternativa, è possibile aggiungere al flusso di lavoro un livello per campi modulo dalla scheda Documenti per applicare tutti i campi relativi alla firma e alla raccolta dati. Ciò richiede la creazione anticipata di un modello:
- Creare un modello utilizzando lo stesso file PDF che stai progettando tramite l’opzione Testo corrispondente inclusa.
- Includi la stringa Testo corrispondente nel nome del modello per trovarla rapidamente.
- Configurare il modello per Entrambi, documento e livello per campi modulo.
- Assicurati che l’ambito di applicazione Chi può utilizzare questo modello corrisponda all’ambito definito nel flusso di lavoro.
- Creare i campi sul modello.
- Salva il modello
Per aggiungere un livello per campi modulo al flusso di lavoro:
- Apri il flusso di lavoro e passa alla scheda Documenti.
- Seleziona l’icona Aggiungi documento nella sezione Livello per campi modulo.
- Pannello Selettore che mostra tutti i livelli disponibili per campi modulo (tramite la selezione di gruppo).
- Seleziona il livello per campi modulo corretto.
- Seleziona OK per completare l’allegato.
Oltre ai campi inclusi nel file PDF (tag di testo o AcroForm), viene applicato un livello per campi modulo.
I valori Testo corrispondente vengono visualizzati nell’elenco dei flussi di lavoro
I flussi di lavoro con un valore Testo corrispondente visualizzeranno tale valore nell’elenco dei flussi di lavoro personalizzati: