Vereinbarungen verwalten, verfolgen und ändern

Verträge verwalten und transaktionsspezifische Informationen abrufen

Nach dem Versenden eines Vertrags können Sie Teile davon ändern oder Informationen zu dieser Transaktion abrufen.

Sämtliche verfügbaren Aktionen und Optionen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie auf der Verwaltungsseite auf eine Transaktion klicken.

Vereinbarung anzeigen

Sie können eine Vereinbarung öffnen, um den Inhalt (im aktuellen Status) anzuzeigen, indem Sie einmal auf die Vereinbarung klicken und dann Vereinbarung öffnen aus den Optionen in der rechten Leiste auswählen.

Das Dokument in einer Vereinbarung ersetzen

Der Absender einer Vereinbarung kann das Dokument ersetzen und die Felder nach dem Senden der Vereinbarung bearbeiten, sofern der erste Empfänger die Aktion noch nicht abgeschlossen hat.

Wählen Sie die Vereinbarung aus. Wenn die Vereinbarung noch geändert werden kann, wird der Link Vereinbarung ändern in den Optionen auf der rechten Leiste angezeigt.

Aktuellen Empfänger ersetzen

Den aktuellen Unterzeichner ersetzen Sie, wenn zunächst eine falsche E-Mail-Adresse verwendet wurde oder wenn Sie eine einzelne Signatur ändern möchten.

Eine Sprechblase wird nach links erweitert. 

Abhängig von den aktivierten Einstellungen wird eine oder werden mehrere Einstellungen in der Blase angezeigt:

• Empfänger ersetzen – diese Option ersetzt den aktuellen Empfänger und verweigert ihm den weiteren Zugriff auf die Vereinbarung
• Alternativen Empfänger hinzufügen – das Hinzufügen eines alternativen Empfängers bezieht den neuen Empfänger mit ein, wobei der ursprüngliche Empfänger vorhanden bleibt und die Vereinbarung abschließen kann

Erinnerungen festlegen, bearbeiten oder stornieren

Erinnerungen senden dem*der nachfolgenden Unterzeichner*in eine E-Mail, um ihn*sie daran zu erinnern, dass der Vertrag noch signiert werden muss. Sie können für jede noch nicht abgeschlossene Transaktion festgelegt werden und werden an die angegebenen Beteiligten gesendet.

Wählen Sie die Vereinbarung aus, der Sie die Erinnerung hinzufügen möchten.

Klicken Sie in der rechten Leiste auf den Link Erinnerung.

• Konfigurieren Sie, wer die Erinnerung erhalten soll und wie oft diese wiederholt werden soll.
  • Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu.
• Klicken Sie auf Erstellen

Wählen Sie die Vereinbarung aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf den Erinnerungslink.

• Wählen Sie die Erinnerung aus, die storniert werden soll.
• Klicken Sie auf das Symbol Erinnerung stornieren (Mülleimer).

Ablaufdatum festlegen, bearbeiten oder stornieren

Wenn für einen Vertrag ein Ablaufdatum festgelegt ist, wird die Transaktion automatisch nach der angegebenen Anzahl an Tagen abgebrochen. Das Ablaufdatum kann auch verlängert werden, um den Beteiligten mehr Zeit für die Signatur zu geben.

Ablaufdatum festlegen

Wählen Sie die Vereinbarung aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie in der rechten Leiste rechts neben Ablaufdatum auf das Stiftsymbol.

• Über ein Popup-Fenster links können Sie das Ablaufdatum festlegen, bearbeiten oder stornieren.
• Klicken Sie auf Speichern.

Vereinbarung abbrechen

Wenn ein Vertrag annulliert wird, wird die Transaktion abgebrochen und in ihrem aktuellen Zustand angehalten. Die Transaktion kann nicht abgeschlossen werden und wird in die Kategorie Abgebrochen auf der Seite Verwalten verschoben.

• Geben Sie bei Bedarf einen Grund für den Abbruch der Vereinbarung an.
• Benachrichtigen Sie optional die Teilnehmer der Vereinbarung. Alle.
• Klicken Sie auf Vereinbarung abbrechen.

Ansichtszugriff auf eine Vereinbarung freigeben

Als Absender eines Vertragsdokuments können Sie den Vertrag für jede Person freigeben, die über eine E-Mail-Adresse verfügt. Diese Funktion richtet sich insbesondere an Manager und andere Personen, die abgehende Transaktionen sehen müssen.

• Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, für die Sie die Vereinbarung freigeben möchten.
  • Mehrere E-Mails werden durch Kommas getrennt.
• Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu.
• Klicken Sie auf Freigeben.

PDF-Kopie einer Vereinbarung herunterladen

Laden Sie eine PDF-Kopie der aktuellen Version der Vereinbarung herunter. Sie können entweder die vollständige PDF-Datei oder einzelne Dateien (in der Reihenfolge, in der sie hochgeladen wurden) herunterladen.

Aktivität (Ereignisverlauf) der Vereinbarung überprüfen

Transaktionsereignisse können auf der Registerkarte „Verlauf“ überprüft werden. Im Verlauf sind alle Vertragsschritte bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt aufgezeichnet. Der Audit-Bericht ist eine speicherbare Version dieser Daten im PDF-Format.

Die rechte Leiste wird durch die Liste der für die Vereinbarung protokollierten Ereignisse ersetzt.

Zugriff auf den Audit-Bericht für die Vereinbarung

Sie können eine PDF-Kopie des Audit-Berichts herunterladen, indem Sie die Vereinbarung auswählen und in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Audit-Bericht herunterladen klicken.