Erinnerungen für die Vereinbarungsempfangenden festlegen

Adobe Acrobat Sign bietet die Option, regelmäßige E-Mail-Erinnerungen an diejenigen Empfänger zu senden, für die aktuell eine Interaktion mit Ihren Vereinbarungen ansteht.

Vereinbarungserinnerungen aktivieren/deaktivieren

Alle Dienststufen haben Zugriff auf:

  • Erstellung zyklischer Erinnerungen
    • Während des Sendevorgangs
    • auf der Seite „Verwalten“.
  • Erstellung zyklischer und Ad-hoc-Erinnerungen auf der Seite „Verwalten“

Einzelbenutzer- und Team-Dienststufen haben keine Möglichkeit, die Erinnerungsfunktion zu automatisieren oder zu unterdrücken.

Optionen für die Enterprise- und Business-Ebenen

Benutzer*innen auf den Enterprise- und Business-Dienststufen können die Option Erinnerung während des Sendevorgangs selektiv anzeigen oder die konten- oder gruppenweite Automatisierung aktivieren.

Die Funktion kann wie folgt aktiviert/deaktiviert und konfiguriert werden:

Hinweis:

Durch Aktivieren des standardmäßigen Erinnerns wird verhindert, dass diese Erinnerungen auf der Seite Senden konfiguriert werden können, es sei denn, die Option, mit der Absendenden das Einstellen oder Ändern erlaubt wird, ist aktiviert.

Audit-Bericht

Bei Enterprise- und Business-Konten besteht die Möglichkeit, den Audit-Berichten Erinnerungsereignisse hinzuzufügen, indem Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Audit-Bericht navigieren und die Option Erinnerungen in Audit-Bericht aufnehmen auswählen.

Konfigurieren Sie Erinnerungen so, dass sie im Audit-Bericht gemeldet werden.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Audit-Bericht eine Aufzeichnung aller gesendeten E-Mail-Erinnerungen protokolliert (maximal 250 Erinnerungsereignisse).

Im Audit-Bericht gemeldete Erinnerungen.

Wenn Erinnerungs-E-Mails unterdrückt werden, wird der Audit-Bericht nicht aktualisiert. Diese Einschränkung betrifft auch Erinnerungen, die ausgelöst werden, um ein Webhook-Ereignis zu erzeugen. Beispiel: Wenn die Kontoeinstellungen so konfiguriert sind, dass Erinnerungen zum Audit-Bericht hinzugefügt werden, und einzelne Gruppen die Erinnerungs-E-Mails unterdrücken, enthalten die Audit-Berichte der spezifisch konfigurierten Gruppen keine Erinnerungsereignisse.

Erinnerung während des Sendevorgangs einrichten

Benutzer*innen, die standardmäßig keine Erinnerung für ihre Gruppe oder ihr Konto konfiguriert haben, können eine Erinnerung während des Sendevorgangs definieren.

Diese Erinnerungen sind immer zyklisch und betreffen alle Empfangenden der Vereinbarung. Der Absender muss nur das Sendeintervall für die Erinnerung festlegen. Hierfür gibt es sechs Optionen:

  • Jeden Tag
  • Jede Woche
  • Jeden Werktag
  • Jeden zweiten Tag
  • Jeden dritten Tag
  • Jeden fünften Tag

Beim ersten Versenden einer Vereinbarung mit einer Erinnerung wird eine E-Mail mit Bitte signieren Sie an den ersten Empfänger versendet. Dieses Event startet den Timer für die erste Erinnerung.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (zum Beispiel) alle drei Tage versendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach Erhalt der E-Mail mit Bitte signieren Sie gesendet.

Wenn der Empfänger die Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, läuft der Erinnerungs-Timer für diesen Empfänger nicht mehr.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger im Fluss eine E-Mail mit Bitte signieren Sie unmittelbar, nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat. Der Erinnerungs-Timer für den neuen Empfänger richtet sich nach dem Erhalt seiner E-Mail mit Bitte signieren Sie (nicht nach dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wiederholt sich bei allen Empfängern der Vereinbarung, bis die Vereinbarung vollständig abgeschlossen ist.

