Benutzer hinzufügen und verwalten

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Zuletzt aktualisiert am 27. September 2024

Mit Adobe Acrobat Sign können Administratoren einem Konto schnell und einfach Benutzer hinzufügen. Du kannst auch Benutzerberechtigungsstufen festlegen, Benutzerprofile bearbeiten sowie Benutzer deaktivieren und aktivieren.

Hinweis:

Auf dieser Seite werden die Prozesse für die Bearbeitung einzelner Benutzer*innen in Enterprise- und Business-Konten in der nativen Acrobat Sign-Umgebung beschrieben.

Administrator*innen in der nativen Umgebung, die eine große Anzahl von Benutzer*innen erstellen oder bearbeiten müssen, finden im Artikel Mehrere Benutzer gleichzeitig erstellen oder aktualisieren weitere Informationen.

Bei Konten, für die Benutzer*innen über die Adobe Admin Console verwaltet werden, findest du im Artikel Verwalten von Adobe Acrobat Sign auf der Admin Console weitere Informationen.

Administrator*innen in der Adobe Admin Console können mehrere Benutzer über den CSV-Massen-Upload hier > verwalten

Fehlermeldung: Du kannst diese E-Mail-Adresse nicht deinem Konto hinzufügen

Wenn du Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto hinzufügen, erhältst du unter Umständen folgende Fehlermeldung: „Du kannst diese E-Mail-Adresse nicht deinem Konto hinzufügen“.

Fehler: Du kannst diese*n Nutzer*in nicht deinem Konto hinzufügen

Diese Fehlermeldung kann auf eines von zwei Problemen mit der angegebenen E-Mail-Adresse hindeuten:

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Klicke auf das Symbol Weitere Optionen und wähle Alle Benutzer anzeigen aus.
Suche nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Benutzers.

Der Benutzerstatus ist der Wert ganz rechts im Benutzerdatensatz.
Der Status bestimmt den nächsten Schritt.

Klicke auf den Benutzer, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen (direkt unter dem Suchfeld). Es werden nur die Optionen angezeigt, die zum aktuellen Status des Benutzers gehören:
- Inaktiv: Klicke auf den Link Benutzer neu aktivieren.
  
  Inaktive Benutzer wurden im System durch einen Administrator explizit deaktiviert.
- Erstellt: Klicke auf den Link Einladung erneut senden, um die E-Mail erneut an den Benutzer zu senden.
  
  Erstellte Benutzer sind formal im System erstellt worden, ihr Kennwort wurde jedoch noch nicht festgelegt.
- Unbestätigt: Klicke auf den Link Kennwort zurücksetzen, um die Verifizierungs-E-Mail erneut an den Benutzer zu senden.
  
  Unbestätigte Benutzer haben ihre E-Mail-Adresse geändert, aber die Änderung wurde noch nicht überprüft.
- Ausstehend: Klicke auf das + und erstelle den Benutzer.
  
  Ausstehende Benutzer wurden in die Vereinbarungsvorgänge einbezogen (als Empfänger oder CC-Empfänger), sie sind aber nicht formal erstellt worden und haben keine Authentifizierungsinformationen erhalten.

Bei einigen Konten gibt es Sicherheitseinstellungen auf Domänenebene. Alle Kunden mit Site-Lizenz sollten diese Art der Sicherheit verwenden, genauso wie Kunden, die SAML verwenden.

Sicherheitseinstellungen auf Domänenebene werden jedoch nicht in der Administrator-Oberfläche angezeigt. Du kannst nur per Backend über den Support oder das Kundenerfolgsteam ausgewertet werden.

Wenn der Benutzer mit dem Problem unter keiner der Statusebenen in deinem Konto aufgelistet ist, liegt dem Problem mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit die Domänenberechtigung zugrunde. Wende dich an den Support oder deinen Kundenerfolgsmanager, sofern du einen hast.

Vergiss dabei nicht, deine Kontoadministrator-E-Mail-Adresse sowie die E-Mail-Adresse des Benutzers, den du hinzufügen möchtest, anzugeben.

Hinweis:

Das Eigentum der Domäne zu beanspruchen ist ein einfacher Prozess, erfordert aber Zeit. Wenn du der Meinung bist, dass du Probleme mit der Domäne haben oder die Möglichkeit einfach proaktiv vermeiden möchtest, solltest du rechtzeitig mit dem Beanspruchungsvorgang beginnen.

So fügst du deinem Konto Benutzer hinzu

Gehe wie folgt vor, um deinem Konto einen einzelnen Benutzer hinzuzufügen:

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Klicke rechts oben auf das Pluszeichen (+).
Gib die E-Mail-Adresse, den Vornamen und den Nachnamen des Benutzers ein.

