Vereinbarungen verwalten, verfolgen und ändern

Verträge verwalten und transaktionsspezifische Informationen abrufen

Nach dem Versenden eines Vertrags kannst du Teile davon ändern oder Informationen zu dieser Transaktion abrufen.

Sämtliche verfügbaren Aktionen und Optionen werden dir angezeigt, wenn du auf der Verwaltungsseite auf eine Transaktion klickst.

Vereinbarung anzeigen

Du kannst eine Vereinbarung öffnen, um den Inhalt (im aktuellen Status) anzuzeigen, indem du einmal auf die Vereinbarung klickst und dann Vereinbarung öffnen aus den Optionen in der rechten Leiste auswählst.

Das Dokument in einer Vereinbarung ersetzen

Der Absender einer Vereinbarung kann das Dokument ersetzen und die Felder nach dem Senden der Vereinbarung bearbeiten, sofern der erste Empfänger die Aktion noch nicht abgeschlossen hat.

Wähle die Vereinbarung aus. Wenn die Vereinbarung noch geändert werden kann, wird der Link Vereinbarung ändern in den Optionen auf der rechten Leiste angezeigt.

Aktuellen Empfänger ersetzen

Den aktuellen Unterzeichner ersetzt du, wenn zunächst eine falsche E-Mail-Adresse verwendet wurde oder wenn du eine einzelne Signatur ändern möchtest.

Eine Sprechblase wird nach links erweitert. 

Abhängig von den aktivierten Einstellungen wird eine oder werden mehrere Einstellungen in der Blase angezeigt:

• Empfänger ersetzen – diese Option ersetzt den aktuellen Empfänger und verweigert ihm den weiteren Zugriff auf die Vereinbarung
• Alternativen Empfänger hinzufügen – das Hinzufügen eines alternativen Empfängers bezieht den neuen Empfänger mit ein, wobei der ursprüngliche Empfänger vorhanden bleibt und die Vereinbarung abschließen kann

Erinnerungen festlegen, bearbeiten oder stornieren

Erinnerungen senden dem*der nachfolgenden Unterzeichner*in eine E-Mail, um ihn*sie daran zu erinnern, dass der Vertrag noch signiert werden muss. Sie können für jede noch nicht abgeschlossene Transaktion festgelegt werden und werden an die angegebenen Beteiligten gesendet.

Wähle die Vereinbarung aus, der du die Erinnerung hinzufügen möchtest.

Klicke in der rechten Leiste auf den Link Erinnerung.

• Konfiguriere, wer die Erinnerung erhalten soll und wie oft diese wiederholt werden soll.
  • Füge bei Bedarf eine Nachricht hinzu.
• Klicke auf Erstellen

Wähle die Vereinbarung aus, die du bearbeiten möchtest, und klicke auf den Erinnerungslink.

• Wähle die Erinnerung aus, die storniert werden soll.
• Klicke auf das Symbol Erinnerung stornieren (Mülleimer).

Ablaufdatum festlegen, bearbeiten oder stornieren

Wenn für einen Vertrag ein Ablaufdatum festgelegt ist, wird die Transaktion automatisch nach der angegebenen Anzahl an Tagen abgebrochen. Das Ablaufdatum kann auch verlängert werden, um den Beteiligten mehr Zeit für die Signatur zu geben.

Ablaufdatum festlegen

Wähle die Vereinbarung aus, die du bearbeiten möchtest, und klicke in der rechten Leiste rechts neben Ablaufdatum auf das Stiftsymbol.

• Über ein Popup-Fenster links kannst du das Ablaufdatum festlegen, bearbeiten oder stornieren.
• Klicke auf Speichern.

Vereinbarung abbrechen

Wenn ein Vertrag annulliert wird, wird die Transaktion abgebrochen und in ihrem aktuellen Zustand angehalten. Die Transaktion kann nicht abgeschlossen werden und wird in die Kategorie Abgebrochen auf der Seite Verwalten verschoben.

• Gib bei Bedarf einen Grund für den Abbruch der Vereinbarung an.
• Benachrichtige optional die Teilnehmer der Vereinbarung. Alle.
• Klicke auf Vereinbarung abbrechen.

Ansichtszugriff auf eine Vereinbarung freigeben

Als Absender eines Vertragsdokuments kannst du den Vertrag für jede Person freigeben, die über eine E-Mail-Adresse verfügt. Diese Funktion richtet sich insbesondere an Manager und andere Personen, die abgehende Transaktionen sehen müssen.

• Gib die E-Mail-Adresse(n) ein, für die du die Vereinbarung freigeben möchtest.
  • Mehrere E-Mails werden durch Kommas getrennt.
• Füge bei Bedarf eine Nachricht hinzu.
• Klicke auf Freigeben.

PDF-Kopie einer Vereinbarung herunterladen

Lade eine PDF-Kopie der aktuellen Version der Vereinbarung herunter. Du kannst entweder die vollständige PDF-Datei oder einzelne Dateien (in der Reihenfolge, in der sie hochgeladen wurden) herunterladen.

Aktivität (Ereignisverlauf) der Vereinbarung überprüfen

Transaktionsereignisse können auf der Registerkarte „Verlauf“ überprüft werden. Im Verlauf sind alle Vertragsschritte bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt aufgezeichnet. Der Audit-Bericht ist eine speicherbare Version dieser Daten im PDF-Format.

Die rechte Leiste wird durch die Liste der für die Vereinbarung protokollierten Ereignisse ersetzt.

Zugriff auf den Audit-Bericht für die Vereinbarung

Du kannst eine PDF-Kopie des Audit-Berichts herunterladen, indem du die Vereinbarung auswählst und in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Audit-Bericht herunterladen klickst.