Hinweis:

Alle zyklischen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus, nachdem sich die Erinnerung selbst deaktiviert.

Erinnerungen, die täglich ausgelöst werden, haben einen Lebenszyklus von zehn Tagen.

Alle anderen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus von 60 Tagen.

Erinnerung auf der Seite Verwalten einrichten

Erinnerungen, die nach dem Versandprozess erstellt wurden, werden auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Erinnerungen

  4. Konfigurieren Sie die Erinnerung für den entsprechenden Benutzer und legen Sie fest, wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll.

  5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erinnerung festzulegen.

Die Oberfläche der Seite Verwalten weist einige weitere Optionen auf, die nicht auf der Seite „Senden“ vorhanden sind:

  • Sie können auswählen, welche Empfänger Sie der Erinnerung hinzufügen möchten. Erstellen Sie die Erinnerung für einen, einige oder alle Ihre Empfänger.
  • Sie können einen zyklischen Erinnerungsvorgang wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
    • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, erhält er keine Erinnerungen.
  • Sie können eine einmalige (Ad-hoc-)Erinnerung erstellen, die entweder „Sofort“ gesendet wird oder für ein „Spezifisches Datum“ vorgesehen ist.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für die Vereinbarung abgeschlossen haben.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem die Vereinbarung geschlossen und signiert oder archiviert wurde.
  • Sie müssen eine Nachricht hinzufügen. Dies ist ein erforderliches Feld, wenn Sie eine Erinnerung auf der Seite „Verwalten“ erstellen.

 

Wenn andere Erinnerungen bereits für die Vereinbarung konfiguriert wurden, wird die Liste der Vereinbarungen anstatt der Oberfläche Erinnerung erstellen angezeigt.

Sie können eine neue Erinnerung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen klicken.

Vorhandene Erinnerungen überprüfen

Sie können alle Erinnerungen prüfen, die für eine Vereinbarung konfiguriert wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Vorhandene Erinnerung

Hinweis:

Erinnerungen werden basierend auf der nächsten auszulösenden Erinnerung angeordnet.

Alle stornierten/abgelaufenen Erinnerungen werden unter den aktiven Erinnerungen angezeigt.

Erinnerungen stornieren

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Erinnerung zu stornieren:

  1. Melden Sie sich als der Benutzer an, der die Vereinbarung erstellt hat.

  2. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Vereinbarung, um sie auszuwählen.

  4. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

  5. Suchen Sie die Erinnerung, die Sie stornieren möchten, und klicken Sie darauf.

  6. Klicken Sie auf das Löschsymbol (Mülleimer).

Hinweis:

Empfänger sind dazu berechtigt, die Erinnerungen über die Erinnerungs-E-Mail zu beenden. Hierbei handelt es sich um eine erforderliche Funktion, die nicht unterdrückt werden kann.

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen

Enterprise-Kunden können eine vollkommen benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für ihre Erinnerungen erstellen. 

Wenn Sie an benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen interessiert sind, lesen Sie bitte dieses Handbuch.

Erinnerungen und die REST-API

Die REST-v6-API ermöglicht den direkten Zugriff auf Erinnerungsobjekte über die folgenden vier Vorgänge:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders: Erstellt eine Erinnerung an die angegebenen Teilnehmer einer Vereinbarung, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird..
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders: Ruft die Erinnerungen einer Vereinbarung ab, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Ruft eine bestimmte Erinnerung ab, die mit einer Vereinbarung verknüpft ist..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Aktualisiert eine vorhandene Erinnerung für eine Vereinbarung.

Zustellung von Erinnerungs-E-Mails unterdrücken

Standardmäßig werden bei allen Konten mit konfigurierten Erinnerungen die Erinnerungs-E-Mails automatisch anhand des Zeitplans oder eines expliziten Auslösers gesendet.