Gib bei Bedarf über die Dropdownliste an, in welcher Benutzergruppe der Benutzer platziert werden soll.
- Eine neue Gruppe kann erstellt werden, indem du Neue Gruppe für diesen Benutzer erstellen auswählst und dann einen Gruppennamen angibst.
Aktiviere Deine Verträge anzeigen, wenn die Verträge des Benutzers für deine Seite „Verwalten“ freigegeben werden sollen. Dies ist nur eine einseitige Freigabe.
Prüfe, ob alle Informationen korrekt sind, und klicke dann auf Speichern.

Oben im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und der*die neue Benutzer*in ist in der Liste der Benutzer*innen sichtbar.

Berechtigungsstufe eines Benutzers bearbeiten

Administratoren eines Acrobat Sign-Kontos haben die Berechtigung, die Benutzer unter ihrer Zuständigkeit auf ihre Berechtigungsebene hochzustufen.

Gruppenadministratoren können Benutzer für dieselbe Gruppe zu Gruppenadministratoren heraufstufen.

Kontoadministratoren können folgende Heraufstufungen vornehmen:

Einen Benutzer zu einem Gruppenadministrator für beliebige Gruppen unter dem Konto heraufstufen
Einen Benutzer zu einem Kontoadministrator heraufstufen, wobei dieser die vollständigen Berechtigungen für das Konto erhält
Einen Kontoadministrator zu einem Datenschutzadministrator heraufstufen

Alle Administratoren haben die Berechtigung für Folgendes:

Zulassen oder Verweigern des Rechts zum Senden von Vereinbarungen für die Benutzer-ID
Zulassen oder Verweigern des Rechts zum Signieren von Vereinbarungen für die Benutzer-ID

Konfigurieren der Berechtigung für einen Benutzer:

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Suche den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers, den du bearbeiten möchtest.
Klicke auf den Benutzer, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen (direkt unter dem Suchfeld).
Wähle unter den Optionen Benutzer bearbeiten aus.
Konfiguriere die Benutzereinstellungen wie gewünscht und klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.

Die Optionen umfassen Folgendes:
- Benutzer ist ein Kontoadministrator
- Benutzer ist ein Datenschutzadministrator
- Benutzer ist ein Gruppenadministrator
- Benutzer kann Dokumente senden
- Benutzer kann Dokumente signieren
Hinweis:

Es gibt keine Beschränkung bezüglich der Anzahl an Administratoren (eines beliebigen Typs), die du deinem Konto hinzufügen kannst (im Kontext der Lizenzanzahl).

Benutzerprofil als Administrator bearbeiten

Administrator*innen eines Acrobat Sign-Kontos sind berechtigt, auf Feldebene Änderungen an einem Benutzerprofil vorzunehmen.

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Suche den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers, den du bearbeiten möchtest.
Klicke auf den Benutzer, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen (direkt unter dem Suchfeld).
Wähle unter den Optionen Benutzer bearbeiten aus.
Klicke auf die Schaltfläche Profil bearbeiten.
Bearbeite die Werte nach Bedarf und klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.

Hinweis:

Es gibt keine Beschränkung bezüglich der Anzahl an Administratoren (eines beliebigen Typs), die du deinem Konto hinzufügen kannst (im Kontext der Lizenzanzahl).

Benutzer deaktivieren (inaktiver Status)

Ein Kontoadmin kann eine Benutzer-ID in einem Konto deaktivieren. Mit einer inaktive Benutzer-ID kann man sich nicht anmelden und keine Dokumente senden. Außerdem nimmt sie keine Lizenz im Konto ein.

Inaktiven Benutzern kann ermöglicht werden, Vereinbarungen zu unterzeichnen, sofern die inaktive Benutzer-ID ihre Signaturberechtigung nicht explizit deaktiviert.

Wenn Benutzer*innen das Unternehmen verlassen, deaktiviere deren Benutzer-ID in der Admin-Konsole von Acrobat Sign, um diese Anmeldedaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Durch das Deaktivieren von Benutzer-IDs werden sämtliche Anmeldungsaktivitäten verhindert. Laufende Verträge werden dadurch aber nicht abgebrochen oder auf andere Weise beeinträchtigt. Alle Transaktionen der Benutzer-ID werden wie gewöhnlich abgeschlossen. Die Deaktivierung ist lediglich eine Sicherheitsmaßnahme in Bezug auf Anmeldung/Zugriff.

Inaktive Benutzer*innen können außerdem ohne Beschädigung der Benutzer-ID jederzeit wieder aktiviert werden. Der Benutzer muss jedoch sein Kennwort mit dem Link „Ich habe mein Kennwort vergessen“ auf der Anmeldeseite zurücksetzen.