In einigen Branchen (z. B. Finanzdienstleistungen) müssen sämtliche E-Mails erfasst werden. Diese Kunden können ihre Erinnerungen mithilfe von Webhooks über einen anderen Kanal senden.

Bei Enterprise-Konten besteht die Möglichkeit, die Übermittlung von Erinnerungs-E-Mails aus dem Acrobat Sign-System auf Konto- und Gruppenebene über eine Anforderung an das Support-Team zu unterdrücken.

Beachten Sie, dass, wenn Erinnerungs-E-Mails unterdrückt werden, kein Ereignis im Aktivitätsprotokoll oder Audit-Bericht aufgeführt wird.

 

Durch Erinnerungen ausgelöste Webhooks

Webhooks für Erinnerungen werden in Ereignisse aufgeteilt, die sich sowohl auf die Erstellmethode (als einzelne Vereinbarung oder über einen Massenversand-Prozess) als auch die Benachrichtigungsmethode (ob Acrobat Sign die E-Mail sendet oder nicht) beziehen.

Erinnerungsinhalte sind in den Webhook-Payloads für die folgenden Ereignisse enthalten:

  • Vereinbarung – alle Ereignisse
  • Vereinbarungserinnerung gesendet
  • Vereinbarungserinnerung gestartet
  • Massenversand – alle Ereignisse
  • Massenerinnerung gesendet
  • Massenversand-Erinnerung gestartet

 

Wenn Erinnerungen normal ausgelöst werden und E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind:

  • Einzelne Vereinbarungsereignisse sind REMINDER_SENT und der Webhook ist AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Massenversand-Transaktionen generieren einen Webhook namens MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Wenn Erinnerungen bei unterdrückten E-Mail-Benachrichtigungen ausgelöst werden:

  • Sind einzelne Vereinbarungsereignisse REMINDER_INITIATED und der Webhook ist AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Massenversand-Transaktionen generieren einen Webhook namens MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Massenversand-Webhooks werden nur einmal für die gesamte Vorlage ausgelöst. Sie werden nicht pro untergeordneter Vereinbarung ausgelöst.

Zu berücksichtigende Punkte

  • Die Lebensdauer von zyklischen Erinnerungen:
    • Tägliche Erinnerungen laufen nach zehn Tagen ab..
    • Alle weiteren zyklischen Erinnerungen laufen nach 60 Tagen ab.
  • Ad-hoc-Erinnerungen
    • werden nur einmal versendet.
    • Sie können diese so konfigurieren, dass die Erinnerung an Teilnehmer gesendet wird, die ihre Aktion für die Vereinbarung bereits abgeschlossen haben.
    • Sie können diese konfigurieren, auch nachdem die Vereinbarung abgeschlossen oder archiviert wurde.
      • Sie können die Erinnerungen nicht für abgebrochene, abgelehnte oder abgelaufene Vereinbarungen konfigurieren.
  • Erinnerungen werden zur gleichen Uhrzeit ausgelöst, zu der die ursprüngliche E-Mail „Bitte signieren Sie“ gesendet wurde..
    • Wenn ein*e Empfänger*in in einem Workflow mit mehreren Empfangenden eine Aktion abschließt und den Start für den*die nächste*n Empfänger*in in der Reihenfolge auslöst, wird die Uhr für die Erinnerungen auf diese Zeit umgestellt.
    • Durch Austausch des*der aktuellen Unterzeichner*in über die Seite „Verwalten“ stellt sich die Erinnerungsuhrzeit nicht um.
  • Empfänger sind berechtigt, die Erinnerung zu stornieren. Es gibt keine Option, um ihnen diese Berechtigung zu entziehen.
  • Ablaufdaten können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
  • Ablaufdaten können so konfiguriert werden, dass sie für interne Empfangende ignoriert werden.
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