Kontoadministratoren können Benutzer jederzeit deaktivieren. Gruppenadministratoren können Benutzer deaktivieren, wenn sie dazu berechtigt sind, Benutzer hinzuzufügen.

Deaktivieren eines Benutzers:

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Suche die E-Mail-Adresse des Benutzers, den du deaktivieren möchtest.
Klicke auf den Benutzer, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen (direkt unter dem Suchfeld).
Wähle unter den Optionen Benutzer deaktivieren aus.
Nachdem du auf Benutzer*in deaktivieren geklickt hast, wird eine Bestätigungsseite angezeigt. Mit dem Bestätigungstext gibst du an, dass du weißt, dass diese*r Benutzer*in sich nicht mehr anmelden und keine Vereinbarungen mehr senden kann. Zudem wird der*die Benutzer*in bei deiner maximalen Anzahl an Lizenzen nicht mehr berücksichtigt.

Im Warnmeldungsfenster werden zwei Optionen angezeigt:
- Hier klicken, um alle Vereinbarungen im Konto von <Benutzer*in> zu überprüfen: Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren, wenn noch ein Anstellungsverhältnis zu dem*der Benutzer*in besteht, in dessen Rahmen unter Umständen noch Vereinbarungen (z. B. interne Richtlinien) signiert werden müssen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, darf der*die Benutzer*in keine Vereinbarungen mit Acrobat Sign mehr signieren.
- Der*die deaktivierte Benutzer*in darf Vereinbarungen signieren: Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren, wenn bei dem*der Benutzer*in Vereinbarungen ausstehen, die online überprüft werden müssen. Dadurch wird eine einseitige Freigabe eingerichtet, mithilfe derer Admins die Vereinbarungen des*der Benutzer*in anzeigen kann. Die Freigabe kann jederzeit abgebrochen werden.
Nachdem du die gewünschten Optionen aktiviert hast, wähle Ja aus.
Vorsicht:

Als „Inaktiv“ markierte Benutzer-IDs werden vollständig für den Zugriff auf Acrobat Sign blockiert.

Inaktive Benutzer können weiterhin Vereinbarungen signieren, sofern die Benutzer-ID nicht explizit so konfiguriert ist, dass das Signieren nicht zugelassen wird.

Benutzer*in reaktivieren

Inaktive Benutzer-IDs können erneut aktiviert werden, sodass sie wieder normal verwendet werden können.

Die Reaktivierung eines Benutzers hat keine Auswirkung auf den Status der Vereinbarungen, die zu dieser Benutzer-ID gehören.

Nur ein Administrator im Konto kann eine Benutzer-ID wieder aktivieren, und das auch nur, wenn eine Lizenz für den Benutzer verfügbar ist. Alle Kontoadmins sowie Gruppenadmins, denen von den Kontoadmins die Berechtigung erteilt wurde, Benutzer*innen hinzuzufügen, sind berechtigt, Benutzer*innen erneut zu aktivieren.

Reaktivieren einer Benutzer-ID:

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Klicke auf das Symbol Weitere Optionen und wähle Alle Benutzer*innen anzeigen aus.
Suche die E-Mail-Adresse des Benutzers, den du reaktivieren möchtest.
Klicke auf den Benutzer, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen (direkt unter dem Suchfeld).
Wähle unter den Optionen Benutzer neu aktivieren aus. Der Benutzer wird nun als aktiver Benutzer in der Benutzerliste angezeigt.

Hinweis:

Ein Benutzer, der neu aktiviert wird, hat ein abgelaufenes Kennwort und kann sich möglicherweise nicht anmelden.

Durch das erneute Aktivieren wird dem neu aktivierten Benutzer eine Kennwort ändern-E-Mail gesendet.

Nachdem das Kennwort geändert wurde, kann sich der Benutzer normal anmelden und hat vollständigen Zugriff auf alle historischen Vereinbarungen/Bibliotheksvorlagen/Webformulare, die dem Benutzer zuvor zugewiesen wurden.

Exportieren einer Benutzerliste

Melde dich als Administrator an und navigiere zum Bereich Benutzer des Admin-Menüs.
Klicke auf das Symbol Benutzerliste exportieren (das Feld mit einem Pfeil) in der oberen rechten Ecke:
Eine CSV-Datei wird automatisch auf dein System heruntergeladen.

Öffne die CSV-Datei, um die Liste deiner Benutzer anzuzeigen.
- Sortiere sie nach Status, damit deine aktiven Benutzer zusammen aufgeführt werden.
Oben im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und der*die neue Benutzer*in ist in der Liste der Benutzer*innen sichtbar.

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